淺談柳州市傳染病及公共衛(wèi)生事件電子檔案規(guī)范化管理

佘春紅

電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)[1]。它對傳染病疫情異常信息及突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)信息報告的管理，及時準(zhǔn)確掌握突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)信息，并將傳染病疫情和突發(fā)公共衛(wèi)生事件信息提供相關(guān)科室，以便對傳染病疫情和突發(fā)公共衛(wèi)生事件進行快速有效地處置，同時為衛(wèi)生行政部門和疾病預(yù)防控制中心領(lǐng)導(dǎo)對傳染病疫情和突發(fā)公共衛(wèi)生事件做出決策提供準(zhǔn)確資料。

1電子檔案名詞、管理的特點

1.1電子檔案是在計算機及網(wǎng)絡(luò)中生成的社會活動記錄，以數(shù)碼形式記錄于U盤、磁盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。

1.2電子檔案具有以下特點 ①電子檔案具有紙質(zhì)文件和其它文件無可比擬的優(yōu)越性。②電子檔案在辦公自動化系統(tǒng)過渡到協(xié)同辦公系統(tǒng)的過程中，形成的規(guī)律也因階段不同而各不相同。③電子檔案文件具有易更改性。④電子檔案具有易更改性。⑤電子檔案信息具有共享性。⑥電子檔案的法律效力現(xiàn)在尚不明確。

2電子檔案管理的范疇

2.1建立健全傳染病管理機制

2.1.1提高傳染病監(jiān)測的敏感性和疫情報告的及時性，做到"早發(fā)現(xiàn)、早報告、早隔離、早治療"。

2.1.2提高傳染病疫情監(jiān)測報告質(zhì)量，及時、準(zhǔn)確地掌握傳染病的發(fā)病情況和流行病學(xué)分布特征，為制定科學(xué)、有效的預(yù)防控制措施提供依據(jù)。

2.1.3建立傳染病疫情報告與突發(fā)公共衛(wèi)生事件網(wǎng)絡(luò)直報檔案管理制度，并做好記錄。明確報告時限和報告程序，建立傳染病報告卡及代報卡登記制度。

2.2傳染病疫情和突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案收集范圍：發(fā)生在柳州市轄區(qū)范圍內(nèi)通過《中國疾病預(yù)防控制信息系統(tǒng)》報告、電話報告、其它途徑報告（如新聞媒體報道等）的各種傳染病疫情異常信息和突發(fā)公共衛(wèi)生事件。

2.3各傳染病疫情和突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理人員具體職責(zé)，各信息保密人員負(fù)責(zé)本科室的信息保密工作，切實做到了誰主管誰負(fù)責(zé)、涉密信息不上網(wǎng)，基本做到了專機專用、重要數(shù)據(jù)三備份。

3電子檔案規(guī)范化管理模式

3.1疫情資料管理保密制度

3.1.1做好疫情資料的安全保密工作，疫情資料要存放于加鎖的鐵柜內(nèi)并由疫情資料管理人員專人保管。

3.1.2任何外單位人員來中心了解、采訪有關(guān)疫情，需持有來人單位和市衛(wèi)生局的證明，并經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)同意，方可進行；任何人不得擅自向新聞傳媒機構(gòu)的記者人員透露疫情。

3.1.3凡未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得將疫情資料復(fù)制或借出。

3.1.4疫情保密性文件或資料的存檔和銷毀，應(yīng)經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，統(tǒng)一有關(guān)規(guī)定處理。

3.1.5自覺接受保密檢查和監(jiān)督。

3.2網(wǎng)站的安全保密技術(shù)防范措施 為了保證網(wǎng)絡(luò)的安全，購置了防火墻、統(tǒng)一威脅管理系統(tǒng)、入侵檢測系統(tǒng)、認(rèn)證系統(tǒng)等相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品，構(gòu)建了一個安全、高效的網(wǎng)絡(luò)體系；為了保障內(nèi)網(wǎng)的安全，在網(wǎng)絡(luò)中建立了DMZ區(qū)，將網(wǎng)站服務(wù)器置于DMZ區(qū)，與內(nèi)網(wǎng)隔離開；為了構(gòu)建一個干凈的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，購置了網(wǎng)絡(luò)版的瑞星殺毒軟件，并強制安裝到每一個終端。

3.3嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，規(guī)范網(wǎng)站信息發(fā)布流程 根據(jù)相關(guān)保密法規(guī)和文件，制定了《中心內(nèi)、外網(wǎng)管理制度》，明確規(guī)定所有在單位網(wǎng)站上發(fā)布的信息必須經(jīng)主管對外宣傳的副主任審核通過后，方可在內(nèi)、外網(wǎng)上公布，并對相應(yīng)的文字資料進行備案；負(fù)責(zé)在網(wǎng)站上發(fā)布信息工作由專人負(fù)責(zé)。

3.4切實加強網(wǎng)站服務(wù)器的管理工作 網(wǎng)站服務(wù)器不再存儲其它資料，做到了專機專用；按時做好網(wǎng)站數(shù)據(jù)備份；按時檢查服務(wù)器日志。

3.4.1疾病預(yù)防控制機構(gòu)負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)管理、使用及維護，制定相應(yīng)的制度，加強對信息報告系統(tǒng)的管理。對醫(yī)療保健機構(gòu)提供技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3.4.2未經(jīng)網(wǎng)絡(luò)中心及各子網(wǎng)負(fù)責(zé)單位同意，不得將有關(guān)服務(wù)器、工作站上的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)資料向外網(wǎng)傳遞或轉(zhuǎn)錄。

3.4.3各用戶單位負(fù)責(zé)各自的網(wǎng)絡(luò)帳號、密碼管理，并注意保密，不得將帳號和密碼轉(zhuǎn)告他人，也不得以他人身份登錄網(wǎng)絡(luò)。

3.4.4網(wǎng)絡(luò)管理員要對各自的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、計算機軟硬件系統(tǒng)及網(wǎng)上信息資源進行嚴(yán)格管理。

3.4.5任何單位和個人不得在衛(wèi)生信息網(wǎng)或借助其聯(lián)網(wǎng)計算機發(fā)布、傳播反動、色情或有害公共道德的信息。

3.4.6嚴(yán)禁向網(wǎng)絡(luò)上傳來歷不明或可能引發(fā)病毒感染的軟件，系統(tǒng)管理員應(yīng)定期使用公安部門指定的殺毒軟件檢測病毒。

3.5疫情安全管理與保密制度

3.5.1樹立保密意識，定期檢查各項安全保密措施，發(fā)現(xiàn)隱患及時報告、及時采取措施；

3.5.2信息安全保密管理實行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負(fù)責(zé)督促、檢查本單位的計算機安全保密措施，疫情資料要存放于加鎖的鐵柜內(nèi)并由疫情資料管理人員專人保管，凡未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得將疫情資料復(fù)制或借出；

3.5.3網(wǎng)絡(luò)管理制定訪問權(quán)限控制，專人負(fù)責(zé)密碼管理，超級密碼定期更換；

3.5.4涉密信息須指定專人在專用機上處理，按密級要求采取相應(yīng)加密措施并妥善處理存儲介質(zhì)的信息痕跡；

3.5.5涉及國家機密的計算機信息處理，應(yīng)符合國家保密局制定的工作規(guī)范和要求。

4結(jié)論

4.1要想使整個檔案管理工作有條不紊，做到雜而不亂、繁而不碎，確實是件不易的事情。電子檔案的出現(xiàn)與應(yīng)用可以說是較好地解決了過去傳統(tǒng)文書檔案不易解決的這一難題[2]。為疾控中心傳染病檔案的管理人員整理檔案提供了方便。

4.2優(yōu)質(zhì)的信息資源是管理的基礎(chǔ)，決策的前提和為社會服務(wù)的依據(jù)。電子文件具有紙質(zhì)文件難以比擬的優(yōu)越性，理應(yīng)成為現(xiàn)代社會的優(yōu)質(zhì)戰(zhàn)略資源。然而，電子檔案在我國還是新生事物，但它的發(fā)展是迅速的，相信在不久的將來，電子文件和電子檔案將成為檔案工作人員工作的主要對象[3]。目前疾控中心檔案管理人員正使用GD2000、傳染病信息系統(tǒng)等系統(tǒng)來管理中心的疫情及公共衛(wèi)生事件，較以前節(jié)省了很多人力和物力。

參考文獻：

[1]余強.淺談醫(yī)院電子檔案管理[J].電腦知識與技術(shù)，2011，（24）：5836-5837.

[2]樊美麗.事業(yè)單位電子檔案管理芻議[J].山西檔案，2011年增刊：10-11.

[3]劉玲晶.論電子文件歸檔與管理[J].中小企業(yè)管理與科技， 2011，（27）：299.

編輯/申磊