Excel 2003數(shù)字處理技巧之我見(jiàn)

郭偉

摘 要 隨著信息技術(shù)不斷的發(fā)展，人們通過(guò)應(yīng)用軟件對(duì)文字和數(shù)據(jù)的處理更加便捷，Excel 2003就是目前應(yīng)用比較廣泛且發(fā)展比較成熟的一個(gè)應(yīng)用軟件之一。筆者在多年的應(yīng)用基礎(chǔ)上對(duì)此有一定的認(rèn)識(shí)，通過(guò)本文以享讀者，旨在提高EXCEL2003的應(yīng)用水平。

關(guān)鍵詞 Excel2003 數(shù)字處理 技巧

中圖分類號(hào)：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Excel 2003是微軟公司office系列辦公軟件的組件之一，它是一個(gè)功能強(qiáng)大的電子表格程序。Excel 2003不僅可以將整齊而美觀的表格呈現(xiàn)給用戶，還可以用來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析和預(yù)測(cè)，完成許多復(fù)雜的數(shù)據(jù)運(yùn)算，幫助使用者做出更加有根據(jù)的決策。以下是筆者對(duì)其特殊應(yīng)用的歸納和總結(jié)。

1 將格式化文本導(dǎo)入Excel

（1）在Windows"記事本"中輸入格式化文本，每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)之間會(huì)被空格隔開(kāi)，當(dāng)然你也可以用逗號(hào)、分號(hào)、Tab鍵作為分隔符。輸入完成后，保存此文本文件并退出；

（2）在Excel中打開(kāi)剛才保存的文本文件，出現(xiàn)"文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之1"對(duì)話框，選擇"分隔符號(hào)"，單擊"下一步"；

（3）在"文本導(dǎo)人向?qū)?3步驟之2"對(duì)話框中選擇文本數(shù)據(jù)項(xiàng)分隔符號(hào)，Excel提供了Tab鍵、分號(hào)、逗號(hào)以及空格等供你選擇。注意，這里的幾個(gè)分隔符號(hào)選項(xiàng)應(yīng)該單選。你在"預(yù)覽分列效果"中可以看到豎線分隔的效果。單擊"下一步"；

（4）在"文本導(dǎo)人向?qū)?3步驟之3"對(duì)話框中，你可以設(shè)置數(shù)據(jù)的類型，一般不需改動(dòng)，Excel自動(dòng)設(shè)置為"常規(guī)"格式。"常規(guī)"數(shù)據(jù)格式將數(shù)值轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，日期值轉(zhuǎn)換為日期格式，其余數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為文本格式。單擊"完成"按鈕即可。

2 在單元格中輸入0值

一般情況下，在Excel表格中輸入諸如"05"、"4.00"之類數(shù)字后，只要光標(biāo)一移出該單元格，格中數(shù)字就會(huì)自動(dòng)變成"5"、"4"，Excel默認(rèn)的這種做法讓人使用非常不便，我們可以通過(guò)下面的方法來(lái)避免出現(xiàn)這種情況：先選定要輸入諸如"05"、"4.00"之類數(shù)字的單元格，鼠標(biāo)右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中單擊"設(shè)置單元格格式"，在接著出現(xiàn)的界面中選"數(shù)字"標(biāo)簽頁(yè)，在列表框中選擇"文本"，單擊"確定"。這樣，在這些單元格中，我們就可以輸入諸如"05"、"4.00"之類的數(shù)字了。

3 快速進(jìn)行單元格之間的切換

在Excel中，可以用以下方法實(shí)現(xiàn)在一個(gè)區(qū)域內(nèi)的快速輸入而不用鼠標(biāo)來(lái)進(jìn)行單元格之間的切換。方法如下：用鼠標(biāo)圈定一定區(qū)域后，按Tab鍵可使目標(biāo)單元格向后移，按"Shift+Tab"可向前移。這樣就可以在鍵盤(pán)上連續(xù)輸入一組數(shù)據(jù)而不需用鼠標(biāo)，從而提高輸入速度。 提示：事實(shí)上，采用此方法最大的好處是，在一行的最后一個(gè)單元格，繼續(xù)按Tab，則可以轉(zhuǎn)到下一行開(kāi)始的單元格；在選定區(qū)域最后一行的最后一個(gè)單元格繼續(xù)按Tab則會(huì)回到選定區(qū)域第一行第一個(gè)單元格。同樣用Enter可以按列輸入數(shù)據(jù)。

4 快速輸入特殊符號(hào)

有時(shí)候我們?cè)谝粡埞ぷ鞅碇幸啻屋斎胪粋€(gè)文本，特別是要多次輸入一些特殊符號(hào)（如※），非常麻煩，對(duì)錄入速度有較大的影響。這時(shí)我們可以用一次性替換的方法來(lái)克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號(hào)的單元格中輸入一個(gè)代替的字母（如X，注意：不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，單擊"編輯→替換"命令，打開(kāi)"替換"對(duì)話框，在"查找內(nèi)容"下面的方框中輸入代替的字母"X"，在"替換為"下面的方框中輸入"※"，將"單元格匹配"前面的鉤去掉（否則會(huì)無(wú)法替換），然后按"替換"按鈕一個(gè)一個(gè)替換，也可以按"全部替換"按鈕，一次性全部替換完畢。

5 快速給數(shù)字加上單位

有時(shí)我們需要給輸入的數(shù)值加上單位（如"立方米"等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個(gè)一個(gè)地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)單位的自動(dòng)輸入：先將數(shù)值輸入相應(yīng)的單元格中（注意：僅限于數(shù)值），然后在按住Ctrl鍵的同時(shí)，選取需要加同一單位的單元格，單擊"格式→單元格"命令，打開(kāi)"單元格格式"對(duì)話框，在"數(shù)字"標(biāo)簽中，選中"分類"下面的"自定義"選項(xiàng)，再在"類型"下面的方框中輸入"#""立""方""米"，按下確定鍵后，單位（立方米）即一次性加到相應(yīng)數(shù)值的后面。彈出的窗口中單擊"數(shù)字"標(biāo)簽，選中"數(shù)值"，在右面的"小數(shù)位數(shù)"中輸入需要的位數(shù)，程序就會(huì)自動(dòng)以0補(bǔ)足位數(shù)。同樣，對(duì)于位數(shù)多的單元格，如果設(shè)置了較少的小數(shù)位數(shù)，程序會(huì)自動(dòng)去掉后面的數(shù)字。

6 對(duì)不同類型的單元格定義不同的輸入法

在一個(gè)工作表中，通常既有數(shù)字，又有字母和漢字。于是，我們?cè)诰庉嫴煌愋偷膯卧駮r(shí)，需要不斷地切換中英文輸入法，這不但降低了編輯效率，而且讓人覺(jué)得麻煩。下面的方法能讓Excel針對(duì)不同類型的單元格，實(shí)現(xiàn)輸入法的自動(dòng)切換：（1）選擇需要輸入漢字的單元格區(qū)域，單擊"數(shù)據(jù)→有效性"命令，在"數(shù)據(jù)有效性"對(duì)話框中選擇"輸入法模式"選項(xiàng)卡，在"模式"下拉列表中選擇"打開(kāi)"，單擊"確定"按鈕；（2）同樣，選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域，單擊"數(shù)據(jù)→有效性"命令，選擇"輸入法模式"選項(xiàng)卡，在"模式"下拉列表中選擇"關(guān)閉（英文模式）"，單擊"確定"按鈕。此后，當(dāng)插入點(diǎn)處于不同的單元格時(shí)，Excel會(huì)根據(jù)上述設(shè)置，自動(dòng)在中英文輸入法間進(jìn)行切換，從而提高了輸入效率。