辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用研究

朱姝

摘 要 計算機(jī)技術(shù)是實現(xiàn)辦公自動化的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，不僅表現(xiàn)在各種計算機(jī)軟件和硬件設(shè)備，還表現(xiàn)在辦公自動化的各個方面中。通過深入分析和研究計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，積極推動計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中更廣泛的應(yīng)用，提高工作人員的工作效率，減輕工作量，為人們的工作提供更多的便利。

關(guān)鍵詞 辦公自動化 計算機(jī)技術(shù) 應(yīng)用

中圖分類號：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1 辦公自動化概述

辦公自動化是信息化時代的一種重要產(chǎn)物，通過引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，在辦公室中建立自動化信息處理系統(tǒng)，實現(xiàn)自動化的辦公室事務(wù)辦公。工作人員利用多種計算機(jī)軟件、硬件、辦公設(shè)備以及通信設(shè)備，進(jìn)行信息的維護(hù)、更新、儲存、加工、傳輸和收集工作，將企業(yè)的信息處理系統(tǒng)、自動化辦公系統(tǒng)、公務(wù)管理系統(tǒng)等集中到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中。從本質(zhì)上來講，辦公自動化是一個利用、傳遞、處理、變化和收集信息的過程，由辦公環(huán)境、辦公信息、技術(shù)工具、辦公制度、組織結(jié)構(gòu)、工作人員等要素構(gòu)成。

辦公自動化采用多種現(xiàn)代化計算機(jī)設(shè)備，以計算機(jī)技術(shù)為核心，利用行為科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)和通訊技術(shù)進(jìn)行自動化的辦公，進(jìn)行使用、存儲和收集圖像、文字、圖形。數(shù)據(jù)、語音等多種信息資源的辦公事務(wù)工作，以工作人員為主體，以計算機(jī)科學(xué)技術(shù)為理論指導(dǎo)，綜合運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化。辦公自動化將各種信息資源、辦公室和工作人員緊密結(jié)合在一起，構(gòu)成一個完善的人機(jī)信息系統(tǒng)，以企業(yè)內(nèi)部的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為重要平臺，高效、安全、友好的進(jìn)行信息溝通交流，完成各種辦公事務(wù)，有效地提高辦公效率。

2 計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化的重要作用

如今的信息化時代，企業(yè)辦公的主要工作內(nèi)容是準(zhǔn)確、及時的收集和處理各種信息，只有準(zhǔn)確、快速的獲取市場信息，企業(yè)才能掌握先機(jī)，及時做出反應(yīng)，提高企業(yè)的綜合競爭力，推動企業(yè)快速發(fā)展。計算機(jī)技術(shù)作為辦公自動化的基礎(chǔ)，是信息處理和收集的重要載體，在辦公自動化中發(fā)揮著不可替代的重要作用。以計算機(jī)技術(shù)為核心，辦公自動化采用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)以及多種辦公設(shè)備，快速、全面、廣泛的使用、存儲、加工、整理和收集各種信息資源，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部的自動化信息處理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享，提高辦公效率。

3 計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

3.1 計算機(jī)技術(shù)為辦公自動化提供了多種軟件資源和硬件設(shè)備

在日常工作中，辦公自動化主要負(fù)責(zé)信息檢索、信息傳輸、信息處理以及文字編輯等業(yè)務(wù)，而這些工作都需要使用計算機(jī)，因此無論是計算機(jī)硬件設(shè)備，還是多種計算機(jī)軟件系統(tǒng)都是辦公自動化的關(guān)鍵設(shè)備。辦公自動化的軟件資源主要包括專用軟件、通用軟件、支持軟件和系統(tǒng)軟件等。辦公自動化的專用軟件主要包括設(shè)備管理軟件、整理管理軟件等；通用軟件主要包括圖形處理軟件、文字處理軟件等；支持軟件如計算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，如Access、SQL server 2008等；系統(tǒng)軟件主要是指計算機(jī)操作系統(tǒng)。

3.2 計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)了自動化的文檔管理

在辦公文檔管理過程中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺上完成文件的批復(fù)和審閱，工作人員可以結(jié)合工作的實際要求設(shè)置工作流程，對于文檔的操作人、操作時間、修改痕跡以及批閱痕跡等都可以進(jìn)行保留。工作人員在收到公文時，首先在文檔管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，然后將文檔發(fā)送給擬辦人和承辦人，最后將文檔進(jìn)行保存歸檔。文件歸檔之后，可以根據(jù)文檔的機(jī)密、秘密和絕密等級進(jìn)行查詢，由文檔管理系統(tǒng)的管理人員設(shè)置不同用戶的查詢權(quán)限。在這個過程中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，可以實現(xiàn)自動化的收發(fā)文控制，按照不同的權(quán)限和等級，使用、共享和保存各種信息、知識以及文件。計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，用電子化文檔代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文檔，構(gòu)建專門的文件管理數(shù)據(jù)庫，提高了文檔的保存和管理水平。

3.3 利用計算機(jī)技術(shù)構(gòu)建信息平臺

很多企業(yè)都利用計算機(jī)技術(shù)構(gòu)建用于信息交流和信息發(fā)布的信息平臺，例如電子刊物、電子論壇等，在信息平臺上企業(yè)可以及時公布公告事項、技術(shù)交流、規(guī)章制度等，使工作人員及時了解企業(yè)的動態(tài)變化。利用企業(yè)的信息平臺，可以為企業(yè)員工提供所有工作人員的電話號碼查詢，提供相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章制度的查詢，在企業(yè)內(nèi)部共享多種信息資源，同時在信息平臺向社會共享一些重要信息，如企業(yè)的文化內(nèi)涵、形象宣傳、政務(wù)公開等。

3.4 利用計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)自動化的工作流程

在辦公自動化中利用計算機(jī)技術(shù)，可以實時的監(jiān)控和跟蹤整個辦公流程，協(xié)調(diào)各個部門、各個崗位之間的工作內(nèi)容，提高企業(yè)人力、物力和財力等資源的利用率，提高辦公效率。每個企業(yè)都有很多流程化的工作，例如公文的匯報、請示、審批、沈發(fā)文以及處理等，這些工作的流程多是固定的，通過利用計算機(jī)技術(shù)，可以實現(xiàn)自動化的工作流程，減少人為失誤，優(yōu)化資源配置，提高工作效率。計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，可以在企業(yè)系統(tǒng)平臺上自主設(shè)置用餐管理、用章管理、接待日程、領(lǐng)導(dǎo)日程等內(nèi)容，結(jié)合日常的辦公事務(wù)如圖書管理、物品管理、車輛管理、會議管理等，實現(xiàn)自動化的事務(wù)管理工作。

4 結(jié)語

計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，改變了人們傳統(tǒng)的工作模式，不僅極大地提高了工作人員的辦公效率，而且提高了辦公的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，為人們的日常工作提供了很多的便利。隨著現(xiàn)代化可續(xù)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)將在辦公自動化中發(fā)揮更加重要的作用，不斷提高企業(yè)的綜合競爭力，使企業(yè)獲取更多經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。