信息化助力設(shè)備監(jiān)理公司效益提升

郝偉 趙景峰 支淼川

摘要：現(xiàn)在市場中的設(shè)備監(jiān)理公司大多數(shù)為中、小企業(yè)，面臨著激烈的市場競爭，各大業(yè)主單位的信息化技術(shù)的發(fā)展同時刺激和推進(jìn)著設(shè)備監(jiān)理公司的創(chuàng)新和變革，利用信息化技術(shù)提升管理運營，提高人力資源利用率，降低和控制成本，成為設(shè)備監(jiān)理公司創(chuàng)新和改革的關(guān)鍵。文章從信息化對設(shè)備監(jiān)理公司的重要性出發(fā)，論述了信息化對設(shè)備監(jiān)理公司效益提升的助力作用。

關(guān)鍵詞：信息化；設(shè)備監(jiān)理公司；精細(xì)化管理；效益提升

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-2374（2014）29-0169-02

1 信息化對監(jiān)理公司的重要性

經(jīng)濟(jì)全球一體化、市場的激烈競爭以及Internet網(wǎng)的沖擊，使得中國中、小企業(yè)的業(yè)務(wù)模式、市場拓展、管理營運、技術(shù)創(chuàng)新、人力資源開發(fā)等各項基礎(chǔ)工作都在期待著突破，公司想要在這變革的社會中生存，就必須通過自身創(chuàng)新和變革為公司帶來新的競爭優(yōu)勢。面對挑戰(zhàn)，信息化技術(shù)能成為企業(yè)的重要競爭力之一。

目前，市場中的設(shè)備監(jiān)理公司大多數(shù)均為不足500人的中、小企業(yè)，市場的激烈競爭同樣也在沖擊著設(shè)備監(jiān)理行業(yè)，各大業(yè)主單位的信息化技術(shù)的發(fā)展刺激和推進(jìn)著設(shè)備監(jiān)理公司的創(chuàng)新和變革，利用信息化技術(shù)提升管理運營，提高人力資源利用率，降低和控制成本成為創(chuàng)新和改革的關(guān)鍵。而信息化建設(shè)將對設(shè)備監(jiān)理公司的管理創(chuàng)新起到不可忽視和不可替代的作用。

2 各大業(yè)主單位的設(shè)備質(zhì)量信息化工作

各業(yè)主單位的信息化技術(shù)的發(fā)展提升，推進(jìn)和刺激設(shè)備監(jiān)理單位的信息化發(fā)展和提升。

以國家電網(wǎng)公司為例：國家電網(wǎng)公司的設(shè)備質(zhì)量工作從2004年開始，早期的質(zhì)量工作明確只對變壓器、電抗器、斷路器實行第三方監(jiān)造。目前，國家電網(wǎng)公司的的監(jiān)造范圍擴(kuò)大到了26大類設(shè)備，從早期的手工完成統(tǒng)計數(shù)據(jù)到目前的依托電子化商務(wù)平臺，國家電網(wǎng)公司的設(shè)備質(zhì)量管理形成了橫向到邊、縱向到底、內(nèi)外互動的全方位、無死角的管理模式。

作為一家立足于電力設(shè)備監(jiān)造的設(shè)備監(jiān)理企業(yè)，國家電網(wǎng)公司的設(shè)備質(zhì)量信息化深深地刺激著我們。如果不進(jìn)行變革和創(chuàng)新，勢必會在激烈的競爭中面臨被淘汰的命運。

3 優(yōu)化流程、梳理制度是公司全面開展信息化工作的基礎(chǔ)

優(yōu)化流程，是對業(yè)務(wù)、管理流程這些動態(tài)的過程的創(chuàng)新與優(yōu)化，是指從根本上對原來的業(yè)務(wù)、管理流程做重新思考和徹底的重新設(shè)計，把垂直的直線職能型管理業(yè)務(wù)流程結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變成平等的流程網(wǎng)絡(luò)型結(jié)構(gòu)。如果企業(yè)想要完成信息化進(jìn)程，首先需要進(jìn)行流程優(yōu)化。通過對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，企業(yè)的經(jīng)營管理模式將產(chǎn)生全方位的變化。流程優(yōu)化雖然只是從管理、業(yè)務(wù)流程著手進(jìn)行改革創(chuàng)新，但它的影響卻超過流程本身，進(jìn)而優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、達(dá)到提高人員素質(zhì)和提升企業(yè)文化。

設(shè)備監(jiān)理公司的工作性質(zhì)決定工作流程比較簡單，主要的業(yè)務(wù)流程見圖1：

圖1 監(jiān)造業(yè)務(wù)流程圖

監(jiān)造業(yè)務(wù)流程通過信息化技術(shù)的處理，將信息化技術(shù)貫穿監(jiān)造業(yè)務(wù)過程，例如：在接受業(yè)主合同后，將合同的相關(guān)內(nèi)容錄入到信息系統(tǒng)中去，合同簽訂時間、合同執(zhí)行的地點、合同的付款條件、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等重要信息被整合到信息系統(tǒng)中。在編寫設(shè)備監(jiān)造服務(wù)大綱時，前提條件是接受業(yè)主合同后錄入系統(tǒng)，由公司相關(guān)負(fù)責(zé)人指定項目經(jīng)理負(fù)責(zé)，項目經(jīng)理負(fù)責(zé)編寫設(shè)備監(jiān)造服務(wù)大綱。監(jiān)造服務(wù)大綱要在系統(tǒng)中按照模板編寫，最后生成公司的標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)造服務(wù)大綱，加蓋公司印章后提交業(yè)主。項目經(jīng)理通過信息化系統(tǒng)查詢設(shè)備制造商，并與制造商取得聯(lián)系，會同業(yè)主一起簽署監(jiān)造協(xié)議。協(xié)議簽署完畢后，項目經(jīng)理通過信息化系統(tǒng)查詢公司人力資源使用情況，采取就近、適用原則調(diào)用監(jiān)理師完成監(jiān)理工作，從而達(dá)到提高人員的使用率、降低成本的目的。監(jiān)理師在信息系統(tǒng)中完成整個監(jiān)造過程的全記錄，填寫周報、月報、及時報等報表，最終按照模板形成公司標(biāo)準(zhǔn)版的監(jiān)造總結(jié)提交業(yè)主。

梳理制度是對公司業(yè)務(wù)流程、管理流程的規(guī)范化，只有將流程和管理落到公司制度中，才能起到規(guī)范業(yè)務(wù)行為、規(guī)范管理流程的目的，才能讓公司員工有章可循、有法可依，公司做到賞罰分明，公司的各項要求才能落到實處。通過制度的梳理，可以把企業(yè)中的管理流程和業(yè)務(wù)流程識別出來，通過流程圖可以直觀地反映出各個流程中各部門的關(guān)系，從而明確各部門職責(zé)，將部門職責(zé)落入制度中。從流程中挑選對公司管理和業(yè)務(wù)起到舉足輕重的重要流程進(jìn)行優(yōu)化。在優(yōu)化完成新流程后，就可以開始信息化系統(tǒng)功能收集和模型的建立。

4 功能收集和模型的建立

圖2 功能收集與模型建立圖

功能收集是信息化系統(tǒng)開發(fā)前的必要工作，需要建立在完善的制度和明確的流程的基礎(chǔ)上，由熟悉信息化系統(tǒng)的設(shè)計人員同公司部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，實現(xiàn)功能收集，設(shè)計人員需要按照溝通內(nèi)容編制功能書并要求公司部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，只有確認(rèn)后才可以開始模型的

建立。

模型的建立是信息化系統(tǒng)開發(fā)的主要部分，從取得功能書開始，開發(fā)人員根據(jù)功能書建立模型，組建數(shù)據(jù)庫，設(shè)計數(shù)據(jù)庫中的各個表，將功能書的要求和表單轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)庫中的各個表。在轉(zhuǎn)化完畢后進(jìn)行封裝。

開發(fā)后的信息系統(tǒng)要在小范圍內(nèi)進(jìn)行飽和試驗，通過試驗，可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的運行問題，也可以發(fā)現(xiàn)功能問題，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行調(diào)整，在經(jīng)過審慎的試運行后，再投入實際運行。

對于設(shè)備監(jiān)理企業(yè)的信息系統(tǒng)，主要的功能有人員模塊、監(jiān)造項目模塊、費用控制模塊、輔助決策模塊等幾大模塊。人員模塊主要為項目經(jīng)理提供監(jiān)理師的聯(lián)系方式、目前的工作狀態(tài)、專業(yè)等重要信息。監(jiān)造項目模塊主要功能是將監(jiān)造的業(yè)務(wù)流程固化到信息系統(tǒng)中去，通過信息系統(tǒng)輔助完成整個監(jiān)造業(yè)務(wù)并為輔助決策模塊提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。費用控制模塊主要功能是按項目核算成本費用，將公司的費用核算到每個項目中去，從而精確核算項目開支并為輔助決策模塊提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。輔助決策模塊是為公司領(lǐng)導(dǎo)層及時提供項目情況、項目費用情況及人員使用情況，并為公司領(lǐng)導(dǎo)決策企業(yè)方向時提供數(shù)據(jù)支撐。

5 信息化在設(shè)備監(jiān)理企業(yè)的應(yīng)用

信息化不是簡單的辦公自動化，更不只是一套軟件，它是高速發(fā)展的信息技術(shù)的必然產(chǎn)物，也是提高企業(yè)核心競爭力的一個必要過程。信息化不是一朝一夕就能完成的，不是僅靠一套系統(tǒng)就能實現(xiàn)的。它是對大家工作習(xí)慣的一種徹底的改變。它需要公司全體員工長期不懈的努力，最終才能使企業(yè)有一個質(zhì)的飛躍。

其中管理、業(yè)務(wù)信息化是指企業(yè)廣泛利用現(xiàn)代信息技術(shù)，開發(fā)信息資源，把先進(jìn)技術(shù)、管理理念引入到管理和業(yè)務(wù)流程中，實現(xiàn)管理自動化、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，提高企業(yè)管理效率和水平，提升企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，從而促進(jìn)管理現(xiàn)代化，轉(zhuǎn)換經(jīng)營機(jī)制，建立現(xiàn)代化企業(yè)制度，實現(xiàn)有效降低成本，增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力。

通過業(yè)務(wù)信息化，可以對設(shè)備監(jiān)理全過程進(jìn)行管理和控制，從項目的建立，監(jiān)理師的調(diào)派使用，項目的進(jìn)度，周報、月報、即時報，關(guān)鍵點見證并通過規(guī)范的表單將全過程記錄下來。通過管理信息化，可以對財務(wù)信息進(jìn)行記錄，將費用分?jǐn)偟巾椖恐腥?，合理地控制項目費用，達(dá)到精細(xì)化管理的目的。通過對外的信息平臺向業(yè)主單位展示監(jiān)理公司的項目全過程規(guī)范管理，達(dá)到提高服務(wù)質(zhì)量的目的。

作者簡介：郝偉（1979-），男，內(nèi)蒙古人，國網(wǎng)冀北電力有限公司物資分公司副主任，工程師，研究生，研究方向：信息系統(tǒng)自動化。