供電企業(yè)檔案管理工作探究

摘要：隨著信息時(shí)代的到來，特別是在盡快建成“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代公司的征程中，必須不斷創(chuàng)新管理供電企業(yè)檔案，而絕不能滿足已有的業(yè)績。圍繞供電企業(yè)檔案管理必須堅(jiān)持的原則，必須破除的誤區(qū)，必須做好的工作三個(gè)方面予以闡述。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；檔案管理；三項(xiàng)原則；三個(gè)誤區(qū)；三項(xiàng)工作

作者簡介：肖繼紅（1968-），女，遼寧錦州人，國網(wǎng)遼寧省電力有限公司技能培訓(xùn)中心辦公室，助理館員。（遼寧 錦州 121001）

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0079（2014）15-0212-02

企業(yè)檔案是指企業(yè)在設(shè)立、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面的活動(dòng)中，直接形成的具有參考、保存與利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富，它不僅是企業(yè)歷史面貌的原始、真實(shí)而可靠的依據(jù)，對于企業(yè)管理有著不可或缺的借鑒意義，而且也是企業(yè)避免法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)正當(dāng)權(quán)益的合法證據(jù)。

在國家電網(wǎng)公司的所屬企業(yè)中，檔案管理一直受到各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，并將其納入企業(yè)管理的構(gòu)成體系，可以說供電企業(yè)的檔案管理工作基本上在良性的軌道上運(yùn)行。然而，這并不意味著供電企業(yè)檔案管理完美無缺，在少數(shù)企業(yè)中檔案管理與企業(yè)管理工作不能同登新臺階，出現(xiàn)了一流的企業(yè)管理、二流的檔案管理的現(xiàn)象，檔案管理成為照顧老弱病殘的可輕可重、可緊可慢的工作。再者，即使是檔案管理工作做得較好的單位，也應(yīng)該看到隨著信息時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，特別是在盡快建成“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代公司的征程中，供電企業(yè)檔案必須不斷地創(chuàng)新管理，而絕不能滿足已有的業(yè)績。為此，筆者圍繞供電企業(yè)檔案管理必須堅(jiān)持的原則，必須破除的誤區(qū)，必須做好的工作三個(gè)方面作以闡述。

一、供電企業(yè)檔案管理工作必須堅(jiān)持的“三項(xiàng)原則”

1.供電企業(yè)檔案管理工作必須堅(jiān)持“為企業(yè)中心工作服務(wù)”的原則

檔案具有政治價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、社會(huì)價(jià)值等屬性。究其政治價(jià)值而言，它為一定的階層所掌握、就為一定的階層所服務(wù)，其中公文檔案尤甚。究其社會(huì)價(jià)值而言，它不僅對立檔單位有用，也對別的單位以及全社會(huì)有用。究其經(jīng)濟(jì)價(jià)值而言，它對于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生著一定的影響與作用，其中科技檔案尤甚。企業(yè)檔案畢竟不同于政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案，在這三種屬性中，經(jīng)濟(jì)價(jià)值首當(dāng)其中。國家電網(wǎng)公司所追求的愿景是建設(shè)世界一流電網(wǎng)，建設(shè)國際一流企業(yè)，由此可以確定供電企業(yè)的中心工作就是實(shí)現(xiàn)“一強(qiáng)三優(yōu)”的戰(zhàn)略目標(biāo)，即“電網(wǎng)堅(jiān)強(qiáng)，資產(chǎn)優(yōu)良，服務(wù)優(yōu)質(zhì)，業(yè)績優(yōu)秀”，供電企業(yè)的一切工作都應(yīng)該圍繞著這項(xiàng)中心工作而進(jìn)行，檔案管理當(dāng)然包括其中。

2.供電企業(yè)檔案管理工作必須堅(jiān)持“信息化”的原則

當(dāng)今時(shí)代是信息時(shí)代，日新月異的信息技術(shù)使經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)生了天翻地覆的變化，引發(fā)了各行各業(yè)的“信息革命”。對于供電企業(yè)檔案管理來說，如何適應(yīng)信息化的發(fā)展需要，借助信息化手段進(jìn)行有效管理和充分利用是必然趨勢，是當(dāng)務(wù)之急，所以供電企業(yè)檔案管理工作必須堅(jiān)持信息化的原則，這樣既可以增加檔案儲備的信息量，又可以擴(kuò)展檔案服務(wù)的利用領(lǐng)域。供電企業(yè)檔案管理人員必須把自己鍛造成適應(yīng)信息化需求的人才，同時(shí)增配計(jì)算機(jī)、微縮機(jī)等軟、硬件設(shè)施，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況開發(fā)并引進(jìn)檔案管理信息化系統(tǒng)。

3.供電企業(yè)檔案管理工作必須堅(jiān)持“制度化”的原則

供電企業(yè)的檔案一般包括文書檔案、實(shí)物檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案等，而人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、固定資產(chǎn)檔案有的由職能部門管理，而有的則由檔案室統(tǒng)一管理。供電企業(yè)檔案管理的基本要求：首先必須通過科學(xué)、規(guī)范、有序的檔案管理，使檔案的收集更為完整、準(zhǔn)確；其次檔案資料的存放要合理、安全，檔案的查閱更加方便、快速，以全面、細(xì)致、系統(tǒng)的文字、圖像、數(shù)據(jù)為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、精神文明建設(shè)提供確鑿、全面的基礎(chǔ)資料和數(shù)據(jù)資料，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理經(jīng)濟(jì)效益最大化?；诖?，堅(jiān)持科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，正是供電企業(yè)檔案管理的必由之路。檔案管理工作的工作重點(diǎn)是：應(yīng)該建立健全一套完善的、系統(tǒng)的、行之有效的規(guī)章制度，如收集、移交（錄入）、審核、分類管理（待立卷）、立卷、歸檔、保管、借閱、歸還、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)等規(guī)章制度，明確檔案管理的范圍、工作流程及各類檔案管理的具體要求。

二、供電企業(yè)檔案管理工作必須破除的“三個(gè)誤區(qū)”

1.供電企業(yè)檔案管理工作必須破除“輔助性工作”的誤區(qū)

往往有的人只看到企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)行、科技、經(jīng)營等部門直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，而片面、武斷的把檔案管理部門歸類到只花錢并不賺錢的后勤部門，認(rèn)為檔案管理工作只能做些輔助性的工作。其實(shí)，這是一種完全錯(cuò)誤的觀念。只有現(xiàn)代化的企業(yè)管理制度，才能使企業(yè)永葆青春，經(jīng)得起市場經(jīng)濟(jì)大潮的無情沖擊，才能為企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展、取得良好的經(jīng)濟(jì)效益而推波助瀾。企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理整個(gè)鏈條上不可或缺的重要環(huán)節(jié)，一流的企業(yè)必須有一流的企業(yè)管理，而一流的企業(yè)管理必須有一流的檔案管理，特別是在市場經(jīng)濟(jì)具有知識經(jīng)濟(jì)、信息經(jīng)濟(jì)、法制經(jīng)濟(jì)特征的時(shí)代，企業(yè)檔案管理所發(fā)揮的獨(dú)特作用是決不容低估的。供電企業(yè)在任何時(shí)候、任何情況下，都要把檔案管理納入企業(yè)管理的重要組成部分，其中最為重要的是建立健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)，由供電企業(yè)分管負(fù)責(zé)人任組長、牽頭部門（一般為辦公室）負(fù)責(zé)人任副組長，相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人任組員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，確定檔案管理的歸口部門（一般為辦公室），并設(shè)立專（兼）職檔案管理人員，特別是相關(guān)職能部門要設(shè)立兼職檔案管理人員，總之要形成覆蓋整個(gè)企業(yè)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

2.供電企業(yè)檔案管理工作必須破除“神秘化色彩”的誤區(qū)

長期以來，特別是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的檔案管理披上了一層神秘化的色彩，成為一般員工不能涉獵的禁區(qū)，而只局限在少之又少的特殊人群中，甚至在“以階級斗爭為綱”的那個(gè)年代里，公文檔案被斷章取義，人事檔案被利用為人身攻擊的工具，即使是科技檔案也被貼上“機(jī)密”的標(biāo)簽，利用者寥寥無幾，唯恐被扣上“泄密”的帽子。自改革開放以來，這種狀況得到了根本扭轉(zhuǎn)，但是檔案管理“神秘化”的色彩并未完全破除，究其根本原因在于不能辨別保守商業(yè)機(jī)密與大力利用檔案的界限。檔案依據(jù)重要程度可以分為絕密、機(jī)密和秘密等級別。絕密檔案、機(jī)密檔案和秘密檔案分別是指涉及國家最核心機(jī)密內(nèi)容、比較重要機(jī)密內(nèi)容和重要機(jī)密內(nèi)容的檔案，一旦泄露會(huì)使國家利益受到嚴(yán)重?fù)p害、比較嚴(yán)重的損害和損害。但是企業(yè)檔案一般不會(huì)涉及到絕密和機(jī)密的級別，充其量是秘密級，或者是具有商業(yè)價(jià)值的不得外傳的內(nèi)部資料，而檔案信息資料日益成為企業(yè)乃至社會(huì)共享信息資料的一部分，如發(fā)電量、裝機(jī)容量等在很長的時(shí)期是不得泄露的機(jī)密，而現(xiàn)在已經(jīng)屢屢見諸報(bào)端，如果再被檔案管理的“神秘化色彩”所迷惑，那就成為時(shí)代的落伍者了。

3.供電企業(yè)檔案管理工作必須破除“重管輕用”的誤區(qū)

企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)繁瑣、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕不是把檔案放在檔案室里即可，保管僅僅是企業(yè)檔案管理的一個(gè)承上啟下的環(huán)節(jié)，其上游環(huán)節(jié)為收集、整理分類編目，其下游環(huán)節(jié)為鑒定、利用，而統(tǒng)計(jì)則伴隨各個(gè)環(huán)節(jié)。固然供電企業(yè)一般按照國家二級檔案管理單位的要求，建立有利于檔案保管的場所，檔案庫房面積充裕，設(shè)施完善，但是衡量一個(gè)供電企業(yè)的檔案管理水平，上述的各項(xiàng)條件能夠達(dá)到國家二級檔案管理單位的驗(yàn)收要求僅僅是其中之一，最為重要的是要采取有效的方法和途徑，充分開發(fā)利用供電企業(yè)的檔案信息資源，以企業(yè)的需求為目標(biāo)，通過對檔案內(nèi)容的編輯、歸檔，形成系統(tǒng)的檔案信息加工品，主動(dòng)、直接為電網(wǎng)建設(shè)、經(jīng)營管理、教育培訓(xùn)和精神文明建設(shè)等方面服務(wù)，開創(chuàng)出以“保管”為基礎(chǔ)，以“利用”為目的的“管、用并舉”的局面。

三、供電企業(yè)檔案管理工作必須做好的“三項(xiàng)工作”

1.供電企業(yè)檔案管理工作必須做好“文件資料歸檔”的工作

文件材料的歸檔是檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如果放松了該項(xiàng)工作，檔案管理就很可能成為無源之水、無木之林。實(shí)際上該項(xiàng)工作也是供電企業(yè)檔案管理普遍存在的問題，特別是技術(shù)文件材料歸檔時(shí)間往往延遲，甚至有的工程已經(jīng)進(jìn)入運(yùn)行階段，但是文件材料卻遲遲未能歸檔，所以供電企業(yè)應(yīng)該依據(jù)不同檔案的類別，確定文件材料的歸檔要求和制度。如文書檔案的歸檔要求是：文件資料必須準(zhǔn)確地反映本單位黨群、生產(chǎn)、基建、經(jīng)營、培訓(xùn)、科研等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史全過程，在規(guī)定的時(shí)間（或一年、或半年、或一季），由各部門兼職檔案員移交給檔案部門，由檔案管理員核實(shí)整理后立卷歸檔。再如會(huì)計(jì)檔案，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)檔案歸口部門歸檔保存。

2.供電企業(yè)檔案管理工作必須做好“拓寬利用領(lǐng)域”的工作

如上所述，供電企業(yè)檔案管理必須堅(jiān)持為企業(yè)的中心工作服務(wù)，克服“重管輕用”的傾向。拓寬檔案利用領(lǐng)域?yàn)闄n案管理工作者提供施展身手的平臺。檔案管理工作是有著職稱評定的技術(shù)管理崗位，但為企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)提供參考、借鑒、學(xué)習(xí)的檔案資料并非易事。近年來，有的供電企業(yè)開辟了檔案查詢網(wǎng)站，定期或不定期出版檔案信息資料；還有的供電企業(yè)建立了檔案觸摸屏查詢系統(tǒng)，這些都是拓寬利用領(lǐng)域的舉措。

3.供電企業(yè)檔案管理工作必須做好“增強(qiáng)科技含量”的工作

以往檔案管理只是原始紙質(zhì)文件的存儲，管理手段非常落后，而如今在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代背景下，隨著科技文化事業(yè)的進(jìn)步，檔案管理的科技含量日益增強(qiáng)。在硬件設(shè)施上，大到恒溫恒濕的庫房、電動(dòng)柜架，小到各種控制裝置、復(fù)印掃描等設(shè)施，自動(dòng)化、儀表化程度前所未有，在軟件設(shè)施上更是花樣翻新層出不窮。崇尚科技進(jìn)步，增強(qiáng)科技含量，應(yīng)該是供電企業(yè)檔案管理不懈的追求。一方面企業(yè)要舍得投資，拿出建設(shè)堅(jiān)強(qiáng)智能電網(wǎng)的氣魄來建立現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，另一方面檔案管理工作者也要自強(qiáng)自立，拓寬視野，勇立潮頭，提升綜合素質(zhì)，爭當(dāng)科技先鋒，成為名副其實(shí)的現(xiàn)代檔案管理的行家里手。

（責(zé)任編輯：孫晴）