淺談中石化緊急項(xiàng)目的物資采購(gòu)供應(yīng)管理

李冬玲 秦有鐵

[摘要]通過(guò)對(duì)中石化天津分公司緊急項(xiàng)目采購(gòu)供應(yīng)特點(diǎn)的分析，針對(duì)事前、事中、事后三個(gè)階段易出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了分析并提出了解決辦法和對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]緊急項(xiàng)目；物資采購(gòu)供應(yīng)；特點(diǎn)；問(wèn)題；措施

[中圖分類(lèi)號(hào)]F252[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1005-6432（2014）6-0077-02

物資裝備部負(fù)責(zé)中石化天津分公司所屬煉油、化工、乙烯、熱電等各部新建、日常檢維修、大修、技改技措、科研、設(shè)備更新、安全隱患消除及零星采購(gòu)的專(zhuān)業(yè)二級(jí)單位，是中石化集團(tuán)在北方的“集團(tuán)化儲(chǔ)備配送中心”和“集中采購(gòu)服務(wù)中心”。本文所指緊急項(xiàng)目是指天津分公司為獲得較高的經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益而實(shí)施的具有建設(shè)周期短、見(jiàn)效快的工程項(xiàng)目。此類(lèi)項(xiàng)目具有立項(xiàng)快、設(shè)計(jì)急、工期短、投資小、見(jiàn)效快等特點(diǎn)。此類(lèi)項(xiàng)目對(duì)物資采購(gòu)供應(yīng)的要求極高，如物資采購(gòu)的進(jìn)度、質(zhì)量不能滿足工程進(jìn)度的需要，將直接導(dǎo)致項(xiàng)目延期，極大影響項(xiàng)目預(yù)期經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益的降低甚至導(dǎo)致項(xiàng)目下馬。因此依據(jù)緊急項(xiàng)目物資采購(gòu)供應(yīng)過(guò)程的事前、事中、事后三個(gè)階段的不同特點(diǎn)，采用適當(dāng)?shù)姆绞椒椒ǎ扇∠鄳?yīng)的措施，遵守國(guó)家法律、法規(guī)，執(zhí)行相關(guān)管理制度，確保物資的安全、及時(shí)和經(jīng)濟(jì)供應(yīng)在緊急項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中顯得尤為重要。

1緊急項(xiàng)目的物資采購(gòu)供應(yīng)特點(diǎn)

因緊急項(xiàng)目本身具有的特點(diǎn)導(dǎo)致項(xiàng)目的物資采購(gòu)具有如下特點(diǎn)：

（1）設(shè)計(jì)周期短易造成設(shè)備材料請(qǐng)購(gòu)文件不完善，采購(gòu)困難多。

（2）采購(gòu)周期短、加急采購(gòu)多、采購(gòu)強(qiáng)度大。

（3）采購(gòu)變更多、采購(gòu)難度大。

（4）設(shè)備材料規(guī)格型號(hào)受原裝置限制，專(zhuān)業(yè)供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)測(cè)繪多。

（5）采購(gòu)費(fèi)用控制難度大。

2緊急項(xiàng)目物資采購(gòu)供應(yīng)事前工作的特點(diǎn)及應(yīng)對(duì)

21緊急項(xiàng)目物資采購(gòu)供應(yīng)事前工作特點(diǎn)

（1）設(shè)計(jì)深度不夠、請(qǐng)購(gòu)文件不完善——規(guī)格型號(hào)不完善，尤其是數(shù)量不準(zhǔn)確。

（2）用戶（生產(chǎn)廠）物資采購(gòu)需求計(jì)劃不準(zhǔn)確。

（3）設(shè)計(jì)方案未最終確定，為啟動(dòng)提前訂貨工作帶來(lái)隱患。

（4）項(xiàng)目組織架構(gòu)未形成或不完善，相關(guān)責(zé)任人未到位，制約項(xiàng)目物資采購(gòu)供應(yīng)工作推進(jìn)。

22緊急項(xiàng)目物資采購(gòu)供應(yīng)事前工作的應(yīng)對(duì)措施

（1）提前與設(shè)計(jì)、公司主管部門(mén)、用戶（生產(chǎn)廠）接觸，了解項(xiàng)目概況，初步了解大摡物資需求情況。

（2）制定初步的采購(gòu)策略。

①依據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)任命合適的采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理。

②根據(jù)物資需求，規(guī)劃不同設(shè)備材料的不同采購(gòu)方式（ERP上線采購(gòu)、庫(kù)存供應(yīng)商、利用公司范圍內(nèi)庫(kù)存等）。

③根據(jù)工程需要緊急程度，確定經(jīng)濟(jì)合理、進(jìn)度可靠的運(yùn)輸方案（車(chē)、船、空運(yùn)等）。

（3）與設(shè)計(jì)方提前溝通，促使實(shí)際按國(guó)家或石化行業(yè)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)出具請(qǐng)購(gòu)文件，為后續(xù)的采購(gòu)提供技術(shù)支持。

（4）獲取潛在供應(yīng)商，了解市場(chǎng)行情及供貨周期，給領(lǐng)導(dǎo)或管理部門(mén)提供信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。

（5）對(duì)關(guān)鍵設(shè)備和重點(diǎn)材料進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析。根據(jù)掌握的工程項(xiàng)目信息對(duì)所需關(guān)鍵設(shè)備、長(zhǎng)周期設(shè)備和材料的價(jià)格、供貨周期、潛在供應(yīng)商數(shù)質(zhì)量等進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案。

3緊急項(xiàng)目物資采購(gòu)供應(yīng)事中工作特點(diǎn)及應(yīng)對(duì)措施這個(gè)階段是項(xiàng)目所需物資采購(gòu)供應(yīng)的實(shí)施階段，這個(gè)階段管理的好壞直接影響物資采購(gòu)供應(yīng)的進(jìn)度、質(zhì)量能否滿足工程需要，是物資采購(gòu)供應(yīng)能否成功的關(guān)鍵階段。

31緊急項(xiàng)目物資采購(gòu)供應(yīng)事中工作特點(diǎn)

（1）采購(gòu)周期短，采購(gòu)各環(huán)節(jié)銜接緊密、浮動(dòng)時(shí)間少。

（2）供應(yīng)計(jì)劃受施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度計(jì)劃影響大。

（3）采購(gòu)過(guò)程中各種信息交叉多，信息量大、交流過(guò)程中信息噪聲多。

（4）施工過(guò)程中不可預(yù)見(jiàn)因素導(dǎo)致采購(gòu)變更多。

32緊急項(xiàng)目物資采購(gòu)供應(yīng)事中工作的應(yīng)對(duì)措施

321針對(duì)采購(gòu)周期短采取如下對(duì)策

（1）在獲得設(shè)計(jì)單位許可的情況下，規(guī)整各種設(shè)備、材料的規(guī)格型號(hào)。盡量采用較少物資種類(lèi)、提高設(shè)備材料的通用性。

（2）利用公司內(nèi)部庫(kù)存。在不影響裝置正常生產(chǎn)及必要備品備件數(shù)量的情況下，調(diào)用公司內(nèi)部一切物資資源。

（3）充分利用集團(tuán)公司的采購(gòu)框架協(xié)議。集團(tuán)公司采購(gòu)框架協(xié)議內(nèi)供應(yīng)商具有不需資質(zhì)認(rèn)證、不需價(jià)格談判、產(chǎn)品質(zhì)量好、價(jià)格低、有一定庫(kù)存、供貨周期有一定保障等特點(diǎn)。這些特點(diǎn)正好切合了緊急項(xiàng)目物資采購(gòu)采購(gòu)周期短的需求。因此在緊急項(xiàng)目的物資采購(gòu)中應(yīng)盡量采用集團(tuán)框架內(nèi)供應(yīng)商，減少資質(zhì)認(rèn)證、價(jià)格談判等中間環(huán)節(jié)，縮短采購(gòu)周期。

（4）非關(guān)鍵部位材料的甲切乙供。

（5）建立設(shè)備材料出入庫(kù)綠色通道，精簡(jiǎn)程序，縮短供貨周期；對(duì)大型設(shè)備或大批量物資，在獲得工程相關(guān)方同意的前提下，直送施工現(xiàn)場(chǎng)，既節(jié)省二次搬倒費(fèi)，更節(jié)約領(lǐng)料時(shí)間。

322針對(duì)采購(gòu)各環(huán)節(jié)銜接緊密、浮動(dòng)時(shí)間少采取如下措施

公司內(nèi)部參與物資供應(yīng)的部門(mén)有計(jì)劃部、采購(gòu)部、商務(wù)部、財(cái)務(wù)部、質(zhì)檢部、儲(chǔ)運(yùn)部、監(jiān)察部等及外部的設(shè)計(jì)單位、施工單位等。

各部門(mén)都是整個(gè)供應(yīng)采購(gòu)鏈條中不可或缺的組成部分，各部門(mén)各司其職。其中計(jì)劃部負(fù)責(zé)整個(gè)鏈條的協(xié)調(diào)。計(jì)劃部在整個(gè)過(guò)程中要分清輕重緩急，做到抓重點(diǎn)、請(qǐng)變更，重點(diǎn)保證施工現(xiàn)場(chǎng)所學(xué)的重點(diǎn)物資、急需物資和難點(diǎn)物資。做到物資供應(yīng)的全流程跟蹤，通過(guò)工作提醒、問(wèn)題臺(tái)賬、對(duì)料會(huì)和專(zhuān)題會(huì)及信息平臺(tái)等多種渠道進(jìn)行催貨、問(wèn)題協(xié)調(diào)，解決物資訂貨、到貨等問(wèn)題。通過(guò)大量的協(xié)調(diào)溝通將各環(huán)節(jié)的銜接時(shí)間降到最低，拒絕因內(nèi)部溝通影響采購(gòu)供應(yīng)進(jìn)度。

（1）項(xiàng)目采購(gòu)過(guò)程中涉及公司職能部室、采購(gòu)部門(mén)、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、供應(yīng)商、政府監(jiān)管部門(mén)等諸多利害相關(guān)方。溝通渠道總量為n（n-1）/2，其中n為利害關(guān)系者人數(shù)。因此，如果采購(gòu)過(guò)程中的利害關(guān)系者為10人，則就具有45條潛在溝通渠道。

為保證采購(gòu)過(guò)程中信息溝通渠道的通暢、信息的準(zhǔn)確和及時(shí)，杜絕信息傳遞過(guò)程產(chǎn)生有害噪聲，必須發(fā)揮項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)理在設(shè)備材料采購(gòu)供應(yīng)中的信息溝通樞紐的作用，對(duì)設(shè)備材料請(qǐng)購(gòu)文件、設(shè)計(jì)變更、制造商反饋的訂貨資料、施工領(lǐng)料單位（或用戶）等關(guān)鍵信息采取書(shū)面文件下達(dá)、專(zhuān)人對(duì)接、舊版換新版等方法確保信息溝通的有效、準(zhǔn)確和及時(shí)。

（2）由于緊急項(xiàng)目多與原裝置有千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，設(shè)備材料的采購(gòu)受到原有裝置使用設(shè)備材料限制約束較多，同時(shí)由于工期短也導(dǎo)致設(shè)計(jì)深度很難全部滿足采購(gòu)所需深度，從而造成緊急項(xiàng)目有比較多的過(guò)程變更和需現(xiàn)場(chǎng)測(cè)繪的變更較多的情況。

處理這類(lèi)采購(gòu)變更，我們采取多位一體、現(xiàn)場(chǎng)處理的方式加以解決，即：公司主管部門(mén)、采購(gòu)、設(shè)計(jì)、施工、用戶、監(jiān)理和必要的供應(yīng)商到施工現(xiàn)場(chǎng)，實(shí)地勘察，會(huì)商解決，拿出一個(gè)相對(duì)合理的變更方案，各方會(huì)簽實(shí)施。這樣處理的優(yōu)勢(shì)是既快又準(zhǔn)。

（3）嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)費(fèi)用控制制度，嚴(yán)控超概或無(wú)概算采購(gòu)的發(fā)生。如有超概或無(wú)概算且必須進(jìn)行采購(gòu)的個(gè)案亦應(yīng)獲得主管部門(mén)批準(zhǔn)及相關(guān)的設(shè)計(jì)文件作為依據(jù)（為加快采購(gòu)進(jìn)度可在獲得相關(guān)部門(mén)的口頭許可情況下，特殊放行，事后必須有主管部門(mén)的批文或設(shè)計(jì)文件）。

4緊急項(xiàng)目物資采購(gòu)供應(yīng)事后工作特點(diǎn)及應(yīng)對(duì)措施41緊急項(xiàng)目物資采購(gòu)供應(yīng)事后工作特點(diǎn)

緊急工程項(xiàng)目，物資供應(yīng)事后控制的特點(diǎn)是影響大、反應(yīng)周期短。由于工程工期短的特點(diǎn)，容易導(dǎo)致將項(xiàng)目立項(xiàng)、科研、設(shè)計(jì)中存在的問(wèn)題傳遞到采購(gòu)環(huán)節(jié)，很難確保所有的物資采購(gòu)供應(yīng)100%滿足設(shè)計(jì)或施工現(xiàn)場(chǎng)的需要。這種偏差會(huì)對(duì)工程的工期造成致命的影響且反應(yīng)時(shí)間很短，這些是緊急項(xiàng)目采購(gòu)管理事后管理的最顯著特點(diǎn)。

42緊急項(xiàng)目物資采購(gòu)供應(yīng)事后工作應(yīng)對(duì)措施

針對(duì)緊急項(xiàng)目采購(gòu)供應(yīng)的事后控制所具有的影響大、反應(yīng)周期短的特點(diǎn)，采取應(yīng)對(duì)措施的基本要求是快速和安全。

（1）采購(gòu)物資替代。利用庫(kù)存物資以高帶低；或征得設(shè)計(jì)同意，降低采購(gòu)物資標(biāo)準(zhǔn)。

（2）修改設(shè)計(jì)方案，取消問(wèn)題物資。

（3）在工程管理部門(mén)的同意下，甲切乙供——充分調(diào)動(dòng)各方資源，滿足工程需要，降低問(wèn)題物資對(duì)工程的影響。

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