機關檔案人員如何做好檔案管理工作的幾點思考

唐敏

摘要：檔案管理工作對于促進干部隊伍的管理和建設意義重大，因此，檔案管理工作要立足于抓基礎、抓制度、抓隊伍、抓管理，不斷完善干部檔案工作質(zhì)量。當前我國機關檔案管理工作仍存在一些問題，本文對這些問題進行分析，并提出針對性措施。

關鍵詞：檔案管理；干部；現(xiàn)狀；

中圖分類號：G271文獻標識碼:A文章編號：1674-3520（2014）-06-00187-01一、目前機關干部檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案材料不健全：在干部選拔任用時，查閱干部檔案只能得到一些基本信息，如年齡、主要經(jīng)歷、入黨時間、學歷等情況，缺乏動態(tài)管理信息資料。如干部工作中的主要業(yè)績、個稅申報、干部個人發(fā)生的重大事項情況等均是干部考察過程的重要資料，卻均不在傳統(tǒng)的干部檔案材料收集范圍內(nèi)。

（二）歸檔材料的及時性有待加強：隨著各級干部交流力度的加大,歸檔材料的及時性有待加強。由于不同部門對歸檔材料的要求和管理力度的不同,干部在跨部門交流時,常有材料歸檔不及時的情況,有些材料還因此造成永久的遺失,限制了檔案工作發(fā)揮應有的作用。

（三）檔案內(nèi)容真實度不高：隨著干部選拔任用、監(jiān)督管理的日益嚴格,“三齡一歷”的真實性有待統(tǒng)一。一些干部人事檔案中,年齡、工齡、黨齡、學歷往往前后不一致,比如年齡,有的與身份證上的記載出入很大,在實施競爭上崗、公開選拔制度和轉(zhuǎn)員制度時,這些都關系都到干部本人的切身利益,有時甚至直接決定了干部的進退去留。檔案記載的前后不一,給正常的干部工作帶來了不必要的麻煩。

（四）檔案管理信息化水平低：雖然干部人事檔案信息管理系統(tǒng)已普遍采用,計算機信息管理的水平也在不斷提高,但總體看,一些先進手段尚沒有完全采用,有些檔案員對資料的檢索仍習慣于手工操作,當前已經(jīng)普遍采用的無紙化閱檔基本沒有實施等,這既不利于檔案的保管,又降低了工作效率。

二、干部檔案管理的目標和要求

（一）為干部的選拔任用提供依據(jù)：干部檔案管理必須服務于干部隊伍建設，為選才、用才提供客觀依據(jù)。針對這一目標，檔案材料的完整性、真實性是干部檔案管理的首要目標。干部審核的主要內(nèi)容第一是“檔案材料是否齊全、完整，檔案內(nèi)容是否客觀、真實。”

（二）為機關內(nèi)部人力資源配置提供依據(jù)：雖然機關內(nèi)部交流輪崗、崗位調(diào)整、薪酬福利待遇調(diào)整、技術或技能專家選聘等人力資源日常配置方式多種多樣，但要全面、歷史地了解干部，查閱干部檔案始終是一條重要途徑。

（三）為干部提供證明材料服務：干部辦理遺產(chǎn)繼承、入黨政審、退休社保待遇、戶口轉(zhuǎn)移等均需要用人單位提供相關證明，這是日常查借閱檔案的主要原因，因此完備、及時、準確的檔案信息可以更好地為員工提供服務。

三、做好檔案管理工作促進干部隊伍的管理和建設

（一）創(chuàng)新工作制度：要建立和完善干部檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機制，加強組織人事部門內(nèi)部各工作機構(gòu)在干部檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)。要建立工作聯(lián)系制度和情況通報制度，保證干部人事檔案材料形成規(guī)范、收集齊全、歸檔及時。

（二）創(chuàng)新思想觀念：要提高思想認識，加強對干部檔案管理基礎設施建設，把干部人事檔案工作列入重要議事日程，長期有目標、年年有計劃。要從信息資源的角度管理干部檔案，用信息管理的理念創(chuàng)新干部人事檔案工作，加強對干部人事檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用，把干部人事檔案管理部門建設成為干部工作、人才工作的信息庫和參謀部。

（三）抓素質(zhì)，檔案管理隊伍建設到位：隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部檔案管理的手段也隨之進行相應的調(diào)整和變化，這就需要不斷提高干部檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，做到知識化、年輕化、專業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚老檔案工作者的優(yōu)良作風，又能根據(jù)工作的需要，與時俱進，開拓創(chuàng)新。

一是抓基礎。各管檔單位應該明確一名領導分管，同時按規(guī)定配備檔案管理人員，而且必須是中共黨員、中專（高中）以上文化程度，保證檔案員的素質(zhì)。

二是抓培訓。通過舉辦各種不同層次、類型的檔案人員培訓班，來更新觀念、更新知識，提高業(yè)務水平。其具體培訓內(nèi)容包括以下四方面：（1）收集歸檔程序化，要建立健全干部人事檔案材料的歸檔制度，特別是對于人事變動、工資調(diào)整等材料，應及時向有關部門催繳收集，并按規(guī)定進行存檔。（2）鑒別整理規(guī)范化，嚴格按照《干部人事檔案整理規(guī)范》的規(guī)定進行規(guī)范化整理。（3）設施建設標準化，按照檔案管理基礎設施建設的有關要求，配備標準的檔案管理用品、微機和設備，使干部檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。（4）管理工作制度化，自覺執(zhí)行檔案管理的八項制度，使每項工作制度化，保證管理工作井然有序地開展。

三是抓待遇的落實。一方面重視檔案管理人員勞動保護工作，督促管檔單位落實有關經(jīng)濟待遇；另一方面，從政治上關心管檔干部的培養(yǎng)和成長。通過一系列措施，從整體上提高干部檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，提高干部檔案的管理水平。

（四）加強干部人事檔案內(nèi)容建設，提高檔案的利用價值

1、材料要完善。要結(jié)合干部人事制度改革的特點要求，結(jié)合工作實際，有選擇地開發(fā)檔案材料中的項目和內(nèi)容，不斷拓寬新的收集領域，一是社團活動材料，如加入?yún)f(xié)會、學會、研究會等各種社團組織的材料，以真實反映干部的政治面貌；二是干部出國出境表格審批材料，以反映干部的自律意識；三是干部自傳類材料，以把握一個人的心理狀態(tài)和工作政績，全面系統(tǒng)地掌握干部成長軌跡；四是培訓、學習、競爭上崗等材料，以反映一個人的學習、工作表現(xiàn)能力。

2、內(nèi)容要準確。由于受社會不正之風的影響，對某些干部的考察材料人為拔高，不應更正的時間，隨意去更正和填寫，結(jié)論失去了應有的真實性，給干部人事工作帶來不良影響。因此，各級組織人事部門要對所形成的檔案材料做到實事求是和嚴格把關，以提高檔案的使用價值和現(xiàn)實性。

3、整理要規(guī)范。干部人事檔案的整理工作，是檔案建設的基礎性工作之一。按照《干部檔案管理工作細則》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，整理檔案力求做到分類準確、排列有序、加工合理、目錄清晰、裝訂整齊、表面平整、無漏頁、無損壞文字材料，確保干部檔案的完美、真實、可靠的保存價值。

參考文獻

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