論高校撤并后的檔案發(fā)展及管理

康俊英

摘要：重點針對高校闡述合并后的新建改造、用人、建網(wǎng)等方面合理規(guī)劃、行政考察、法律憑證及其宣傳教育、章規(guī)制度的建立等方面高校的檔案管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展；機構(gòu)；撤并；

中圖分類號：G276文獻標識碼：B文章編號：1674-3520（2014）-06-0085-01為精簡機構(gòu)、完善職能、加強事業(yè)單位對檔案的統(tǒng)一領(lǐng)導，自1993年，中國的檔案管理體制經(jīng)歷了幾次變動和改革。撤并后的事業(yè)單位檔案也隨之由分散管理逐步向集中統(tǒng)一管理的管理體制發(fā)展過渡，并且處在不斷地發(fā)展完善之中。

一、高校檔案管理對高校信息儲存意義重大，它是統(tǒng)一管理本單位所有門類和載體的機構(gòu)

是管理和提供利用本單位形成的各類檔案而設置的內(nèi)部機構(gòu)，是各單位管理工作的組成部分。它是機構(gòu)體系中數(shù)量繁多、最普遍、最基層的業(yè)務機構(gòu)，承擔著積累、保存和輸送單位檔案的重任，是本單位檔案事業(yè)的基礎。它的職責是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)或檔案工作人員，對負責保管本單位檔案，并對所屬機構(gòu)檔案工作實行監(jiān)督和指導。

二、根據(jù)高校檔案信息形成規(guī)律，可把高校檔案分為管理檔案、教學檔案

（一）學生信息卡、科研檔案、設備檔案、人力資源檔案、財會檔案及上報報表、統(tǒng)計等，還有我們單位的聲像檔案（重大會議活動及其照片），共計十一項七大類別，對這些檔案的管理具有以下作用;一是可以把檔案專業(yè)構(gòu)成要素更加統(tǒng)籌地結(jié)合在一起，相互促進；相互制約，使所屬機構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導的作用。

（二）是可以用各種知識和技能去尋求成功發(fā)展和管理檔案的經(jīng)驗規(guī)律，使檔案工作能很好地為單位和社會提供優(yōu)良的服務。

（三）是機構(gòu)撤并后的新址可以有效地管理和開發(fā)檔案新資源，最大限度地滿足知識經(jīng)濟和信息時代對檔案的信息需求。高校檔案管理人員有以下要求，一是對人的要求；包括對分管領(lǐng)導的檔案工作的歷史性現(xiàn)狀，今后發(fā)展思路以及檔案隊伍的思想狀況、知識、水平、道德品質(zhì)、工作年限及其管理經(jīng)驗結(jié)構(gòu)等要做以基本了解，以便對檔案隊伍的管理進行有效考核，從而對檔案管理創(chuàng)新形成向前發(fā)展的強大推動力。合并后的高校事業(yè)單位指定檔案及管理檔案的負責人，檔案干部隊伍要積極參與管理中的創(chuàng)新，增強創(chuàng)新意識，使我們在檔案管理工作中發(fā)揮其更大的促進作用。二是檔案規(guī)章制度的要求，這些規(guī)章制度不僅停留在隊伍的發(fā)揮中，還要隨著本單位的發(fā)展而發(fā)展。檔案工作部門和業(yè)務部門應適時地調(diào)整不適應的社會及其本單位的改革。以專業(yè)為其客觀事實和它的主觀能動性為依據(jù)。檔案工作規(guī)章制度要真正漸入單位各項管理中，重要內(nèi)容就是要實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。不僅要有硬件設備之道，更重要的是檔案工作者要掌握現(xiàn)代化設備的應用問題，是現(xiàn)代技術(shù)特別是信息技術(shù)在檔案工作中得到普遍的應用，從而提高檔案管理的科學水平。

三、針對我校是中等撤并后形成的高校，本著合并院校的檔案管理提出以下建議

(一)首先，對兩單位合并前的檔案應根據(jù)原有室藏檔案的特點適應范圍，利用難易方等情況，采取統(tǒng)一管理、分散存放的辦法，即原（室）原地存藏各單位。以免出現(xiàn)各分門別類的檔案丟失及遺漏的現(xiàn)象發(fā)生。一個機關(guān)的檔案應集中保存在一個機關(guān)檔案室；一個大的全宗檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。只需將原有形成室藏的檢索工具復制一份或兩份呈交合并后新成立檔案室。檔案人員在交接過程中會產(chǎn)生一些說明、介紹、使用某一全宗檔案的文件資料。全宗卷是管理檔案的檔案。它有助于檔案人員熟悉檔案情況，提高工作效率，有助于綜合利用檔案資料和全宗連續(xù)管理。這里需要注意的是全宗文件的形成和積累，全宗卷的建立是一個逐步積累和不斷完善的過程。管理它的過程就是全宗卷的形成過程。全宗卷是長期積累形成的，隨時可能補充增加，所以它不宜采用裝訂的形式。

（二）繼續(xù)做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校在教學科研甚至管理方面，按年度計劃中項目的連續(xù)合并時未完成的項目等方面產(chǎn)生的檔案繼續(xù)進行收集整理工作。合并時，各校庫房停止不用的圖章、牌匾、獎品、證書、校級文物、紀念品等，應由學校的檔案部門繼續(xù)做好收集、整理、保管等項工作。以保持原全宗的有機聯(lián)系。

（三）對合并后形成的檔案，要采取高起點的管理模式。按照檔案工作的規(guī)律，首先要建立適合保存檔案的專用庫房。要求恒溫、防塵、避光、消防安全、室藏量在10-15年左右。其次是建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍。這支隊伍的整體素質(zhì)要符合學校檔案專業(yè)的發(fā)展需要。工作人員要有熱愛檔案事業(yè)的奉獻精神，人人要有管理檔案的專業(yè)性較強的能力。

（四）建立檔案網(wǎng)絡，這一網(wǎng)絡既要有兼顧合并前室的特點，更需要注意合并后檔案工作發(fā)展的新要求。大部分以為可取的模式是：合并后的高校設總檔案室，綜合檔案室主要負責管理好合并后的各門類檔案的同時，還必須在行政業(yè)務上對本校門履行各分校的綜合檔案室工作進行指導，監(jiān)督和檢查，綜合檔案室為基層單位檔案工作服務。一方面是本專業(yè)管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案室本身工作的需求。檔案室接受綜合檔案室的領(lǐng)導，繼續(xù)做好原有檔案室的保管與利用、及時，又要根據(jù)工作的實際需要，編制各種目錄、卡片索引、編制各種參考資料以便及時、主動地提供檔案信息、為高效檔案工作及單位領(lǐng)導服務。綜合檔案室成立之后，按照檔案產(chǎn)生的不同來源，建立與學校有關(guān)的機構(gòu)專業(yè)設置、程度科研方向選定等相適應的由綜合檔案在業(yè)務上、縱向領(lǐng)導，在行動上橫向聯(lián)系的檔案工作網(wǎng)絡。學校任何一個職能部門按方便收集的系統(tǒng)確定相應數(shù)量的兼職檔案員、這些專兼職檔案員在行政上履行干部領(lǐng)導，業(yè)務上由檔案室組織領(lǐng)導，以便及時做好日常的收集、整理、立卷，最后移交檔案時暫時性工作。

綜述，檔案這項工作在一個單位來說占有很大的比重。所以，人員隊伍的職業(yè)道德素質(zhì)十分重要，檔案職業(yè)道德建設是提高檔案人員素質(zhì)的需要。檔案人員是檔案工作中最能動、最活躍的因素。改革開放經(jīng)濟建設和社會發(fā)展的推進對檔案人員素質(zhì)提出了更高的要求。高素質(zhì)的檔案人員又決定著高水平的檔案工作。而高水平的檔案工作，又決定它在很大程度上發(fā)揮檔案工作在社會部門的服務作用。所以加強檔案職業(yè)道德建設，有助于培養(yǎng)檔案人員崇高的職業(yè)理想，形成良好的職業(yè)習慣，激發(fā)檔案人員在平凡的崗位上充分發(fā)揮個人的才干及獨特的優(yōu)勢，做出不平凡的業(yè)績，維護我們檔案專業(yè)部門形象。為我們高校的檔案事業(yè)爭光添彩。