事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討

宋桂榮

摘要：

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)深入到各行各業(yè)之中，企業(yè)也逐步進(jìn)入到信息化管理的時(shí)代。在事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理中檔案管理方式也發(fā)生了一定的變化，從傳統(tǒng)的管理方式不斷更新到網(wǎng)絡(luò)信息化管理，為事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展與完善創(chuàng)造了機(jī)會(huì)。為此，論述了現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理信息化的特點(diǎn)，分析了檔案信息化管理對(duì)事業(yè)單位的作用，并就事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與完善提出了一些建議，希望能夠促進(jìn)檔案信息化管理的完善，促進(jìn)事業(yè)單位更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理信息化；意義；策略

中圖分類號(hào)：

F49

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：16723198（2014）22016402

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理模式也在不斷完善。對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部各種各樣的檔案，有些事業(yè)單位還沒有做到完善有效的管理。事業(yè)單位的檔案管理不僅會(huì)對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)者的決策產(chǎn)生一定的影響，也影響到單位內(nèi)部人才的培養(yǎng)和考核。目前，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的產(chǎn)生和各種各樣的檔案管理軟件的誕生，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作也逐步邁向現(xiàn)代信息化。所以說，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1事業(yè)單位檔案信息化管理的特點(diǎn)

1.1比傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)更有環(huán)境優(yōu)勢(shì)

企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理工作主要就是依靠紙張來對(duì)檔案進(jìn)行記錄，由于紙張自身的因素，很容易遭受蟲蛀，在比較潮濕的環(huán)境下還非常容易發(fā)霉，所以許多檔案資料都不能實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久的保存。并且在對(duì)檔案保存的過程中，還必須要考慮保存檔案資料的外界環(huán)境，時(shí)刻保證檔案的完整性，不被各種因素所破壞。這就導(dǎo)致傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)工序太過復(fù)雜繁瑣，對(duì)人力資源的消耗量也比較多。如果將檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，就完全可以將單位的各種檔案資料直接存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)電子磁盤中，還可以將各種檔案進(jìn)行備份，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)管理方式相比，檔案的信息化管理對(duì)環(huán)境的要求僅僅是干燥無磁場(chǎng)，既保證了檔案的安全性，又節(jié)省了空間、人力，比傳統(tǒng)的檔案管理更具環(huán)境優(yōu)勢(shì)。

1.2檔案的使用、查詢更加方便快捷

傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案的整理、分類、存儲(chǔ)工作非常復(fù)雜，如果要對(duì)一份檔案進(jìn)行查詢、借閱那么程序也是很繁瑣。而檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，可以迅速查找出我們所需要的各種檔案資料。并且在查詢檔案資料時(shí)，查閱流程非常方便，還可以保證檔案資料的完整性，絲毫不會(huì)對(duì)檔案以及檔案的存儲(chǔ)環(huán)境造成破壞。所以說，檔案的信息化管理在使用和查詢上都非常方便、快捷，比傳統(tǒng)的檔案管理方式占有較大的優(yōu)勢(shì)。

2檔案管理信息化對(duì)事業(yè)單位的作用

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)對(duì)單位的現(xiàn)代化建設(shè)具有重要的意義。檔案信息化管理可以更加深入地開發(fā)事業(yè)單位的檔案信息資源，在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，有利于單位人員對(duì)檔案的信息更加方便快速的查閱、檢索，提高了事業(yè)單位的工作效率。

2.1檔案管理的信息化建設(shè)為事業(yè)單位的信息化建設(shè)指明了方向

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理中重要的組成部分。隨著現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)電子設(shè)備在企業(yè)內(nèi)部的廣泛應(yīng)用，隨之也產(chǎn)生了許多電子信息文件，如何提高這些資源的共享性，正確高效地將這些資源實(shí)現(xiàn)有效的管理、儲(chǔ)存和運(yùn)用，成為事業(yè)單位檔案管理工作必須要面對(duì)的重要問題。而檔案管理的信息化可以有效的將這些檔案資源進(jìn)行逐一的分類管理，不僅保證了單位內(nèi)部資源的安全性，還促進(jìn)了單位的信息化管理。

2.2檔案管理信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式和途徑

檔案管理信息化使檔案有原來的以紙質(zhì)為媒介、以人工錄入為方式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮?、網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，計(jì)算機(jī)錄入的方式；同時(shí)，檔案管理的信息化也使檔案管理的職能得到了一定的拓展，由檔案管理傳統(tǒng)的保存與運(yùn)用職能，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案信息資源的采集、存儲(chǔ)、管理以及提供各種服務(wù)。另外，檔案管理信息化還有效處理了傳統(tǒng)檔案管理在時(shí)空上的沖突，檔案信息化管理可以使我們?cè)谌我獾木W(wǎng)絡(luò)位置，任意的時(shí)間快速查詢到我們所需求的檔案信息資源，大大解決了時(shí)間、地點(diǎn)的限制，提高了事業(yè)單位檔案資源的利用率，起到了服務(wù)事業(yè)單位和促進(jìn)檔案管理建設(shè)的雙重作用。

3事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的建議

3.1加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化

要想完善事業(yè)單位檔案信息化管理的建設(shè)，必須要提高事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，不斷提高檔案管理人員對(duì)檔案信息化管理的重視程度，深化檔案的信息化管理，使事業(yè)單位檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)和意義，逐漸接受檔案管理形式的新轉(zhuǎn)變，支持檔案信息化管理建設(shè)工作。另外，還要對(duì)事業(yè)單位的檔案管理人員進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)。通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，快速提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，只有檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平得到一定程度的提高，才能保障事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行；同時(shí)還要提升檔案管理員的信息獲取能力、鑒定能力以及評(píng)估能力，促進(jìn)檔案管理人員各項(xiàng)專業(yè)能力的不斷提高，使檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)能夠充分發(fā)揮出自身的價(jià)值，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的有效實(shí)施。

3.2明確事業(yè)單位檔案管理的最終目標(biāo)

隨著事業(yè)單位科學(xué)化和現(xiàn)代化管理的逐漸深入，事業(yè)單位的檔案管理更應(yīng)該以信息化管理作為保障，在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息手段不斷更新的大環(huán)境下，信息技術(shù)已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作中必不可少的工具。所以，事業(yè)單位管理者必須要在單位檔案管理的目標(biāo)中及時(shí)明確信息化管理這一發(fā)展方向，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息化，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)徹底的改造，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)真正融入到事業(yè)單位的檔案管理工作體系中，只有這樣，才能更為明確的指引事業(yè)單位的檔案管理目標(biāo)，才能將事業(yè)單位檔案管理的各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)變得更加的準(zhǔn)確、快捷和方便，從而使檔案管理工作更好的為事業(yè)單位、廣大群眾以及社會(huì)進(jìn)行全面的服務(wù)。

3.3加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)來說，信息技術(shù)是事業(yè)單位檔案管理工作中最核心的部分。信息技術(shù)不僅可以提高企業(yè)的工作速度和安全性，還逐漸深入到各行各業(yè)，成為各個(gè)行業(yè)工作中不可缺少的工作手段?？茖W(xué)有效的檔案信息化管理手段可以加強(qiáng)單位內(nèi)部各種檔案的錄入、檢索、整合以及存儲(chǔ)等多項(xiàng)工作，使復(fù)雜、無聊的信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和材料傳送工作變得簡(jiǎn)約方便。事業(yè)單位的檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化管理，可以利用信息化平臺(tái)，在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源的共享，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)幫助單位內(nèi)部的工作人員共同解決工作中各種問題，使工作人員之間可以經(jīng)常溝通并交換意見，并方便單位內(nèi)部人員及時(shí)的查找、檢查、調(diào)整、檔案信息，使單位的檔案管理工作變得更加系統(tǒng)、科學(xué)和規(guī)范。所以說，加強(qiáng)檔案信息化管理交流平臺(tái)的建設(shè)可以有效地加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作，將網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)及時(shí)應(yīng)用到事業(yè)單位的實(shí)際的工作中。另外，在事業(yè)單位的檔案管理信息化工作中還可以引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將單位檔案進(jìn)行合理地保管，不斷提高檔案管理和保存的安全性，為現(xiàn)代化信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的逐漸深入利用奠定一定的基礎(chǔ)。

4結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步與科技技術(shù)發(fā)展，檔案管理信息化成為事業(yè)單位現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)。檔案管理的信息化保證了單位檔案的準(zhǔn)確性和安全性，使事業(yè)單位的管理更加科學(xué)有效。所以事業(yè)單位的管理者必須要緊跟時(shí)代的發(fā)展，采取必要的措施，完善檔案管理的信息化建設(shè)，明確單位檔案管理的目標(biāo)，將傳統(tǒng)的檔案管理與信息化管理相結(jié)合，并采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)單位的檔案實(shí)施數(shù)字化信息管理，不斷提高檔案管理工作完整性和時(shí)效性，不斷提高事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理水平。

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