會(huì)計(jì)檔案管理工作分析

孫瑩　張立軍　張大川

摘要：

為了做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，會(huì)計(jì)人員需要不斷的學(xué)習(xí)和認(rèn)真討論，以及創(chuàng)新，通過(guò)提高財(cái)務(wù)管理水平，首先要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，能夠促進(jìn)會(huì)計(jì)工作不斷完善，小康社會(huì)服務(wù)加快進(jìn)程。國(guó)家全部檔案中主要的組成部分之一是會(huì)計(jì)檔案，作為各單位、各部門(mén)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)重要的信息資源載體，能夠充分的反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收入數(shù)據(jù)以及對(duì)數(shù)據(jù)認(rèn)真記錄的重要史料和基本證據(jù)，在經(jīng)濟(jì)管理中發(fā)揮主要作用。各專門(mén)檔案的數(shù)量，范圍以及普遍量都無(wú)法與會(huì)計(jì)檔案相比。為此，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理和作用的常見(jiàn)情況進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：

會(huì)計(jì)檔案；檔案管理

中圖分類號(hào)：

F23

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：16723198（2014）22011901

根據(jù)會(huì)計(jì)專業(yè)活動(dòng)中所形成出現(xiàn)反應(yīng)以及記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要依據(jù)和資料，能夠使當(dāng)代單位會(huì)計(jì)管理的預(yù)期值，控制數(shù)據(jù)以及基本解決中的基本依據(jù)。在各單位，企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理有主要的實(shí)際意義，財(cái)務(wù)管理工作是檔案管理中，收尾工作通常不被管理人員和單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，在財(cái)務(wù)管理整體中是薄弱工作，會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理的數(shù)量質(zhì)量的工作水平都有很大影響。

1會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

作為企業(yè)、事業(yè)以及機(jī)關(guān)單位和其他種類的經(jīng)濟(jì)組織形式的材料就是會(huì)計(jì)檔案，其中，會(huì)計(jì)賬簿、明細(xì)報(bào)告以及憑證等資料，在經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)與工作中還存有基本使用價(jià)值，將會(huì)計(jì)核算所得的專業(yè)資料按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)妥善的保存。其中包括：會(huì)計(jì)報(bào)表、文字說(shuō)明以及附表備注，還有原始、記賬、匯總等憑證，明細(xì)賬、日記賬和總賬，還包括銀行對(duì)賬單和銀行余額調(diào)節(jié)表等工作。通常要對(duì)檔案范圍明確、熟知，講建設(shè)銀行會(huì)計(jì)企業(yè)和建設(shè)單位會(huì)計(jì)、預(yù)算會(huì)計(jì)和經(jīng)濟(jì)事業(yè)組成的基本憑證、報(bào)表和賬簿等材料。但是，各單位業(yè)務(wù)往來(lái)出現(xiàn)的文書(shū)，工作報(bào)告和總業(yè)務(wù)總結(jié)以及預(yù)算、設(shè)計(jì)、基本制度和方針政策都吧是歸檔建檔的工作范疇內(nèi)。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸檔，分為兩種選擇形式：第一種是從事會(huì)計(jì)工作人員將本年中報(bào)表、賬簿、以及憑證等方面整理和保管，當(dāng)在年終結(jié)算時(shí)，按照業(yè)務(wù)種類進(jìn)行明確分工，初步整理，按照規(guī)范的要求保管報(bào)表、憑證和賬簿等材料，將整理后選擇有價(jià)值存在的會(huì)計(jì)檔案交回企業(yè)檔案室進(jìn)行集中管理、永久保存。第二種是年終結(jié)算得到領(lǐng)導(dǎo)審批，將會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表和憑證，由會(huì)計(jì)部門(mén)專業(yè)人員進(jìn)行初編成冊(cè)，統(tǒng)一移交到本單位的綜合檔案室進(jìn)行整理保管。因?yàn)闀?huì)計(jì)部門(mén)通常會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)材料立卷建檔，能夠體現(xiàn)出檔案的形成過(guò)程，使會(huì)計(jì)檔案完整、齊全得到保障，充分的體現(xiàn)出會(huì)計(jì)責(zé)任的基本要求，從根本上能夠?qū)?huì)計(jì)檔案的質(zhì)量保證。

2會(huì)計(jì)檔案的重要性

（1）會(huì)計(jì)檔案不僅是財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，也是反映領(lǐng)導(dǎo)接受監(jiān)督，并且參與經(jīng)營(yíng)管理的重要信息資料，它能夠?qū)ξ磥?lái)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)行預(yù)測(cè)，使經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略更加迅速。會(huì)計(jì)檔案也能夠傳遞檔案管理的科學(xué)規(guī)劃方式，使決策發(fā)展會(huì)計(jì)信息過(guò)程得到控制，在經(jīng)營(yíng)管理方面有著一定的支持和促進(jìn)作用。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案對(duì)歷年的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和比較，能夠促進(jìn)企業(yè)部門(mén)、以及當(dāng)?shù)匚磥?lái)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展方向，為決策者提供更好的資料，有利于符合該企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展計(jì)劃。

（2）會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究的可靠資料。

建立會(huì)計(jì)檔案是為了能夠更好的建立管理體系準(zhǔn)確的記錄單位的經(jīng)濟(jì)和賬目的進(jìn)出，為日后發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，也為研究經(jīng)濟(jì)科學(xué)提供了系統(tǒng)完善的資料和依據(jù)。

（3）會(huì)計(jì)檔案是打擊犯罪的重要依據(jù)。

會(huì)計(jì)檔案能夠做到將各項(xiàng)會(huì)計(jì)活動(dòng)具體內(nèi)容進(jìn)行客觀的記錄，為打擊經(jīng)濟(jì)犯罪提供重要的原始資料依據(jù)，使一些經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)事實(shí)無(wú)從狡辯。

（4）會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)監(jiān)督的基礎(chǔ)資料。

在當(dāng)代社會(huì)的審計(jì)和稅務(wù)、工商、海關(guān)報(bào)關(guān)等行政機(jī)關(guān)檢查過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案是利用率較高的組成部分。經(jīng)過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行反復(fù)審核，確認(rèn)在審查過(guò)程中，會(huì)計(jì)處理是否真實(shí)，單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否合法，以及是否按照依法納稅等，一旦有經(jīng)濟(jì)問(wèn)題出現(xiàn)，要提出科學(xué)的改正意見(jiàn)。

3會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

（1）會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。

通過(guò)會(huì)計(jì)部門(mén)的專業(yè)人員對(duì)會(huì)計(jì)工作進(jìn)行工作延伸和年終總結(jié)，作為會(huì)計(jì)核算的成果，即為單位會(huì)計(jì)檔案資料，但是，由于專業(yè)會(huì)計(jì)人員在對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能做到非常熟練，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理知識(shí)卻了解的很少，對(duì)相關(guān)的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)更是一竅不通。會(huì)計(jì)人員僅會(huì)單純的記賬工作，對(duì)憑證單據(jù)的裝訂不明確，原始統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)憑證會(huì)出現(xiàn)遺忘和丟失等情況。

（2）會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范。

有部分單位的會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿和基本憑證以及整理完成的資料文件混亂，沒(méi)有明確的擺放位置，而對(duì)于活頁(yè)賬面沒(méi)有將其按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)封面進(jìn)行填寫(xiě)，未能夠按照年份、月份的時(shí)間順序排列整齊。還有些單位經(jīng)過(guò)裝訂后沒(méi)有按照要求進(jìn)行封貼，也出現(xiàn)在封貼處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員的簽名蓋章但已經(jīng)封貼完成的情況，以及封皮名稱，序號(hào)相關(guān)內(nèi)容填寫(xiě)不完全等常見(jiàn)現(xiàn)象。進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料在雙方交接時(shí)，按照固定規(guī)定的時(shí)期保存，在進(jìn)行查找的時(shí)候特別困難，由于應(yīng)銷毀檔案不能夠及時(shí)銷毀，容易被混淆；也會(huì)導(dǎo)致積累的檔案多，沒(méi)有足夠的存放室。

（3）會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范。

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作，有部分企業(yè)單位做的不完善，不能夠及時(shí)的將企業(yè)和個(gè)人的檔案上交到綜合檔案室加以保管，而是由會(huì)計(jì)人員自己保存管理；有部分企業(yè)單位沒(méi)有建立綜合檔案室，而根據(jù)檔案的類型，指派專業(yè)的工作人員進(jìn)行保存、管理；還有部分單位雖然有專業(yè)的檔案管理人員，但是沒(méi)有按時(shí)管理檔案。

4搞好會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

（1）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管出納不能兼管會(huì)計(jì)檔案。

對(duì)于已經(jīng)不再編制范圍內(nèi)的會(huì)計(jì)人員，要將會(huì)計(jì)檔案交回到本單位的綜合檔案室和財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行妥善的保管，不能自行存放。對(duì)沒(méi)有建立綜合檔案室的企業(yè)單位，暫由財(cái)會(huì)部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保由專人負(fù)責(zé)。

（2）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀。

各單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方面，需要嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)范進(jìn)行整理，當(dāng)會(huì)計(jì)檔案保管期達(dá)到規(guī)定年限的時(shí)候，要將其銷毀處理，根據(jù)單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，以及財(cái)會(huì)部門(mén)工作人員共同的鑒定，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查后，需要編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。對(duì)于機(jī)關(guān)和事業(yè)單位需要告知本單

位，經(jīng)過(guò)單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后方能銷毀；企業(yè)單位接受企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的詳細(xì)審查，經(jīng)過(guò)上級(jí)主管部門(mén)的批準(zhǔn)后可以銷毀處理。

（3）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。

在進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)，要選用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，將裝訂線封粘牢固，還要在封粘處加上會(huì)計(jì)人員專用的印章。認(rèn)真檢查封皮表面相關(guān)內(nèi)容要按順序項(xiàng)填寫(xiě)完整。裝訂完成后，按照月份的先后順序，將檔案放入會(huì)計(jì)檔案盒內(nèi)，將檔案盒面上的內(nèi)容進(jìn)行完整填寫(xiě)。在年終時(shí)，要按照規(guī)定封賬，對(duì)于活頁(yè)賬簿，要將空白賬頁(yè)全部取出，對(duì)已經(jīng)設(shè)置會(huì)計(jì)科目完成但是卻沒(méi)有業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)要予以保留。確定按照賬頁(yè)的編號(hào)順序?qū)ⅰ澳夸洝奔啊百~簿使用登記表”進(jìn)行填寫(xiě)，與賬簿一起裝訂。在裝訂后，要將裝訂線封粘牢固，專業(yè)的會(huì)計(jì)人員需要在封粘處加蓋印章并且簽名。

（4）完善會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。

會(huì)計(jì)檔案管理工作要進(jìn)行嚴(yán)格的辦理，如果會(huì)計(jì)檔案需要移交，要確保移交雙方的手續(xù)齊全，方能進(jìn)行交接，雙方的檔案員、會(huì)計(jì)人員、監(jiān)交人、報(bào)賬員要一同辦理交接手續(xù)，并且還要加蓋公章，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)工作，認(rèn)真檢查檔案是否齊全、完整，賬目與實(shí)際是否相符，案卷整理質(zhì)量是否按照規(guī)范操作。最后要確保交接憑據(jù)要一式三份，雙方單位都需要各自保留憑據(jù)。

（5）對(duì)會(huì)計(jì)人員在上崗前進(jìn)行加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，會(huì)計(jì)人員作為會(huì)計(jì)檔案整理的責(zé)任人，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷的質(zhì)量是目前的首要工作任務(wù)。根據(jù)會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理和認(rèn)知以及專業(yè)知識(shí)熟練的基本技能等方面的程度，決定會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的優(yōu)良。對(duì)此，會(huì)計(jì)人員首先要進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理和培訓(xùn)操作技能等基本知識(shí)掌握，在會(huì)計(jì)人員上崗培訓(xùn)的時(shí)候，所有培訓(xùn)人員都要從最基本的檔案資料基礎(chǔ)整理學(xué)起，更好的掌握檔案管理的基本操作技能和基礎(chǔ)知識(shí)，從根本上提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的基本整理工作的能力。

（6）對(duì)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管加大力度，根據(jù)檔案的實(shí)際情況，做到理論與實(shí)際相結(jié)合，將會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄、分類、編頁(yè)、排列、組卷、裝訂、移交等基本操作流程進(jìn)行詳細(xì)劃分。在對(duì)各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查中，確保將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理工作作為檢查重點(diǎn)，保證會(huì)計(jì)工作的檢查與監(jiān)督得到整體性和連續(xù)性。

5結(jié)束語(yǔ)

為進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理，財(cái)務(wù)部和國(guó)家檔案局共同發(fā)布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并隨后進(jìn)行了修訂，從法律的角度上強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，因此，只有嚴(yán)格按照各項(xiàng)法律法規(guī)的要求，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，不斷研究新問(wèn)題，提高會(huì)計(jì)人員責(zé)任心和使命感，會(huì)計(jì)檔案工作才會(huì)取得不斷的進(jìn)步。

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