事業(yè)單位檔案管理模式分析

李繼萍

摘要：

對事業(yè)單位所組織的工作活動記錄進行事業(yè)單位的檔案管理整理，目前，將事業(yè)單位的工作檔案整理好是事業(yè)單位能夠健康穩(wěn)定發(fā)展十分重要的價值和意義。因為現(xiàn)在事業(yè)單位對檔案管理不關(guān)注，管理不到位，并且配套設(shè)施也不夠完善，導(dǎo)致管理檔案過程中出現(xiàn)許多問題，通過對事業(yè)單位檔案工作管理出現(xiàn)問題，相關(guān)人員提出創(chuàng)新檔案管理制度和措施，使事業(yè)單位在檔案管理方面能夠健全發(fā)展。

關(guān)鍵詞：

檔案管理；事業(yè)單位；管理模式

中圖分類號：

F27

文獻標識碼：A

文章編號：16723198（2014）22006702

從改革開放時期至今，很多事業(yè)單位關(guān)于檔案管理方面的工作逐漸變得完善，但是由于管理水平有限，還存在著不完善的問題，在檔案管理方式上也存在著很多不足之處，如果管理人員未能及時發(fā)現(xiàn)并且解決出現(xiàn)的問題，有些問題嚴重就會造成事業(yè)單位出現(xiàn)不良后果，所以，事業(yè)單位要對檔案管理出現(xiàn)類似問題及時發(fā)現(xiàn)并且妥善處理，隨著時代發(fā)展日益需求，使管理工作向更好的方向發(fā)展。

1事業(yè)單位檔案建設(shè)管理原則

1.1職責(zé)、權(quán)益兼顧原則

進行事業(yè)單位檔案管理制度制定的過程里，工作人員要對每個人工作職責(zé)、工作性質(zhì)以及領(lǐng)導(dǎo)干部所擁有的管理權(quán)力認真總結(jié)，并做好記錄。其中包括事業(yè)單位管理檔案人員，必須要能夠做到負責(zé)文件管理的確認無誤，使管理目標科學(xué)的設(shè)定，并及時做好歸檔工作，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要不定期的做好檔案的檢查和指導(dǎo)。責(zé)任要明確，確保員工的合法利益受到保護。對事業(yè)單位檔案管理要制定明確的管理制度，從而確保員工的合法權(quán)益，同時使領(lǐng)導(dǎo)者管制職責(zé)的基礎(chǔ)上對檔案管理做到全面了解，而且對各個方面都要明確規(guī)定管理的基本原則。

1.2制定、執(zhí)行并重原則

在對檔案管理工作進行制度建設(shè)時，要保證其主導(dǎo)思想根據(jù)事業(yè)單位各個部門獨有特色來進行考慮，經(jīng)過總結(jié)能夠得出一套科學(xué)、系統(tǒng)完善理性的各部門檔案管理制度。但是，是否能夠充分的調(diào)動單位人員的管理積極性，以及需要對各個檢驗部門的管理制度進行完善，是否有利于本單位長遠的經(jīng)濟發(fā)展，其主要問題在于管理制度能夠執(zhí)行的程度。

2事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1對檔案管理工作重視程度

在事業(yè)單位中，有部分的單位已經(jīng)建立檔案基本的管理體系，但是能夠做到領(lǐng)導(dǎo)落實以及監(jiān)督系統(tǒng)的基本實施不多；就會導(dǎo)致檔案在最初的整理時不規(guī)范、不完善，管理方面也不符合檔案管理基本制度的標準，出現(xiàn)檔案混亂的現(xiàn)象也很常見；有一部分事業(yè)單位則會在未進行檔案鑒定工作的情況下，不能按照規(guī)定的程序直接銷毀原應(yīng)歸檔管理的材料以及相關(guān)文件等。

2.2檔案管理工作的硬件設(shè)施不完善

由于事業(yè)單位的檔案管理長期被管理人員所忽視，對此，單位在進行系統(tǒng)的檔案管理方面投入資金也會有明顯不足之處，這也就是在實施過程中使許多單位中，出現(xiàn)檔案管理設(shè)備老化以及不足的首要因素，管理人員在進行基本的檔案管理工作時，所需要的費用也不能得到保障，不會受到管理人員的重視，部分事業(yè)單位即便有對應(yīng)的檔案管理室以及配套的檔案管理系統(tǒng)，但在實際的工作中，由于對檔案管理硬件更新缺乏精力投入和按時的系統(tǒng)維護，會導(dǎo)致單位本身具備完善管理室以及硬件系統(tǒng)、基本設(shè)施等逐漸老化并廢棄，使其無法滿足現(xiàn)代單位的檔案管理需求，會出現(xiàn)規(guī)范和統(tǒng)一方面與實際標準要求有很大的差距，不能夠達到現(xiàn)有的檔案更新和保管工作最新標準要求。

2.3檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

有一部分事業(yè)單位其檔案管理人員還擔任別的職位，所以很難將時間與精力全部放在日常的業(yè)務(wù)管理中，這樣在進行工作時，如果出現(xiàn)需要進行工作的頻繁變動，忽略檔案管理工作，常年檔案管理累積欠缺，會造成事業(yè)單位檔案管理的工作持續(xù)性和穩(wěn)定性的不良后果。

3事業(yè)單位檔案管理模式的發(fā)展策略

3.1提高對檔案管理工作的重視程度

作為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，首要工作是加強檔案管理基本建設(shè)，需要對檔案管理的硬件上給予一定的資金幫助。首先事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，要從檔案管理建設(shè)思想上認識到其重要性，并且要樹立科學(xué)的檔案管理思想，使檔案管理工作進行大力推廣逐漸統(tǒng)一化。事業(yè)單位的檔案管理設(shè)施和檔案管理與這些設(shè)備的投入以及單位的發(fā)展，都具有十分重要的意義。

3.2提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

事業(yè)單位的檔案管理人員要按照相關(guān)規(guī)定進行常規(guī)的組織學(xué)習(xí)以及拓展培訓(xùn)，通過單位員工對于事業(yè)單位檔案管理的重視程度不斷提高，把檔案管理工作作為重要的任務(wù)。這項工作需要事業(yè)單位建立起適合本單位的檔案管理考核達標制度；同時也要建立一支具有高素質(zhì)的專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)隊伍，需要對事業(yè)單位的檔案管理工作進行定期的仔細檢查與科學(xué)的指導(dǎo)。

4現(xiàn)代企業(yè)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

（1）在我國迅速崛起的就是現(xiàn)代企業(yè)管理制度。我國部分企業(yè)都實現(xiàn)了主體多元化。由于企業(yè)的組織形式各有不同，企業(yè)的投資主體也有所不同，這樣就呈現(xiàn)出現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理有著多樣性?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理要全面落實可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，首先要進行觀念不斷創(chuàng)新，還要與時俱進，提高自身的價值，最后，使檔案在各種性質(zhì)的企業(yè)服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟效益。

（2）檔案的管理模式受到企業(yè)所有制以及企業(yè)的組織形式所產(chǎn)生的影響。計劃經(jīng)濟時代的產(chǎn)物就是傳統(tǒng)的檔案管理基本模式，中國特有的國營、集體經(jīng)濟，使企業(yè)在檔案管理模式受到限制，完全統(tǒng)一的標準。在現(xiàn)代化企業(yè)中，市場主體多元性是顯著的特征，自主經(jīng)營是對每一個企業(yè)的要求，并且每個企業(yè)都享有高度的自主權(quán)。對此，企業(yè)檔案的管理模式需要將傳統(tǒng)的機制進行改變，并且做到不斷探索新的、高效的、符合當前企業(yè)的發(fā)展需要管理機制，順應(yīng)時代發(fā)展，確?，F(xiàn)代企業(yè)的需求。

（3）現(xiàn)代企業(yè)制度要做到：政企分開，產(chǎn)權(quán)清晰，科學(xué)管理，明確權(quán)債?，F(xiàn)代企業(yè)制度要符合現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理方式，一方面要選用傳統(tǒng)的檔案管理方法，取其精華，去其糟粕；另一方面，對出現(xiàn)傳統(tǒng)方式方法、不適應(yīng)的機制，要進行科學(xué)的改革。所以，對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式以及傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式產(chǎn)生的影響進行區(qū)分，選擇適合現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的基本體制，并且進行適當?shù)母母铩?/p>

（4）科技競爭和人才競爭以及時間競爭是現(xiàn)代企業(yè)主要的競爭目標，對于大多數(shù)企業(yè)單位，企業(yè)現(xiàn)行檔案是企業(yè)科技情報以及信息的基本載體，企業(yè)今后客戶情況、發(fā)展規(guī)劃、營銷策略等方面都能夠在檔案中找到答案，也是企業(yè)在發(fā)展的過程中真實記錄，各單位的檔案都是企業(yè)的重要機密文件，它們能夠關(guān)系到企業(yè)的未來發(fā)展以及經(jīng)濟效益，甚至?xí)P(guān)系到企業(yè)的存亡問題。

（5）當代的數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化、先進的計算機技術(shù)和通訊技術(shù)組成了高新信息技術(shù)，為順應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理留下深刻的影響。在企業(yè)的基本檔案領(lǐng)域，檔案是信息資源主要組成部分，由于收到傳統(tǒng)統(tǒng)計方式的影響，其發(fā)展落后于現(xiàn)代企業(yè)制度的基本發(fā)展。要根據(jù)企業(yè)自身的檔案管理體制，對企業(yè)管理機制不斷創(chuàng)新、不斷完善，用網(wǎng)絡(luò)來使用企業(yè)檔案，為企業(yè)發(fā)展等提供便利服務(wù)。

（6）檔案是將人類活動情況進行準確記錄，是不斷發(fā)展先進的生產(chǎn)力以及工具的載體，檔案的價值是經(jīng)過對檔案管理的實現(xiàn)。現(xiàn)代企業(yè)在不斷發(fā)展，檔案的管理能力也要不斷創(chuàng)新，不斷提升規(guī)模。要使企業(yè)員工的檔案意識提高，使員工能夠充分認識到檔案是維護歷史真實面貌重要依據(jù)。

（7）要不斷的將服務(wù)方式進行創(chuàng)新。檔案是每個單位對員工規(guī)定的一種個人信息資料的來源，檔案的價值不是作為載體的檔案本身，而是在于能夠提供有利的價值。是企業(yè)在生產(chǎn)、建基、營銷等方面的基本服務(wù)。改變傳統(tǒng)的模式，將其變被動服務(wù)為主動服務(wù)，只有積極的服務(wù)社會，服務(wù)企業(yè)，才能夠凸顯出企業(yè)檔案的強大信息功能。

（8）堅持以人為本的科學(xué)發(fā)展觀為核心。人是加強檔案管理發(fā)展核心動力、基礎(chǔ)和前提。檔案管理在企業(yè)中，要做到落實科學(xué)發(fā)展觀，把堅持以人為本，樹立人才資源作為首要目標。大力加強檔案人員的培訓(xùn)力度，通過選用多種形式、方法接受培訓(xùn)的檔案人員加以鼓勵，使其更好的學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技能和專業(yè)知識，以及現(xiàn)代化的科學(xué)管理經(jīng)驗，從根本上能夠提高現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新基本能力。

5總結(jié)

在現(xiàn)階段的歷史條件下，事業(yè)單位檔案管理工作是與時代發(fā)展的檔案管理模式原則緊密相關(guān)的，有些事業(yè)單位存在著檔案管理模式方面問題，會影響事業(yè)單位在管理檔案工作阻礙事業(yè)單位經(jīng)濟與對社會服務(wù)功能的充分發(fā)揮。事業(yè)單位對檔案管理工作要有創(chuàng)造性地進行實施，這也就是共同推進事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的主要因素，從根本上維護保管和服務(wù)檔案工作作為主要的職能體現(xiàn)以及時代發(fā)展的基本工作。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理要全面貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，選擇正確的科學(xué)發(fā)展觀作為新時代的理念和方式，保證檔案管理符合現(xiàn)代化需要標準，敢于開拓創(chuàng)新，不斷進取，同現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展共進退，使現(xiàn)代企業(yè)在生產(chǎn)、建基、營銷等過程中，步入嶄新的臺階。

參考文獻

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