檔案管理存在的問題及對策研究

王楓

摘 要 本文通過研究，指出在檔案管理工作中存在的問題，并提出了解決的策略，對于提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率具有積極的意義。

關(guān)鍵詞 檔案管理 問題 解決策略 研究

檔案管理是一種機密性與專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，要通過有效手段解決檔案管理中存在的問題，不斷創(chuàng)新工作，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

一、檔案管理工作中存在的問題分析

1、有關(guān)單位和領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不夠

長期以來，檔案管理工作得不到相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視，一部分領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識不到檔案管理工作的重要性，他們認(rèn)為，檔案管理工作就是簡單地抄抄寫寫，做下登記，并對相關(guān)材料進行保管，認(rèn)為這種工作只是事務(wù)性的工作，不能為單位創(chuàng)造財富，創(chuàng)造經(jīng)濟效率，因此，不把檔案管理作為單位的重要工作。他們認(rèn)為，檔案管理工作只要守好，不丟失有相關(guān)檔案，不泄露有關(guān)機密，能夠應(yīng)對外調(diào)、查檔就行了。對檔案管理工作的不重視影響檔案管理工作的發(fā)展。

2、檔案管理力量薄弱，管理水平不高。

現(xiàn)在從事檔案管理工作的人員大多數(shù)沒有經(jīng)過專業(yè)化的檔案管理知識培訓(xùn)活動，沒有系統(tǒng)化地學(xué)習(xí)過檔案管理有關(guān)知識，他們不能有效認(rèn)識檔案管理的重要性，不能熟練掌握管檔要求，做好檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等工作，這些都影響檔案管理者的管理水平。另外，作為檔案管理人員，有很多都是身兼數(shù)職，這樣，必定難以全心全意地投入到檔案管理工作中去，難以把檔案管理工作做好。比如，由于管理人員的精力投入不足，在日常事務(wù)中往往只是將材料放入檔案盒中，而不對其進行及時的整理和歸檔，甚至，由于檔案管理者自身管理水平不高的原因，會造成歸檔材料的不真實，不準(zhǔn)確，這些都是檔案管理工作中存在的問題。

3、檔案管理硬件設(shè)施不完善

要保證檔案管理工作的有效運行，需要有完善的硬件設(shè)施作為支持，但現(xiàn)在許多單位，對檔案管理必備條件的解決上，有很多都是流于形式，個別單位沒有專用的檔案室，有的單位的檔案很多，但檔案室很狹小，潮濕，“六防”設(shè)備沒有落實，很多珍貴的檔案材料，在檔案室里都產(chǎn)生了霉變、蟲蛀現(xiàn)象，這些既嚴(yán)重檔案的美觀整潔，又影響到檔案的完整性。甚至有的單位的檔案室里缺乏必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾等基本材料，這些都嚴(yán)重影響檔案管理工作的發(fā)展。

二、解決檔案管理中存在問題的策略

1、單位加強對檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

要提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就要通過有效手段提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理人員的隊伍建設(shè)，能夠把一些政治信仰高的，作風(fēng)正派的、有責(zé)任心的人員挑選出來作為從事檔案工作的管理人員，更要注重對檔案管理人員的教育和培養(yǎng)，要關(guān)心他們的工作，生活，能夠有效調(diào)動他們的工作積極性和主動性，提高他們工作的創(chuàng)造性。

單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，要通過又通過有效手段引導(dǎo)檔案管理著進行自學(xué)，參加培訓(xùn)等活動，使檔案管理人員熟練掌握檔案管理工作的各個重要環(huán)節(jié)，了解檔案管理工作的基本要求，并能夠掌握一些科學(xué)的管理方法，提高管理者文化素養(yǎng)，以此方式提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

2、加強檔案管理制度建設(shè)

相關(guān)部門和單位要想提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還需要認(rèn)真健全并落實檔案管理的各項制度。建立檔案管理工作制度要遵循下列要求：第一，規(guī)章制度的建立要遵循合理性和科學(xué)性的原則。相關(guān)單位要能夠認(rèn)真研究本單位的特點，研究本單位檔案管理的實際情況，在此基礎(chǔ)上建立科學(xué)完善的檔案管理制度。第二，檔案管理制度要簡明而實用。檔案管理制度的建立要具有可操作性，能夠以方便實用為原則，這樣，才能有效提高制度的可操作性，才能使制度真正發(fā)揮功用，而不至于成為一紙空文，這樣，才能發(fā)揮制度的指導(dǎo)意義，才能發(fā)揮制度的規(guī)范作用，才能促進檔案管理工作的有效開展。第三，保證制度的約束力和嚴(yán)肅性。檔案管理制度要發(fā)揮重要的作用，就必須具有約束力，這種約束力既是對領(lǐng)導(dǎo)而言，也是對員工而言。只有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真執(zhí)行規(guī)章制度，認(rèn)真按照制度辦事，才能促使其他員工遵守制度。因此，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真按制度辦事，做制度的制定者執(zhí)行者，又要作制度的被約束者。這樣，才能保證制度的約束力。另外，要想使有關(guān)的檔案管理制度發(fā)揮功用，還必須保證制度的嚴(yán)肅性。相關(guān)部門要保證在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，能夠做到有功必賞、有過必罰，要尊重制度的權(quán)威，保證制度執(zhí)行的力度。

3、檔案管理人員要提示自己的信息化現(xiàn)代化的檔案管理水平

隨著各種檔案數(shù)量的不斷增加，給檔案管理工作提出了更高的要求。要想成功應(yīng)對檔案管理工作中的新情況，新問題，就需要不斷提高檔案管理工作者的現(xiàn)代化信息化管理水平。

新時期的檔案管理者要具備較強的責(zé)任性，要具有工作的積極性和熱情，并切懂得檔案管理的專業(yè)知識，具有一定的檔案管理專業(yè)水平，另外，在現(xiàn)在的信息時代，檔案管理者更需要能夠熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段進行檔案管理，這樣，才能成功解決工作中遇到的問題。

作為檔案管理人員，要不斷學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識，不斷為自己充電，要不斷開拓自己的視野，廣泛學(xué)習(xí)與檔案管理有關(guān)的各種知識，優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，要能夠在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，不斷提高自身的綜合素養(yǎng)，這樣，才能成為合格的檔案管理者。

作為檔案管理者要能夠掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能，尤其是掌握檔案管理的數(shù)字化、信息化應(yīng)用技術(shù)，這應(yīng)該成為檔案管理工作者的重點研究對象。檔案管理者要明白，檔案管理工作與辦公自動化息息相關(guān)，一篇文稿的起草、修改、刪減、檢索和打印、登記、匯集、統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)的工作都離不開辦公自動化，作為檔案工作人員，只有掌握了這一現(xiàn)代技術(shù)，才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的需要，才能有效提高自己的檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，檔案管理者認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代技術(shù)手段進行檔案管理是很重要的。

總之，檔案管理工作是很重要的，相關(guān)單位和領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，并能夠認(rèn)真分析檔案管理工作中存在的問題，通過有效策略解決問題，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，這樣，檔案管理工作才能獲得有效的發(fā)展。

參考文獻：

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（作者單位：河南省周口職業(yè)技術(shù)學(xué)院）