論如何做好財務檔案管理工作分析

門乾榮

【摘 要】隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展以及社會主義現(xiàn)代化建設的逐步完善，企、事業(yè)單位面臨的競爭壓力越來越大。眾所周知，財務管理和資金的有效利用是保證單位在競爭中立于不敗之地的關鍵。近年來，人們也逐漸認識到了，想要促進單位進一步發(fā)展，不僅要完善會計人員的相關工作，提高資金利用效率，還要切實加強財務檔案管理工作，做好企、事業(yè)單位有關資金材料、報告等各方面的搜集歸納工作。只有這樣，才能保證單位資金的合理利用，減少浪費，并以檔案內(nèi)容為依據(jù)做出正確的決策，為企業(yè)的進一步發(fā)展奠定堅實的基礎。

【關鍵詞】財務；檔案管理；工作分析；有效性

文章編號：ISSN1006—656X（2013）12-0176-02

進入21世紀以來，尤其是我國加入WTO組織以后，各單位之間的競爭日漸激烈。財務管理水平作為衡量一個單位綜合管理能力的重要指標，更是受到了社會各界的廣泛關注。財務檔案能夠準確反映單位資金的利用情況，是領導決策的主要依據(jù)，也是企、事業(yè)單位檔案管理工作的重點。雖然，近年來我國各單位都在加強對財務檔案的管理工作，但是由于傳統(tǒng)觀念的束縛以及管理人員水平素質(zhì)的限制，都使得我國單位的財務管理工作仍處于落后階段，其中存在的問題也逐步暴露了出來，在很大程度上阻礙了正確決策，不利于單位的未來發(fā)展。針對這樣的現(xiàn)象，本文就簡單闡述一下我國財務檔案管理工作的含義，提出其所存在的主要問題，并分析行之有效的管理對策加以完善，從而保證財務管理工作的有效實施，幫助企業(yè)領導者更好的了解資金情況，并增強其競爭力。

一、財務檔案的內(nèi)涵

想要做好財務檔案管理工作，并促進單位的進一步發(fā)展，首先就要明確其主要含義。顧名思義，財務檔案就是指單位內(nèi)部有關財務情況的資料檔案，是機關、企業(yè)單位、事業(yè)單位等在經(jīng)營過程中，對自身的財務活動和資金利用狀況進行的記載。而財務檔案管理工作則是對這些資料進行科學管理和分析的對策。財務檔案能夠準確反映單位近幾年的資金使用情況和債務盈虧，是反映單位經(jīng)濟活動的第一手資料，也是企業(yè)領導者制定戰(zhàn)略計劃的主要依據(jù)。財務檔案的有效管理，能夠確保單位資料的完整健全，實現(xiàn)資金的合理利用，并保證決策的正確性。但是，由于財務檔案管理工作介于財務工作和檔案管理工作之間，所以很多單位都忽略了其重要意義，使其成為了單位工作的難點。

二、財務檔案管理工作存在的主要問題

第一，財務檔案管理意識相對薄弱。據(jù)調(diào)查了解到，目前很多單位的財務人員都沒有重視起財務檔案管理工作，認為會計工作就是財務檔案管理工作，對兩者的界定相對模糊，沒有認識到財務檔案管理工作的重要意義，忽略了財務檔案內(nèi)容是企業(yè)的基本資料，是單位進行決策的重要依據(jù)。這樣一來，就會導致單位內(nèi)部的財務資料不健全，經(jīng)常出現(xiàn)內(nèi)容丟失的現(xiàn)象，在決策過程中經(jīng)常出現(xiàn)失誤，進而影響單位的正常運行，造成不可估量的經(jīng)濟損失。

第二，管理制度不健全。財務檔案管理制度是保證工作能夠順利進行的前提，是科學的管理方法。但是，目前大多數(shù)單位都沒有健全有關財務檔案管理工作的規(guī)章體系，其中不僅沒有工作的具體流程和細節(jié)，甚至有關財務檔案管理的大框也相對缺乏，致使財務資料的分類不規(guī)范，工作流程混亂，造成出現(xiàn)問題互相推諉的現(xiàn)象，阻礙了企業(yè)資金的合理利用，不利于單位經(jīng)濟效益的提升。

第三，財務歸檔工作不規(guī)范，相關基礎設施不完善。現(xiàn)如今，很多單位的財務歸檔工作缺乏規(guī)范性，歸檔內(nèi)容只限于憑證的收集和帳表的制作，有關單位合同、登記憑證、票據(jù)領用、資產(chǎn)評估、檢驗報告等資料的管理都相對匱乏，難以實現(xiàn)全面歸檔和全面管理。與此同時，單位內(nèi)部也沒有結合實際情況對其進行嚴加管理，資料錯亂的現(xiàn)象時有發(fā)生。

另外，有關財務檔案管理的設施也相對落后，沒有根據(jù)相關要求建立專門的儲存室，也沒有專人進行管理。即便有些單位設立了專門的儲存地點，但是卻沒有定期對其進行檢查，內(nèi)部的空氣環(huán)境惡劣，安全保護措施差，導致檔案資料受潮、發(fā)霉，甚至出現(xiàn)被他人惡意篡改和丟失的現(xiàn)象，嚴重阻礙了工作的順利進行。

第四，相關管理人員的工作能力和素質(zhì)水平有待進一步加強。財務檔案管理者是保證資料完善保管的關鍵，是單位財務工作者中的重要人員，他們的能力水平和道德素質(zhì)對單位的未來發(fā)展具有舉足輕重的影響。但是目前很多單位聘請的工作者大多缺乏管理經(jīng)驗，沒有扎實的業(yè)務功底作基礎，道德素質(zhì)也相對滯后，沒有明確自身工作的重要意義，對國家有關財務檔案管理的制度法規(guī)不了解，有些單位甚至就沒有派專人進行管理。這樣一來，經(jīng)常導致財務檔案資料的丟失，管理部門之間交叉錯亂，信息不健全，甚至出現(xiàn)以權謀私，改動資料的現(xiàn)象，使企業(yè)的進一步發(fā)展受到了阻礙。

三、做好財務檔案管理工作的主要對策

從上述內(nèi)容中，我們已經(jīng)清晰直觀的看到了單位在財務檔案管理過程中存在的主要問題，并明確了其內(nèi)涵。為了保證單位財務檔案管理的有序性，促進企業(yè)良好發(fā)展，就一定要對其加以完善，明確相關的制度規(guī)章，從而保證工作有序進行。

（一）增強單位人員的財務檔案管理意識

意識水平的提升，是保證財務檔案管理工作有效性的關鍵，是確保工作順利進行的基礎。因此，各單位要加大宣傳力度，使企業(yè)全體人員都認識到財務檔案管理工作的重要意義。首先，單位領導者要明確財務檔案管理有序性對企業(yè)正確決策的重大影響，并通過完善自我來起到帶頭作用，從而保證上行下效。其次，財務檔案管理人員也要意識到自身工作與企業(yè)發(fā)展的密切聯(lián)系，在工作過程中能夠完善自己的行為，樹立為企業(yè)服務的意識，從而確保工作的有效性。最后，單位內(nèi)部的所有員工也要加強對財務檔案管理工作的了解，在平時的工作中，發(fā)揮自己的監(jiān)督作用，加大監(jiān)管力度，從而為企業(yè)的進一步發(fā)展貢獻自己的一份力量。

（二）健全完善財務檔案管理的制度體系

俗話說“沒有規(guī)矩不能成方圓”，想要做好任何事情都要有健全完善的規(guī)章體系作基礎，單位的財務檔案管理工作亦是如此，沒有規(guī)范嚴格的規(guī)章就好比無本之木，無法保證工作的有效性。眾所周知，單位的財務檔案涉及的內(nèi)容和資料繁雜，管理工作受到的阻力較多。為了更好的實施工作，保證管理效力，各單位要根據(jù)自身的實際情況健全完善財檔檔案管理制度。明確管理人員的具體工作，落實責任制，并細化內(nèi)部的工作細則和具體流程，避免出現(xiàn)問題互相推諉的現(xiàn)象，根據(jù)國家有關規(guī)定進一步細化內(nèi)部規(guī)章，從而更好的規(guī)范檔案的收集、整理、移交、歸檔、保存等工作，實現(xiàn)資料的科學管理。

（三）注重財務檔案的分類工作以及基礎設施的建設

單位內(nèi)部涉及到的資料數(shù)據(jù)眾多，為了確保財務檔案的規(guī)范性，就一定要做好檔案的分類工作。建立財務檔案數(shù)據(jù)庫，使用電子文檔對其進行歸檔，并細化具體的分類內(nèi)容。例如可以將會計賬簿、會計憑證、合同管理、票據(jù)管理、財務報告等進行嚴格分類，細化具體的電子信息歸檔內(nèi)容，使其走上電子化道路，從而提高工作效率。

另外，單位還要完善財務檔案管理工作的設備設施，逐步改進以往管理中設施的落后性，逐漸增加資金的投入力度，將信息化技術引入其中，并設立專門的檔案管理庫，做好內(nèi)部通風、用電等工作。與此同時，單位的財務檔案管理人員還要定期對設備設施進行檢測和維修，經(jīng)常對其進行打掃，保證檔案儲存室的清潔衛(wèi)生，避免出現(xiàn)資料遺失和篡改的現(xiàn)象，確保檔案不會丟失和損壞。另外 ，單位內(nèi)部的財務檔案管理人員還要健全滅火器、溫度計、干燥劑等基礎設備，當儲存室出現(xiàn)危險現(xiàn)象的時候，要能夠及時進行處理。

（四）提高財務檔案管理者的能力素養(yǎng)

財務檔案管理者的專業(yè)管理水平和素質(zhì)修養(yǎng)是工作能夠順利進行的重要前提，是檔案有效管理的關鍵。因此，各單位一定要派專人對財務檔案進行管理，并逐步提高他們的業(yè)務能力，加強監(jiān)管力度。

首先，單位要做好財務檔案管理人員的選拔工作，挑選管理能力強，素質(zhì)過硬的人員進行上崗，并對其進行崗前培訓，進一步完善他們的專業(yè)能力。在此基礎上，還要對他們進行法律知識和規(guī)章的教育，使其明確了解國家有關財務檔案管理的制度規(guī)范，避免在工作中出現(xiàn)違法亂紀現(xiàn)象，能夠規(guī)范自己的行為。

其次，單位要定期組織培訓，結合社會實際和單位情況提高財務檔案管理者的能力素養(yǎng)，通過開展大型講座等方式來對單位財務檔案管理者進行教育和培訓，從而適時的規(guī)范工作思路，培養(yǎng)他們的科學思想。

再次，單位還可以實施“引進來與走出去”并存的發(fā)展戰(zhàn)略，即堅持不斷引進有能力的人員到單位來進行工作，并派遣內(nèi)部專業(yè)能力和道德素養(yǎng)都過硬的潛力股對外進行交流學習。加強與兄弟單位之間的聯(lián)系，實現(xiàn)工作者的交流溝通，使他們從對方身上看到自己的不足，并能夠切實予以完善。

最后，財務檔案管理者自身也要明確工作的重要性，并利用業(yè)余時間進行學習，加強專業(yè)技能，學會新技術的運用。具體來說，單位財務檔案管理者要真正了解自身工作的重要意義，多讀書，多學習，不僅要提高自身的管理水平，還要完善綜合素質(zhì)，并通過積極參加課后培訓班等方式來提升自我。只有這樣，才能真正提高自己的水平，實現(xiàn)自我完善，在激烈的競爭中不被社會所淘汰，為企業(yè)更好的服務。

四、結束語

總而言之，隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展、單位企業(yè)的不斷進步以及財務工作的進一步完善，財務檔案管理已經(jīng)成為了企業(yè)不容忽視的重要工作。為了有效避免財務檔案管理問題的出現(xiàn)，實現(xiàn)資金的合理利用，并保證決策的科學性，增強企業(yè)競爭力。單位內(nèi)部一定要完善與財務檔案管理相關的制度規(guī)章，提高管理者的能力素養(yǎng)，細化內(nèi)部的管理內(nèi)容，并堅持先進設備的創(chuàng)新運用，做好檔案的歸檔工作。只有這樣。才能保證資料的健全完善，促進單位順利發(fā)展，提高經(jīng)濟效益。

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