淺談林業(yè)檔案的信息化

周晶

（黑龍江省林業(yè)設(shè)計研究院，黑龍江 哈爾濱150040）

計算機技術(shù)和通信技術(shù)的成功融合和廣泛應(yīng)用，使信息產(chǎn)業(yè)迅速發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施明顯改善，信息化已成為全球共同的路徑選擇，成為世界各國的發(fā)展戰(zhàn)略，成為各行各業(yè)的建設(shè)重點。林業(yè)檔案信息化是當(dāng)代林業(yè)檔案學(xué)理論和實踐的核心任務(wù)。

1 林業(yè)檔案信息化建設(shè)

1.1 林業(yè)檔案管理現(xiàn)代化

林業(yè)檔案管理現(xiàn)代化涉及檔案從收到管以及用的各個環(huán)節(jié)，主要是如何最大限度延長檔案壽命，利用計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)林業(yè)檔案信息資源，形成豐富的館藏，采用先進的管理技術(shù)和設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性和創(chuàng)造性，逐步實現(xiàn)林業(yè)檔案管理系統(tǒng)化、信息化、智能化。

1.2 我國檔案信息化的發(fā)展階段

從20世紀(jì)70年代至今，從推進方式、建設(shè)規(guī)模、建設(shè)重點、檔案管理方法革新程度等角度，我國檔案信息化大致經(jīng)歷了起步、成長、提升三個階段。我國檔案信息起步于個別單位自發(fā)性的研究和實驗。20世紀(jì)80年代應(yīng)用在檔案管理中的信息技術(shù)裝備主要是單機系統(tǒng)，當(dāng)時研發(fā)的管理軟件主要也是單機版，當(dāng)時，著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)出臺，文檔一體化計算機輔助管理軟件產(chǎn)生。20世紀(jì)90年代，檔案信息化建設(shè)推進方式仍以機構(gòu)自發(fā)開展，分頭探索為主，到21世紀(jì)初，檔案管理軟件的應(yīng)用較為普遍，但總體上檔案信息化得到的外部支持仍然較少，面向檔案信息化工作社會服務(wù)水平不高，檔案輔助管理軟件的建設(shè)仍然是檔案信息化成長階段的發(fā)展重點，20世紀(jì)90年代中期，電子文件開始大量產(chǎn)生，鑒于電子文件將是信息社會檔案管理的主要對象，電子文件歸檔與管理迅速成為人們關(guān)注的焦點。21世紀(jì)之后，信息化被提升到國家戰(zhàn)略的高度，檔案信息化開始整體推進，投入增加，信息基礎(chǔ)設(shè)施進一步完善，機構(gòu)內(nèi)部通過局域網(wǎng)傳遞檔案信息服務(wù)非常普遍，所以館藏數(shù)字化為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案信息服務(wù)提供資源基礎(chǔ)，成為各檔案機構(gòu)開展信息化工作的必備內(nèi)容。

1.3 林業(yè)檔案信息化的意義與發(fā)展原則

林業(yè)檔案信息化的意義深遠，任務(wù)繁重，要實現(xiàn)其穩(wěn)健快速的發(fā)展，需要堅持注重效益、統(tǒng)籌規(guī)劃、需求導(dǎo)向、保障安全的原則。檔案信息化的開展，尤其是電子文件管理的探索，孕育出新的來源觀、后保管模式、文件連續(xù)體等新的基礎(chǔ)理論；以較少的人力、物力、時間完成較高質(zhì)量或較多數(shù)量的工作，從而促進了管理效率的提高；以更為恰當(dāng)?shù)姆绞綄⒏S富的信息提供給利用者，促進了服務(wù)水平的提高，開闊了視野，觀念得到更新，提高了素質(zhì)，豐富了公眾的信息生活，促進了信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

2 電子文件管理

2.1 電子文件的概念和技術(shù)特點

電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。其具有信息的系統(tǒng)依賴性、非人工識讀性、易變性、可操作性、可共享性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息存儲的分散性、高密度性等技術(shù)特點。

2.2 電子文件管理的目標(biāo)和方法要點

電子文件管理保證電子文件的真實性、完整性、可讀性和可用性這4個最基本的質(zhì)量目標(biāo)。電子文件的管理要遵循全程管理原則，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命過程實施連續(xù)管理，是追求整體效益最佳化的要求。還要遵循前端控制原則，前端控制是全程管理的必然延伸，自電子文件形成階段開始便實現(xiàn)檔案管理功能，對電子文件管理流程加以優(yōu)化，采用基于職能的管理方法，將元數(shù)據(jù)作為電子文件管理的基本工具，以電子文件管理軟件為中心實施管理。

2.3 電子文件的分類與鑒定

電子文件有實體分類和信息分類兩種。電子文件鑒定工作是判斷電子文件信息的有用程度及有用程度是否具有實現(xiàn)的可能，內(nèi)容鑒定是核心，技術(shù)鑒定是保障。內(nèi)容鑒定的方法主要是職能鑒定法，當(dāng)然也不排除逐件鑒定的直接鑒定法，內(nèi)容鑒定要經(jīng)過制定電子文件保管期限表、將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)并予以維護、歸檔、期滿、進館鑒定五個步驟來進行。技術(shù)鑒定需要在電子文件生命周期中多次開展，每一次技術(shù)環(huán)境的變換都需要對電子文件的技術(shù)狀況進行檢測和定期開展。

2.4 電子文件的歸檔與保管

歸檔是賦予有保存價值的電子文件以檔案身份的過程，電子文件歸檔的主要對象是經(jīng)過鑒定需要保存的電子文件，歸檔同時還要考慮收集支持軟件、原數(shù)據(jù)以及相關(guān)管理信息、其他載體形式的文件、紙質(zhì)或縮微拷貝等相關(guān)材料。電子文件歸檔分物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式。電子文件歸檔時間分實時歸檔和定期歸檔兩種。電子文件歸檔需要做到齊全完整、真實有效、格式規(guī)范、多套保存、經(jīng)過分類等五個質(zhì)量要求。最后為明確責(zé)任需辦理移交手續(xù)，保存?zhèn)洳椤＿x擇合適的存儲設(shè)備（即載體）、存儲方式和存儲系統(tǒng)架構(gòu)，并對載體實施保護是電子文件的存儲管理的基本任務(wù)。加密、身份認(rèn)證、權(quán)限控制、長期可存取、備份、物理隔離、防火墻和入侵檢測等八方面內(nèi)容是電子文件信息維護的關(guān)鍵技術(shù)。

3 林業(yè)檔案數(shù)字化

林業(yè)檔案數(shù)字化的工作流程包括管理流程和業(yè)務(wù)流程兩個方面，管理流程以林業(yè)檔案數(shù)字化工作為管理對象，通過指揮、計劃、組織、控制等手段對該項工作進行部署，并保證順利實施。業(yè)務(wù)流程以檔案信息資源為操作對象，通過模數(shù)信號轉(zhuǎn)換、目錄錄入、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、軟件應(yīng)用等手段獲得有序、可用的數(shù)字化的信息。在四大檔案信息化發(fā)展原則的指導(dǎo)下，林業(yè)檔案數(shù)字化工作應(yīng)滿足目標(biāo)合理、遵守法規(guī)、遵循標(biāo)準(zhǔn)、管理集成、互相協(xié)作、強化核查六方面的具體要求。林業(yè)檔案數(shù)字化的關(guān)鍵技術(shù)是數(shù)字化加工技術(shù)、自動識別技術(shù)兩種。其中數(shù)字加工技術(shù)包括掃描技術(shù)、錄音檔案的模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)和錄像檔案的模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)；自動識別技術(shù)包括光學(xué)字符識別技術(shù)、圖形矢量化技術(shù)和語音識別技術(shù)。

［1］陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學(xué)［M］.北京：中國人民大學(xué)出版社，2008

［2］魏黎.公文與檔案管理［M］.哈爾濱：黑龍江人民出版社，2007