農(nóng)業(yè)科研單位辦公室管理工作存在問題及改進(jìn)對(duì)策

林棟良，余文權(quán)，劉用場(chǎng)

(福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院 350003)

辦公室是溝通上下、聯(lián)絡(luò)左右、協(xié)調(diào)各方、保證本單位工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)處理公文，傳遞信息，督查和協(xié)調(diào)單位所屬部門貫徹落實(shí)決策和工作部署，組織重要會(huì)議，負(fù)責(zé)日常接待、交通通訊、外事服務(wù)等重要工作。其工作效能和服務(wù)水平的高低直接影響到單位各項(xiàng)工作的順利開展。農(nóng)業(yè)科研單位在一定時(shí)期發(fā)展變化過程中，辦公室工作逐漸形成自身的特點(diǎn)，也存在一些問題，只有與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)社會(huì)不斷發(fā)展變化的要求。

1 存在的問題

1.1 思想認(rèn)識(shí)缺位，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

長期以來，在農(nóng)業(yè)科研單位中科技人員被看作是中國農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新、服務(wù)“三農(nóng)”的主力軍，而單位辦公室則被看作是管理、服務(wù)的部門，承擔(dān)著科研部門職能延伸的事務(wù)性工作，造成部分工作人員對(duì)辦公室工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏應(yīng)有的工作熱情。此外，辦公室需要處理繁雜材料和日常瑣碎事務(wù)較多，形成主任難當(dāng)、秘書難找、文章難寫、任務(wù)最重、工作最難、受氣最多的狀況，容易產(chǎn)生辦公室工作難、工作煩、為他人作嫁衣的消極思想。反應(yīng)在工作中就是不求有功、但求無過、服務(wù)意識(shí)淡薄等，影響到單位工作的全面開展。

1.2 管理不夠規(guī)范，制度有待完善

與行政機(jī)關(guān)不同，農(nóng)業(yè)科研單位重科研推廣和成果的轉(zhuǎn)化，因此對(duì)于科研推廣、項(xiàng)目成果評(píng)審、技術(shù)開發(fā)應(yīng)用、科技獎(jiǎng)勵(lì)辦法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的規(guī)章制度比較健全，對(duì)于辦公室的管理規(guī)定相對(duì)較少，導(dǎo)致管理上呈現(xiàn)出諸多不夠完善之處，加之特定管理對(duì)象大多為科技人員和專家，缺乏行之有效的運(yùn)行機(jī)制、約束機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制，致使規(guī)章制度執(zhí)行不力，制度失去了對(duì)人的約束，造成規(guī)范意識(shí)不強(qiáng)，工作混亂無章法，任務(wù)落實(shí)不嚴(yán)密、不到位，制約了單位規(guī)范化發(fā)展。

1.3 激勵(lì)機(jī)制失靈，考評(píng)機(jī)制缺乏

農(nóng)業(yè)科研單位是以科技人員的科研成果為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，科研成果越多，職稱就容易晉升，回報(bào)就越多。辦公室從事的是行政管理、后勤服務(wù)工作，在職稱評(píng)聘上以管理崗位為主，與科研人員相比處于劣勢(shì)，缺乏科學(xué)的績(jī)效考評(píng)機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，很難調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性。

1.4 辦公方式落后，工作效率不高

當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展，便捷、快速的信息儲(chǔ)存、傳遞方式使得辦公室工作效率大大提升。而很多農(nóng)業(yè)科研單位的辦公設(shè)備和手段還相對(duì)落后，如電腦、復(fù)印件、掃描儀等硬件和軟件系統(tǒng)不能較好地更新?lián)Q代;很多會(huì)議本可以通過多媒體視頻會(huì)議進(jìn)行，但因視頻及設(shè)備條件的不足，多數(shù)還延續(xù)著傳統(tǒng)的見面會(huì)方式，特別是對(duì)于地處邊遠(yuǎn)地區(qū)的農(nóng)業(yè)科研單位，為了開會(huì)需要付出不小的出行成本，且工作效率低下。

1.5 業(yè)務(wù)技能不強(qiáng)，綜合素質(zhì)不高

辦公室工作人員忙于處理日常事務(wù)，工作繁雜，很難有時(shí)間學(xué)習(xí)和提高業(yè)務(wù)技能，影響到工作效率的提升。此外，農(nóng)業(yè)科研單位的辦公室人員大多畢業(yè)于農(nóng)業(yè)院校，沒有經(jīng)過專門的辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)和鍛煉，缺乏行政管理經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致行政管理和服務(wù)水平有限，方向性不強(qiáng)，日常事務(wù)按部就班，缺乏創(chuàng)新和突破。

2 對(duì)策和建議

隨著農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步和發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研院所的業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)張，辦公室所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)也越來越多，針對(duì)辦公室長期存在的問題和難題，建議從以下幾個(gè)方面著手解決。

2.1 提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

思想是決定行動(dòng)的先導(dǎo)。因此，首先要加強(qiáng)辦公室工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)辦公室既是單位領(lǐng)導(dǎo)開展工作的指揮中心，又是部門之間工作的“橋梁和紐帶”，也是對(duì)內(nèi)、對(duì)外機(jī)構(gòu)與個(gè)人服務(wù)的“窗口”。其次，要樹立良好的職業(yè)道德和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。辦公室人員要愛崗敬業(yè)、恪盡職守、甘于奉獻(xiàn)，還要心胸開闊、樂觀豁達(dá)，敢于面對(duì)困難和逆境，遇到挫折不氣餒，經(jīng)得起各種考驗(yàn)，腳踏實(shí)地做好每項(xiàng)工作。

2.2 創(chuàng)新工作制度，完善管理體制

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，為確保辦公室各項(xiàng)工作有序開展，應(yīng)從以下幾方面入手:一要建章立制。進(jìn)一步完善辦文、辦會(huì)、辦事、公務(wù)接待、出國 (境)審批、政務(wù)信息傳遞、印章管理等相關(guān)規(guī)章制度，做到用制度管人、用制度管事，建立長效機(jī)制。二要規(guī)范流程。對(duì)一些經(jīng)常性工作，要列出具體的工作流程，使工作運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)范、合理、科學(xué)、高效。比如編制工作會(huì)議流程、信息督查流程、接待工作流程等，避免忙中出錯(cuò)或重復(fù)不必要的勞動(dòng)，確保各項(xiàng)工作有條不紊推進(jìn)。三要抓好落實(shí)。規(guī)章制度制定后，如不付諸實(shí)踐，一切都只是紙上談兵。單位各項(xiàng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、計(jì)劃的完成，關(guān)鍵要抓落實(shí)。建立評(píng)估機(jī)制、問責(zé)機(jī)制、內(nèi)外監(jiān)督機(jī)制，指定專人負(fù)責(zé)和定期檢查。

2.3 運(yùn)用激勵(lì)手段，調(diào)動(dòng)工作積極性

建立科學(xué)、合理的績(jī)效考評(píng)體系，嚴(yán)格績(jī)效考評(píng)，準(zhǔn)確評(píng)定職工工作績(jī)效與級(jí)次，鼓勵(lì)先進(jìn)、鞭策落后，為職工職務(wù)晉升及其他激勵(lì)提供依據(jù)。量化業(yè)績(jī)考核指標(biāo)，在年終考評(píng)獎(jiǎng)的基礎(chǔ)上可增設(shè)崗位獎(jiǎng)、建議獎(jiǎng)、特殊貢獻(xiàn)獎(jiǎng)、節(jié)約獎(jiǎng)等多形式激勵(lì)機(jī)制。探索多崗多職、管理崗位附設(shè)技術(shù)崗位等多渠道的評(píng)聘方式，拓寬辦公室人員的發(fā)展空間。

2.4 推進(jìn)辦公自動(dòng)化，提升工作效率

“工欲善其事，必先利其器”，推進(jìn)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化建設(shè)是提高辦公室工作效率的捷徑。在單位條件允許的情況下，加速電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公硬件設(shè)備的更新?lián)Q代，引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化的辦公軟件，加快信息的傳遞速度，降低傳遞成本。辦公室工作還要逐步向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)變，大力推進(jìn)無紙化辦公，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、自主開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、QQ、E－mail，以及手機(jī)短信平臺(tái)、專業(yè)管理軟件等新技術(shù)，最大限度地提高工作效率和工作質(zhì)量。

2.5 提高綜合素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型人才

“打鐵還需自身硬”，辦公室工作覆蓋面寬，業(yè)務(wù)項(xiàng)目多，工作要求高，因此辦公室人員需要具有較寬的知識(shí)面和專業(yè)技能。一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)駕馭工作能力。不僅需要學(xué)習(xí)政治、經(jīng)濟(jì)、文化和法律等知識(shí)，還要學(xué)習(xí)與農(nóng)業(yè)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，拓寬學(xué)習(xí)內(nèi)容，增加知識(shí)儲(chǔ)備。二是加強(qiáng)崗位培訓(xùn)。熟練掌握辦文、辦事、辦會(huì)等辦公室技能。提高文字能力、綜合協(xié)調(diào)能力和籌劃能力，提升履職水平。三是定期實(shí)施與專業(yè)研究所、其他業(yè)務(wù)處室輪崗交流，創(chuàng)造條件培養(yǎng)學(xué)識(shí)淵博、視野開闊的高素質(zhì)行政管理人才。

總之，農(nóng)業(yè)科研單位辦公室工作是推動(dòng)單位事業(yè)順利發(fā)展的重要部門，一定要立足本單位的實(shí)際情況，在工作實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以提高辦公室的管理水平和服務(wù)能力。