超聲影像學(xué)專職秘書崗位的實(shí)踐與體會(huì)

□田霞TIAN Xia 穆玉明MU Yu-ming

我院是醫(yī)科大學(xué)附屬大型綜合性醫(yī)院，醫(yī)院根據(jù)?？平ㄔO(shè)發(fā)展需要，在超聲影像部門設(shè)置了專職秘書。經(jīng)過幾年實(shí)踐，已形成一套成熟的專職秘書工作模式。專職秘書的建立使學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人的工作效能得到大幅度提高，為科室和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展起到了重要作用。

大型綜合性醫(yī)院現(xiàn)狀

大型綜合性醫(yī)院是教學(xué)醫(yī)院和高級醫(yī)學(xué)人才的培養(yǎng)基地，承擔(dān)本專業(yè)學(xué)生和進(jìn)修醫(yī)生、輪轉(zhuǎn)醫(yī)師的技能培訓(xùn)，亞專業(yè)學(xué)科建設(shè)計(jì)劃的制定和實(shí)施。作為自治區(qū)級超聲質(zhì)控中心和超聲研究所的掛牌單位，在區(qū)內(nèi)開展了一系列新技術(shù)新項(xiàng)目，并承擔(dān)多項(xiàng)國家和省部級科研項(xiàng)目。學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人不僅承擔(dān)醫(yī)教研工作，還承擔(dān)著行政職務(wù)，為了讓學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人能有更多的精力與時(shí)間投入到醫(yī)療服務(wù)、技術(shù)創(chuàng)新和學(xué)科建設(shè)中，醫(yī)院設(shè)置專職秘書崗位，規(guī)范各項(xiàng)管理，改進(jìn)辦事流程，節(jié)約時(shí)間資源，真正做到了人力資源合理配置與有效利用[1]。通過對學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人工作時(shí)間分配開展調(diào)查，計(jì)算其工作時(shí)間分配結(jié)果如下：

表1 兩種狀況下學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人的工作時(shí)間分配結(jié)果（%）

從表中可以看出，在設(shè)置專職秘書前，學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人每天要處理各類事務(wù)性工作時(shí)間占20%，在引入專職秘書之后，學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人則有更多的時(shí)間和精力投入到醫(yī)療、教學(xué)、科研工作。

建立超聲影像學(xué)專職秘書的目的

由于超聲診斷具有無創(chuàng)、無損、無電離輻射等優(yōu)點(diǎn)，已經(jīng)越來越受到人們的歡迎，成為醫(yī)學(xué)科學(xué)中重要的組成部分。在學(xué)科發(fā)展過程中，目前我國從事超聲專業(yè)的人員數(shù)量大，增長快，各學(xué)歷層次人員都有，超聲檢查中操作、診斷難以規(guī)范。如何更好的協(xié)助決策者確立和實(shí)施學(xué)科發(fā)展規(guī)劃，協(xié)助學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人、專家教授、技術(shù)骨干完成醫(yī)教研和管理工作，使他們有更多的精力和時(shí)間投入醫(yī)教研和創(chuàng)新工作中，設(shè)立專職秘書非常重要[2-3]。

超聲影像學(xué)專職秘書的主要職責(zé)

專職秘書作為學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人的助手，工作職責(zé)包括常規(guī)性事務(wù)的提醒，學(xué)科計(jì)劃實(shí)施的落實(shí)，全程監(jiān)控，對工作運(yùn)行情況定期匯報(bào)和總結(jié)，有了新想法及時(shí)建議，讓學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人節(jié)約更多的時(shí)間，提高管理質(zhì)量和業(yè)務(wù)水平。

1.學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人的幫手。學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人不僅要重視各層次醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)培養(yǎng)，制定員工人才規(guī)劃，引導(dǎo)和激勵(lì)他們業(yè)務(wù)的快速成長[4]，還要負(fù)責(zé)制定學(xué)科發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)行科研項(xiàng)目的管理，在醫(yī)院管理中起到承上啟下的作用。專職秘書應(yīng)當(dāng)協(xié)助其統(tǒng)籌協(xié)調(diào)日常事務(wù)，如負(fù)責(zé)安排每年繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目的申報(bào)、舉辦，負(fù)責(zé)醫(yī)院下發(fā)文件的管理，協(xié)助草擬各類報(bào)告、通知；負(fù)責(zé)整個(gè)學(xué)科的大事記的收集整理，督促檢查各種決議、決定的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)承擔(dān)科研項(xiàng)目管理、成果申報(bào)以及科研工作量化考評。及時(shí)向醫(yī)院科研管理部門提供科室各類科研信息，如學(xué)術(shù)論文、學(xué)術(shù)會(huì)議交流、出版著作等錄入登記，加強(qiáng)科研管理的規(guī)范性，促進(jìn)科研信息資料共享。

2.勤溝通，加強(qiáng)信息聯(lián)絡(luò)。團(tuán)隊(duì)的力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過個(gè)人，而合作順暢的必要條件就是要勤溝通，做到同事間無縫對接。在整個(gè)學(xué)科管理工作中，學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人的工作是決策性、統(tǒng)籌性和全局性的，專職秘書要深入到科室第一線，聽取意見，集思廣益，掌握第一手資料，把協(xié)調(diào)結(jié)果及時(shí)反饋給學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人和醫(yī)院。如制定學(xué)科中青年學(xué)術(shù)人才培養(yǎng)和引進(jìn)，學(xué)科梯隊(duì)建設(shè)，不同階段學(xué)科建設(shè)目標(biāo)等。這樣，學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人制定計(jì)劃，進(jìn)行決策時(shí)才能體現(xiàn)多數(shù)員工的意見。專職秘書為各亞專業(yè)學(xué)科間互通信息，相互交流學(xué)習(xí)，團(tuán)結(jié)協(xié)作起到一定的協(xié)調(diào)作用，也是與醫(yī)院職能部門順暢溝通的橋梁。

3.貫徹執(zhí)行，監(jiān)督及反饋。作為一個(gè)優(yōu)秀的專職秘書，要經(jīng)常和各方面人員、職能部門打交道，但這不是簡單的上傳下達(dá)的拷貝，除做好一般的公務(wù)電話和來訪記錄，及時(shí)向相關(guān)人員傳達(dá)信息外，還要協(xié)助學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人加強(qiáng)學(xué)科文化建設(shè)，運(yùn)用科學(xué)有效的激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)亞學(xué)科人員的積極性，合理分配勞務(wù)費(fèi)等。充分協(xié)調(diào)好各類人員利益關(guān)系，增強(qiáng)各亞學(xué)科凝聚力，推進(jìn)學(xué)科建設(shè)，監(jiān)督各項(xiàng)決策的落實(shí)，注意反饋信息的收集，以便學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人能及時(shí)修正學(xué)科建設(shè)計(jì)劃，糾正執(zhí)行中的偏差。

超聲影像學(xué)專職秘書的自身培訓(xùn)

專職秘書作為學(xué)科建設(shè)主要參與者和推行者，必須重視并加強(qiáng)管理知識(shí)和影像學(xué)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)、工作中注意制訂和完善專職秘書工作流程，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，通過學(xué)習(xí)和自我管理，對自身技能進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)和適時(shí)調(diào)整。在實(shí)際工作中自主制訂工作計(jì)劃，養(yǎng)成良好的時(shí)間管理習(xí)慣，進(jìn)而提高工作效率。努力學(xué)習(xí)管理知識(shí)，積累自己的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，做到博采眾長，厚積薄發(fā)，為做好超聲影像學(xué)專職秘書打好基礎(chǔ)。

體會(huì)

超聲影像學(xué)在臨床中的廣泛應(yīng)用，使超聲影像從業(yè)人員不但要具備臨床多學(xué)科和其他影像學(xué)科的相關(guān)知識(shí)，還要有精湛的實(shí)際操作技能和創(chuàng)造性思維能力，對專職秘書的要求也越來越高。如召開一次會(huì)議，要計(jì)劃會(huì)議時(shí)間，制定明確的會(huì)議議程和目標(biāo)，發(fā)送會(huì)議相關(guān)內(nèi)容及邀請函，做好會(huì)議記錄，及時(shí)反饋等。由此可見超聲影像學(xué)專職秘書需要具備以下基本素質(zhì)。

1.文字寫作能力。由于超聲影像學(xué)是由不同的醫(yī)學(xué)知識(shí)與工程技術(shù)交匯融合的學(xué)科，作為學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人的參謀和助手，要經(jīng)常記錄、起草各類文稿，在撰寫各類文稿材料時(shí)要運(yùn)用醫(yī)學(xué)和影像學(xué)專業(yè)術(shù)語，并做到文字簡明扼要，直奔主題。

2.信息資料收集能力。隨著超聲新技術(shù)的不斷發(fā)展，目前大型醫(yī)院的超聲影像學(xué)按人體器官劃分為心血管、腹部及淺表器官、婦產(chǎn)科超聲等，要想充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，使學(xué)科整體規(guī)劃切合醫(yī)院實(shí)際，在制訂學(xué)科計(jì)劃時(shí)，需要收集醫(yī)院及各亞專業(yè)信息，及時(shí)了解學(xué)科現(xiàn)狀，員工需求。

3.計(jì)算機(jī)操作能力。超聲影像學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代醫(yī)學(xué)影像技術(shù)對醫(yī)學(xué)圖像進(jìn)行綜合分析來診斷和治療疾病，目前三級甲等醫(yī)院已使用PICS系統(tǒng)，所有的檢查數(shù)據(jù)都能在系統(tǒng)中查詢。只有熟練掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公工具，如利用工作站系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)各類數(shù)據(jù)，了解圖像，各類數(shù)據(jù)庫管理等，才能順利完成工作。

4.制定解決問題方案能力。由于秘書工作是事務(wù)性工作，在搜集、整理、歸類、統(tǒng)計(jì)、分析各類管理數(shù)據(jù)后，還要具備制定解決問題方案能力。如遇到突發(fā)事件時(shí)，專職秘書應(yīng)快速制定合理的解決問題方案，要有較強(qiáng)的謀劃和組織能力。

5.時(shí)間管理。專職秘書作為學(xué)科的組織和管理參與者，必須做到以最少的時(shí)間投入獲取到最佳效果，用較少的時(shí)間做更多的事情。合理運(yùn)用ABCD時(shí)間管理分類法、時(shí)間管理SMART法則，在工作中分清輕重緩急，巧妙利用時(shí)間。

小結(jié)

專職秘書通過科學(xué)管理方法，不斷制定、完善秘書工作流程，為學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人、科室人員節(jié)約了大量精力和時(shí)間，使學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人有更多精力投入到醫(yī)療、科研和教學(xué)工作中。專職秘書幫助科室建立科技人員檔案，參與科室制定科研規(guī)劃，參與科研量化考評工作，做好與上級醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職能科室的溝通，下級與科室人員的溝通，起到上傳下達(dá)的作用。

秘書工作既在醫(yī)院管理中起著重要的溝通、協(xié)調(diào)作用，又能協(xié)助做好日常管理等具體工作，獲得醫(yī)院職能部門、學(xué)術(shù)、學(xué)科帶頭人、科室同事的普遍認(rèn)同，真正做到了綜合性醫(yī)院人才資源合理利用，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展注入了新的活力[5]。

1 尹桂山，吉建偉，黃偉.創(chuàng)新公立醫(yī)院人力資源管理的探索[J].中國醫(yī)院管理，2012,32(11):37-38

2 楊毅，李建.時(shí)間管理在醫(yī)院專職秘書工作中的運(yùn)用[J].解放軍醫(yī)院管理雜志，2009,16(4):303

3 蘇曉英.學(xué)科秘書在醫(yī)院重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)中的作用[J].中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志，2009,22(4):235

4 倪萍，陳海娟.科主任目標(biāo)管理考核制度的探討[J].醫(yī)院管理論壇，2011,28(12):54-56

5 徐博，王禮泉.醫(yī)院學(xué)科評估存在的問題及對策探討[J].中國醫(yī)院管理，2011,31(12):40-41