雜談高校教學(xué)秘書(shū)需要具備的能力

陳朝芳

（溫州大學(xué)甌江學(xué)院 浙江溫州 325000）

雜談高校教學(xué)秘書(shū)需要具備的能力

陳朝芳

（溫州大學(xué)甌江學(xué)院 浙江溫州 325000）

教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理工作的具體事務(wù)的執(zhí)行者，是保證高校教學(xué)工作順利運(yùn)行的關(guān)鍵一個(gè)環(huán)節(jié)。教學(xué)秘書(shū)的工作幾乎涉及院校教學(xué)管理工作的方方面面，工作任務(wù)繁重，千頭萬(wàn)緒，很多事情不僅重要，而且有很強(qiáng)的緊迫性。所以做好教學(xué)管理工作必須具備多方面的素質(zhì)，如思想素質(zhì)，業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)等。作者從實(shí)際經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，重點(diǎn)對(duì)所要具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行分析。

教學(xué)秘書(shū)；素質(zhì)；業(yè)務(wù)素質(zhì)

高校教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)管理工作的具體事務(wù)的執(zhí)行者，是最基層的教學(xué)管理人員，是聯(lián)系院校領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)部、校辦公室等各職能部門和協(xié)調(diào)師生的紐帶，是維護(hù)正常教學(xué)運(yùn)行的橋梁。起著上傳下達(dá)、左右協(xié)調(diào)的作用，因此教學(xué)秘書(shū)是保證教學(xué)管理鏈暢通的重要環(huán)節(jié)。

教學(xué)秘書(shū)的工作幾乎涉及院校教學(xué)管理工作的方方面面，所以工作面廣，工作任務(wù)繁重。如課程安排，教材征訂，學(xué)籍管理，期中、期末考試安排及管理，檔案管理，材料收集和整理，重補(bǔ)修任務(wù)下達(dá)及重補(bǔ)修考試安排，成績(jī)管理，調(diào)停課等日常教學(xué)管理，還要每天解答老師和學(xué)生的咨詢并處理他們提出的問(wèn)題，處理突發(fā)事件等。既要做好與學(xué)校各部門的聯(lián)系和溝通，又要保質(zhì)保量地完成本院的教學(xué)工作任務(wù)，而且還有很多隱性的工作是無(wú)法預(yù)計(jì)和量化的。教學(xué)秘書(shū)的工作性質(zhì)與其它工作性質(zhì)還有不同，很多工作有很強(qiáng)的時(shí)效性和急迫性，必須要按時(shí)完成或緊急處理，所以要做好教務(wù)秘書(shū)的工作就需要具備多項(xiàng)素質(zhì)和能力。

一、思想素質(zhì)

教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理的最基層，是具體事務(wù)的執(zhí)行者和聯(lián)絡(luò)者。教學(xué)秘書(shū)的工作宗旨就是為教學(xué)服務(wù)、為師生服務(wù)，這是教學(xué)秘書(shū)做好本職工作基本要求。而教師和學(xué)生都是有思想的人，他們的個(gè)性特征、家庭背景、生活經(jīng)歷千差萬(wàn)別，工作對(duì)象的特殊性、差異性，使得教學(xué)秘書(shū)的工作難度也相應(yīng)加大。因此，教學(xué)秘書(shū)的工作需要耐心和誠(chéng)心。教學(xué)秘書(shū)應(yīng)當(dāng)要充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書(shū)崗位的特殊性，要有很強(qiáng)的責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)。服務(wù)體現(xiàn)在細(xì)節(jié)中，耐心的解答疑問(wèn)，幫助解決困難，尋求最優(yōu)化解決方案。有時(shí)候僅僅是幾句完善的提醒，可以為老師或?qū)W生帶來(lái)方便和避免不必要的麻煩；有時(shí)候僅僅是更加周到的方式處理事情，可以讓學(xué)生和老師感受到細(xì)心和貼心；有時(shí)候僅僅是設(shè)身處地的為他人著想并開(kāi)展工作，可以讓學(xué)生和老師更樂(lè)于接受和配合。對(duì)于我們來(lái)說(shuō)，有可能一個(gè)問(wèn)題要重復(fù)數(shù)百遍，難免厭煩，但對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，他的問(wèn)題是“棘手”的，還可能直接關(guān)系到他能不能正常畢業(yè)，所以我們要耐心的幫學(xué)生分析問(wèn)題，并提出解決方法。教學(xué)秘書(shū)的工作必須建立在真心誠(chéng)意服務(wù)的基礎(chǔ)上，急教師所急，解學(xué)生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學(xué)生服務(wù)。

但是，無(wú)規(guī)矩難成方圓，教學(xué)管理工作還是要堅(jiān)持原則，執(zhí)行學(xué)校相關(guān)的規(guī)章制度和政策，才能讓教學(xué)管理工作有條不紊的進(jìn)行，才能圓滿的完成學(xué)校的教學(xué)任務(wù)。

二、業(yè)務(wù)素質(zhì)

教學(xué)秘書(shū)的工作瑣碎而復(fù)雜，千頭萬(wàn)緒，而且責(zé)任重大。教學(xué)秘書(shū)工作的好壞直接影響到本部門的教務(wù)管理工作，所以保質(zhì)保量地做好教學(xué)秘書(shū)的本職工作至關(guān)重要，那高效、完美地完成教學(xué)管理任務(wù)，教學(xué)秘書(shū)需要具備一些必備的業(yè)務(wù)素質(zhì)：組織和協(xié)調(diào)能力；信息處理能力；掌握現(xiàn)代化信息工具和熟練運(yùn)用辦公軟件的能力，文字和語(yǔ)言表達(dá)能力等。

1.組織和協(xié)調(diào)能力

組織和協(xié)調(diào)能力是指根據(jù)工作任務(wù)和要求，教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理工作中，對(duì)現(xiàn)有資源和時(shí)間進(jìn)行分配，使之高效、合理的實(shí)施教學(xué)管理，完成工作的目的。由于學(xué)校的各個(gè)職能部門在學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)中占有不同的地位和作用。教學(xué)秘書(shū)的工作就需要在中間進(jìn)行調(diào)節(jié)和溝通，及時(shí)處理問(wèn)題、解決矛盾、調(diào)節(jié)各部門的相互關(guān)系，如教學(xué)秘書(shū)工作涉及學(xué)校和院系之間的關(guān)系，院系和師生之間的關(guān)系以及本部門和外部之間的關(guān)系，所以教學(xué)秘書(shū)的協(xié)調(diào)能力至關(guān)重要。教學(xué)秘書(shū)不僅要組織和維護(hù)好正常的教學(xué)工作，還要和學(xué)校各職能部門保持密切聯(lián)系，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和老師或?qū)W生反饋相關(guān)的各項(xiàng)信息，匯報(bào)情況，起到承上啟下的作用，是學(xué)校、教師和學(xué)生之間的溝通橋梁。而且工作任務(wù)和各種事項(xiàng)常常交織在一起，很多工作都還有時(shí)間要求，所以教學(xué)秘書(shū)需要通過(guò)協(xié)調(diào)能力。

2.信息處理能力

教學(xué)秘書(shū)要面對(duì)大量的文件、電話、會(huì)議資料和通知，這些信息材料都是教學(xué)秘書(shū)工作的一些常態(tài)信息，也是從不同的方面和角度保證教學(xué)工作順利進(jìn)行的要件。他們的時(shí)效性、指導(dǎo)性、要求和處理方法各不相同，輕重緩急需要教學(xué)秘書(shū)自己處理和把握，所以教學(xué)秘書(shū)需要具備迅速、準(zhǔn)確地處理信息的能力。如學(xué)籍管理中的學(xué)業(yè)警告、降級(jí)等情況的處理，還需要耐心對(duì)學(xué)生的情況進(jìn)行核實(shí)，再進(jìn)行處理。教務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出學(xué)生的不及格成績(jī)之后，還要逐一進(jìn)行核對(duì)，有些學(xué)生的不及格課程是轉(zhuǎn)專業(yè)之前的專業(yè)課程就要先排除，再進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

要及時(shí)對(duì)這些材料和信息進(jìn)行分門別類，收藏存檔，向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)請(qǐng)示和匯報(bào)，向及時(shí)通知相關(guān)的老師和學(xué)生，收集教師或?qū)W生上交的材料和反饋信息，同時(shí)，還要客觀、及時(shí)、全面地了解工作的進(jìn)展情況和處理信息，及時(shí)整理，并報(bào)告相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，從而進(jìn)一步進(jìn)行調(diào)整和反饋決策情況，使之更加有效的完成教學(xué)管理任務(wù)，更加符合教學(xué)實(shí)際需要。

3.掌握現(xiàn)代化信息工具和熟練運(yùn)用辦公軟件的能力

現(xiàn)在是信息化高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，文件的傳送，信息的發(fā)布和通知的發(fā)布等需要通過(guò)QQ、MSN和旺旺等軟件和高校通等網(wǎng)絡(luò)媒體實(shí)現(xiàn)，學(xué)生的學(xué)籍管理、成績(jī)管理和錄入，全國(guó)各項(xiàng)考試報(bào)名，排課和任務(wù)落實(shí)，日常調(diào)停課情況等都需要通過(guò)教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行操作和維護(hù)，而這些都需要借助互聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行處理和完成教學(xué)任務(wù)，所以教學(xué)秘書(shū)要掌握好必要的計(jì)算機(jī)的應(yīng)用知識(shí)，讓工作更加輕松快捷。

此外，還需要熟練掌握和運(yùn)用WORD、EXCEL、PPT等辦公軟件，如重補(bǔ)修任務(wù)安排，學(xué)生數(shù)據(jù)非常多，利用EXCEL中的透視圖功能就能準(zhǔn)確、快速、高效的統(tǒng)計(jì)整理出學(xué)生數(shù)據(jù)，起到事半功倍的效果，如幾門課程，有多少學(xué)生報(bào)名重新該些課程等。還比如開(kāi)學(xué)初補(bǔ)考和重補(bǔ)修考試安排等事務(wù)，很多學(xué)生要參加考試的科目有多門，在安排考試時(shí)，需要錯(cuò)開(kāi)這些考試時(shí)間，那EXCEL軟件中的糾錯(cuò)功能能準(zhǔn)確地找出重復(fù)的數(shù)據(jù)。

4.文字和語(yǔ)言表達(dá)能力

教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)體系中縱向和橫向聯(lián)系的樞紐，需要較好的溝通交流能力，而人際交流的主要表現(xiàn)在口頭表達(dá)和文字表達(dá)兩個(gè)方面。要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)清晰簡(jiǎn)要請(qǐng)示、匯報(bào)工作情況和進(jìn)展；也要簡(jiǎn)潔明了地安排教學(xué)任務(wù)，語(yǔ)言得體，表達(dá)清晰。同時(shí)，也要書(shū)寫(xiě)一些教務(wù)文件，如通知，總結(jié)、匯報(bào)、說(shuō)明等。這就要求教學(xué)秘書(shū)要有良好文字表達(dá)能力，準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、及時(shí)。

除此以外，高校教學(xué)秘書(shū)還需要具備良好的創(chuàng)新思維和自主學(xué)習(xí)能力。

三、心理素質(zhì)

教學(xué)秘書(shū)每天的工作任務(wù)比較繁瑣，千頭萬(wàn)緒，所以教學(xué)秘書(shū)還必須具備良好的心理素質(zhì)和較強(qiáng)的自我情緒調(diào)節(jié)能力和控制能力。除了處理繁雜的日常工作事務(wù)外，還需要處理很多臨時(shí)性的事情和回答學(xué)生和老師的疑問(wèn)，幫他們解決問(wèn)題，難免會(huì)出現(xiàn)情緒的波動(dòng)，如厭煩、抑郁、煩躁等。所以要及時(shí)做好自我情緒的控制和調(diào)節(jié)，保持樂(lè)觀積極的態(tài)度面對(duì)工作。而且，在實(shí)際工作中，教學(xué)秘書(shū)還難免會(huì)遇到很多的矛盾，面臨很多的困難和誤解，難免會(huì)生氣和委屈，也需要教學(xué)秘書(shū)能保持平穩(wěn)的心態(tài)和開(kāi)朗的心情。

[1]張曉梅,精劍明.高校院系教學(xué)秘書(shū)的素質(zhì)和能力探討[J].教學(xué)與職業(yè),2006(18):191-192.

[2]唐艷.教學(xué)秘書(shū)如何在高校教學(xué)管理工作中發(fā)揮作用[J].南寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2006,11(3):77-79.

[3]呂陽(yáng).高校教學(xué)秘書(shū)素質(zhì)之我見(jiàn)[J].浙江工商大學(xué)學(xué)報(bào),2005(2):86-90.

[4]吳秀紅.談高校教學(xué)秘書(shū)的素質(zhì)[J].機(jī)械職業(yè)教育,2007(2):25-26.

Ability teaching secretary need to have in universities

Chen Zhao-fang

(Oujiang College of Wenzhou University, Wenzhou Zhejiang, 325000, China)

Teaching secretary is the specific affairs management executive, is a key link to ensure the smooth operation of the teaching work. The teaching secretary's work involves teaching management work of colleges and universities in almost all aspects of work, task is heavy, a lot of things is not only important, but also very urgent. So do the teaching management work must have many qualities, such as ideological quality, professional quality and the psychological quality etc.. The author from the actual experience, focuses on the service quality.

teaching secretary; quality; service quality

G647

A

1000-9795（2014）01-0293-02

［責(zé)任編輯：劉麗杰］

2013-11-21

陳朝芳（1983-），女，浙江溫州人，從事教育管理研究。