試論電子文件管理的現(xiàn)代化

韓卓泉

(寶雞文理學(xué)院，陜西寶雞，721013)

在傳統(tǒng)文件管理的過(guò)程中，文件的生成、歸檔和最終處置三個(gè)環(huán)節(jié)將文件生命周期清晰地劃分為現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期，通過(guò)生成、采集、整理、鑒定、歸檔、移交或銷毀等相對(duì)獨(dú)立的管理環(huán)節(jié)完成文件管理。傳統(tǒng)的檔案管理思想與方法有許多可以為電子檔案管理所借鑒，但電子檔案管理不能完全模仿傳統(tǒng)文件的管理，否則將造成無(wú)可挽回的損失。電子文件的特點(diǎn)使得其整個(gè)生命周期的全程管理與一體化管理更應(yīng)得到重視。電子文件的現(xiàn)代化管理主要包括以下幾個(gè)方面：

一、電子文件生成階段的管理

電子文件的生成是指電子文件產(chǎn)生的過(guò)程，它是電子文件生命周期的開(kāi)始。一般說(shuō)來(lái)，電子文件來(lái)源于兩個(gè)方面：一是職能部門(mén)自身創(chuàng)建的；二是從工作網(wǎng)絡(luò)上采集的。無(wú)論文件以哪種方式產(chǎn)生，一旦產(chǎn)生后，為了固定下來(lái)并區(qū)別于其他文件，都需要對(duì)其命名。電子文件的命名與傳統(tǒng)文件的命名有相同處，也有不同點(diǎn)。電子文件的命名應(yīng)注意以下問(wèn)題：第一，唯一性原則。電子文件命名在整個(gè)系統(tǒng)中應(yīng)具有唯一性。這個(gè)原則保證了文件檢索的高效和準(zhǔn)確，同時(shí)可避免在存儲(chǔ)過(guò)程中，后來(lái)存儲(chǔ)的文件取代前期存儲(chǔ)的同名文件以造成文件丟失的情況。第二，概括性原則。該文件名應(yīng)能高度概括被保存文件的主要內(nèi)容，即將文件的關(guān)鍵內(nèi)容納入文件名中，便于管理者從文件名可知曉文件的大概內(nèi)容。第三，關(guān)聯(lián)性原則。若該文件具有不同版本，則通過(guò)該文件名應(yīng)能辨析不同版本間的聯(lián)系。第四，規(guī)范性原則。若文件名需要用縮寫(xiě)表示，應(yīng)采用約定俗成的通行縮寫(xiě)形式。另外，對(duì)文件、文件夾命名時(shí)應(yīng)考慮以下三個(gè)問(wèn)題：一是唯一性，即某一個(gè)文件夾的名稱應(yīng)是該系統(tǒng)中唯一的；二是主題性，即該文件夾名應(yīng)簡(jiǎn)潔、明了地揭示該文件夾內(nèi)文件的主題，便于文件的分類整理；三是關(guān)聯(lián)性，即當(dāng)某份文件需要同時(shí)保存在不同的文件夾內(nèi)時(shí)，為了便于揭示主題的關(guān)聯(lián)性，應(yīng)對(duì)該文件進(jìn)行標(biāo)示或鏈接。

二、電子文件的采集

電子文件的采集應(yīng)當(dāng)由形成(制作)者或承辦者按照歸檔要求進(jìn)行。因?yàn)橹挥形募纬?制作)者或承辦者才最清楚電子文件的內(nèi)容、價(jià)值及與其他文件之間的關(guān)系，由他們采集，能保證電子文件的歸檔質(zhì)量。電子文件的數(shù)據(jù)類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、聲音文件、影像文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件、計(jì)算機(jī)程序文件等，這些不同數(shù)據(jù)類型的文件給文件的完整采集增加了難度。電子文件采集的范圍除考慮文件的自身價(jià)值外，還應(yīng)考慮到以下因素，以保證被采集文件的完整性：第一，電子文件采集的內(nèi)容應(yīng)與內(nèi)容信息一樣，作為文件一個(gè)不可或缺的部分一并保存。任何只有內(nèi)容信息而不具備背景信息的電子文件都是不完整的，缺乏憑證性和理論研究意義。第二，精確定位系統(tǒng)內(nèi)文件的被保存位置，并支持文檔管理系統(tǒng)的各種管理功能。合理采集、維護(hù)并利用元數(shù)據(jù)，是確保信息完整、真實(shí)、可靠和長(zhǎng)期可讀的有效措施。因此，在電子文件采集之初就要進(jìn)行元數(shù)據(jù)添加工作，將電子文件的背景信息、結(jié)構(gòu)信息植入到元數(shù)據(jù)中去，最大限度地保證文件的證據(jù)力。

三、電子文件的鑒定

電子文件的鑒定，是指鑒別電子文件的價(jià)值、確定其保管期限的過(guò)程。鑒定工作應(yīng)由文件形成部門(mén)與檔案部門(mén)合作完成。傳統(tǒng)文件的鑒定工作集中在內(nèi)容鑒定上，即通過(guò)非現(xiàn)行文件的內(nèi)容信息來(lái)識(shí)別文件的證據(jù)價(jià)值或信息價(jià)值，確定文件是否需要長(zhǎng)期、永久地保留。電子文件的內(nèi)容鑒定，可以借鑒紙質(zhì)文件鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)與方法；傳統(tǒng)的文件保存期限表對(duì)文件保存期限的規(guī)定，同樣適用于電子文件。技術(shù)鑒定是指對(duì)電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面檢查，包括對(duì)信息的真實(shí)性、完整性與可讀性的認(rèn)定和對(duì)文件載體性能的檢測(cè)。電子文件的技術(shù)鑒定應(yīng)考慮以下幾個(gè)方面：第一，真實(shí)性。真實(shí)性鑒定可從對(duì)電子文件的版本的鑒別入手。非正式版本的文件不具有法定的證據(jù)價(jià)值。電子文件的版本不像紙質(zhì)文件的稿本那樣易于識(shí)別，可以借助計(jì)算機(jī)記錄下來(lái)的相關(guān)元數(shù)據(jù)(如生成日期、責(zé)任人等)進(jìn)行比較和鑒別。第二，完整性。完整性鑒定主要從文件的相關(guān)性分析入手，注意審查數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)與欄目是否吻合、結(jié)構(gòu)是否正確。第三，檢查程序文件的收集情況。如果一些特殊的計(jì)算機(jī)程序文件沒(méi)有收集進(jìn)文檔管理系統(tǒng)，就會(huì)造成相關(guān)電子文件的無(wú)法讀取。

四、電子文件的保管期限

確定電子文件保管期限的工作，需要檔案部門(mén)與文件管理部門(mén)協(xié)調(diào)進(jìn)行，由檔案部門(mén)制定詳細(xì)準(zhǔn)確的電子文件保管期限標(biāo)準(zhǔn)，由文件管理部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況執(zhí)行。這是文檔一體化管理策略的重要體現(xiàn)。雖然機(jī)構(gòu)內(nèi)其他工作人員有義務(wù)在文件運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過(guò)程中對(duì)其價(jià)值進(jìn)行評(píng)議，但只有文檔管理人員才最有資格確定電子文件的保管期限。文檔管理人員有責(zé)任將一系列既定的保管期限表存入系統(tǒng)，并依此定義系統(tǒng)的鑒定模塊。在文件的整個(gè)生命周期中，文件管理員也可以根據(jù)需要變更文件的保管期限。文件保管期限不應(yīng)當(dāng)是永久恒定的，文檔管理人員應(yīng)根據(jù)文件自身的變化、利用率的改變、特殊事件的反應(yīng)，對(duì)文件保存期限做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與修正。在文檔管理系統(tǒng)中，任何文件都應(yīng)能夠利用保存期限表進(jìn)行鑒定。系統(tǒng)必須具有文件鑒定的自動(dòng)提示功能，文件初次被打開(kāi)(或關(guān)閉)時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提示工作人員根據(jù)文件保存期限表對(duì)文件的價(jià)值進(jìn)行鑒定。系統(tǒng)還必須具有自動(dòng)追蹤每份文件的保管過(guò)程的能力，一旦期限截止就開(kāi)始執(zhí)行最終處置程序。對(duì)于特定的文件，如重要文件或保密文件等，文檔管理系統(tǒng)可設(shè)置提示和警告，允許在執(zhí)行最終處置程序之前，啟動(dòng)特殊的處理程序，由管理者或文件管理員對(duì)文件再次鑒別。

五、電子文件的歸檔

電子文件盡管有許多不同于紙質(zhì)文件的地方，但在歸檔原則上有許多方面是一致的，應(yīng)堅(jiān)持由形成電子文件的機(jī)構(gòu)向檔案部門(mén)歸檔。同時(shí)，應(yīng)貫徹優(yōu)化精練的歸檔原則，對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行鑒別、選擇和去粗存精，避免在經(jīng)濟(jì)上和管理上給檔案部門(mén)帶來(lái)不必要的負(fù)擔(dān)。電子文件的歸檔方式通常有兩種，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指檔案部門(mén)不接收實(shí)體電子文件，僅在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上接收歸檔的電子文件目錄，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行遠(yuǎn)程管理。邏輯歸檔方式不改變歸檔的電子文件的存儲(chǔ)位置和存儲(chǔ)方式，使之不脫離原機(jī)構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)，始終保存在生成環(huán)境的系統(tǒng)中。這種管理方式既有利于電子文件的完整與真實(shí)，又可保持電子文件的長(zhǎng)期可讀，也方便電子文件生成機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息頻繁的查考利用。電子文件經(jīng)邏輯歸檔后，其所有權(quán)發(fā)生了變化，不再僅屬于原機(jī)構(gòu)，檔案部門(mén)有權(quán)對(duì)歸檔的電子文件實(shí)行在線管理、信息加工與公共服務(wù)。物理歸檔是指移交時(shí)將電子檔案實(shí)體從原機(jī)構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)中轉(zhuǎn)移至檔案部門(mén)的檔案管理系統(tǒng)中。至于是否要?jiǎng)h除本機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)已移交的電子文件，可視各機(jī)構(gòu)具體情況和文件價(jià)值而定，檔案部門(mén)一般不作強(qiáng)行規(guī)定。物理歸檔方式與傳統(tǒng)檔案管理模式類似，有章可循，操作性較強(qiáng)，有利于檔案部門(mén)對(duì)歸檔電子文件的直接管理，避免因機(jī)構(gòu)管理不善引起的信息流失，同時(shí)也減輕了電子文件形成機(jī)構(gòu)的文件管理負(fù)擔(dān)。物理歸檔主要有兩種方法：一是脫機(jī)移交，二是在線移交。脫機(jī)移交是指電子文件形成機(jī)構(gòu)按歸檔要求將電子文件進(jìn)行脫機(jī)處理，存儲(chǔ)到脫機(jī)數(shù)字媒體(如磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán))上，再向檔案部門(mén)移交。在線移交方式充分利用了網(wǎng)絡(luò)傳輸便捷的優(yōu)勢(shì)，還可以采取相應(yīng)的安全措施，確保數(shù)據(jù)完整。同時(shí)，由檔案部門(mén)進(jìn)行電子文件實(shí)體化工作，有利于統(tǒng)一歸檔文件的格式，便于電子檔案實(shí)體的管理。

六、電子文件的最終處置

對(duì)電子文件的最終處置一般包括三種：銷毀；在本機(jī)構(gòu)文檔管理系統(tǒng)內(nèi)長(zhǎng)期保存；向檔案部門(mén)移交。后兩種處置方式中，經(jīng)過(guò)鑒定后被保存下來(lái)的電子文件，可稱為電子檔案。電子文件的銷毀，是指通過(guò)刪除文件、格式化或破壞載體等方式，使文件不可能再以電子方式重建，其內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)與還原。不再具備保存價(jià)值的電子文件，在經(jīng)過(guò)鑒定確認(rèn)其已失去現(xiàn)行效用后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)銷毀。銷毀工作的執(zhí)行必須慎重仔細(xì)，以電子文件保管期限表為基本依據(jù)，并執(zhí)行嚴(yán)格的審批程序。在文檔管理系統(tǒng)中，應(yīng)通過(guò)保留相關(guān)元數(shù)據(jù)的方式記錄文件的銷毀情況，生成銷毀報(bào)告。文檔管理人員應(yīng)當(dāng)注意，將一份文件從磁盤(pán)上刪除并不等于銷毀文件。除非存儲(chǔ)載體被完全重新格式化，或者新產(chǎn)生的文件占據(jù)了原磁盤(pán)空間，并達(dá)到一定時(shí)限，否則無(wú)法保證該文件確實(shí)不可再建。有時(shí)即使文件已被刪除，也仍可利用軟件工具直接讀取磁盤(pán)驅(qū)動(dòng)器，通過(guò)某些方式使該文件重新恢復(fù)。因而，對(duì)于敏感性文件，要通過(guò)對(duì)其物理載體的破壞來(lái)確保文件被銷毀。當(dāng)文件存在多份拷貝時(shí)，文件管理員要注意同時(shí)銷毀這些拷貝。在文檔管理系統(tǒng)中，一份文件可以通過(guò)超鏈接的方式被多個(gè)文件夾同時(shí)收錄在內(nèi)。當(dāng)文件需要被銷毀的時(shí)候，應(yīng)特別重視對(duì)各個(gè)鏈接的檢測(cè)，看該文件在其他文件夾中是否仍有保留。

總之，電子文件的出現(xiàn)，是社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的客觀要求，也是人類文明發(fā)展的必然結(jié)果。同時(shí)，檔案事業(yè)的存在和發(fā)展有其特定的政治、經(jīng)濟(jì)和文化生態(tài)環(huán)境，為電子文件的產(chǎn)生和發(fā)展提供了必要的條件。隨著計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)的廣泛應(yīng)用，電子文件逐漸步入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。在信息網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展的推動(dòng)下，電子文件已經(jīng)成為信息化社會(huì)中不可或缺的管理和保存社會(huì)記憶的工具。

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