電大教務(wù)管理信息化的研究

孫 劍

(湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院遠(yuǎn)程教育分院，浙江湖州，313000)

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)從誕生到現(xiàn)在已經(jīng)使人類在各行各業(yè)經(jīng)歷了大大小小的無(wú)數(shù)次變革。IT信息行業(yè)的發(fā)展徹底改變了人類的生活方式和工作方式。信息化時(shí)代的到來(lái)規(guī)范了工作的流程，節(jié)約了時(shí)間，縮小了材料成本和人力成本，從某個(gè)層面而言，一個(gè)企業(yè)的信息化程度的高低可以客觀地反映這個(gè)企業(yè)的規(guī)模。湖州廣播電視大學(xué)(以下簡(jiǎn)稱“湖州電大”)是學(xué)生通過(guò)廣播、電視、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代傳媒技術(shù)接受高等教育的教學(xué)機(jī)構(gòu)，信息化對(duì)于其辦學(xué)的重要性不言而喻。其中，教務(wù)教學(xué)的管理工作是整個(gè)學(xué)校順利運(yùn)行的核心部分，教務(wù)管理的信息化能更好地促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，因此，教務(wù)管理信息化成為眾多工作中的重中之重。湖州電大發(fā)展至今，已有相當(dāng)?shù)囊?guī)模，在籍注冊(cè)學(xué)生將近8000人，教學(xué)點(diǎn)逐步向基層延伸，設(shè)立多個(gè)子教學(xué)點(diǎn)，開(kāi)設(shè)專業(yè)方向逐步增加。湖州電大的教務(wù)管理就是遵循電大的管理規(guī)律，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)與手段，通過(guò)計(jì)劃、組織、管理等控制活動(dòng)，保證各種教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展，強(qiáng)調(diào)管理方法科學(xué)化、管理手段自動(dòng)化。

一、國(guó)外成人教務(wù)管理信息化現(xiàn)狀

長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)外高校一直致力于研究和探索學(xué)校成人教育教務(wù)管理的模式和流程，管理的信息化建設(shè)工作大都已經(jīng)完成，其教務(wù)管理信息化走在我國(guó)的前列。發(fā)達(dá)國(guó)家從20世紀(jì)90年代已經(jīng)成功地完成了數(shù)字化校園建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了信息化教育。教務(wù)管理信息化最具有代表性的研究成果是學(xué)校互操作框架SIF(Schools Interoperability Framework)，這是美國(guó)一些企業(yè)、組織發(fā)起制定的學(xué)校管理系統(tǒng)互操作解決方案，達(dá)到各種應(yīng)用程序在學(xué)校管理方面能夠相互進(jìn)行操作，在教育環(huán)境內(nèi)的多種數(shù)據(jù)可以進(jìn)行交換。教務(wù)管理工作依附的平臺(tái)非常強(qiáng)大，與其他系統(tǒng)的融合度非常高，使得數(shù)據(jù)能夠快速共享。綜合來(lái)看，國(guó)外的教務(wù)管理計(jì)算機(jī)化與信息化已經(jīng)開(kāi)展多年，數(shù)據(jù)集中存取，分布操作，將教學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)統(tǒng)一起來(lái)，提高教學(xué)效率，同時(shí)強(qiáng)調(diào)了系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的流通。

二、湖州電大教務(wù)管理工作的信息化現(xiàn)狀

(一)教務(wù)管理平臺(tái)數(shù)量繁多、功能冗余、效率低下

目前，湖州電大教務(wù)管理平臺(tái)有好幾個(gè)，都是中央電大參與開(kāi)發(fā)的網(wǎng)頁(yè)版管理平臺(tái)，而硬件服務(wù)器則放在省級(jí)電大，也就是說(shuō)下屬各個(gè)市縣電大的教務(wù)管理工作都是通過(guò)省服務(wù)器運(yùn)作的?？梢钥闯觯蓦姶蠼虅?wù)管理的軟件和硬件的權(quán)限在兩個(gè)不同的地方。這導(dǎo)致一旦出現(xiàn)問(wèn)題，很難從根本上找出問(wèn)題的源頭所在，在工作中經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)。另外，幾個(gè)教務(wù)管理平臺(tái)的功能都有重疊之處，也需要進(jìn)一步精簡(jiǎn)。

(二)考試平臺(tái)多樣化，標(biāo)準(zhǔn)不一

湖州電大在進(jìn)行教務(wù)管理時(shí)，工作量大，事情繁瑣，因此不得不耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力去完成規(guī)定工作。湖州電大的考試種類繁多，有學(xué)位考試、全國(guó)成人教育統(tǒng)考、期末考試，有無(wú)紙化考試、基于網(wǎng)絡(luò)的考試等。每種考試都有自己的平臺(tái)，特別是無(wú)紙化考試的每門科目都有不同的考試軟件?？荚嚻脚_(tái)多樣化，標(biāo)準(zhǔn)不一，增加了教務(wù)人員的工作量。

(三)考試流程復(fù)雜化，浪費(fèi)資源

期末考試階段，湖州電大教務(wù)管理人員需耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，將省電大下發(fā)的考試通知單進(jìn)行處理，去除一些不參加考試的內(nèi)容(如畢業(yè)論文)，加上另設(shè)考試時(shí)間的科目(如無(wú)紙化考試科目)，然后制成自己學(xué)校的考試通知單?？荚嚦煽?jī)出來(lái)后，教務(wù)人員需把成績(jī)數(shù)據(jù)處理好后下發(fā)給每位班主任，然后班主任再將成績(jī)交給每位學(xué)生。這里光打印考試通知單和打印考試成績(jī)單就需要耗費(fèi)大量的紙張，極不環(huán)保，而且打印好的成績(jī)單還需要班主任進(jìn)行裁剪?？傊?，當(dāng)前湖州電大的考試管理非常麻煩，還容易出現(xiàn)差錯(cuò)。

(四)畢業(yè)審核手續(xù)繁瑣，易出紕漏

圍繞湖州電大學(xué)生的畢業(yè)工作，教務(wù)人員需要對(duì)每位學(xué)生的各項(xiàng)畢業(yè)材料進(jìn)行整理。首先需每位即將畢業(yè)的學(xué)生填寫(xiě)畢業(yè)生登記表，核對(duì)個(gè)人信息，交畢業(yè)照片;然后教務(wù)人員給每份畢業(yè)生登記表填寫(xiě)畢業(yè)證書(shū)編號(hào);接著教務(wù)人員需打印學(xué)生的綜合成績(jī)單，將兩份材料蓋上自己學(xué)校的公章;最后還需要全部拿到省電大進(jìn)行蓋章。因?yàn)檫@些都是純手工操作，所以很容易出現(xiàn)紕漏，這就需要教務(wù)人員極其仔細(xì)，反復(fù)檢查。

三、湖州電大教務(wù)管理工作信息化的設(shè)想

我校針對(duì)目前教務(wù)管理的現(xiàn)狀，正在積極籌建、開(kāi)發(fā)一個(gè)信息化平臺(tái)，平臺(tái)的登錄權(quán)限分為學(xué)生、班主任、教師、教務(wù)管理人員。期末階段，教務(wù)人員把省電大發(fā)布的考試通知單下載下來(lái)，進(jìn)行適當(dāng)處理后隨同本校的考試教室安排一同導(dǎo)入這個(gè)信息化平臺(tái)，平臺(tái)自動(dòng)生成帶有考生照片的考試通知單。考生可以自動(dòng)登錄平臺(tái)查詢各門科目的考試時(shí)間及教室。考試結(jié)束，試卷批閱、登分完成后，將考生成績(jī)數(shù)據(jù)包再次導(dǎo)入這個(gè)平臺(tái)，學(xué)生登錄自行查閱。這個(gè)平臺(tái)一旦建設(shè)完成，學(xué)?？梢园衙總€(gè)學(xué)生的信息，如每個(gè)學(xué)期的教學(xué)計(jì)劃，放入這個(gè)庫(kù)里學(xué)生登錄后即可一目了然。對(duì)于即將畢業(yè)的學(xué)生來(lái)說(shuō)，學(xué)生本人可以登錄平臺(tái)查詢自己的綜合成績(jī)單，不需要教務(wù)人員協(xié)助即可及時(shí)知曉自己還有哪些課程沒(méi)有達(dá)到畢業(yè)的條件。信息平臺(tái)的另一個(gè)功能是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時(shí)更新，一個(gè)數(shù)據(jù)改動(dòng)后，整個(gè)平臺(tái)里相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)都會(huì)進(jìn)行自動(dòng)換算更新，省去了紙質(zhì)數(shù)據(jù)的一個(gè)個(gè)改動(dòng)，極大地提高了效率。

(一)精簡(jiǎn)教務(wù)管理平臺(tái)

目前，湖州電大存在多個(gè)教務(wù)管理平臺(tái)，每個(gè)平臺(tái)都有自己特有的一個(gè)數(shù)據(jù)功能，功能冗余，操作復(fù)雜。在完成某項(xiàng)工作時(shí)需要同時(shí)打開(kāi)好幾個(gè)平臺(tái)，而如果打開(kāi)一個(gè)平臺(tái)而沒(méi)有關(guān)閉另一個(gè)平臺(tái)，就會(huì)占用一定的系統(tǒng)資源，這就存在了很大的浪費(fèi)。如果能夠把幾個(gè)平臺(tái)里的功能去除重復(fù)冗余部分，然后集中到一個(gè)平臺(tái)里，只要做到明確地分類，就能夠快速定位你需要的功能，就能節(jié)約硬件系統(tǒng)資源，縮減管理維護(hù)成本。集中精力管理一個(gè)平臺(tái)，能夠有效提高平臺(tái)運(yùn)行的效率。另外還應(yīng)該把軟件、硬件的維護(hù)修改權(quán)限都集中到一個(gè)地方，這樣才便于管理，便于維護(hù)。

(二)統(tǒng)一各類考試報(bào)考平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)

考試種類的繁多，報(bào)考字段的標(biāo)準(zhǔn)不同，增加了教務(wù)管理人員的工作量。管理層應(yīng)該開(kāi)發(fā)一個(gè)統(tǒng)一的考試報(bào)考平臺(tái)，因?yàn)閳?bào)考信息不外乎姓名、性別、學(xué)號(hào)、考試科目、專業(yè)名稱這幾個(gè)主要字段。如果能統(tǒng)一各類考試報(bào)考平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)，將會(huì)大大簡(jiǎn)化教務(wù)人員的工作，并可縮短考試的報(bào)考時(shí)間。

(三)期末工作流程實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化

(四)教務(wù)人員與學(xué)生間建立起動(dòng)態(tài)的反饋機(jī)制

加強(qiáng)湖州電大教務(wù)工作信息化建設(shè)，還需要建設(shè)和完善教務(wù)人員與學(xué)生之間的信息發(fā)布、信息共享、教務(wù)管理、考試服務(wù)等動(dòng)態(tài)反饋機(jī)制，建立起教務(wù)不受時(shí)間、空間限制的服務(wù)機(jī)制，可以建立QQ群、飛信群等，讓學(xué)生加入，使學(xué)生第一時(shí)間了解到相關(guān)的教務(wù)信息，方便了教務(wù)人員、班主任和學(xué)生之間的溝通交流。

(五)湖州電大教務(wù)教學(xué)在線學(xué)習(xí)平臺(tái)的建設(shè):

1.為學(xué)生提供更完善的服務(wù)體系。每個(gè)新學(xué)生在新學(xué)期有了學(xué)號(hào)和密碼后就可以查詢課程表和進(jìn)行選課，可以隨時(shí)隨地在網(wǎng)上查詢自己所需的資料，學(xué)生查詢學(xué)籍情況、獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)習(xí)成績(jī)情況和學(xué)分完成情況等。

2.可以提供更詳細(xì)的學(xué)生信息給班主任。班主任登錄系統(tǒng)后，可以很明確地看出自己班級(jí)的詳細(xì)信息和個(gè)別學(xué)生的特殊情況。也可以通過(guò)平臺(tái)及時(shí)給學(xué)生發(fā)布一些通知，并與學(xué)生互動(dòng)。

3.給教師提供更舒適的工作平臺(tái)。教師登錄系統(tǒng)后，在網(wǎng)上就可以為學(xué)生布置所任課程的平時(shí)作業(yè)，上傳學(xué)習(xí)資料和復(fù)習(xí)資料。還可以進(jìn)行教務(wù)任務(wù)和課程表的查詢，獲取所任教學(xué)年級(jí)、專業(yè)的學(xué)籍情況等資料。

4.給教務(wù)人員提供更強(qiáng)大，更方便的功能，教務(wù)人員通過(guò)管理員用戶名和密碼登錄系統(tǒng)后，可以了解所有的教務(wù)、教學(xué)信息。教務(wù)人員還需對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，導(dǎo)入學(xué)生的各項(xiàng)信息。平臺(tái)的一項(xiàng)強(qiáng)大功能是:教務(wù)人員對(duì)期末考試的一些相關(guān)信息稍作處理后導(dǎo)入系統(tǒng)，系統(tǒng)可以自動(dòng)生成期末考試通知單。這可以大大減少教務(wù)人員的工作量。

四、電大教務(wù)管理工作信息化的實(shí)現(xiàn)意義

信息化是實(shí)現(xiàn)電大教務(wù)工作跨越式發(fā)展的重要因素，教務(wù)管理的信息化可以有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，可及時(shí)發(fā)布信息，減少實(shí)物的流動(dòng)，節(jié)約大量的成本，提高資源的利用率。統(tǒng)一的信息化規(guī)劃，可以提高信息的安全性，降低數(shù)據(jù)處理的錯(cuò)誤概率。信息化的教務(wù)管理模式可以改變工作效率低、勞動(dòng)重復(fù)多、工作量大、反饋能力弱、反饋周期長(zhǎng)、準(zhǔn)確性差的無(wú)序性工作模式，大大提高教學(xué)管理質(zhì)量，能夠?yàn)閷W(xué)校各部門提供科學(xué)、有效、及時(shí)的數(shù)據(jù)。信息化的管理手段可以使學(xué)校的管理更為便捷，能夠把整個(gè)湖州電大真正地做大，做強(qiáng)。

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