淺談信息化建設(shè)在檔案工作中的作用

李一群

（白山市統(tǒng)計局，吉林 白山134300）

0 引言

檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng),它深深植根于人類社會的生產(chǎn)、生活之中,與人類社會發(fā)展同步,并隨著社會文明程度的提高越來越深入到社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域,在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計算機(jī)軟硬件和現(xiàn)代管理學(xué)知識飛速發(fā)展和普及應(yīng)用的當(dāng)今社會,我國已步入信息化穩(wěn)定發(fā)展期,隨著信息社會和檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。檔案信息化是以計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò),信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo),按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。

1 當(dāng)代檔案信息化建設(shè)存在的問題

不少檔案人員存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“等、靠、要”的思想以及“閉架借閱、你查我調(diào)”等傳統(tǒng)做法，另外,有部分長期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很滿意、很熟練,認(rèn)為自己干了十幾、二十幾年的檔案工作,業(yè)務(wù)“熟練”，于是就沾沾自喜、不求進(jìn)取,抱有混日子的思想。雖然部分人員是憑借長期從事檔案工作和資格老獲得了專技高級職稱,可謂多年的媳婦熬成了婆,其實(shí)這些人自身素質(zhì)較差,文化程度較低，根本無法開展檔案編研、開發(fā)利用工作,就更談不上懂計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、對現(xiàn)代化管理和信息化應(yīng)用知識的了解幾乎為零,不想了解,也不想接觸,更沒能力掌握,依賴性較強(qiáng)、存在安于現(xiàn)狀、不講求社會效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀念,這些都成為制約檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在因素。缺少檔案信息化的軟件,滿足不了檔案管理的需要。即使添置了檔案信息管理軟件,逐步在將檔案目錄錄入到計算機(jī)中,能夠?qū)崿F(xiàn)簡單的目錄查詢、統(tǒng)計等功能,但由于專業(yè)技術(shù)跟不上,根本不能運(yùn)用自如。 在平時商家售后培訓(xùn)、技術(shù)服務(wù)等一系列工作都不能及時到位,致使檔案信息化建設(shè)、發(fā)展受到制約。 一些有豐富紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員在管理理論基礎(chǔ)、館藏原則、管理方法和技術(shù)上已熟門熟路，但對以電子計算機(jī)、應(yīng)用軟件、信息存儲、電子檢索、發(fā)布、利用等技術(shù)“一竅不通”，而年輕、掌握計算機(jī)知識的檔案管理人員確僅僅懂得信息化建設(shè)所需的技術(shù)，對檔案管理的基本原則和管理流程卻知之甚少。 在檔案信息化建設(shè)過程中,基礎(chǔ)設(shè)施是條件,標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)是手段,信息資源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力資源是關(guān)鍵。 人才是檔案信息化的建設(shè)者,更是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。 當(dāng)前,檔案隊(duì)伍中大多數(shù)專業(yè)人員,還不具備檔案信息化管理素質(zhì)。 因此首先,有的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視,認(rèn)為檔案工作很簡單,只是保管些材料,負(fù)責(zé)給利用檔案者提供材料即可,所以在經(jīng)費(fèi)投入方面,相對其他工作而言,投入的資金非常少,導(dǎo)致檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本的條件,更談不上購置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施設(shè)備。 領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè),優(yōu)化組合檔案工作者隊(duì)伍,應(yīng)配備檔案信息化專門技術(shù)研發(fā)方面的信息專業(yè)人才,負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計、建設(shè),給檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的智力支持,其次,應(yīng)立足現(xiàn)有人員的培養(yǎng)提高,培養(yǎng)從業(yè)人員的現(xiàn)代信息素質(zhì)、現(xiàn)代信息意識、信息管理能力。

2 檔案信息化建設(shè)的新思路

加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。要保證檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，和緩政府要值得投入財力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案工作軟硬件環(huán)境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴(kuò)大室藏種類。 改革檔案信息服務(wù)方式。 信息時代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運(yùn)用當(dāng)今高新技術(shù)和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。一是計算機(jī)管理服務(wù)。 這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實(shí)現(xiàn)了，如檔案館管理系統(tǒng)、小型檔案館室管理系統(tǒng)等都已應(yīng)用和推廣。 目前市場上各種檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)很多， 國家檔案部門應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，避免重復(fù)開發(fā)，并規(guī)范市場管理；二是縮微技術(shù)服務(wù)。目前不少地方檔案館通過縮微設(shè)備，對一些珍貴的檔案保護(hù)，取得了一定的成效；一些大型國有企業(yè)在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術(shù)運(yùn)用頗多，節(jié)約人力和館庫空間；三是光盤存貯服務(wù)。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點(diǎn)，可廣泛用國防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務(wù)；四是現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。 充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，如通訊衛(wèi)星、郵電信息網(wǎng)絡(luò)寺，將檔案信息發(fā)布出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案；五是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。 檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國家公用信息網(wǎng)和國際公用信息網(wǎng)進(jìn)行服務(wù)；六是視聽傳播服務(wù)。 運(yùn)用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾發(fā)布。培養(yǎng)人才，提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經(jīng)濟(jì)時代的檔案工作需要大量“?！迸c“博”相結(jié)合的“通才”。這種專是跨學(xué)科的“多?！?，而不是過去的“專一”；這種博是隨現(xiàn)代化科技發(fā)展的“動態(tài)廣博”，而不是過去傳統(tǒng)不變的“知識廣博”。這樣的人才有著更強(qiáng)的適應(yīng)性和更好的穩(wěn)定性，才能適應(yīng)解決復(fù)雜性、綜合性和跨學(xué)科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。 一是檔案部門在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。

總之，檔案信息化建設(shè)是檔案工作的重要內(nèi)容，是一個全面、長時間而且特別詳細(xì)的工作， 而且它要求檔案管理人員主要的參加到其中。它們的管理意識、管理形態(tài)、管理設(shè)施和檔案管理人士的水平等等都對檔案管理的信息化有著十分主要的作用。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的如此之快的這個時代，檔案管理進(jìn)入電子信息管理是這個時期所賦予我們的使用，它的推動也一定是所有檔案管理工作的必然發(fā)展動向，由于檔案服務(wù)的對象是廣大人民群眾，從這一點(diǎn)來說，檔案管理人員要逐步完善檔案在收集和整理過程中的科學(xué)化、系統(tǒng)化，方便檔案的利用和查找，增加檔案的使用價值，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

［1］薛四新，彭榮，陳永生，主編.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)[M].機(jī)械工業(yè)出版社,2006，1.