EXCEL在會計核算和財務管理中的應用

吳龍芝/黑龍江省寧安市東京城林業(yè)局

EXCEL在會計核算和財務管理中的應用

吳龍芝/黑龍江省寧安市東京城林業(yè)局

本文介紹EXCEL的概念、常用功能和在財務管理中的具體應用。

EXCEL；會計核算；財務管理；應用

一、EXCEL簡介

EXCEL是英國微軟公司開發(fā)的電子表格處理軟件，是OFFICE集成軟件包中

的一個。它是一種基于行和列關系的表格軟件、能夠以屏幕表格形式輕松地進行

數(shù)據(jù)的錄入、添加、編輯、排序、查找、篩選等操作，并具備豐富的統(tǒng)計圖表功能；該軟件功能強大。易學易用，特別適合各類非計算機專業(yè)人員在數(shù)據(jù)處理及數(shù)據(jù)分析方面的需要，目前已擁有全球電子表格市場80%以上的占有率。

工作簿、工作表、單元格、引用等是EXCEL中最基本的概念，本文假定讀者對EXCEL的這些基本概念有一定的了解，對EXCEL的基本使用技能有一定的掌握。

本文僅就EXCEL中公式與函數(shù)的運用、自動填充柄的使用和宏命令的錄制、運行這些反映EXCEL特色的基本方法作簡單的介紹。

1.公式與函數(shù)的運用。電子表格軟件的主要優(yōu)點之一是，其單元格中內(nèi)容不僅可以是一般的數(shù)據(jù)常量，而且，可以是對數(shù)據(jù)進行處理的公式，而在公式內(nèi)又可以引用系統(tǒng)提供的數(shù)百個函數(shù)。因而，用戶在工作表中輸入數(shù)據(jù)后，就能利用函數(shù)與運算符編寫公式，對表中數(shù)據(jù)進行處理，輸入公式或函數(shù)的步驟是：（1）單元需要輸入公式的單元格，輸入“=”。（2）輸入公式中的運算數(shù)和運算符。（3）按回車鍵來鎖定輸入。

每個運算數(shù)可以是常量數(shù)值、單元格引用、函數(shù)。單元格引用是指在公式中以某一單元格名來引出存放在該單元內(nèi)的數(shù)據(jù)，它的輸入可通過輸入該單元格的名稱或直接單擊該單元格來完成。函數(shù)的輸入可先單擊“函數(shù)”下拉列表框右端的上拉箭頭，再單擊選定的函數(shù)。如果函數(shù)沒有出現(xiàn)在列表中，可單擊“其他函數(shù)”查看其他函數(shù)列表。選定函數(shù)后還應輸入相應的參數(shù)。

2.自動填充柄的使用。自動填充柄是被選取區(qū)域的右下角的一個小黑方塊，利用這一工具，可形成序列數(shù)據(jù)，也可快捷方便地復制數(shù)據(jù)和公式。利用自動填充柄復制數(shù)據(jù)和公式的具體步驟是：（1）選定含有待復制數(shù)據(jù)或公式的單元格。（2）將鼠標指針移至自動填充柄，直到指針變形。（3）按住鼠標左鍵，拖曳至預定空格，松開鼠標。

3.宏命令的錄制和運行。宏是個指令集合，它可以使EXCEL自動完成用戶指定的動作組合。而且，宏的錄制和使用方法相對而言也比較簡單，它并不要求用戶有任何編程經(jīng)驗或編輯器使用經(jīng)驗，因此，用戶普遍都比較喜歡在EXCEL中錄制并使用宏命令。錄制宏命令時，EXCEL將自動記錄并存儲用戶所執(zhí)行的一系列菜單命令的信息；運行宏命令時，EXCEL自動將已經(jīng)錄制的命令組合重復執(zhí)行，從而實現(xiàn)重復操作的自動化。當然，宏命令本身實際上就是一種VBA程序，它是存儲在VBA模塊中的一系列命令和函數(shù)，當執(zhí)行宏命令所對應的任務組合時，EXCEL將自動啟動該VBA程序模塊的運行。宏命令的錄制步驟為：（1）單擊“工具”菜單“宏”子菜單下的“錄制新宏”菜單項，啟動宏錄制器。（2）在“錄制新宏”對話框的“宏名”文本框中為所要錄制的新宏起一個名字，并單擊“確定”按鈕后，進入新的正式錄制階段。（3）開始一切錄制的操作。（4）單擊“工具”菜單“宏”子菜單下的“停止錄制”菜單項，結(jié)束宏的錄制過程。

值得注意的是：正式啟動宏命令的錄制過程后，用戶的任何操作都將忠實地記錄在指定的宏命令中，甚至包括用戶所有的誤操作。因此，用戶在啟動宏命令錄制之后，應盡可能小心地完成各項操作，避免誤操作的發(fā)生。相對于宏的錄制而言，宏命令的使用就更加簡單。其步驟為：（1）單擊“工具”菜單“宏”子菜單下的“宏”菜單項。（2）在“宏”對話框中選定要運行的“宏”。（3）單擊“宏”對話框的“執(zhí)行”按鈕。

二、應用舉例

如某企業(yè)生產(chǎn)A、B、C三種產(chǎn)品，2011 年8月份各產(chǎn)品領用原材料的計劃成本分別為34000元、8500元、6200元，發(fā)生的人工小時分別為4000小時、5100小時、3200小時，應由產(chǎn)品負擔的直接人工成本為51660元，應由產(chǎn)品負擔的制造費用為68880元，材料成本差異率為3%。要求編制費用分配表對直接材料、直接人工和制造費用進行分配。具體操作步驟為：

（1）選中“費用分配表”工作表的單元格B3，鍵入“＝”，單擊工作簿下方的標簽“費用工時資料”，切換到“費用工時資料”工作表，再單擊單元格B2后按回車鍵，就可將“費用工時資料”工作表中A產(chǎn)品的材料計劃成本34000復制到“費用分配表”工作表中。按同樣方法可將“費用工時資料”工作表中A產(chǎn)品的工時4000復制到“費用分配表”工作表的單元格E3中，將“費用工時資料”工作表中直接人工合計數(shù)復制到“費用分配表”工作表中的單元格F6中。

（2）在“費用分配表”工作表選中單元格朋，將鼠標指針移至自動填充柄。直到指針變形為一黑色粗體加號，然后按住鼠標左鍵，拖曳至單元格M，松開鼠標，

就可將“費用工時資料”工作表中B產(chǎn)品、C產(chǎn)品的材料計劃成本8500、6200及合計數(shù)48700復制到“費用分配表”工作表的相應單元格中。按同樣方法可將“費用工時資料”工作表中B產(chǎn)品、C產(chǎn)品的工時5100、3000及合計數(shù)12300復制到“費用分配表”工作表的相應單元格中，將“費用工時資料”工作表中制造費用合計數(shù)復制到“費用分配表”工作表中的單元格G6中。

（3）在“費用分配表”工作表選中單元格c3，鍵入“＝”，單擊單元格，計算出A產(chǎn)品的材料成本差異額，利用自動填充柄可計算出B產(chǎn)品、C產(chǎn)品的材料成本差異額和材料成本差異額合計數(shù)。

（4）在“費用分配表”工作表選中單元格D3，單擊工具欄中的求和命令“2”，

再選中單元格區(qū)域B3、C3后按回車，可計算出A產(chǎn)品的材料費用合計。利用自動填充柄可計算出B產(chǎn)品、C產(chǎn)品的材料費用合計。

（5）在“費用分配表”工作表選中單元格F2，鍵入“=、／”后單擊單元格E6按回車鍵，計算出工資費用分配率、制造費用分配率。

（6）在“費用分配表”工作表選中單元格，鍵入“；”，單擊單元格鍵入“*”后單擊單元格E3，為了能夠利用自動填充柄計算出B產(chǎn)品、C產(chǎn)品的直接人工數(shù)，需在編輯欄中將公式中的F2絕對引用，即在F和2之前分別鍵入“S”。按回車后可得A產(chǎn)品的直接人工數(shù)，利用自動填充柄可計算出B產(chǎn)品、C產(chǎn)品的直接人工數(shù)。按相同的方法可對制造費用進行分配。

[1]楊樺.基于Excel的籌資決策模型設計[J].經(jīng)濟研究導刊，2011（15）.

[2]伍萍.Excel在財務管理中的應用[J].時代金融，2006（12）.