會計(jì)信息處理技術(shù)與電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的基本特征

劉建民/黑龍江金九藥業(yè)股份有限公司

會計(jì)信息處理技術(shù)與電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的基本特征

劉建民/黑龍江金九藥業(yè)股份有限公司

文中從會計(jì)的本質(zhì)入手，對電算化會計(jì)信息系統(tǒng)與會計(jì)信息系統(tǒng)的基本特征進(jìn)行比較分析。

會計(jì)信息處理技術(shù)；電算化會計(jì)信息系統(tǒng)；基本特征

會計(jì)電算化的含義隨著科技的日新月異和會計(jì)思想的迅速發(fā)展，以ERP為核心的企業(yè)管理信息系統(tǒng)是以提高企業(yè)管理效益為目的，企業(yè)管理首先始于企業(yè)管理戰(zhàn)略規(guī)劃，從這個塔尖開始自上而下地組織管理方案。因此，我國的財(cái)務(wù)軟件應(yīng)該從核算型、核算管理型直接向企業(yè)管理信息系統(tǒng)方向發(fā)展。它的目標(biāo)是充分協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部資源，確立企業(yè)全面競爭優(yōu)勢。ERP系統(tǒng)是個比較完整的集成化管理信息系統(tǒng)，包括分銷、制造、會計(jì)、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源、運(yùn)輸管理等系統(tǒng)。通過以上概念可以看出，ERP和企業(yè)管理信息系統(tǒng)的關(guān)系密切，或者說ERP是基于信息化基礎(chǔ)上的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。

一、會計(jì)信息處理技術(shù)

會計(jì)信息處理技術(shù)是指在對會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲、加工、傳輸、利用等處理過程中所運(yùn)用的方法和技術(shù)。會計(jì)信息處理技術(shù)由落后到先進(jìn)大致出現(xiàn)了手工操作技術(shù)、機(jī)械化操作技術(shù)和電算化操作技術(shù)三種。

1.手工操作技術(shù)。手工操作是會計(jì)人員以眼睛、耳朵等感覺器官作為輸入器，用紙和筆把經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況記錄存儲下來，以算盤、計(jì)算器作為計(jì)算工具，按照會計(jì)處理程序并在大腦的指揮下進(jìn)行分類、計(jì)算、記錄、分析、檢查和編表等一系列數(shù)據(jù)處理工作。

2.機(jī)械化操作技術(shù)。在國外有少數(shù)大型企業(yè)，會計(jì)人員借助穿孔機(jī)、卡片分類機(jī)、機(jī)械式計(jì)算機(jī)和機(jī)械制表機(jī)等機(jī)械設(shè)備代替手工操作進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)處理。由于設(shè)備龐大、價(jià)格昂貴、操作復(fù)雜，機(jī)械化操作技術(shù)沒有得到廣泛普及。我國幾乎沒有運(yùn)用機(jī)械化操作技術(shù)。

3.電算化操作技術(shù)。電算化操作就是廣泛應(yīng)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)來加工處理會計(jì)數(shù)據(jù)的過程。電子計(jì)算機(jī)作為一種現(xiàn)代化的計(jì)算工具和自動控制工具，具有以下特點(diǎn)：①速度快、精確度高；②具有記憶功能，可存儲和讀寫數(shù)據(jù)；③能夠自動控制數(shù)據(jù)處理過程；④可連續(xù)工作；⑤具有多功能的輸入、輸出設(shè)備。

二、電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的基本特征

1.集中性具體表現(xiàn)為。

（l）信息處理的集中，會計(jì)電算化后，原在手工條件下需要由多人不同崗位分別完成的記、算、報(bào)工作往往只需一二臺計(jì)算機(jī)即可實(shí)現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)或多用戶的環(huán)境下，同一組信息可以被不同的用戶共享，信息處理集中化的特性更加明顯。

（2）信息存儲的集中，在電算化條件下，系統(tǒng)信息是集中連續(xù)存儲的，只要計(jì)算機(jī)有存貯空間，可跨年度儲存和利用會計(jì)信息。如此，對財(cái)務(wù)分析與管理尤為重要。

2.自動性由于電子計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的運(yùn)算功能，系統(tǒng)由計(jì)算機(jī)來執(zhí)行從會計(jì)憑證到財(cái)務(wù)報(bào)告全過程的信息處理，人工干預(yù)大大減少，客觀上消除了手工方式下信息處理過程的諸多技術(shù)環(huán)節(jié)，如平行登記、錯更正（劃線更正法、紅字更正法）、過、結(jié)、對試算平衡等，再者，計(jì)算機(jī)又承擔(dān)起計(jì)提折舊、存貨計(jì)價(jià)和成本計(jì)算等繁雜的核算工作。因此，相對于手工系統(tǒng)而言，電算化會計(jì)系統(tǒng)的技術(shù)性及其復(fù)雜程度也大幅度降低。

3.多元性具體表現(xiàn)為。

（l）收集信息的多元化，在企業(yè)管理信息系統(tǒng)電算化的基礎(chǔ)上，會計(jì)系統(tǒng)通過對各個部門的信息接口轉(zhuǎn)換、接收貨幣形態(tài)的信息，同時亦可接收非貨幣形態(tài)的相關(guān)信息，其信息渠道更加寬敞。

（2）提供信息時間的多元化，在電算化會計(jì)系統(tǒng)中，會計(jì)期間已不再是提供會計(jì)信息的約束條件，不僅可以按照既定的月、季、年來披露會計(jì)信息，而且可以隨機(jī)快速地生成所需信息，如某種產(chǎn)品的"日成本"、"周成本"。并可對系統(tǒng)實(shí)施實(shí)時控制。

（3）處理信息方法的多元化，電算化會計(jì)系統(tǒng)在主體認(rèn)定的計(jì)算方法（如固定資產(chǎn)折舊的直線法）的同時，如果需要亦可選用其他備選方法（如雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法）進(jìn)行試算，比較差異。此外，由于系統(tǒng)接收（或調(diào)用）了大量非貨幣形態(tài)的相關(guān)信息，便于系統(tǒng)運(yùn)用有關(guān)數(shù)學(xué)模型和方法，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析、預(yù)測和決策。

三、電算化會計(jì)信息系統(tǒng)與手工操作會計(jì)信息系統(tǒng)的聯(lián)系與區(qū)別

1.主要聯(lián)系。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)與手工操作會計(jì)信息系統(tǒng)的聯(lián)系主要有：

（1）系統(tǒng)目標(biāo)一致。它們的目標(biāo)都是為了加強(qiáng)經(jīng)營管理，提供會計(jì)信息，參與經(jīng)營決策，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

（2）采用的基本會計(jì)理論與方法一致。兩個系統(tǒng)都要遵循基本的會計(jì)理論和方法，都采用復(fù)式記賬原理。

（3）都要遵守會計(jì)和財(cái)務(wù)制度。都要遵守會計(jì)和財(cái)務(wù)制度，以及國家的各項(xiàng)財(cái)經(jīng)法紀(jì)，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行會計(jì)法規(guī)。

（4）系統(tǒng)的基本功能相同。具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳送和輸出這五項(xiàng)功能。

（5）都要保存會計(jì)檔案。作為會計(jì)信息系統(tǒng)的輸出，會計(jì)信息檔案必須妥善保存，以便查詢。

2.主要區(qū)別。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)與手工操作會計(jì)信息系統(tǒng)的區(qū)別主要有：

(1)改變了原有的組織體系。在手工操作中，一般財(cái)務(wù)部門分為若干個業(yè)務(wù)核算小組；在電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中，一般要設(shè)置數(shù)據(jù)輸入、審核、處理、輸出相維護(hù)等崗位。

(2)改變了賬表存儲方式和增加了輸出過程。在電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中，賬簿、報(bào)表所需的數(shù)據(jù)是以數(shù)據(jù)庫文件的形式保存在光、電、磁介質(zhì)上的。當(dāng)需要查看這些賬薄或報(bào)表時，系統(tǒng)自動從數(shù)據(jù)庫文件中取得數(shù)據(jù)并進(jìn)行篩選、分類、計(jì)算、匯總，然后按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定的格式，將指定的憑證或賬簿或報(bào)表在計(jì)算機(jī)屏幕或打印機(jī)輸出。

(3)改變了賬務(wù)處理程序和核算方法。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中，在符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定的前提下，可以從所要達(dá)到的目標(biāo)出發(fā)，設(shè)計(jì)出業(yè)務(wù)流程更加合理、更適合計(jì)算機(jī)處理、效率更高、計(jì)算更精確的賬務(wù)處理程序和核算方法。

(4)改變了原有的內(nèi)部控制制度。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制必然具有新的內(nèi)容?？刂品秶鷱呢?cái)務(wù)部門轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)會部門和計(jì)算機(jī)處理部門；控制的方式也從單純的手工控制轉(zhuǎn)化為組織控制、手工控制和程序控制相結(jié)合的全面內(nèi)部控制。

(5)強(qiáng)化了會計(jì)的管理職能。在電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中，管理人員可以利用模型迅速地存儲、傳遞以及取出大量會計(jì)信息，并代替人腦進(jìn)行各種復(fù)雜的數(shù)量分析，及時、準(zhǔn)確、全面地進(jìn)行會計(jì)管理和決策工作。

綜上所述，我國目前的會計(jì)理論與方法仍舊立足于延續(xù)了幾百年的、以手工處理為技術(shù)特征的基礎(chǔ)上，并充分考慮到現(xiàn)代信息技術(shù)其強(qiáng)大信息處理能力的潛能。

[1]許永斌.基于互聯(lián)網(wǎng)的會計(jì)信息系統(tǒng)控制[J].會計(jì)研究，2000(8).

[2]張英明.IT環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的研究明.財(cái)務(wù)與會計(jì)，2002(4).