如何做好檔案管理工作

王玉虹/哈爾濱市房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司

如何做好檔案管理工作

王玉虹/哈爾濱市房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司

一、檔案庫(kù)房的設(shè)立

從總體上講不論單位規(guī)模大小，凡是檔案庫(kù)房的設(shè)立，必須檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建。但是有一些不具備條件的單位，往往將庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。但應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的（首先要考慮到樓墻、板的承重性），從檔案管理與安全保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保管、維護(hù)檔案保密與安全的基本保障。

二、制定可操作的檔案管理人員的職責(zé)

一個(gè)單位檔案管理的成效很大程度上與檔案管理人員的素質(zhì)和責(zé)任心有關(guān)。因此制定適宜，可操控的檔案管理人員的職責(zé)尤顯重要。職責(zé)制度就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂、不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。

三、注重檔案的交接

由于檔案具有及強(qiáng)的延續(xù)性，檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)崗位。然而在實(shí)際工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環(huán)節(jié)，存在如下問(wèn)題：

一是檔案交接不及時(shí)。一些基層單位對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離了崗，新檔案人員進(jìn)了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)或人事干部認(rèn)為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。

二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對(duì)檔案交接準(zhǔn)備工作很少過(guò)問(wèn)，就連檔案監(jiān)交之時(shí)也懶得光臨，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。筆者認(rèn)為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。如何做好檔案交接工作，筆者認(rèn)為應(yīng)采取如下措施：首先檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開(kāi)原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要加強(qiáng)基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對(duì)那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責(zé)任，依法進(jìn)行處理。二是檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。

其次認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無(wú)論是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負(fù)責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交；檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明并要在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)冊(cè)、頁(yè)數(shù)等。移交文據(jù)一式3份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

四、致力企業(yè)檔案的信息電子化建設(shè)

1.充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2.縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3,。檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

4.檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在企業(yè)檔案管理上尚案在初級(jí)階段，但我們要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)“信息高速公路”中檔案信息管理打下基礎(chǔ)。

5.涉密檔案的管理。大型或特大型企業(yè)的產(chǎn)品往往涉及到國(guó)家（企業(yè)）的核心秘密，它關(guān)系到黨和國(guó)家的安全，關(guān)系到國(guó)家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，關(guān)系到企業(yè)建設(shè)的進(jìn)程。因此，為確保核心秘密的安全，必須管理好涉密檔案。

（1）涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

（2）層層提高檔案管理人員與涉密人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無(wú)形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。所以檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬(wàn)無(wú)一失，把保守國(guó)家和企業(yè)秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

（3）加強(qiáng)涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

（4.）做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本企業(yè)工作的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。