民辦高校學生檔案管理問題探討與對策研究

郝瑞璞,蔣黎萍,舒慧珍,鄧桂英,吳 帆

（江西科技學院 檔案館，江西 南昌 330098）

民辦高校學生檔案管理問題探討與對策研究

郝瑞璞,蔣黎萍,舒慧珍,鄧桂英,吳 帆

（江西科技學院 檔案館，江西 南昌 330098）

民辦高校大多建校歷史較短，學生檔案管理得不到應有的重視，存在機制不健全、管理落后、師生檔案意識薄弱等諸多問題。但可以通過完善制度、規(guī)范管理、加大宣傳、更新觀念、推進信息化建設等等方法來提升民辦高校學生檔案的價值。

民辦高校;學生檔案;管理

高校學生檔案記載著學生的學習經歷、成長過程和綜合表現(xiàn)，是學生立足社會和社會選拔任用人才的原始依據(jù)，關系著學生的前途和命運。從高等教育改革與發(fā)展的角度來看，學生檔案真實記錄教育教學全過程及成效，不僅是人才工程的核心部分，也是積極儲備人才素質材料的信息載體。因此，學生檔案管理工作水平的不斷提高是高等教育改革與發(fā)展的客觀需要，是高校教育質量和學生素質的提升在高等教育管理工作中的一個重要“映射”。同樣，民辦高校學生檔案管理水平也直接關系到民辦高校的內涵建設和在高校中的核心競爭力。

為了解當前民辦高校學生檔案管理情況，筆者所在檔案館對50所民辦高校（含本省4所）和本校學生中進行問卷調查，網上調查和電話調查，并查閱、搜集有關高校學生檔案管理方面的研究論著、研究成果等資料，通過梳理和分析，獲取當前民辦高校學生檔案管理情況和數(shù)據(jù)。下面結合本校學生檔案管理工作的實際情況，以及兄弟民辦高校的相關情況，談點粗淺的認識。

一、民辦高校學生檔案管理工作的特殊性和難點

由于歷史形成的原因，民辦高校建校歷史較短，為適應生存需要遵循“先發(fā)展后規(guī)范”的路徑發(fā)展，所以民辦高校檔案工作起步較晚，學生檔案管理工作更得不到重視。同時，鑒于民辦高校的領導機制、辦學形式、教育主體、生源特點、學生狀況等與公辦高校相比有其自身的特點，因此民辦高校學生檔案管理工作既有與公辦高校學生檔案管理工作的共性，又有自己的特殊性。主要表現(xiàn)以下方面：一是為了促進民辦高等教育健康持續(xù)發(fā)展，民辦高校的辦學形式、專業(yè)設置、招生都有其自主權，因此民辦高校學歷層次多，文憑的取證方式多種多樣，招生形式、生源情況、學生檔案的來源和形成都不同于公辦高校。民辦高校學歷層次有統(tǒng)招本、專科，成人教育，高職大專教育，五年一貫制教育，還有試點本科、自考?？频鹊?。生源不僅僅局限于應屆高中生，同時還有社會生源。所以新生檔案來源渠道多，隨意性比較大，有自帶的，也有由各高中學校郵寄的，還有通過高招辦將全省錄入該校學生的高中檔案統(tǒng)一郵寄過來的。自行攜帶的問題較多，有的放家里不帶過來，有的遺失了，還有的自行拆開后遺失某份材料，造成學生高中檔案收集不齊全的現(xiàn)象。這種情況大大增加了檔案收集的難度和工作量。二是由于種種原因，民辦高校管理人員流動較大，學生檔案管理人員隊伍穩(wěn)定性差，工作得不到正常交接，直接影響到學生檔案材料的收集、整理工作和檔案的完整性、系統(tǒng)性、連續(xù)性。此外民辦高校專業(yè)設置較靈活、學費偏高、部分?？茖W生入學門檻不高、生源情況參差不齊，部分學生學習興趣較差，思想容易產生波動、影響學生隊伍的穩(wěn)定性，學生的流失率、轉、休學、退學情況與公辦高校比較相對要多，增加學生檔案管理工作的難度。三是民辦高校招收的自考學生，畢業(yè)后就業(yè)方式以進入外企、私營企業(yè)和自主創(chuàng)業(yè)的情況比較多。而這些企業(yè)一不具有檔案人事權，二是對它而言只管聘任用人，不需要個人檔案，因此許多自考學生畢業(yè)后不要檔案的現(xiàn)象比較嚴重，形成人檔分離，無人問津。久而久之這些“棄檔”有增無減，漸漸成為“死檔”。不僅使學生檔案的利用價值大打折扣，“死檔”數(shù)量的增多給庫藏增加壓力。這些問題的客觀存在，對民辦高校學生檔案管理特殊性的研究和探討，顯得尤為重要，急需因地制宜創(chuàng)新和改進管理，增加針對性和實效性。

二、民辦高校學生檔案管理、存在的問題及原因分析

從民辦高?；厥盏膯柧碚{查、網上調查、電話調查情況來看，雖然各民辦高校學生檔案管理工作有顯著的提高，但仍有一些民辦高校對學生檔案重要性的認識、重視程度不一；管理工作情況也參差不齊；在人員、職責、分工、工作流程等方面都不盡相同。總之，當前民辦高校學生檔案管理工作現(xiàn)狀還不容樂觀。在管理體制機制、人員隊伍、建設開發(fā)、技術應用、師生檔案意識等方面還不同程度地存在這樣、那樣的問題，產生問題的原因也是多方面的。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

(一)學生檔案管理歸屬部門不盡相同，各行其是

具體表現(xiàn)在：有的民辦高校把學生檔案放在檔案館或綜合檔案室；有的放在學生工作處；有的放在就業(yè)指導處，還有的將學生檔案分散到學生所在院（系）進行管理。雖然歸口不一，但有一點相同，除了放在檔案館（室）之外，無論放在哪個部門管理，學生檔案的管理工作都是歸口部門的“附屬品”，得不到重視，難以得到科學的管理和保護。歸屬部門不盡相同，缺乏一定的協(xié)調機制，容易出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象，造成人員、專門庫房、必要的設施設備、經費等難以得到保障，使工作無法深入開展。

(二)領導對學生檔案管理工作不夠重視

民辦高校雖然已經成為活躍在教育舞臺上的重要力量，但由于歷史形成的原因，生源仍是各民辦高校的生命線。各民辦高校為爭得更大的生存空間，取得更大的市場份額，必須千方百計擴大生源，學校把重心放在招生工作上。為適應發(fā)展的需要，學校關注教學管理和其他管理建設多些。為了維護學校的穩(wěn)定和提高社會上的美譽度，民辦高校都較重視學生工作，并設立了專門的學生管理工作部門和隊伍，而往往忽視了學生檔案管理工作，“說起來重要，做起來次要，忙起來不重要”?，F(xiàn)在民辦高校規(guī)模發(fā)展較快，學生人數(shù)大幅度增加，但學校學生檔案管理工作在人員和設備上、管理力度上一直得不到足夠的重視，從而導致部分學生檔案管理工作人員的工作熱情受挫，對管理工作缺乏足夠的耐心和責任心，造成學生檔案管理工作止步不前。

(三)學生檔案管理機制不健全

大部分民辦高校尚未形成一整套規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化的學生檔案管理工作流程、規(guī)章制度和有效措施，還是老一套，使管理工作無章可循，就是有章可循也沒有嚴格執(zhí)行，形同虛設。由于管理機制不順，學生檔案在校期間管理鏈條松懈，對學生檔案管理工作出現(xiàn)的問題沒有進行必要的檢查、監(jiān)督和指導，沒有一套有效的規(guī)章制度來約束管理人員的工作態(tài)度，沒有將學生檔案管理工作的好壞與部門業(yè)績掛鉤，造成學生檔案管理工作難以有效地開展。

(四)學生檔案管理隊伍未得到足夠的重視和加強

根據(jù)調查，多數(shù)民辦高校專職學生檔案管理人員較少，大多數(shù)為兼職，且沒有經過專業(yè)知識培訓。他們當中相當一部分是“半路出家”轉行，工作經驗不足、專業(yè)知識也有限、墨守成規(guī)、缺乏創(chuàng)新意識，僅憑現(xiàn)有的微薄知識和經驗去處理學生檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，在一定程度上阻礙工作層次和水平的提高。他們因為身兼數(shù)職，工作繁忙而常常顧及不到學生檔案材料的收集、整理、保管工作，往往采取置之不理、日后解決的消極處理辦法，臨到學生畢業(yè)前夕，臨時“抱佛腳”，突擊整理，容易造成混亂無序，難免出差錯。由于部分管理人員為兼職，工作分工時有變化，也直接影響到收集、整理、保管工作，甚至造成學生檔案的遺失。

(五)檔案知識缺乏宣傳，檔案意識薄弱

從學生問卷調查中了解到，因為忽視對學生進行檔案知識的宣傳教育，學生檔案意識普遍薄弱，缺乏檔案基本知識，缺少基本的檔案處理素養(yǎng)和訓練。根據(jù)問卷調查，學生對檔案不太了解的占調查對象的52%，對檔案比較了解的為30%，對檔案很了解的只占12%。檔案無用論在學生中具有普遍性。民辦高校學生就業(yè)渠道大部分是非公有制用人單位，再加上新型人事管理社會化模式，畢業(yè)生自主擇業(yè)等原因，導致大部分學生不關心和問津自己的檔案。有很多學生直到畢業(yè)都不知道檔案在哪里，更不知道如何利用和發(fā)揮檔案的作用和價值，成為“棄檔”一族，工作數(shù)年后不知道自己的檔案去向，直至需要用檔案時，才將關注的視線轉向學校檔案管理部門。

(六)學生檔案內容簡單化、程式化，不符合時代發(fā)展需要

由于對學生檔案的片面認識，多年來大部分民辦高校沒有真正把反映學生成長軌跡與社會對人才衡量指標及關注的側重點結合起來，使得學生檔案的收集內容比較單一、籠統(tǒng)，內容的基本構成沒有多少變化，往往只注重入學登記表、體檢表、學籍表、成績、黨團材料、畢業(yè)生登記表及在校表現(xiàn)等方面的材料為主，全面反映學生個人在校期間參加的各種競賽活動、各類資格證書、擔任社會活動等反映學生素質的客觀分析性材料較少，鑒定內容由院（系）黨組織、輔導員、班導所提供，其中的主觀評價也多為套路語言，空洞公式化，往往給人以千篇一律的感覺。學生檔案材料的不完整、信息不準、不足，影響學生檔案應有的作用。

(七)學生檔案管理方式落后，信息化程度較低

隨著學生數(shù)量增加，流動數(shù)量加快，就業(yè)方式多元化，檔案投遞單位復雜化等，導致原有的學生檔案管理手段越來越不能適應新形勢需要。目前，大部分民辦高校學生檔案管理基本還處在原始手工操作，且以紙質檔案為主的管理模式中，管理方式落伍；有的民辦高校即使輔以計算機進行管理，也缺少與紙質檔案相匹配的電子檔案。沒有建立相應的學生檔案數(shù)據(jù)庫，沒有一套完整的管理系統(tǒng)。學生檔案的核實、轉遞、查詢等工作效率十分低下，嚴重影響學生檔案工作的發(fā)展進步和創(chuàng)新。

面對以上存在的種種問題，當前民辦高校學生檔案管理的改革和發(fā)展已刻不容緩，為使學生檔案管理工作與高等教育同步發(fā)展，探索在新形勢下建立一套適合民辦高校特點的學生檔案管理，實施有效的途徑和方法，對于增強民辦高校檔案管理實效性具有一定意義。這也是做好新時期學生檔案管理工作的現(xiàn)實需要。提出以下一些對策及建議，以期達到拋磚引玉的目的。

三、加強民辦高校學生檔案管理工作的對策

(一)建立健全學生檔案管理工作體制保障機制

1.確定學生檔案管理工作體制。建立健全學生檔案統(tǒng)一由校檔案館或綜合檔案室歸口集中管理，各有關部門共同參與的工作體制。這是筆者所在學校檔案館幾年來管理學生檔案工作實踐經驗和體會。放到檔案管理部門，可以做到統(tǒng)一領導，在工作上負總責、負全責。這樣，既可以防止學生檔案工作政出多門、無人負責，又可以防止學生檔案多頭管理、分散流失。放到檔案管理部門確保分工明確、各司其職，密切配合，便于規(guī)范化管理，形成合力，促進學生檔案工作協(xié)調發(fā)展。

學生檔案的形成、積累要經過學校不同的職能部門，學生檔案管理工作牽涉到多個部門，因此需要各有關部門、各個方面共同參與和重視支持，單憑檔案管理部門單打獨斗，許多問題是解決不了的，也難以從根本上做好。只要其中一個環(huán)節(jié)沒有把好關，學生檔案質量就得不到保障。這是學生檔案管理工作體制的一個整體不可割裂。單純強調哪一方面都不完整、不全面。不論當前對學生檔案管理采取何種模式，都要根據(jù)各個學校的工作實際情況，明確學生檔案管理組織機構和長效機制，就是把學生檔案放在就業(yè)辦或者學生工作處等部門管理，也一定要有專人負責，做到人員落實、管理規(guī)范、運行有序，并加強監(jiān)督指導。

2.加強制度建設，規(guī)范管理行為。一方面有必要建立校檔案管理部門為依托，以教務處為軸心，以各院（系）為支點的學生檔案管理工作保障機制，規(guī)范學生檔案管理工作流程，要理順他們之間的關系，加強聯(lián)動，形成合力。

另一方面，制定和完善行之有效的學生檔案管理各個方面的規(guī)章制度和工作細則，明確學生檔案形成中的各自責任，具體規(guī)定學生檔案收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的要求，并在工作中嚴格按制度操作，才能使學生檔案管理工作做到有章可循，促使學生檔案管理工作隊伍由松散狀態(tài)向分工明確，合作高效的學生檔案管理團隊轉化。

3.建立科學合理的績效考核、激勵機制。要根據(jù)各校自身的情況，出臺學生檔案收集、整理、保管等情況與年終考核掛鉤；與學校獎勵掛鉤。應明確和落實各工作環(huán)節(jié)人員責任制，把學生檔案管理工作納入相關職能管理部門的目標管理并建立相應的考核制度，將學生檔案管理工作的配合情況與各院（系）負責人實績考核、獎懲掛鉤，只有正確評價員工的工作業(yè)績、工作能力、工作成果，以此獎勤罰懶，獎優(yōu)罰劣，才能最大程度調動其工作積極性、主動性，激發(fā)其創(chuàng)造性。

(二)加大對學生檔案管理工作的支持保障力度

1.增強對學生檔案管理工作的重視和支持。學生檔案管理工作的好壞關鍵在領導，領導對學生檔案工作的認識程度，直接影響此項工作的開展。學校要明確分管學生檔案管理工作的校領導，切實把這項工作納入到學校議事日程上來，列入工作考核檢查內容，定期聽取這方面的工作匯報；定期進行督促檢查，及時研究并協(xié)調解決學生檔案管理工作中的重大問題。為學生檔案管理工作順利開展提供人力、物力、財力的保障。

2.加強學生檔案管理人員隊伍建設，提升管理水平。在學生檔案管理工作中人員配備是基本條件，是關鍵，專業(yè)人才是工作上層次、上水平的保障。因此，各民辦高校要根據(jù)本校的實際，配備一定數(shù)量、有專業(yè)工作素質的專職工作人員，并保持相對穩(wěn)定，不斷地加強隊伍建設。學生檔案管理有自身的特點和方法，這項工作是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，不論是專職或兼職管理人員都必須具備較強的責任心和良好的服務意識，而絕不能忽視對學生檔案管理人員的政治、業(yè)務素質的要求。學校應創(chuàng)造條件讓學生檔案管理人員通過自學或培訓，掌握從事本職工作的基礎知識和基本技能，督促他們不斷提高自己的業(yè)務水平。要采取有效措施，抓好學生檔案管理人員的培訓教育工作，盡快提高他們的知識結構和整體素質。每年定期通過各種途徑對專、兼職學生檔案工作人員進行專業(yè)知識及相關法律、法規(guī)、政策的培訓學習，掌握檔案工作的新知識、新理念；建立信息交流平臺，相互探討、取長補短，使他們開闊眼界，與時俱進，以適應新形勢下學生檔案管理工作的需要；切實幫助他們解決工作上、生活中的各種實際問題和后顧之憂，以保持學生檔案管理隊伍的穩(wěn)定，這也是保證學生檔案質量的一個有效措施。

3.加大檔案宣傳教育力度，增強檔案意識。檔案意識是人們對檔案工作的性質和價值的認識，對檔案工作地位和作用的認識。首先，全面提升領導和相關學生檔案管理人員的檔案意識，提高對學生檔案的正確認識，要讓每一位領導和管理人員認識到學生檔案是關系到學校加強素質教育，向社會輸送人才的大事，從長遠來說，也是關系到學校知名度的大事，要高度重視和支持，增強做好學生檔案管理工作的責任感、使命感。其次，要增強學生的檔案意識?？梢岳眯律雽W教育課、畢業(yè)生就業(yè)輔導課、專題講座等方式宣傳和講授檔案有關知識，提高對檔案重要性的認識，促進他們掌握檔案相關知識；可以定期組織學生到校檔案管理部門參觀，接觸檔案，了解檔案的形成、保管以及如何利用和發(fā)揮檔案的價值；使學生增進對檔案和檔案管理的了解；還可以利用校報、板報、專欄、廣播、網站、櫥窗等作為宣傳陣地向學生宣傳；有步驟、有層次的開展一些檔案知識競答等相關活動，讓檔案宣傳方式靈活多樣，做到“有聲、有形、有文”，營造一個氛圍。通過宣傳、教育，引導學生樹立正確的檔案觀念，重視檔案的價值，提高對自身檔案的關心和正確認識。要教育學生懂得一個人的檔案是自己寫出來的，在完善自我的過程中不斷完善自己的檔案。個人的檔案與人的生活息息相關，一旦失去檔案，整個生活便受其影響和制約。所以要落實好個人檔案去向，讓自己今后的相關權益得到充分保護。

(三)樹立以人為本的思想，完善學生檔案內容

首先，要更新學生檔案管理人員觀念，本著以人為本、重視民生檔案的理念，以對學生高度負責的態(tài)度，充實學生檔案內容。根據(jù)用人單位挖掘人才和學生個性發(fā)展的需要進行豐富學生檔案內容的有益探索。學生檔案的歸檔內容，應兼顧全面和個性化，既要收集學生檔案的常規(guī)性材料，如：學籍材料、畢業(yè)生登記表、成績單等，也要兼顧學生的個性特長、知識技能方面的材料，要體現(xiàn)高校素質教育的成果和學生自我發(fā)展的過程，建立誠信檔案、心理健康檔案、素質教育學分等材料；學生參加各種社團、學生會、社會實踐、大型活動的參與情況；參加各種科技創(chuàng)新、新制作和競賽等材料，盡量全面客觀地記錄學生在校表現(xiàn)、社會評價，力求全面反映學生的思想、心理、綜合素質、實踐能力，使學生檔案內容更具個性特征，給用人單位和社會提供較高的借鑒價值。

由于學生入學到畢業(yè)要經過幾年的時間，學生檔案形成的周期長。在學生檔案材料收集、整理過程中，學生檔案管理人員要經常主動地與形成學生檔案材料的部門聯(lián)系、協(xié)商、溝通，及時收集，遇有學生入黨、入團、獎懲等涉及學生的信息，要及時歸檔，努力使學生檔案全面、準確、科學、合理。

(四)推進學生檔案數(shù)字化，加快信息化建設步伐

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，過去形成的紙質學生檔案如果不數(shù)字化，則無法進入社會的信息化系統(tǒng)。將傳統(tǒng)檔案載體數(shù)字化是高校檔案管理的必然趨勢。當前的任務就是在建好、管好紙質學生檔案的基礎上，同時根據(jù)本校實際情況，逐步輔以數(shù)字化管理，推進學生檔案網絡化管理進程。采用紙質檔案與數(shù)字檔案并存的管理形式。

首先，各民辦高校要把學生檔案數(shù)字化列入學校信息化建設整體規(guī)劃，從人力、物力、財力上統(tǒng)籌安排，切實推進學生檔案存儲數(shù)字化和利用網絡化。

其次，配備檔案管理現(xiàn)代化設施設備，有計劃、有步驟地把學生紙質檔案掃描成像，建立學生電子檔案數(shù)據(jù)庫和學生檔案的錄入、修改、查找、統(tǒng)計、利用管理系統(tǒng)，實現(xiàn)和高校學籍、學歷電子注冊、招生、戶籍管理、全國義務教育階段中、小學生學籍資源的聯(lián)網和共享。為學生和社會提供便捷、準確的咨詢、查找、檢索、認證和學生檔案的轉接、投遞管理等服務，增強學生檔案的利用率和管理工作的科學化、信息化水平。

總之，民辦高校學生檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程，只要思想上重視，制度上落實，科學規(guī)范工作，將管理推向新的高度，就能適應時代發(fā)展的要求，就能最大限度的發(fā)揮高校學生檔案的利用價值。

[1]中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》[J].中國檔案2014(5).

[2]楊冬權.學習《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》體會[J].中國檔案，2014(5).

[3]李林悅.從以人為本看學生檔案管理工作創(chuàng)新[J].云南檔案，2009(10).

[4]侯英杰.新時期高校學生檔案管理改革初探[J].蘭臺世界，2008(4).

[5]楊萍.淺析民辦高校學生檔案管理的問題與建議[J].青春歲月，2012（20）.

（責任編輯：朱 斌）

On the Problems and Countermeasures of the Private University Students’Files Management

HAO Rui-pu JIANG Li-ping SHU Hui-zhen DENG Gui-ying WU Fan
(Archive Department,Jiangxi University of Technology,Nanchang 330098,China)

As non-governmental universities’ history is relatively short,the students file management has not been paid due attention,owing to such problems as the existing imperfect mechanism,backward management,weak consciousness of staff and students’archives.However,solutions,including improving mechanism,standardizing management,spreading propaganda,renewing ideas and promoting informatization construction,are suggested to enhance the value of students’archives in those universities.

private university;student’s files;management

G27

A

123(2014)04-0023-05

2014-09-03

郝瑞璞(1945-)，女，河南清風人，江西科技學院，副研究館員。研究方向：檔案管理。

江西省高校檔案研究課題“民辦高校學生檔案管理問題探討㈦對策研究”。