事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策探析

雷曉霞/陜西省商洛公路管理局

事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策探析

雷曉霞/陜西省商洛公路管理局

隨著我國(guó)檔案管理法規(guī)的健全，新規(guī)范的出臺(tái)，事業(yè)單位檔案管理得到重視并快速發(fā)展，但是，在檔案管理中仍然存在一些問題，需要從事檔案管理的工作人員不斷的努力與改進(jìn)，本文筆者就事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題與解決策略談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

事業(yè)單位；檔案管理

一、事業(yè)單位檔案管理的特征

（一）事業(yè)單位的檔案管理具備保密性

事業(yè)單位一般是由國(guó)家設(shè)置的，重要信息存放的管理機(jī)構(gòu)，它不受政府部門的約束，為國(guó)家一些機(jī)關(guān)提供重要的檔案信息，包括教、科、文、衛(wèi)等各個(gè)方面，還有一些甚至是國(guó)家重要的機(jī)密文件，所以對(duì)于檔案管理過程中，必須做好保密工作，確保檔案信息不被泄露。

（二）事業(yè)單位的檔案管理具有公共服務(wù)的特性

事業(yè)單位是由國(guó)家根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要設(shè)立的機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)是服務(wù)性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，不具備盈利性質(zhì)，是由國(guó)家出資給予報(bào)酬的機(jī)構(gòu)。事業(yè)單位的檔案管理很重要，這些檔案信息包含各行各業(yè)所需的信息，需要分類進(jìn)行管理，以便于快速的查找，為企業(yè)等硌行業(yè)提供服務(wù)。事業(yè)單位的檔案借閱、咨詢等服務(wù)為各行業(yè)的發(fā)展與管理都提供了便利條件?？傊聵I(yè)單位的檔案管理即是為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的，對(duì)國(guó)家各機(jī)構(gòu)組織、各企業(yè)等單位都能提供信息查詢服務(wù)。

二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位檔案管理沒有獲得足夠的重視

雖然隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理也得到了一定的發(fā)展，但這項(xiàng)工作一直沒有受到管理者和領(lǐng)導(dǎo)者的高度重視，領(lǐng)導(dǎo)者們都把大量的精力用在了經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展上，而對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支持性服務(wù)，如檔案的管理卻沒有高度重視。如今，隨著我國(guó)加入WTO組織，經(jīng)濟(jì)建設(shè)壓力越來越大，國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)也加劇，這使得領(lǐng)導(dǎo)們更重視經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)于檔案管理更加忽視。還有一點(diǎn)就是，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展中，對(duì)檔案管理與其發(fā)展過程的相關(guān)性沒有深刻的認(rèn)識(shí)，也導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)者們對(duì)檔案管理不重視。

（二）檔案管理人才缺乏

檔案管理工作其實(shí)并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，需要系統(tǒng)的理論知識(shí)做支撐，具有特殊的復(fù)雜性與專業(yè)性，因此要求經(jīng)驗(yàn)豐富的、專業(yè)的管理人員進(jìn)行管理。但實(shí)際上，事業(yè)單位的檔案管理人員流動(dòng)性大，且學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的人員也甚少，導(dǎo)致從事檔案管理的工作人員專業(yè)性差，缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性的管理，檔案管理人才缺乏。

（三）檔案管理制度不健全

檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)不足，檔案管理制度不健全也是目前事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題。完整的檔案管理制度應(yīng)包括檔案借閱、保密、保管制度，檔案管理人員工作職責(zé)、檔案鑒定、評(píng)審、監(jiān)督制度和檔案室的消防與安全制度等。檔案管理制度中的每一項(xiàng)細(xì)分制度都應(yīng)有明確的文件規(guī)定，以指導(dǎo)工作人員及使用人員執(zhí)行。但是，由于我國(guó)對(duì)檔案管理工作的不重視，再加上社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化加快，使得檔案管理制度不夠健全。

當(dāng)停站時(shí)間不包含司機(jī)確認(rèn)信號(hào)的時(shí)間時(shí)，十陵站、成都大學(xué)站的停站時(shí)間可由30 s縮短至25 s，追蹤間隔也可在優(yōu)化緊急制動(dòng)距離的基礎(chǔ)上進(jìn)一步降低至73 s，如圖7所示。

三、事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變思想，提高對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

任何工作的快速發(fā)展都需要領(lǐng)導(dǎo)至員工對(duì)其工作內(nèi)容重視，對(duì)工作質(zhì)量關(guān)注，檔案管理工作要想快速發(fā)展、健康穩(wěn)定發(fā)展，也需要管理人員到其他員工均提高對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變思想觀念，重視促進(jìn)發(fā)展。

首先，要轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)者的思想認(rèn)識(shí)，使其重視事業(yè)單位管理管理制度的建設(shè)，從政策上給予傾斜、從資源上給予支持、從管理上給予指導(dǎo)，滿足其發(fā)展所需的人力、物力資源要求，給予正確的戰(zhàn)略決策，以促進(jìn)事業(yè)單位管理管理工作的健康發(fā)展，使其管理制度更健全，為其發(fā)展提供良好的外在環(huán)境。

其次，要轉(zhuǎn)變整個(gè)社會(huì)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，使全社會(huì)都重視檔案管理，使國(guó)家政府部門關(guān)注檔案管理，給予檔案管理工作一定的支持與宣傳，使得整個(gè)社會(huì)轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，提高對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的重要性。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)和管理

轉(zhuǎn)變思想觀念，提高對(duì)檔案管理的重視程度是首要任務(wù)，要想發(fā)展好事業(yè)單位檔案管理事業(yè)，最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作還是提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理水平。

首先，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括但不限于檔案管理制度、檔案管理的重要性、檔案管理的技巧等，使得檔案管理人員即懂得理論，也能夠?qū)嵺`，促進(jìn)工作的順利完成。

（三）樹立法制意識(shí)，建立健全管理制度

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，相關(guān)檔案規(guī)章制度必須要具備規(guī)范性、合理性與科學(xué)性，立足于事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際要求，研究制定對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度。規(guī)章制度的制定必須要堅(jiān)持“便捷、使用、可操作、高效率”的基本原則，實(shí)現(xiàn)規(guī)章制度實(shí)現(xiàn)良好的實(shí)用性與便捷性。

（四）解放思想，大力開發(fā)檔案信息資源

樹立正確工作方法、積極開發(fā)利用檔案信息資源，打破傳統(tǒng)檔案思想及管理模式是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理、發(fā)揮檔案價(jià)值的必然趨勢(shì)。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合單位需求，加大開展檔案應(yīng)用，編寫單位事記匯編、先進(jìn)集體、組織沿革及個(gè)人匯編等，圍繞單位中心工作宣傳、總結(jié)單位改革經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)做好資料好參謀，提供有效的信息服務(wù)。

（五）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

信息化時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理部門必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，加強(qiáng)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)使用能力，將微縮、光盤以及互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)等各方面的技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中去，將網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化作為檔案管理工作的主旋律，從而持續(xù)提升檔案管理工作的整體水平，加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，滿足信息化社會(huì)發(fā)展的各種需求。

（六）增強(qiáng)保密意識(shí)，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案保密工作

事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容涉及國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)等建設(shè)發(fā)民菜的重要信息，加強(qiáng)保密意識(shí)，提高管理人員的的責(zé)任意識(shí)與保密意識(shí)至關(guān)重要，要防止機(jī)密檔案泄漏。為了加強(qiáng)保密工作，在進(jìn)行檔案室建設(shè)時(shí)就需下功夫，要按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求建設(shè)選址，對(duì)于庫房與借閱室、辦公室要分開。對(duì)于管理人員也要設(shè)專職，正確區(qū)分保管檔案與保密檔案，保密檔案是一定時(shí)間內(nèi)如被泄露會(huì)造成國(guó)家安全利益?zhèn)Φ南拗萍?jí)檔案，要防止其泄漏。

四、總結(jié)

事業(yè)單位的檔案管理工作是為社會(huì)服務(wù)的，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也起到一定作用，加強(qiáng)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作的研究，分析現(xiàn)狀并制定解決措施，對(duì)于其發(fā)展有重要意義。

[1]袁雙盛提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J]中國(guó)商界（下半月）2009（08）. [2]林幼鳳淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路[J]現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息2009（08）.