檔案信息資源共享建設(shè)中的問題及對策

韓文強/齊齊哈爾市住房公積金管理中心

檔案信息資源共享建設(shè)中的問題及對策

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網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和迅速發(fā)展，為信息的大范圍共享提供了必要的技術(shù)條件。面對日益激烈的市場競爭，社會對檔案信息的需求量越來越大。因此，檔案信息資源共享是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展要求的必然趨勢。

一、檔案信息資源共享建設(shè)中的問題分析

1.檔案信息資源共建共享技術(shù)手段相對落后。在我國，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境開展的檔案信息服務(wù)方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主；館藏檔案的全息上網(wǎng)、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用在國內(nèi)較為鮮見。同國外一些國家相比，差距顯得尤為突出，這說明我國目前檔案信息服務(wù)的可獲得性水平還有待于提高。這種現(xiàn)實情況，要求檔案信息資源的建設(shè)方式向適應(yīng)新形勢需要的方向發(fā)展，這無疑是對轉(zhuǎn)變檔案信息資源開發(fā)利用模式的一種挑戰(zhàn)。國家對檔案信息資源建設(shè)十分重視，已著手組織了許多研究課題推動這項工作。但是，檔案信息資源共建共享缺乏國家的統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀調(diào)控、缺乏法律法規(guī)和管理制度的保障，不同地區(qū)、不同行業(yè)內(nèi)的檔案信息資源共建共享機制建設(shè)缺乏全局性的發(fā)展規(guī)劃，戰(zhàn)略約束力尚顯不足，致使與之相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、理論研究、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范制定、應(yīng)用軟件的開發(fā)與手段應(yīng)用等方面都不同程度地存在著許多亟待解決的問題。

2.檔案信息資源共建共享觀念意識有待提高。受傳統(tǒng)管理模式與思維慣性的影響，相當(dāng)一部分檔案管理機構(gòu)在檔案信息資源建設(shè)與檔案信息服務(wù)上還沿襲著傳統(tǒng)的模式，“條塊分割”的弊端尚未割除；檔案工作人員的觀念有待更新，“重藏輕用”的思想依然作祟：往往寄期望于檔案信息資源共享，而不主動參與檔案信息資源共建；僅關(guān)注本機關(guān)部門的檔案信息資源管理，而漠視全社會的檔案信息資源整合；只強調(diào)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的投入力度，卻忽視整合完善具有特色的檔案信息資源，致使信息高速公路上“車少貨缺”，檔案信息資源共建共享機制建設(shè)面臨著種種隱憂。

3.檔案信息資源共建共享標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)失衡。標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息資源共建共享機制建設(shè)的生命所在，是實現(xiàn)檔案信息資源共建共享的最具實質(zhì)性意義的保障手段，必須對檔案信息資源的標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面做出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化是對檔案信息資源各方面建設(shè)具有總攬性的前提與基礎(chǔ)，也是最緊迫、最亟待解決的實際問題。除此，則檔案信息資源共建共享建設(shè)就無法實現(xiàn)。但是，由于歷史的原因，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，從檔案管理到相關(guān)信息管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用，都缺乏統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，極大地影響到檔案信息資源共建共享機制建設(shè)的健康發(fā)展。同時，檔案信息資源共建共享機制建設(shè)是一個規(guī)模巨大的信息系統(tǒng)，技術(shù)密集是其顯著特征。因此，檔案信息資源共建共享機制建設(shè)需要解決一系列的技術(shù)難題：如傳統(tǒng)館藏檔案的數(shù)字化以及數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)上傳遞利用，必須應(yīng)用多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、海量存儲技術(shù)、數(shù)字通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、智能檢索技術(shù)等等。這些技術(shù)具有復(fù)雜性、先進性，且處在不斷的發(fā)展變化之中，同樣對檔案信息資源共建共享機制建設(shè)提出了更高的要求。

二、加強檔案信息資源共享建設(shè)的對策

1.提高素質(zhì)，奠定檔案信息資源共建共享的人才基礎(chǔ)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息服務(wù)的方法、手段與模式都發(fā)生了很大變化，計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)己被廣泛應(yīng)用于信息的采集、組織、加工等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，對檔案信息管理人員的知識水平、業(yè)務(wù)技能等均提出了更高的要求。許多檔案信息管理人員面臨著知識更新、繼續(xù)教育以及優(yōu)勝劣汰的壓力與挑戰(zhàn)，客觀要求每一位信息服務(wù)人員都必須建立起危機意識、競爭意識、創(chuàng)新意識和信息意識，通過崗位練兵、自主學(xué)習(xí)、技能培訓(xùn)等靈活、有效的途徑，不斷提高和更新自身的知識結(jié)構(gòu)，掌握先進的網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計算機技術(shù)、信息加工處理技術(shù)和一定的外語知識。以實現(xiàn)根據(jù)檔案信息的自身特點、結(jié)合傳統(tǒng)的檔案利用工作經(jīng)驗，依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)勢，與計算機技術(shù)人員共同探索解決網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源傳遞、交流、利用的安全性與可靠性問題，積極開展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源共建共享機制建設(shè)實踐。

2.統(tǒng)一管理，規(guī)劃檔案信息資源共建共享的建設(shè)方向。目前，檔案信息資源共建共享機制建設(shè)尚處于探索階段，是一個需要付出艱苦努力加以健全和完善的過程。因而，要科學(xué)運作、分步實施、循序漸進，積極規(guī)劃制定檔案信息資源共建共享機制建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃。我國檔案信息資源共建共享的規(guī)模水平同美國、日本等發(fā)達(dá)國家相比，還存在著一定的差距。面對日益激烈的國際競爭，各級政府部門應(yīng)高度重視并大力宣傳檔案信息資源共建共享機制建設(shè)的深遠(yuǎn)意義，統(tǒng)籌規(guī)劃，制定切實可行的法律法規(guī)，并會同國家信息產(chǎn)業(yè)主管部門共同研究制定檔案信息資源共建共享機制建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一部署，保證檔案信息資源共建共享機制建設(shè)的有序進行。

3.增強意識，健全檔案信息資源共建共享的管理體制。檔案信息資源共建共享機制建設(shè)是一個統(tǒng)一體的兩個側(cè)面：共建是共享的物質(zhì)基礎(chǔ)和可靠保證，共享是共建的積極成果和最終歸宿，兩者只有相互支持和依存，才能促進企業(yè)科技進步與信息服務(wù)領(lǐng)域的繁榮與發(fā)展。隨著信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化程度的不斷提高，任何信息資源的重復(fù)建設(shè)將變得毫無意義。因此，每個檔案工作者都應(yīng)當(dāng)樹立科學(xué)的檔案信息服務(wù)理念：檔案是國家和企業(yè)的寶貴財富，意味著它屬于全體人民，應(yīng)讓人民無條件地加以利用，以便盡可能多地了解與使用有關(guān)社會活動的各種信息。變追求各自信息資源的完備為追求全社會信息保障體系的完備。徹底打破各自為政的局面，加強檔案信息資源建設(shè)過程中的聯(lián)系與合作，把建設(shè)高質(zhì)量、特色化、滿足用戶多元化利用需求的檔案信息資源“集合體”作為追求的目標(biāo)，將分散的檔案信息資源融入整個社會的信息資源體系之中，通過積極的檔案信息資源“共建”，提高檔案信息資源“共享”水平，讓無限豐富的檔案信息資源儲備成為各項事業(yè)發(fā)展的“寶貴礦藏”。

綜上所述，檔案信息作為社會的重要信息資源形態(tài)，逐漸受到人們的重視，而信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的全面推進，給人們提供了從網(wǎng)絡(luò)形態(tài)中獲取檔案信息提供了條件。因此，檔案作為一種重要的信息資源，資源共享勢在必行，對社會主義現(xiàn)代化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實意義和歷史意義。