關(guān)于企業(yè)集中采購工作的思考

鄭海珠/大慶油田電力集團物資管理中心

關(guān)于企業(yè)集中采購工作的思考

鄭海珠/大慶油田電力集團物資管理中心

隨著企業(yè)集中采購工作的不斷推進，在實際操作過程中出現(xiàn)一些不容忽視的問題，從此出發(fā)，對不斷規(guī)范和完善企業(yè)集中采購工作提出思考和建議。

企業(yè)；集中采購；建議

一、引言

集中采購是指企業(yè)設(shè)立專門部門為其他部門采購統(tǒng)一提供服務(wù)的一種采購組織形式，集中采購制度是從分散制向集中采購制變化，是從自由采購方式向招標(biāo)采購方式的過渡。與分散式采購相比，集中采購能形成規(guī)模效益，節(jié)約采購費用，有效發(fā)揮資金使用效益，同時通過專業(yè)化運作，保證了采購質(zhì)量。

集中采購杜絕暗箱操作和腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，可從源頭上遏制采購過程中的商業(yè)賄賂等不正之風(fēng)。隨著企業(yè)的集中采購工作不斷推進，工作程序的不斷規(guī)范，操作方式逐漸成熟，工作經(jīng)驗日漸豐富，集中采購工作成效顯著。筆者從實際工作中遇到的問題和現(xiàn)象入手，對企業(yè)進一步完善集中采購工作提出幾點建議。

二、當(dāng)前企業(yè)集中采購工作存在的主要問題

1.制度執(zhí)行不得力。健全的制度是預(yù)防各類違規(guī)行為或腐敗現(xiàn)象發(fā)生的“天然屏障”，集中采購工作能否規(guī)范運作并為企業(yè)節(jié)約采購成本，關(guān)鍵是要建立健全并認(rèn)真落實各項制度。一是個別部門不執(zhí)行企業(yè)規(guī)定，把屬于集中采購范圍的項目自行采購，采取先采購后上報甚至采購后以各種理由和借口繞開集中采購部門。二是不執(zhí)行談判與決策分離的制度，難以形成有效制約。三是有的單位受利益驅(qū)動，提高采購限額和標(biāo)準(zhǔn)，浪費企業(yè)資金。

2.操作程序不規(guī)范。一是集中采購工作計劃缺少預(yù)見性，采購預(yù)算編制粗糙，出現(xiàn)臨時性采購需求，影響集中采購工作計劃。二是公開招投標(biāo)、邀請的投標(biāo)單位不足規(guī)定數(shù)量，難以形成競爭，公開招標(biāo)、詢價招標(biāo)過程簡單。三是集中采購的工作人員違反工作紀(jì)律，泄露標(biāo)的，損害企業(yè)和其他投標(biāo)人的利益。

3.監(jiān)督管理不到位。一是民主監(jiān)督渠道不夠暢通，對采購過程和重要環(huán)節(jié)監(jiān)督渠道單一，僅在中層干部范圍內(nèi)以會議通報的形式公示，沒有起到充分的監(jiān)督作用。二是集中采購部門與會計、紀(jì)檢監(jiān)察部門、內(nèi)部審計部門等相關(guān)單位缺乏有效溝通機制，沒有發(fā)揮協(xié)調(diào)配合的監(jiān)督合力。三是集中采購監(jiān)督機制不夠完善，對內(nèi)審、紀(jì)檢等監(jiān)督檢查職責(zé)作了相關(guān)規(guī)定，但這僅僅是原則性規(guī)定，檢查的方式方法不明確，可操作性不強。

4.基礎(chǔ)信息工作薄弱。一是對供應(yīng)商的信息收集工作不重視，沒有建立“供應(yīng)商信息庫”，沒有對供應(yīng)商進行實地考察，對入圍供應(yīng)商的產(chǎn)生沒有統(tǒng)一的準(zhǔn)入機制，沒有制定供應(yīng)商評價規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，供應(yīng)商產(chǎn)生過程不明確。二是“商品信息庫”不全面，經(jīng)常是在下達(dá)采購任務(wù)后才匆忙查詢，存在個人主觀隨意性，一定程度上影響采購工作質(zhì)量。三是集中采購檔案管理有待加強。采購檔案收集不完整，有時缺少中標(biāo)通知書、定標(biāo)文件、補充合同等資料；采購結(jié)束后，一部分采購資料留存在個別部門。

5.專業(yè)技術(shù)人才匱乏。集中采購工作有嚴(yán)謹(jǐn)操作規(guī)程，在采購過程中，納入集中采購的貨物、工程、服務(wù)等項目批次多、數(shù)量大、種類雜，采購管理人員要掌握一定的法規(guī)、制度和專業(yè)知識，但具體工作人員大多是兼職，平時對集中采購知識、政策制度的學(xué)習(xí)不夠，專業(yè)知識和能力相對不足。

三、企業(yè)進一步完善集中采購工作的幾點建議

1.健全制度體系，保證集中采購工作規(guī)范運行。一是對已有制度進行梳理。企業(yè)要根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)，結(jié)合本單位實際，修訂完善采購管理實施細(xì)則、管理辦法和操作規(guī)程，提高現(xiàn)有制度的規(guī)范性和可操作性。制度健全后，才能以制度來管理行為，也才能切實有效防范各類風(fēng)險和違規(guī)事件的發(fā)生。二是完善組織架構(gòu)。使參與采購活動的工作人員之間既相互協(xié)作，又相互制約，分解權(quán)力，從源頭上切斷商業(yè)賄賂的產(chǎn)生。三是嚴(yán)格執(zhí)行集中采購項目范圍、限額標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定，明確具體處罰措施。四是對采購文件的編制內(nèi)容進行統(tǒng)一規(guī)范，做到招標(biāo)文件、評標(biāo)報告、采購合同書、驗收報告等采購文件格式統(tǒng)一、內(nèi)容全面，達(dá)到以規(guī)范促安全的管理目標(biāo)。

2.規(guī)范集中采購工作程序。建立科學(xué)、規(guī)范、具體、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮饕?guī)程是集中采購的核心。一是計劃要相對集中，對相同的采購項目應(yīng)集中在一次進行統(tǒng)籌安排。二是招標(biāo)文件的制作要規(guī)范，招標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)明確招標(biāo)程序、招標(biāo)內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項。三是嚴(yán)格控制參加招標(biāo)的供應(yīng)商人數(shù)。四是建立供應(yīng)商信息庫。五是嚴(yán)格執(zhí)行談判與決策相分離的制度。六是采購結(jié)束后，及時按檔案管理規(guī)定，對招標(biāo)文件、投標(biāo)書、中標(biāo)通知書、定標(biāo)文件、合同等資料整理歸檔。

3.加強監(jiān)督管理，堵塞商業(yè)賄賂的產(chǎn)生渠道。集中采購工作是一項涉錢管物的重要工作，規(guī)范這項工作，必須建立集中采購長效監(jiān)督制約機制，形成一整套科學(xué)有效的監(jiān)督制約機制。監(jiān)督上要將人與崗、崗與事、事與責(zé)、責(zé)與利緊密結(jié)合起來，做到各個環(huán)節(jié)既相互促進又相互制約。監(jiān)督制約機制主要包括企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督和社會外部監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督首先是建立和完善采購工作的考評制度。年初計劃時講采購工作的監(jiān)督檢查結(jié)果與年度目標(biāo)考核結(jié)合起來，對集中采購活動中發(fā)生的違規(guī)違紀(jì)和不廉潔行為要嚴(yán)肅處理。將責(zé)任落到實處。其次是加強監(jiān)督檢查，內(nèi)審部門對集中采購工作事中事后可以開展專項審計，紀(jì)檢部門要加強對集中采購的全程監(jiān)督，可以開展效能監(jiān)察，重視采購中投訴反映的問題。外部監(jiān)督主要是向社會公開集中采購信息。充分利用網(wǎng)絡(luò)、報刊等形式，不斷拓寬集中采購的民主監(jiān)督渠道和范圍，廣泛接受社會和職工的監(jiān)督。通過內(nèi)外部監(jiān)督，達(dá)到對某一項目在采購執(zhí)行全過程的全方位、多層次的有效監(jiān)督，將商業(yè)賄賂等腐敗問題消除在萌芽狀態(tài)，使集中采購成為真正的“陽光工程”，徹底杜絕暗箱操作和腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。

4.提高集中采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。集中采購工作與一般的采購不同，政策和專業(yè)性都很強，參加采購人員既要熟悉相關(guān)法律、法規(guī)、操作規(guī)程，還要具備一定的專業(yè)知識。其次要有精湛的專業(yè)技能，集中采購人員知識面要廣，對各項采購內(nèi)容要有基本的專業(yè)知識，尤其是專業(yè)領(lǐng)域強的項目，采購人員要向?qū)I(yè)人員虛心學(xué)習(xí)。第三集中采購人員必須具備較好的口才，敏捷的思維，能夠輕松駕馭現(xiàn)場，采購之前要做好充分準(zhǔn)備，對于那些采購項目復(fù)雜，一些詳細(xì)的產(chǎn)品規(guī)格、技術(shù)指標(biāo)需要在談判確定的，在談判前要做市場調(diào)研，談判過程中要圍繞主題，以采取項目的具體要求為核心進行談判；特別要注意在談判過程中不能透露與談判有關(guān)的其他投標(biāo)人的相關(guān)信息。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的集中采購工作通過健全制度、規(guī)范流程、加強監(jiān)督，一定能夠降低采購成本，提高工作效率，消除“暗箱操作”，從源頭上遏制腐敗，使企業(yè)在保證采購質(zhì)量的前提下，真正實現(xiàn)集中采購工作又好又快向前發(fā)展的目標(biāo)。