事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化研究

任淑清/慶安縣城鄉(xiāng)規(guī)劃管理局

事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化研究

任淑清/慶安縣城鄉(xiāng)規(guī)劃管理局

檔案管理規(guī)范化是事業(yè)單位檔案管理工作正常開展的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，更是促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定高效發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，我國各個事業(yè)單位應(yīng)按照檔案管理規(guī)范化的具體要求，結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際情況，采取切實(shí)可行的措施，保證事業(yè)單位檔案管理工作得以健康發(fā)展。

事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

在現(xiàn)代事業(yè)單位里，檔案管理規(guī)范化是各家單位檔案管理工作正常開展的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，更是促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定高效發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。因此，檔案管理規(guī)范化是事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展趨勢，對各家單位而言，如何真正做到檔案規(guī)范化管理，仍需要進(jìn)一步研究。

一、事業(yè)單位檔案工作實(shí)施規(guī)范化管理的重要性

1.檔案管理規(guī)范化可以提升對檔案工作的重視程度。理論上，檔案工作在事業(yè)單位里占據(jù)重要地位，但現(xiàn)實(shí)中，一些單位由于經(jīng)費(fèi)的制約和人手的不足，對檔案工作的重視程度并不高，有的單位甚至忽視檔案工作的價值，檔案意識薄弱，也沒能采取有效的監(jiān)督措施。檔案管理規(guī)范化就得要求各單位對檔案工作提供必需的人力和財(cái)力，把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，派專人負(fù)責(zé)檔案整理工作，保證檔案整理歸檔有用充足的工作時間，最終建立檔案管理工作的有效機(jī)制，使檔案管理工作有制度化支持。

2.檔案管理規(guī)范化可以改善檔案保管。由于受到經(jīng)濟(jì)條件的限制，一些單位檔案室比較落后、陳舊，設(shè)施也不完善，防水防火防盜的功能也比較差。檔案管理規(guī)范化就得要求各家單位按照檔案管理相關(guān)規(guī)定的具體要求，建設(shè)整齊、規(guī)范、統(tǒng)一的現(xiàn)代化檔案室，并加強(qiáng)管理體制建設(shè)，添加必要的基本設(shè)施，完善硬件設(shè)備，提高防火防水防盜功能，使本單位的檔案得以有效的保存，避免檔案受到損害。

3.檔案管理規(guī)范化可以提升工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作?，F(xiàn)實(shí)中，由于受到事業(yè)單位人員崗位編制的制約，一些單位人手本來就很緊張，這就導(dǎo)致了有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。檔案管理規(guī)范化則要求檔案人員提高業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，增強(qiáng)整理歸檔文件的、分類和保管期限劃分等問題上的準(zhǔn)確度，要求檔案按時立卷歸檔，并及時移交給綜合檔案室等。因此，檔案管理規(guī)范化可以提高檔案工作工作的責(zé)任心、積極性和能動性，使檔案管理工作更加準(zhǔn)確、有效。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的具體要求

1.檔案收集工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。檔案收集工作是檔案管理工作的起點(diǎn)，主要是為檔案管理工作提供管理對象，檔案收集質(zhì)量的好壞直接影響到檔案管理工作的下一個環(huán)節(jié)。檔案收集準(zhǔn)時、檔案材料完整能為檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)打下良好的基礎(chǔ)，檔案收集過少或者收集的材料沒有實(shí)質(zhì)性的作用，都會給檔案整理、編目、鑒定以及保管工作帶來問題，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的開展。事業(yè)單位檔案收集規(guī)范化要求本單位檔案工作人員加大與其他相關(guān)部門和工作人員的聯(lián)系力度，加大對檔案收集工作步驟和內(nèi)容的宣傳力度，重視各項(xiàng)文字材料的收集工作。需要存檔的各種材料經(jīng)相關(guān)人員處理后，應(yīng)在第一時間內(nèi)由文書部門人員整理入卷，定期移交給檔案室進(jìn)行集中保存。

2.檔案整理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。檔案整理工作是檔案管理的第二個環(huán)節(jié)，這項(xiàng)工作是對收集而來的各項(xiàng)檔案材料，由專門工作人員進(jìn)行分類、組合和編制。在事業(yè)單位里，檔案整理工作非常重要，可以使檔案得以條理化、避免出現(xiàn)混亂狀態(tài)，給檔案的開發(fā)利用提供便利，提高檔案的利用率。檔案整理工作規(guī)范化要求工作人員在整理檔案時，首先得檢驗(yàn)檔案收集工作的質(zhì)量，其次對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理與編目，保證這些檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)條理化、系統(tǒng)化、專業(yè)化。

3.檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。事業(yè)單位里，檔案管理工作也不可忽視，檔案管理水平的高低、方法科學(xué)如否，直接決定著檔案保管的質(zhì)量。檔案保管得當(dāng)，可延長檔案的壽命；檔案保管不當(dāng)，會給檔案管理工作帶來無可挽回的損失。檔案管理工作規(guī)范化要求相關(guān)工作人員重視保管工作的方方面面，并積極與單位其他部門尤其是保衛(wèi)部門的取得聯(lián)系、加強(qiáng)合作，提高對檔案管理的保護(hù)等級，延長檔案的保管期限，只有這樣才能延長檔案資料的使用壽命。

三、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的實(shí)施策略

1.完善檔案管理的相關(guān)制度建設(shè)。檔案管理規(guī)范化的前提是擁有完善的檔案管理規(guī)章制度。事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化原則上應(yīng)確立三合一制度。第一，建立檔案管理實(shí)施分類整理和庫藏制度，確立本單位檔案工作基本框架；第二、明確檔案的歸檔范圍和整理要求細(xì)則，方便工作人員對本單位檔案進(jìn)行收集、整理、編目、裝訂，確保各項(xiàng)檔案資料的完整、真實(shí)；第三，完善檔案管理監(jiān)督機(jī)制，使本單位的檔案管理得到有效監(jiān)督，使檔案管理得以在陽光環(huán)境之下運(yùn)作，提高本單位檔案管理與監(jiān)督質(zhì)量。

2.強(qiáng)化事業(yè)單位檔案的保密工作。對事業(yè)單位而言，檔案是本單位的機(jī)密材料，尤其是工作計(jì)劃、工作決策和人事考核等材料，更是不宜公開、高度機(jī)密的材料。因此，事業(yè)單位檔案管理人員除必須具備優(yōu)秀的工作素養(yǎng)和良好的職業(yè)精神，還應(yīng)要定期進(jìn)行保密教育，加強(qiáng)《保密法》的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)保密意識。在事業(yè)單位里，對檔案管理的保密工作更應(yīng)高度重視，制定詳細(xì)的保密工作措施。具體而言，檔案資料應(yīng)有詳細(xì)的解密劃控和一定的保管期限，未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄錄、復(fù)制或者翻拍檔案材料；工作人員不得在公共場合或者電話、電報等通訊工具中談?wù)摫Ｃ軆?nèi)容、根據(jù)不同密級程度，確定不同的利用對象以及利用范圍；保密材料僅限于閱文室內(nèi)查閱，并且涉密材料不得進(jìn)入編研范圍等。

3.加速事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)步伐。實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，可以提高工作效率，延長檔案使用壽命。事業(yè)單位可以把多媒體技術(shù)運(yùn)用與檔案管理之中，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，既減輕了勞動強(qiáng)度，有擴(kuò)大了檔案存儲數(shù)量，有效地緩解檔案室空間不足的壓力，數(shù)字化、信息化是事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的必然趨勢。

總之，我國各個事業(yè)單位應(yīng)按照檔案管理規(guī)范化的具體要求，結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際情況，采取切實(shí)可行的措施，使本單位檔案得以科學(xué)、系統(tǒng)、有效管理，保證事業(yè)單位檔案管理工作得以健康發(fā)展。

［1］楊虹.對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討［J］.科技資訊，2010（34）.

［2］王德俊.當(dāng)前國際檔案界學(xué)術(shù)新動態(tài)新觀點(diǎn)［J］.北京檔案，2005（1）.