自來水公司OA 系統(tǒng)應用情況探討

周蓓蓮

(上海市自來水市北有限公司，上海 200086)

上海市自來水市北有限公司是一家老牌國有供水企業(yè)。為了與公司十二五規(guī)劃戰(zhàn)略目標及IT總體規(guī)劃相適應，進一步提高公司內部管理能力、辦公效率及信息化水平，于2012年6月啟動辦公自動化項目，經(jīng)過1年多時間，歷經(jīng)前期招投標、需求調研、系統(tǒng)搭建測試和試用，現(xiàn)已進入穩(wěn)定運行階段，在公司總部及下屬14家基層單位正式使用?，F(xiàn)就系統(tǒng)實施過程中遇到的部分問題及解決方案進行探討。

辦公自動化(office automation，OA)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來的一種新型辦公方式［1］。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

該公司是個有百年歷史的老牌企業(yè)，日常流程較規(guī)范和成熟，但也存在手工傳遞流程過于僵化和煩瑣的問題。市北自來水公司OA綜合管理系統(tǒng)(以下簡稱OA系統(tǒng))的運用涉及整個集團公司2 000多位員工，員工中普遍存在文化程度較低、年齡偏大等問題。所以，一套適合該公司管理流程的OA系統(tǒng)應該具有易用性、實用性、靈活性以及生命力等特點。

此次建成的OA系統(tǒng)是一個集六大平臺于一體的系統(tǒng)。分別是企業(yè)的通訊平臺、行政辦公平臺、信息發(fā)布平臺、協(xié)同工作平臺、知識管理平臺和信息集成平臺。在完成總目標的基礎上，還需充分考慮未來發(fā)展需要，統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、逐步擴展，遵循系統(tǒng)的全局性和完整性原則、成熟性和先進性原則、標準化和開放性原則、實用性和靈活性原則、可維護和擴展性原則、安全性和保密性原則、穩(wěn)定性和高性能原則。

1 項目推進的難度

該公司員工普遍存在文化程度較低、年齡偏大等問題，此次系統(tǒng)又涉及人員眾多，為了更好地推進項目，我們采取了以下幾點措施。

1．1 需要領導的重視與參與

成立了以總經(jīng)理為首的項目領導小組，以業(yè)務需求和技術需求管理部門負責人為主的項目管理小組，明確項目經(jīng)理和組員的工作職責。定期召開項目進度會議，讓領導真正參與到項目中，為日后的推廣工作奠定基礎。

1．2 需要業(yè)務部門的配合和支持

明確OA系統(tǒng)業(yè)務，需求管理部門(根據(jù)項目推進的順序，一期主要是總經(jīng)辦、黨辦和行政部;二期是人事部和財務部)，技術需求管理部門是科技管理部。在項目啟動前，科技管理部相關人員已對這些需求管理部門進行了內部的流程調研，幫助他們梳理和優(yōu)化業(yè)務流程。一是便于科技管理部在項目招投標時，選到更適合該公司的產(chǎn)品，二是待OA軟件供應商進場調研的時候，相關需求部門能快速、系統(tǒng)地完成數(shù)據(jù)整理工作，如組織結構、業(yè)務流程、文檔資料等。

1．3 讓更多人認識到OA系統(tǒng)帶來的便利性

OA系統(tǒng)中新增加了全公司的通訊錄、個人工資福利費用查詢及匯總、一周菜譜等功能。在系統(tǒng)上線前，這些“服務”都是不提供的，而新系統(tǒng)通過這些關系到每個員工切身利益的查詢功能，讓更多員工開始使用OA系統(tǒng)，從而體會到系統(tǒng)帶來的便利。

2 項目階段性目標的確定

在項目招投標時，就決定采用整體規(guī)劃、分步實施的方法，將OA項目分三期來完成。

一期主要是完成OA系統(tǒng)基礎框架的搭建，部署信息門戶、新聞發(fā)布、公文流轉、個人辦公、綜合事務管理、知識管理等模塊，并在公司總部和2家下屬基層單位中進行試點。通過基礎功能的實現(xiàn)和若干單位的試運行，讓一部分人先熟悉這個系統(tǒng)，也為后期推廣到所有基層單位奠定基礎。

二期主要是在一期項目基礎上深化運用，完善人事管理流程、財務報銷流程以及與其他信息系統(tǒng)的集成等功能，并將OA系統(tǒng)推廣到所有基層單位。

三期主要是在一二期運用的基礎上，根據(jù)業(yè)務部門提出的優(yōu)化意見進行修改。

3 項目培訓管理

OA系統(tǒng)的實施中一個很重要的工作就是用戶培訓。必須建立一套完善的培訓體系，從管理維護和普通應用兩個層次，從支撐平臺和OA系統(tǒng)本身兩個方面進行全面培訓。通過培訓，切實建立起系統(tǒng)運行所需要的維護人員和普通用戶隊伍。

3．1 按角色、分階段培訓

根據(jù)不同的崗位性質和運用程度，培訓對象主要分OA系統(tǒng)管理員、關鍵用戶(需求管理部門的員工及使用較為頻繁的員工)、領導用戶、普通用戶四類。按實際的操作場景演示和講解，尤其是對系統(tǒng)管理員和關鍵用戶實行多次培訓，逐步深入的方式，使用戶更容易理解和接收。

3．2 培訓形式多元化

OA系統(tǒng)的培訓不再局限于聽講座和發(fā)放書面培訓資料，還在系統(tǒng)中開辟了培訓資料下載專區(qū)，增加了視頻錄像和操作場景模擬案例，更便于用戶自行學習。另外，還鼓勵系統(tǒng)管理員對普通用戶進行培訓，目前培訓工作已全部由該公司人員獨立完成。通過這種形式的培訓，發(fā)現(xiàn)公司人員講解的內容更貼近用戶實際操作，還確保了培訓時間的靈活性。同時，通過培訓也促進了系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)和業(yè)務需求的再認識。

3．3 培訓的組織

培訓不是單一地由某一部門發(fā)起，而是通過項目管理小組來組織。例如要舉辦一場公文管理相關業(yè)務的關鍵用戶培訓，業(yè)務需求部門(總經(jīng)辦和黨辦)、技術需求部門(科技管理部)會聯(lián)合發(fā)會議通知，確保各個管理條線的員工都能參加，保證了培訓的組織力度。

4 移動辦公和即時通信功能

OA系統(tǒng)中領導的使用范圍廣、頻率高，但領導經(jīng)常面臨外出開會或出差等問題，所以移動辦公和即時通信也是我們系統(tǒng)建設中需解決的一個問題。

OA系統(tǒng)支持蘋果IOS、ANDROID等主流客戶端應用，支持公司區(qū)域以外的PC及手機客戶端在廣域網(wǎng)通過SSL VPN方式登入OA系統(tǒng)。

具有企業(yè)級即時通信軟件，該軟件除了基本的即時通信功能外，還能與OA系統(tǒng)主要的功能模塊集成，即用戶日常只需要登錄即時通信軟件亦可以完成OA的主要工作事項，如流程的發(fā)起、審批，新聞公告的查看、發(fā)布等。

5 與其他信息系統(tǒng)的集成

公司目前有十多個信息系統(tǒng)，很多員工面臨著每天要在多個信息系統(tǒng)中來回切換，處理工作的窘境。OA系統(tǒng)的建設目標不光是解決業(yè)務流程的電子化，也希望全面整合企業(yè)的人、財、物、信息等各大系統(tǒng)資源，并將其全部集中在一個統(tǒng)一的平臺上，方便員工對各類信息的查找和處理。

5．1 與人事系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享

人事系統(tǒng)應該是與OA系統(tǒng)交互最頻繁的系統(tǒng)。組織結構信息、員工信息都來源于人事系統(tǒng)。我們采用了每日一次的自動同步更新方式，一旦有新員工入職、老員工部門崗位變動或離職，OA系統(tǒng)會自動觸發(fā)工作流，通知系統(tǒng)管理員，同時在OA系統(tǒng)中會將人員狀態(tài)進行變化。另外，OA系統(tǒng)也提供員工自助修改家庭信息、聯(lián)系方式等字段，方便了人事系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集及更新。

5．2 與財務系統(tǒng)的集成

提供員工自助查詢的功能(包括稅后收入、五金查詢等)，系統(tǒng)會自動調用財務系統(tǒng)薪酬模塊接口提供的數(shù)據(jù)。另外費用申請流程的相關數(shù)據(jù)也會同步到OA與財務系統(tǒng)的中間表中，為財務系統(tǒng)的記賬憑證提供依據(jù)。

5．3 與物資系統(tǒng)的集成

OA系統(tǒng)將物資系統(tǒng)的待處理事項以數(shù)據(jù)庫視圖的方式同步過來，用戶可以輕松地在OA系統(tǒng)中獲取物資系統(tǒng)中的待處理事項，并可以點擊某一條記錄，跳轉到物資系統(tǒng)中，免去了2次登錄的麻煩，實現(xiàn)了在OA系統(tǒng)里進行其他信息系統(tǒng)的任務審批。今后，還會將有條件的業(yè)務系統(tǒng)陸續(xù)集成到OA系統(tǒng)中。

5．4 與AD域的集成

OA系統(tǒng)登入采用了AD域認證方式，實現(xiàn)了員工的單點登錄。

5．5 與郵件和短信的集成

OA系統(tǒng)集成了公司原有的EXCHANGE郵件系統(tǒng)，做到新郵件即時提醒功能。OA系統(tǒng)的很多流程也支持發(fā)送手機短信和郵件的功能，真正做到了OA、郵件、短信三者的無縫連接。

6 新老系統(tǒng)對接的問題

此次項目實施中還遇到了新老系統(tǒng)對接的問題。老系統(tǒng)主要是為公司信息發(fā)布提供了平臺，雖然功能簡單，但也已經(jīng)使用了4～5年。

6．1 功能方面

調研時，以老系統(tǒng)為原型，聽取多方意見，保留老系統(tǒng)中大家一致認可的功能，盡可能保持大家的操作習慣。

6．2 歷史數(shù)據(jù)的處理

由于新老系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結構不同，很難將老系統(tǒng)的數(shù)據(jù)直接導入新系統(tǒng)。從內容上分析，老系統(tǒng)數(shù)據(jù)基本都是一些以發(fā)布新聞、通知公告為主的內容，具有一定的時效性。最后決定老系統(tǒng)數(shù)據(jù)不遷移到新系統(tǒng)，而是采用新老系統(tǒng)并軌的方式。新系統(tǒng)上線后，老系統(tǒng)不再錄入新的數(shù)據(jù)，只能查詢歷史數(shù)據(jù)。對于特別重要且長效性的數(shù)據(jù)，整理后，統(tǒng)一由數(shù)據(jù)庫管理員一并導入到新系統(tǒng)中。

7 做具有“軟件開發(fā)”能力的甲方

對于軟件開發(fā)的委托方經(jīng)常會面臨項目進度拖后但束手無策的窘境，很大方面的原因是受到了供應商的制約。此次項目該公司的技術小組，不再簡單地起到軟件供應商和業(yè)務需求部門之間信息傳遞的作用，而是承擔更多的工作，從前期的需求調研、系統(tǒng)搭建到后期的系統(tǒng)測試，都是以公司技術小組為主，軟件供應商為輔的模式。雖然前期花了大量的時間培訓技術小組成員，但項目實施中已經(jīng)能自主完成系統(tǒng)的搭建和測試工作，為日后的維護工作奠定基礎。

此次項目技術小組共3人成員。其中1人為項目經(jīng)理，其職責是把握項目進度，評估需求的合理性和可操作性，協(xié)調各部門的資源;1人為技術負責，其職責是解決其他信息系統(tǒng)與OA集成中遇到的各種問題，負責服務器運行情況，負責數(shù)據(jù)安全等;1人為搭建實施負責，其職責是系統(tǒng)搭建和測試。

8 總結

以上七個方面的問題，是市北自來水公司OA項目實施中所遇到的核心問題，以及對解決問題做的初步探索。隨著OA系統(tǒng)在整個集團內部的推廣應用，已實現(xiàn)了工作流、信息發(fā)布和知識共享的全面整合，加快了信息流通，規(guī)范了辦公流程，提高了辦公效率，從而有效降低辦公成本，為員工提供了一個開放的信息化辦公平臺。

［1］張銳昕．辦公自動化概論［M］．北京:清華大學出版社，2012．