理光OA系統(tǒng)助力企業(yè)管理——引進一年文印成本降幅超50%

在競爭日趨激烈的市場環(huán)境下，現(xiàn)代企業(yè)工作效率和成本控制，成為企業(yè)生存的制勝之道，尤其是對于擁有幾十年發(fā)展的歷史的國有企業(yè)，如何能脫掉歷史的包袱，利用創(chuàng)新的IT 系統(tǒng)OA 系統(tǒng)，提高企業(yè)效率降低辦公成本、人力成本就成了企業(yè)發(fā)展中的重要課題。

某電氣集團，是中國機械工業(yè)銷售排名第一位的機電裝備產(chǎn)業(yè)集團，它的歷史可追溯到1880年。主要業(yè)務(wù)是從事設(shè)計、制造及銷售各種電力能源設(shè)施、機電一體化設(shè)施、交通設(shè)施及環(huán)保系統(tǒng)等產(chǎn)品及相關(guān)服務(wù)。

作為一家擁有悠久歷史的離散型制造行業(yè)企業(yè)，在不斷發(fā)展的同時，企業(yè)在日常辦公中遇到OA 設(shè)備冗余、種類繁多、部署分散等問題，造成了維護管理成本高昂的問題，每年僅僅用在OA 設(shè)備維護人員和耗材再投入上的費用，就高達近幾十萬元。如何才能通過IT 技術(shù)將這些老舊的設(shè)備進行行之有效的管理，保證辦公文印輸出效率的同時，降低辦公文印費用的支出，成為此集團旗下某工廠IT 部門研究課題。

通過深入的基層用戶走訪調(diào)研，發(fā)現(xiàn)制造行業(yè)在不斷創(chuàng)新業(yè)務(wù)和深化服務(wù)的同時，對于辦公設(shè)備應(yīng)用的需求也在隨之變化，特別是在文檔輸出的需求方面，變化尤為明顯。傳統(tǒng)打印、復(fù)印、掃描功能在速度、品質(zhì)等方面已經(jīng)不能滿足日益提高的辦公效率需求，大量冗余的陳舊設(shè)備不但不能滿足文印需求，反而因為高發(fā)故障和種類繁多的耗材成為企業(yè)發(fā)展的短板，更有甚者因為打印設(shè)備的陳舊，機器存在嚴(yán)重的漏粉、電磁輻射等影響職工身體健康、危害環(huán)境等嚴(yán)重問題。

通過與OA 行業(yè)文印解決方案全球領(lǐng)導(dǎo)品牌理光接觸，初步認(rèn)識到企業(yè)要補齊文印設(shè)備的短板，就需要根據(jù)企業(yè)自身需求，定制整體文印解決方案，并提出了“新的打印、復(fù)印、掃描設(shè)備要高度整合，提高效率；提高可控性，降低文印成本；后期管理方便，保證文印輸出安全和降低能耗，符合環(huán)保精神，這四個方面的需求?！?/p>

理光公司就現(xiàn)存的問題、需求點、設(shè)備配置與選型、布局、軟件功能、流程、售后服務(wù)等方面進行了調(diào)研，并根據(jù)需求為企業(yè)自身需求量身打造了制造業(yè)企業(yè)專屬解決方案，達到以下效果：

一、降低成本，根據(jù)文印需求，淘汰部分現(xiàn)有冗余老舊設(shè)備，集中部署理光數(shù)碼復(fù)合機，通過機器性能提升，減少設(shè)備數(shù)量。

二、提高效率，根據(jù)各部門文印需求，配備相應(yīng)性能的數(shù)碼復(fù)合機，并將數(shù)碼復(fù)合機與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)打通，用戶通過IC 卡在企業(yè)內(nèi)進行漫游打印，降低了因為打印的設(shè)備故障或擁堵而造成的辦公效率問題。

三、安全性，所有復(fù)合機增加IC 卡認(rèn)證功能，用戶打印復(fù)印之前必須經(jīng)過授權(quán)的IC 卡認(rèn)證，只有本人能看到自己打印的文檔，不會跟他人的作業(yè)相互拿錯，外來人員更無法隨意完成復(fù)印、打印、掃描等操作，確保文檔的安全。

四、監(jiān)控報表，管理系統(tǒng)對設(shè)備運行狀態(tài)進行監(jiān)控，故障報警、消耗統(tǒng)計、分析報告等。報表數(shù)據(jù)可導(dǎo)出，實現(xiàn)了企業(yè)文印量化標(biāo)準(zhǔn)。

五、健康環(huán)保，服務(wù)商須提供符合國家及廠商認(rèn)可的、質(zhì)量完好的打印耗材，符合環(huán)保方面的廠家、國家標(biāo)準(zhǔn)，降低文印設(shè)備給環(huán)境帶來的破壞，并保證員工健康。

六、與理光簽訂管理協(xié)議，廠商通過抄表服務(wù)對硬件設(shè)備進行日常的維修與維護、定期保養(yǎng)、提供耗材、進行使用滿意度調(diào)查、統(tǒng)計服務(wù)數(shù)據(jù)并提供運營報告等相關(guān)的增值服務(wù)保障了產(chǎn)品的使用周期，簡化了IT、行政部門管理流程，提高企業(yè)整體運轉(zhuǎn)效率。

實施1年文印成本降50%

通過1年多的實施和使用，理光公司提供的整體辦公文印解決方案，取得了驚人的效果，高性能的理光數(shù)碼復(fù)合機，無論是在打印復(fù)印速度、文件輸出效果上，都有了質(zhì)的提高，而自動輸稿器、自動雙面等功能，更進一步提高了辦公效率同時，減少了紙張的浪費，更進一步的降低了企業(yè)辦公成本，在解決方案實施一年中，整體的辦公成本降低約50%左右。

隨著制造業(yè)信息化的不斷深入，企業(yè)在實現(xiàn)數(shù)字化工廠過程中不斷摸索，在實現(xiàn)了制造流程數(shù)字化管理、物流數(shù)字化管理之后，對企業(yè)文印輸出數(shù)字化方面也提出了更高的要求。而整體性、定制型的行業(yè)解決方案勢必會成幫助制造業(yè)企業(yè)降低辦公成本，提高辦公效率，助力企業(yè)發(fā)展的利器。