電力工程建設(shè)EPC項(xiàng)目檔案管理

尹 輝，朱 闊，孫晨陽(yáng)

（1.東北電力設(shè)計(jì)院，長(zhǎng)春 130021；2.吉林財(cái)經(jīng)大學(xué)，長(zhǎng)春 130117）

隨著國(guó)家建設(shè)的快速發(fā)展，改革的不斷深入，建設(shè)項(xiàng)目管理逐步與國(guó)際接軌，工程總承包（EPC）項(xiàng)目已成為電力設(shè)計(jì)單位的主流經(jīng)營(yíng)模式。EPC 項(xiàng)目工作內(nèi)容包含了工程項(xiàng)目前期研究、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工管理、試運(yùn)行等工程建設(shè)全過(guò)程的所有范圍，同時(shí)在工程建設(shè)過(guò)程中也產(chǎn)生了各種類型的文件材料，如何按照檔案管理有關(guān)規(guī)定對(duì)其進(jìn)行管理，是工程總承包單位需要解決的問(wèn)題。EPC 項(xiàng)目檔案管理，直接關(guān)系到項(xiàng)目的質(zhì)量、竣工驗(yàn)收和移交，是項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益的保障之一，是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中重要的工作內(nèi)容，是項(xiàng)目管理的重要組成部分，是檔案工作規(guī)范的要求。加強(qiáng)EPC 項(xiàng)目檔案管理對(duì)電力建設(shè)項(xiàng)目EPC模式具有重要的。

1 EPC項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)

EPC項(xiàng)目包含了項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，檔案的形成渠道多，來(lái)源范圍廣。是參建各方基本面貌和工程建設(shè)全過(guò)程的綜合反映；是一份及極其寶貴的資源和歷史記錄，包括了項(xiàng)目立項(xiàng)、工程招投標(biāo)、勘測(cè)設(shè)計(jì)、設(shè)備材料采購(gòu)、施工安裝、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程中形成的全部文件材料。由于EPC項(xiàng)目參建單位多，包括不同地區(qū)、不同行業(yè)和不同性質(zhì)的單位，單靠總包方不能完成項(xiàng)目檔案管理工作，因此，總承包方要組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各分包方的檔案管理工作，以保證整個(gè)項(xiàng)目的檔案管理工作科學(xué)、有序地進(jìn)行。在此條件下，一個(gè)好的組織架構(gòu)及明確的責(zé)任分工顯得尤為重要，它不僅是組織與管理EPC項(xiàng)目檔案工作的基礎(chǔ)，也是維護(hù)建設(shè)秩序與保證工程質(zhì)量的必要條件。

2 EPC項(xiàng)目檔案管理原則

2.1 積極授權(quán)

在EPC項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，EPC 項(xiàng)目部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的檔案管理工作，因此，對(duì)內(nèi)部各部門與分包單位及設(shè)備材料廠家具有較大的約束力，同時(shí)作為平級(jí)主體，與業(yè)主方和監(jiān)理方進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通；而檔案管理機(jī)構(gòu)是EPC項(xiàng)目檔案管理的具體組織者與執(zhí)行者，作為項(xiàng)目部下設(shè)機(jī)構(gòu)，與項(xiàng)目部其他部門平級(jí)或級(jí)別低于其他部門，對(duì)分包單位缺乏管理和處罰權(quán)力，業(yè)務(wù)要求的貫徹與執(zhí)行監(jiān)管過(guò)程中難免遇到種種困難和阻力。為了更好地貫徹檔案管理有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)場(chǎng)檔案管理制度的制定、相關(guān)各類合同簽訂過(guò)程中關(guān)于檔案事宜的商洽、檔案管理培訓(xùn)的組織、檔案會(huì)議的召開，以及對(duì)各部門檔案制度執(zhí)行的監(jiān)督與獎(jiǎng)懲等，都應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)以EPC項(xiàng)目部的名義進(jìn)行，項(xiàng)目部管理層應(yīng)對(duì)上述檔案工作予以授權(quán)和支持。

2.2 統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、明晰權(quán)責(zé)

為確保項(xiàng)目涉及的各方對(duì)檔案組織管理體系和權(quán)責(zé)范圍認(rèn)識(shí)一致。在項(xiàng)目準(zhǔn)備期內(nèi)，EPC 項(xiàng)目部應(yīng)做好與設(shè)備廠家、分包方、業(yè)主方及監(jiān)理方的溝通，根據(jù)國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，貫徹落實(shí)業(yè)主有關(guān)檔案的要求?，F(xiàn)場(chǎng)所有檔案管理制度應(yīng)分發(fā)到總包方與分包方各有關(guān)部門，并報(bào)送業(yè)主方與監(jiān)理方。EPC 項(xiàng)目部各部門以及分包方，應(yīng)在本規(guī)定的框架內(nèi)，嚴(yán)格履行自身檔案管理職責(zé)。本著“誰(shuí)形成誰(shuí)整理歸檔”的原則，將檔案管理權(quán)責(zé)明晰并落實(shí)到人。

2.3 機(jī)構(gòu)完整、保持同步、獎(jiǎng)罰分明

EPC項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)檔案管理的組織機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置，應(yīng)滿足工程檔案管理的要求。分包方應(yīng)成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，在總包方檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督指導(dǎo)下，完成本單位檔案的收集與歸檔工作，并按合同規(guī)定，向總承包檔案管理機(jī)構(gòu)移交本單位檔案。

對(duì)項(xiàng)目文件同步收集與管理，是保證其質(zhì)量的重要措施，EPC 項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)施工計(jì)劃和工程進(jìn)度，授權(quán)檔案管理機(jī)構(gòu)同步監(jiān)督、指導(dǎo)總包方與分包各方項(xiàng)目文件的歸檔，相關(guān)單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行合同要求與制度的規(guī)定。

為保障檔案管理組織體系合理高效運(yùn)行，嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度必不可少，因此，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)具體情況制定檔案管理處罰條例，將處罰條例相關(guān)內(nèi)容納入分包合同中，由總包方檔案管理機(jī)構(gòu)考核檢查，對(duì)未及時(shí)歸檔、丟失文件等影響現(xiàn)場(chǎng)檔案工作秩序和質(zhì)量的行為予以處罰，并限時(shí)整改。

3 檔案管理組織架構(gòu)及機(jī)構(gòu)職責(zé)

3.1 組織架構(gòu)

EPC項(xiàng)目的檔案管理組織機(jī)構(gòu)主要由EPC 項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)層、EPC項(xiàng)目部以及分包單位3個(gè)層級(jí)構(gòu)成。EPC項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)層包括項(xiàng)目部項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目部總工程師；EPC項(xiàng)目部包括工程管理部門、“三標(biāo)”管理部門、設(shè)計(jì)部門、設(shè)備管理部門、計(jì)劃財(cái)務(wù)部門和綜合管理部門等，檔案管理機(jī)構(gòu)單獨(dú)設(shè)立或設(shè)立在項(xiàng)目部某個(gè)部門內(nèi)；分包單位主要包括建筑單位、安裝單位、調(diào)試單位以及設(shè)備代保管單位等。

項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)層領(lǐng)導(dǎo)管理整個(gè)EPC 項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的檔案工作。項(xiàng)目部檔案管理機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)層的領(lǐng)導(dǎo)下，與業(yè)主方、監(jiān)理方和設(shè)備材料廠家等各方明確檔案要求，接收管理項(xiàng)目部形成的項(xiàng)目文件，監(jiān)管分包單位的檔案工作。項(xiàng)目部工程管理部門與檔案管理機(jī)構(gòu)共同監(jiān)督管理建筑、安裝、調(diào)試分包單位施工文件的收集、管理和移交工作；項(xiàng)目部檔案管理機(jī)構(gòu)會(huì)同項(xiàng)目部設(shè)備管理部門與設(shè)備材料代保管分包單位以及設(shè)備材料廠家協(xié)調(diào)設(shè)備文件的收集、管理與移交工作。

3.2 機(jī)構(gòu)職責(zé)

EPC項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)立專門檔案管理機(jī)構(gòu)，在項(xiàng)目部授權(quán)下，負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目檔案管理的日常工作。檔案管理機(jī)構(gòu)是EPC項(xiàng)目檔案管理的核心部門，負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中全部檔案事務(wù)的具體執(zhí)行，上承項(xiàng)目部管理層，下啟分包各方，中間串聯(lián)項(xiàng)目部各部門，對(duì)外溝通業(yè)主方、監(jiān)理方及檔案驗(yàn)收評(píng)價(jià)單位。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立現(xiàn)場(chǎng)庫(kù)房，下設(shè)檔案主管和檔案管理員若干，負(fù)責(zé)制定并執(zhí)行檔案管理制度；接收管理EPC項(xiàng)目部各部門移交的檔案；接收與分發(fā)整個(gè)施工過(guò)程中產(chǎn)生的或需要的文件資料與檔案；組織檔案培訓(xùn)；并與項(xiàng)目建設(shè)各方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保檔案管理組織體系順暢運(yùn)行。

4 項(xiàng)目管理部門、分包單位的分工與職責(zé)

4.1 項(xiàng)目管理部門分工與職責(zé)

項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)落實(shí)總承包范圍內(nèi)項(xiàng)目部檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目部及施工分包各方的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)工作。項(xiàng)目部總工程師分管并負(fù)責(zé)EPC 項(xiàng)目檔案管理的技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)工作，監(jiān)督指導(dǎo)項(xiàng)目部檔案管理機(jī)構(gòu)日常工作。

EPC項(xiàng)目部主要包括工程管理部門、設(shè)備管理部門、設(shè)計(jì)部門、計(jì)劃財(cái)務(wù)部門、綜合管理部門和“三標(biāo)”管理部門等，各部門在工程建設(shè)過(guò)程中必須收集整理本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的歸檔文件，保障其完整、齊全、規(guī)范、準(zhǔn)確，并及時(shí)向項(xiàng)目部檔案管理機(jī)構(gòu)移交，積極配合檔案室收集與其業(yè)務(wù)范圍相關(guān)的其他單位和部門的歸檔文件。

4.2 分包單位職責(zé)

4.2.1 施工、調(diào)試分包單位職責(zé)

a.嚴(yán)格執(zhí)行分包合同中有關(guān)檔案的條款。建立檔案管理組織體系，為保障現(xiàn)場(chǎng)檔案管理組織體系的順暢運(yùn)行，施工與調(diào)試單位應(yīng)建立檔案管理部門，設(shè)立專門檔案管理人員，負(fù)責(zé)與總包方進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)溝通。

b.分包單位必須將其項(xiàng)目檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃，明確各承辦機(jī)構(gòu)和有關(guān)部門的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制，按照項(xiàng)目所屬關(guān)系，制定相應(yīng)的檢查考核措施。

c.分包單位必須積極收集整理現(xiàn)場(chǎng)使用的譯文，安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)竣工圖，設(shè)計(jì)變更、使用維護(hù)（試運(yùn)行）、工程安全、質(zhì)量事故處理形成的文件，并在工程建設(shè)過(guò)程中，對(duì)施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和更改情況進(jìn)行核實(shí)，并按要求修改到相應(yīng)的文件上。

d.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后規(guī)定期限內(nèi)，各分包方向總承包方提交經(jīng)系統(tǒng)整理、符合達(dá)標(biāo)驗(yàn)收歸檔要求的竣工檔案和其他相關(guān)檔案，此期限由總包方根據(jù)業(yè)主要求和國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。

4.2.2 設(shè)備材料代保管分包單位

設(shè)備材料代保管單位應(yīng)積極與EPC 項(xiàng)目部設(shè)備管理部門和檔案管理機(jī)構(gòu)配合，妥善保管隨箱的全部設(shè)備資料，以設(shè)備合同為單位移交給總包方檔案管理機(jī)構(gòu)。開箱驗(yàn)收時(shí)，設(shè)備材料代保管分包單位應(yīng)與廠家、設(shè)備管理部門及各方專業(yè)工程師一起，明確設(shè)備資料所屬系統(tǒng)、所屬合同及所屬?gòu)S家，若檔案人員未能參與開箱，設(shè)備材料代保管分包單位與總包方設(shè)備管理部門共同代行檔案人員職責(zé)，將設(shè)備資料移交給檔案管理機(jī)構(gòu)。

5 結(jié)束語(yǔ)

EPC項(xiàng)目建設(shè)檔案是隨著建設(shè)工程實(shí)體完成而同時(shí)產(chǎn)生的重要成果；是工程總承包過(guò)程中原始、真實(shí)、全面的記錄；是工程投產(chǎn)后生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)、改造、擴(kuò)建等工作的可靠依據(jù)。對(duì)總結(jié)工程設(shè)計(jì)、制造、施工、調(diào)試和生產(chǎn)運(yùn)行經(jīng)驗(yàn)，不斷提高生產(chǎn)及技術(shù)管理水平起著不可替代的作用。