淺談如何做好項(xiàng)目監(jiān)理部的資料管理工作

張 翎

（上海電力監(jiān)理咨詢有限公司， 上海 200031）

淺談如何做好項(xiàng)目監(jiān)理部的資料管理工作

張 翎

（上海電力監(jiān)理咨詢有限公司， 上海 200031）

通過工程實(shí)踐，對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部如何做好資料管理工作進(jìn)行了闡述：一是確保在項(xiàng)目竣工以后，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按時(shí)將監(jiān)理資料移交建設(shè)單位；二是完整的工程監(jiān)理文件檔案資料是建設(shè)工程監(jiān)理單位具有重要?dú)v史價(jià)值的資料。

監(jiān)理資料；總監(jiān)負(fù)責(zé)制；管理制度；檢查考核

監(jiān)理資料管理工作是工程信息管理的一項(xiàng)重要工作。對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。監(jiān)理文件檔案資料的管理，是把監(jiān)理過程中各項(xiàng)工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報(bào)表等文件資料進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存，從而確保文件和檔案資料的完整性。一方面，在項(xiàng)目建成竣工以后，監(jiān)理工程師可將完整的監(jiān)理資料移交建設(shè)單位，作為建設(shè)項(xiàng)目的工程監(jiān)理檔案。另一方面，完整的工程監(jiān)理文件檔案資料是建設(shè)工程監(jiān)理單位具有重要?dú)v史價(jià)值的資料。監(jiān)理工程師可從中獲得寶貴的監(jiān)理經(jīng)驗(yàn)，有利于不斷提高建設(shè)工程監(jiān)理工作的水平。做好和加強(qiáng)項(xiàng)目部的資料管理，筆者認(rèn)為應(yīng)著重做好以下幾方面工作。

1 建立健全各項(xiàng)監(jiān)理資料的管理制度

1.1 總監(jiān)負(fù)責(zé)制

《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》第 7.4.2 條指出，監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)負(fù)責(zé)，并指定專人負(fù)責(zé)實(shí)施。監(jiān)理項(xiàng)目部是監(jiān)理企業(yè)重要組織單元，監(jiān)理項(xiàng)目部資料是企業(yè)資料的組成部分。總監(jiān)是監(jiān)理單位派駐現(xiàn)場(chǎng)的全權(quán)代表，行使監(jiān)理合同賦予的所有權(quán)限?？偙O(jiān)的管理水平起著決定作用。

總監(jiān)在項(xiàng)目部成立之初的第一次項(xiàng)目部?jī)?nèi)部會(huì)議時(shí)，要對(duì)項(xiàng)目部人員進(jìn)行一次崗前培訓(xùn)和仔細(xì)交底。要使項(xiàng)目部人員明了自己的工作職責(zé)，做好自己的工作，在監(jiān)理資料中反映出自己的工作成果。一個(gè)合格的總監(jiān)會(huì)做好監(jiān)理過程的主動(dòng)控制。給項(xiàng)目部監(jiān)理人員分工交底，其實(shí)就是主動(dòng)控制的一部分。

在監(jiān)理工作開展過程中，總監(jiān)還應(yīng)該及時(shí)檢查監(jiān)理資料的完成情況，及時(shí)簽批；組織監(jiān)理項(xiàng)目部人員學(xué)習(xí)有關(guān)質(zhì)量和安全文件、工程建設(shè)相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；同項(xiàng)目部成員積極探討保證工程質(zhì)量和安全的監(jiān)理措施，避免發(fā)生一些不應(yīng)該有的偏差。使項(xiàng)目部所有人員都能在各自的工作崗位上發(fā)揮應(yīng)有的作用，確保監(jiān)理工作的正常開展和監(jiān)理資料的真實(shí)、完整和有序。

1.2 建立監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部責(zé)任制及相關(guān)制度

監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的，而整個(gè)工程監(jiān)理過程環(huán)節(jié)繁雜、專業(yè)各異。不論是監(jiān)理工程師還是監(jiān)理員，僅依靠個(gè)人的力量是無法做好這項(xiàng)工作的。根據(jù)監(jiān)理資料產(chǎn)生于監(jiān)理過程的特點(diǎn)，制定“誰監(jiān)理、驗(yàn)收，誰負(fù)責(zé)”的監(jiān)理資料管理原則是適宜的。這就要求項(xiàng)目部?jī)?nèi)部必須明確分工，劃分監(jiān)理工作范圍，建立內(nèi)部責(zé)任制，確定工作程序及內(nèi)部會(huì)議制度、工作檢查及匯報(bào)制度、監(jiān)理人員輪休工作替代制度。確?！皪徫徊蝗比耍ぷ饔腥俗?，資料有人管，監(jiān)理日記有人記”，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性、完整性。不定期地通過召開內(nèi)部會(huì)議，總結(jié)上一階段的工作總結(jié)，對(duì)下一階段的工作作出安排。在監(jiān)理資料管理方面，在會(huì)議上總結(jié)上一階段的成績(jī)和不足，提出下一階段監(jiān)理資料管理的要點(diǎn)和著重點(diǎn)。

1.3 整理歸檔統(tǒng)一制

《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》第 7.4.1 條指出，監(jiān)理資料必須及時(shí)整理，真實(shí)完整，分類有序。監(jiān)理企業(yè)應(yīng)制定一套監(jiān)理項(xiàng)目部資料目錄。資料目錄的粗線條是按施工階段的參建主體分類，細(xì)線條再按《建筑工程監(jiān)理規(guī)范》7.1.1 條的內(nèi)容具體分類。資料整理分按分類排序、按目錄編頁次、編寫匯總說明、裝訂成冊(cè) 4 步進(jìn)行。

1.4 現(xiàn)場(chǎng)檢查考核制度

監(jiān)理項(xiàng)目部可定期開展一些針對(duì)資料管理的檢查考核。采取每周每旬抽查、每月必查的形式，采取一整套有效的考核措施，把項(xiàng)目部監(jiān)理人員的工資獎(jiǎng)金與考核結(jié)果結(jié)合起來，督促監(jiān)理人員不斷提高資料管理的水平。

同時(shí)公司部門應(yīng)對(duì)各監(jiān)理項(xiàng)目部的資料填寫歸檔整理工作進(jìn)行檢查評(píng)比。重點(diǎn)檢查項(xiàng)目部以下幾方面的資料情況：設(shè)計(jì)文件(施工圖審查、圖紙會(huì)審、工程變更)，監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則(針對(duì)性、實(shí)用性、時(shí)效性)，施工組織設(shè)計(jì)和專項(xiàng)施工方案(審核程序、強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)條文、針對(duì)性)，承包單位質(zhì)量安全保證體系審核(企業(yè)安全資質(zhì)審查、人員資格審查、安全管理制度、項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)合理審查)，開工報(bào)審(施工許可證發(fā)放時(shí)間，簽章情況)，平時(shí)例會(huì)(正常情況)，測(cè)量放線記錄復(fù)核(控制樁復(fù)核、一般測(cè)量復(fù)核)，沉降觀測(cè)(控制點(diǎn)設(shè)立、沉降記錄復(fù)核真實(shí)性)，大型機(jī)械設(shè)備進(jìn)場(chǎng)使用報(bào)驗(yàn)(進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)審核、操作人員證件、機(jī)械使用有效性)，原材料構(gòu)配件設(shè)備核驗(yàn)(復(fù)試報(bào)告、見證取樣臺(tái)帳、原材料合格證、企業(yè)生產(chǎn)資質(zhì))，工序驗(yàn)收與竣工預(yù)驗(yàn)收(檢驗(yàn)批、子分部、分部驗(yàn)收簽證、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告)，巡視旁站(旁站項(xiàng)目齊全、旁站記錄真實(shí)性、隱患處理結(jié)果)，監(jiān)理日記(內(nèi)容齊全、及時(shí)，人員簽字及時(shí))，工程進(jìn)度審批(計(jì)劃糾編、進(jìn)度索賠情況)，造價(jià)控制(合格工程量簽證、工程款支付簽證、費(fèi)用索賠情況)，履行監(jiān)理安全責(zé)任的情況(安全方案審查、現(xiàn)場(chǎng)巡視整改通知及回復(fù)、嚴(yán)重安全隱患向公司及主管部門匯報(bào)情況)等。檢查的結(jié)果作為評(píng)價(jià)監(jiān)理項(xiàng)目部工作成績(jī)好壞的依據(jù)，好的在企業(yè)內(nèi)部予以表揚(yáng)，差的予以批評(píng)，公司上下自然形成一股你爭(zhēng)我趕的良好學(xué)習(xí)氛圍。

2 重視項(xiàng)目部監(jiān)理人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高監(jiān)理人員的綜合素質(zhì)

工程建設(shè)監(jiān)理是一種高智能的技術(shù)服務(wù)活動(dòng)。從事這種活動(dòng)的人，必須具有豐富的閱歷和多學(xué)科知識(shí)。如果項(xiàng)目部監(jiān)理人員沒有過硬的工程建設(shè)技術(shù)水平，就不能為建設(shè)單位提供優(yōu)良的技術(shù)服務(wù)，也不能讓被管理的施工企業(yè)信服。項(xiàng)目部監(jiān)理人員專業(yè)技術(shù)水平的高低，直接關(guān)系到監(jiān)理資料質(zhì)量的好壞。

對(duì)新招的員工，企業(yè)應(yīng)首先組織對(duì)新員工進(jìn)行崗位培訓(xùn)，介紹公司的規(guī)章制度、工作程序、工作方法和工作內(nèi)容，使新員工對(duì)企業(yè)資料的管理要求有一個(gè)基本的了解。到項(xiàng)目部后，總監(jiān)應(yīng)及時(shí)地對(duì)新員工開展必要的上崗培訓(xùn)，詳細(xì)介紹監(jiān)理資料管理的工作要求及應(yīng)履行的崗位職責(zé)。同時(shí)，企業(yè)也可以多渠道對(duì)監(jiān)理人員進(jìn)行監(jiān)理資料學(xué)習(xí)培訓(xùn)。既可以組織企業(yè)員工參加企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，也可以組織參加一些行業(yè)協(xié)會(huì)組織的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，或者組織參加質(zhì)量監(jiān)督部門和安全監(jiān)督部門的施工質(zhì)量、安全知識(shí)學(xué)習(xí)。采取激勵(lì)措施，對(duì)積極學(xué)習(xí)、成績(jī)優(yōu)秀的員工給予精神上和物質(zhì)上的褒賞，在企業(yè)里形成一股學(xué)習(xí)光榮的優(yōu)良氛圍。

3 加強(qiáng)對(duì)施工資料的管理

監(jiān)理資料管理做到及時(shí)、真實(shí)、有序的同時(shí)，在施工監(jiān)理的全過程中，還必須重視對(duì)施工資料的管理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項(xiàng)、分部工程的實(shí)體質(zhì)量合格文件。監(jiān)理工程師對(duì)工程的驗(yàn)收就是在審核施工資料的基礎(chǔ)上，對(duì)工程實(shí)體進(jìn)行檢查，以驗(yàn)證施工資料的真實(shí)性。施工資料不符合要求，則工程實(shí)體質(zhì)量就無從談起。我們對(duì)工程實(shí)體的質(zhì)量控制是從工序、分項(xiàng)、分部工程依次做起，同樣對(duì)施工資料的質(zhì)量控制也應(yīng)從工序、分項(xiàng)、分部工程做起。細(xì)分目標(biāo)，步步把關(guān)。

施工資料也是日后體現(xiàn)施工單位質(zhì)量責(zé)任的證據(jù)。施工單位有義務(wù)做好施工資料的管理。為了促使施工單位對(duì)施工資料管理的重視，在第一次工地例會(huì)上就應(yīng)強(qiáng)調(diào)施工資料的重要性，交待有關(guān)施工報(bào)驗(yàn)工作的程序和基本條件。特別是在施工準(zhǔn)備階段，一定要嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)持“報(bào)驗(yàn)必須資料先行，各項(xiàng)施工資料必須真實(shí)、合格”的原則。

4 加強(qiáng)與業(yè)主的溝通，爭(zhēng)取業(yè)主的理解和支持

監(jiān)理資料管理工作與其他監(jiān)理工作一樣，需要加強(qiáng)與業(yè)主的溝通，爭(zhēng)取業(yè)主的理解和支持。監(jiān)理資料中的施工合同文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、工程定位及標(biāo)高資料、地下障礙物資料等都由業(yè)主提供；平時(shí)工作的來往信函、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理工作聯(lián)系單等也和業(yè)主有關(guān)；工程計(jì)量和工程款支付、工期的延期、費(fèi)用索賠等工作也要與業(yè)主溝通。同樣，對(duì)施工資料管理的嚴(yán)格要求，也需要爭(zhēng)取業(yè)主的理解和支持；否則工作將很難開展，監(jiān)理資料的管理工作就難以落實(shí)。

5 結(jié) 語

監(jiān)理人員必須不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)、新規(guī)范，因?yàn)橹R(shí)是不斷更新的。只有通過不斷學(xué)習(xí)、及時(shí)充電，才能使自己的工作游刃有余。實(shí)踐證明，要做好監(jiān)理資料的管理工作，除了要提高監(jiān)理人員的素質(zhì)以外，監(jiān)理單位也應(yīng)當(dāng)重視這項(xiàng)工作，完善制度，落實(shí)責(zé)任，勤于檢查督促。這樣，工程竣工后就能留下一份滿意而放心的監(jiān)理資料，才能實(shí)現(xiàn)建設(shè)監(jiān)理工作的進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

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1007-4104(2014)03-0025-03

2013-12-10

張翎，女，高級(jí)工程師，上海電力監(jiān)理咨詢有限公司副總工程師。

通信地址：上海市高郵路68號(hào) 上海電力監(jiān)理咨詢有限公司；E-mail：zhangling@psc.sepcc.com.cn