物流信息化建設(shè)的探索與思考

徐英

摘 要：隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)有企業(yè)不得不進(jìn)行生產(chǎn)和體制改革，逐步迎合市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)的要求。在與外部經(jīng)濟(jì)產(chǎn)生更多的聯(lián)系時(shí)，受市場(chǎng)波動(dòng)的影響也更加厲害，企業(yè)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)也隨之增大。為了使企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)降至最低，必須要進(jìn)行物流信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：物流信息化；國(guó)有企業(yè)；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)

中圖分類號(hào)：F252.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）03-0090-02

記得一位銀行家說過：“跑得快的蝸牛就會(huì)有屋住，差別在于理財(cái)?shù)姆绞绞欠裾莆盏梅?。”隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)有企業(yè)與市場(chǎng)的聯(lián)系日益緊密，企業(yè)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)也不斷增大，因而掌握一定的避險(xiǎn)手段尤為重要。

1 預(yù)算管理的重要性

企業(yè)理財(cái)?shù)膶?duì)象是現(xiàn)金流，而存貨項(xiàng)目對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生的現(xiàn)金流量有很大的影響。內(nèi)蒙古一機(jī)集團(tuán)全年需采購(gòu)資金 15.84億元，每月的資金需求也在2.96億元左右，如果該項(xiàng)預(yù)算失衡就會(huì)引起企業(yè)危機(jī)，因此保證預(yù)算信息的準(zhǔn)確和及時(shí)尤為重要。

2 加強(qiáng)預(yù)算管理的措施

2.1 加強(qiáng)物流管理信息化建設(shè)

財(cái)務(wù)管理包括事前控制、事中控制、事后控制三個(gè)階段。大量的事實(shí)告訴我們，參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)的事前控制，加強(qiáng)預(yù)算管理，做到未雨綢繆是現(xiàn)代企業(yè)的必修課。因此，加快物流管理信息化進(jìn)程，為財(cái)務(wù)預(yù)算管理提供技術(shù)支持，實(shí)行財(cái)務(wù)集中管理和成本實(shí)時(shí)控制勢(shì)在必行。從2010-07開始，內(nèi)蒙古一機(jī)集團(tuán)投入大量人力物力用于物流信息化建設(shè)，在各分子公司和庫(kù)存之間建立信息傳輸網(wǎng)，便于存貨的實(shí)時(shí)查詢和過程控制，提高預(yù)算資金的提報(bào)和審批效率，將材料采購(gòu)全過程的信息及時(shí)轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)核算信息。

一機(jī)集團(tuán)公司的物資管理機(jī)構(gòu)分為兩級(jí)，即集團(tuán)公司的一級(jí)物資管理庫(kù)房和各個(gè)分子公司的二級(jí)物資管理庫(kù)房。公司目前采取主要物資集中采購(gòu)管理、部分物資分子公司自行采購(gòu)相結(jié)合的物資管理方式。由于數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確和信息不通暢等原因，造成余缺物資不能及時(shí)地進(jìn)行全集團(tuán)、全社會(huì)的調(diào)劑調(diào)配，大量物資滯留在流通領(lǐng)域，造成資金沉淀，庫(kù)存資金周轉(zhuǎn)緩慢。

因此，集團(tuán)公司物流管理的提出的目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)“集中管理、協(xié)同運(yùn)作、智能決策”。集中管理分為三個(gè)層級(jí)：第一級(jí)是數(shù)據(jù)集中、應(yīng)用集中；第二級(jí)是信息集中、管理集中；第三級(jí)是組織集中、流程集中、產(chǎn)業(yè)集中。數(shù)據(jù)集中是指將企業(yè)所有數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，是完成企業(yè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)建立的過程；應(yīng)用集中是將企業(yè)的應(yīng)用管理軟件集中、部署在應(yīng)用服務(wù)器上。在數(shù)據(jù)集中、應(yīng)用集中的基礎(chǔ)上，企業(yè)在集團(tuán)層面規(guī)范各種基礎(chǔ)信息，建立統(tǒng)一的信息集中管理平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理集中。在信息集中和管理集中的基礎(chǔ)上，企業(yè)對(duì)組織架構(gòu)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)集中管理；對(duì)整個(gè)集團(tuán)的流程進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和部署，迅速幫助企業(yè)理清家底，以便領(lǐng)導(dǎo)決策。

2.2 協(xié)同運(yùn)作建立統(tǒng)一的存貨轉(zhuǎn)移平臺(tái)

將企業(yè)運(yùn)作的重點(diǎn)從充分利用分子公司內(nèi)部資源擴(kuò)大轉(zhuǎn)變?yōu)槌浞掷眉瘓F(tuán)公司和各個(gè)分子公司的資源。在上游環(huán)節(jié)，協(xié)同物資采購(gòu)部門保障供貨渠道的暢通；在生產(chǎn)環(huán)節(jié)，協(xié)同企業(yè)下屬各分子實(shí)體，對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃、庫(kù)存管理、保障生產(chǎn)整個(gè)流程實(shí)行嚴(yán)格管控；在下游環(huán)節(jié)，協(xié)同營(yíng)銷部門、服務(wù)部門，建立穩(wěn)定、高效、快捷的銷售渠道。通過整個(gè)集團(tuán)內(nèi)部的協(xié)同，對(duì)物流信息實(shí)行全程跟蹤監(jiān)控，可以清楚地反映企業(yè)的資金流向，為決策層領(lǐng)導(dǎo)提供充分、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。這樣不僅可以提高企業(yè)應(yīng)對(duì)外部競(jìng)爭(zhēng)的能力，同時(shí)可以提高企業(yè)效益。

2.3 智能決策參與物流分析和信息監(jiān)控

智能決策為管理者提供清晰的物流分析與決策模塊，系統(tǒng)能夠從采購(gòu)、庫(kù)存、財(cái)務(wù)等模塊中提取數(shù)據(jù)，并對(duì)管理者關(guān)注的各類信息進(jìn)行整合、對(duì)比、分析，使其直觀、簡(jiǎn)潔地展現(xiàn)在決策層面前，從而達(dá)到支持決策的目的，并能夠針對(duì)企業(yè)不斷變化的分析需求，快速生成與之相關(guān)的查詢、報(bào)表、報(bào)告，對(duì)企業(yè)信息進(jìn)行全面精準(zhǔn)的監(jiān)控，及時(shí)了解業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)因素，尋找潛在規(guī)律，識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 突出物流系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)預(yù)算功能

集團(tuán)公司物資采購(gòu)主要包括原材料的采購(gòu)和外協(xié)件的采購(gòu)，其中管理的配套件大概有一千多項(xiàng)，在物流系統(tǒng)財(cái)務(wù)預(yù)算功能中做了以下工作。

2.4.1 采購(gòu)預(yù)算管理

進(jìn)行采購(gòu)預(yù)算管理，系統(tǒng)依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、材料定額等信息生成采購(gòu)計(jì)劃，按照計(jì)劃價(jià)與采購(gòu)數(shù)量得出采購(gòu)預(yù)算資金數(shù)。財(cái)務(wù)根據(jù)實(shí)時(shí)查詢實(shí)現(xiàn)采購(gòu)預(yù)算管理，使資金跟著預(yù)算走，預(yù)算資金按照進(jìn)度撥付，利用資金手段調(diào)控預(yù)算的執(zhí)行。采購(gòu)部門嚴(yán)格按照材料采購(gòu)預(yù)算使用資金，不允許資金在不同項(xiàng)目之間進(jìn)行調(diào)劑，通過嚴(yán)格的資金預(yù)算管理確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的資金需求。但是，資金預(yù)算可隨生產(chǎn)計(jì)劃的調(diào)整作相應(yīng)的調(diào)整。

2.4.2 保障采購(gòu)資金的安全

系統(tǒng)根據(jù)資金支付情況，隨時(shí)編制某個(gè)時(shí)間段的采購(gòu)資金支付情況表，并與年、月資金預(yù)算表中的預(yù)算資金進(jìn)行比對(duì)，反映資金預(yù)算的準(zhǔn)確度和資金支付情況，并對(duì)年、季、月的資金預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析。

在資金支付過程中，應(yīng)根據(jù)合同簽訂的付款方式進(jìn)行結(jié)算，對(duì)于無(wú)預(yù)算支付和超預(yù)算支付的情況，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)會(huì)提出預(yù)警。預(yù)付資金時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示設(shè)置相應(yīng)的財(cái)務(wù)報(bào)賬時(shí)間，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未報(bào)賬的系統(tǒng)會(huì)提出預(yù)警。支付資金時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在合同中標(biāo)注付款情況，便于查詢每個(gè)合同的預(yù)付款和欠款情況，并可匯總?cè)我鈺r(shí)間段、任意產(chǎn)品、任意材料的付款、欠款情況。

3 結(jié)束語(yǔ)

物流管理系統(tǒng)就是對(duì)物料采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)、合同簽訂、檢驗(yàn)入庫(kù)、配送出庫(kù)、生產(chǎn)車間投產(chǎn)、產(chǎn)成品入庫(kù)、產(chǎn)成品出庫(kù)、銷售回款等一系列過程進(jìn)行跟蹤、監(jiān)管、控制的系統(tǒng)。物流信息化系統(tǒng)對(duì)物流進(jìn)行跟蹤從而形成資金流和信息流，達(dá)到物流系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)集成，使企業(yè)決策層對(duì)整個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的投入產(chǎn)出有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，并能提供物流各個(gè)環(huán)節(jié)動(dòng)態(tài)、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了有力依據(jù)，同時(shí)在新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下對(duì)物流信息化建設(shè)進(jìn)行了積極的探索與思考。

〔編輯：陳文強(qiáng)〕