ERP管理實施過程實踐

吉林省蛟河煤機制造有限責任公司(132507）孫艷元 史城玉

ERP即企業(yè)資源計劃，其核心就是MRP的運算，目的是優(yōu)化企業(yè)的資源。運用Internet技術(shù)加強對供應鏈的管理，基于Extranet技術(shù)的動態(tài)聯(lián)盟整體資源的管理?，F(xiàn)代化企業(yè)流程管理與集成化的信息系統(tǒng)相結(jié)合最終形成了一個先進企業(yè)管理手段。我們的研究已不止于20世紀八九十年代的水平，MRP計算機運算系統(tǒng)轉(zhuǎn)換而來的ERP，將更加深入地成為我們企業(yè)不可少的一員。我們對ERP的認知，已不再是研究者的紙上談兵，現(xiàn)就我們企業(yè)ERP的原理及實施過程做以下介紹，供大家借鑒。

1.ERP管理系統(tǒng)優(yōu)勢

在企業(yè)的內(nèi)部自行開發(fā)應用的單項業(yè)務系統(tǒng)，如工資管理、合同管理、庫存管理等，這些系統(tǒng)統(tǒng)一的整體規(guī)劃很難完成信息的集成，大多處于孤島作業(yè)。ERP實施就是要建立一個信息集成的系統(tǒng)。

(1)它的特點是來源唯一，ERP可以根據(jù)錄入數(shù)據(jù)員工的口令查明信息的來源，做到責任明確。

(2)實時共享，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，可以立即為所有授權(quán)人員共享。做到實時、迅速響應環(huán)境的變化。

(3)多路徑查詢，借助數(shù)據(jù)庫管理從不同角度由管理人員自行設定各種查詢路徑，根據(jù)自己業(yè)務的需要來共享統(tǒng)一的信息。

(4)通過營銷策略和信息技術(shù)把握真實的市場需求，使企業(yè)的供應活動建立在可靠的基礎上。

(5)快速組織供應，企業(yè)的內(nèi)部各種流程更快、更多、更經(jīng)濟。

(6)優(yōu)化:對產(chǎn)品發(fā)展方向和獲利性，業(yè)務流程和組織結(jié)構(gòu)企業(yè)內(nèi)部的資源利用，供應渠道的選擇，生產(chǎn)及計劃總成本與交貨期、銷售、服務及倉庫布局等方面優(yōu)化 (見圖1)。

圖1 員工的角色設置

2.ERP的管理原理及方法

ERP的核心是MRP(物料需求計劃)，它解決的問題是既不出現(xiàn)短缺，又不積壓庫存的物料管理系統(tǒng)，是物料信息的集成;它實現(xiàn)了物料信息與資金信息的集成，使“財務帳”與“實物帳”同步生成;一個產(chǎn)品結(jié)構(gòu)就把制造業(yè)的三大主要部門的業(yè)務，產(chǎn)、供、銷集成起來了。為使庫存不出現(xiàn)短缺和積壓的問題，這就需要給每種物件建立一定的提前期、加工周期，這樣ERP通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)集成制造業(yè)所要解決的問題 (見圖2)。

圖2 ERP計劃投放的過程

我們通過MRP直接得到運算結(jié)果，需要生產(chǎn)的商品、生產(chǎn)的時間、需要的原材料的采購 (而需得到準確的計劃必須準確輸入信息，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)提前期)、庫存信息，這是MRP運行的四項主要數(shù)據(jù)供需鏈的管理目的。

供應鏈上有5種基本“流”在流動，這就是信息流、物流、資金流、價值流和工作流。這些流相互關(guān)聯(lián)、相互影響，形成一個完整的系統(tǒng)。

3.ERP實施所具備的條件

(1)網(wǎng)絡硬件的購置與建設:主機房內(nèi)服務器、交換機、不間斷電源、客戶機，還有庫房、辦公室配備局域網(wǎng)的計算機，對基層人員進行計算機的基本操作的培訓。重點對庫管員等基層管理人員進行培訓。

(2)組建項目實施小組，選定一名項目經(jīng)理，主持項目人事協(xié)調(diào)和組織工作，項目經(jīng)理要求有足夠的能力和權(quán)力，有豐富的企業(yè)管理經(jīng)驗，有充足的時間和精力組織和參與實施工作，還需要一名系統(tǒng)管理人員，有網(wǎng)絡維護的經(jīng)驗。有計算機編程的知識，有足夠一年以上的工作經(jīng)驗。

(3)編寫項目小組工作任務說明和職責，對項目小組做出明確授權(quán)并正式發(fā)文。各部門物料分管確認。

(4)整理現(xiàn)行的業(yè)務流程:一般物資采購入庫及退貨流程;原材料、設備及備件采購及退貨流程;銷售發(fā)貨出庫與退貨流程;生產(chǎn)計劃投放，生產(chǎn)匯報，車間結(jié)算流程。生產(chǎn)出質(zhì)量問題處理的流程。

(5)用戶基礎數(shù)據(jù)整理和準備:做編碼方案，對庫存分類進行重新確認和對分類相關(guān)物料進行整理核對，要求盡可能按照現(xiàn)有庫房帳本分類和順序，對不符合成本分類統(tǒng)計要求的需要進行相關(guān)帳本的調(diào)整。對沒有暫估的物料進行歷史暫估和財務處理，有必要的話進行盤點庫存。帳暫估與財務總帳對帳處理，要求必須做到完全統(tǒng)一。

4.ERP具體實施要求

ERP是一個管理軟件，對于這個軟件的應用信息，我們還做以下要求:

(1)ERP對信息集成的要求:信息必須規(guī)范。所有數(shù)據(jù)都必須有統(tǒng)一的名稱、明確的定義和編碼，信息之間的相互關(guān)系也必須明確定義;信息處理的流程必須規(guī)范。保證信息的完整無缺，查詢、分析才有充分的依據(jù);信息的采集、處理和報告由專人負責，保證數(shù)據(jù)及時、準確、完整的輸入;信息的范圍包括整個供需鏈及相關(guān)系統(tǒng)，有足夠的管理的信息量。

(2)MRP軟件是面向管理功能的，而ERP軟件則是面向業(yè)務流程的，并且把供需鏈上供需雙方合作伙伴包羅進來，系統(tǒng)地考慮整個供需鏈的業(yè)務流程，并能隨著企業(yè)業(yè)務流程模型的變化而相應調(diào)整。

(3)根據(jù)市場的需求對企業(yè)的內(nèi)部信息及供應鏈上各個環(huán)節(jié)的資源進行全面規(guī)劃，統(tǒng)一安排和嚴格控制，以確保人、財、物信息等各類資源得到充分、合理、高效的運用。

5.ERP實施的過程

對過程我們強調(diào)準確性、實時性和溝通的流暢性，我們使用的ERP里包括信息流、物流、資金流、價值流和工作流。有采購管理模塊、庫房管理模塊、工資管理模塊、生產(chǎn)控制模塊、財務總帳模塊，以及各類的庫存、生產(chǎn)管理的分析。我們實施的步驟是:

(1)公司內(nèi)部分為供應庫房、生產(chǎn)庫房、銷售庫房以及車間的半成品庫房，建立起庫房并且確定各個庫房的管理人員，以保證庫存數(shù)據(jù)的準確，分析數(shù)據(jù)的準確。

圖3 ERP工藝編寫對話欄

(2)錄入各部門的物料信息，技術(shù)部錄入生產(chǎn)自制件以及毛坯的物料號、確立工序、建立工藝流程 (見圖3)，這樣可以使工件可以在各個車間流轉(zhuǎn)。輸入工時及定額為統(tǒng)計各車間的作業(yè)情況，為財務部門提供計算各車間工時定額完成情況的依據(jù)。(以出入庫、出庫單據(jù)為標準)供應部門錄入各種外購物料的編碼，可以區(qū)分各種物料，對各種物料的價格進行維護。這樣就可以給財務部門及銷售部門提供方便。

(3)確立各個部門及車間的職能，能夠完成的任務，及工時定額情況;各部門匯報人員的確定。這樣一個完整的生產(chǎn)匯報架構(gòu)就可以建立起來。

(4)盤點初始庫存，做好流轉(zhuǎn)工件的準備。一般流程是:生產(chǎn)部門根據(jù)銷售部門的計劃，還要考慮到車間的在制情況，以及庫存的情況進行生產(chǎn)計劃的投放 (技術(shù)部門已將BOM表搭建完成，并將工藝、工時定額錄入完畢)。通過ERP的MRP的計算，可以將各車間的作業(yè)計劃投放到各車間的匯報欄里，供應部門可以看到一個缺料計劃。通過這個計劃，供應部門可以采購原材料。生產(chǎn)車間則可以根據(jù)這個計劃進行領(lǐng)料，生產(chǎn)、匯報 (見圖4)。最終到生產(chǎn)庫房，生產(chǎn)庫房可以依據(jù)銷售部門的合同將產(chǎn)品入到銷售的成品庫，最終可以出庫給客戶。財務部門還要對整機進行價格的計算，得出產(chǎn)品的賣出后稅和最后的利潤。開發(fā)票，完成最后的流程工作。

圖4 ERP的生產(chǎn)匯報過程

(5)這里還要包括對設備的管理、人力資源的管理、工資的管理等，這都是我們生產(chǎn)管理不可缺少的因素。設備有折舊，人事管理，對我們的生產(chǎn)管理對我們最終的財務匯總價格都是有影響的。因此我們說ERP是一個集成的信息系統(tǒng)。對于其他環(huán)節(jié)的錄入也是必不可少的。

ERP流轉(zhuǎn)時，需要生產(chǎn)車間與庫房雙方確認，能夠讓數(shù)據(jù)更準確。制單并不可以得到所要使用的原材料進行生產(chǎn)，只有庫管員的確認，才能最終完成這個領(lǐng)料過程;申請生產(chǎn)原材料、生產(chǎn)計劃必須有領(lǐng)導的審批才可以完成，不然別人就不可能在自己的權(quán)限界面看到。這樣可以避免錯誤的出現(xiàn)。

代料過程、外委過程、檢查評審過程都安排到各個自己的界面里，當事人不進行處理 (當然是客戶機對一個服務器的程序)就不可能再出現(xiàn)在生產(chǎn)流程里，生產(chǎn)流程就會受到影響。這就要求每個人都能及時地錄入，并且能夠互相順暢地溝通。

6.結(jié)語

我們公司2007年8月ERP投入全盤使用，經(jīng)過多年的反復的模擬使用，到現(xiàn)在已經(jīng)無法離開，如果不使用ERP投放計劃，生產(chǎn)部門根本就無法下手。大型產(chǎn)品上千個零部件的加工計劃完全依靠MRP的計算來完成，并且取得了良好的效果。如果使用人手工的計劃來投放的話是不可想象的。

如今的互聯(lián)網(wǎng)以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已不再是什么新名詞，ERP管理已悄悄在各個企業(yè)落戶生根。但它只是規(guī)范了企業(yè)的各種生產(chǎn)流程、管理流程，讓我們的賬本電子化，也只不過是一個工具而已，企業(yè)要想真正能夠在管理上邁上現(xiàn)代化的步伐，還需要我們聰明的管理者的智慧決策。