談學校兼職檔案員隊伍的管理與建設(shè)

常磊

談學校兼職檔案員隊伍的管理與建設(shè)

常磊

兼職檔案員隊伍的整體素質(zhì)在學校檔案管理工作中起著非常重要的作用。兼職檔案員隊伍中存在著檔案意識薄弱、管理能力不強、工作量大、工作繁雜、人員調(diào)換頻繁的現(xiàn)象。要加強兼職檔案員隊伍的建設(shè)與管理，學校檔案館必須強化兼職檔案員的檔案意識，加強對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強化對兼職檔案員的管理，穩(wěn)定人員隊伍，配合學校制定相應(yīng)的管理激勵制度，為兼職檔案員隊伍的管理與建設(shè)創(chuàng)造良好的條件和環(huán)境。

學校 兼職檔案員 管理與建設(shè)

隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，學校行政管理、教學科研、基本建設(shè)等各項工作所形成的文件材料不斷增加，學校的檔案門類越來越多，需要的檔案管理人員也越來越多。在檔案專業(yè)管理人員相對較少的情況下，學校各系、各部門文件材料的收集、整理、歸檔，都由學校各系、各部門的兼職檔案員承擔，兼職檔案員隊伍成為學校檔案管理隊伍的一支不可缺少的有生力量，這支隊伍的素質(zhì)如何，對學校檔案管理工作的發(fā)展起著非常重要的作用。

一、學校兼職檔案員隊伍中存在的問題及原因探析

1.兼職檔案員的檔案意識薄弱，檔案管理能力不強。

檔案意識是指人們對于檔案工作的性質(zhì)與價值的認識。由于檔案管理工作在學校各項工作中一直被視為輔助性工作，比較邊沿化，檔案意識不強的現(xiàn)象存在于學校各級領(lǐng)導(dǎo)中。領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識不強，對檔案管理工作重視不夠，導(dǎo)致了兼職檔案員對檔案管理工作的價值認識不夠，致使兼職檔案員的檔案意識薄弱，責任心不強，不注意文檔材料的搜集保管，在歸檔時不積極到各單位收集相關(guān)資料，致使文書檔案中一些重要資料不全，造成了檔案質(zhì)量不高。

檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，但多數(shù)兼職檔案員沒有接受過正規(guī)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，以前也沒有從事過檔案管理工作，他們不了解檔案工作的性質(zhì)、價值、作用，不了解我國檔案工作的基本原則、基本制度、基本要求。檔案管理知識缺乏，對文件材料的整理，立卷方法掌握不夠，導(dǎo)致歸檔的文件不符合要求，致使檔案質(zhì)量不高。

2.兼職檔案員工作內(nèi)容繁雜，工作量大，要兼顧好所承擔的各項工作有難度，影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

各單位的兼職檔案員大多由教學秘書或辦公室人員兼職，他們的主要任務(wù)并不是檔案管理工作。他們的工作頭緒較多，工作內(nèi)容比較瑣碎，致使他們有時顧此失彼，影響了文書材料的搜集整理，影響了檔案的立卷歸檔，延誤了檔案的移交。伴隨著計算機軟件的不斷發(fā)展與成熟，網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、辦公自動化設(shè)備的廣泛運用，電子文檔大量生成。電子文檔的大量生成，又要求兼職檔案員在做好紙質(zhì)等載體文件材料的立卷、歸檔工作的同時，還要做好電子文檔的管理，這又增加了兼職檔案員的工作難度，加大了他們的工作量，增大了他們的工作壓力。

3.學校兼職檔案員隊伍人員調(diào)動頻繁，影響了檔案管理的連續(xù)性，影響了案卷的質(zhì)量。

由于檔案管理工作在學校一直被視為輔助性工作，部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視不夠，不了解檔案管理工作的專業(yè)性、復(fù)雜性、連續(xù)性，認為檔案管理工作任何人都可以做。因此，對檔案管理工作的人員安排沒有長遠的計劃，隨意性比較大，導(dǎo)致了兼職檔案員頻繁調(diào)換。兼職檔案員的頻繁調(diào)換，導(dǎo)致了兼職管理員工作不安心，責任心不強，缺乏工作主動性，這嚴重影響了檔案管理工作的質(zhì)量，致使檔案材料殘缺不齊，歸檔的案卷質(zhì)量不高。而且由于兼職人員的頻繁調(diào)換，造成了檔案材料的積壓遺留，影響了檔案管理工作的正常進行。有時因新老兼職檔案員對檔案工作的交接不清，還會造成文書材料遺失，檔案材料殘缺不全，使檔案管理工作無法銜接，影響了檔案工作的連續(xù)開展，影響了案卷質(zhì)量。兼職檔案員隊伍是否穩(wěn)定，直接影響到部門文書檔案的搜集工作，影響到部門檔案的數(shù)量與質(zhì)量，進而影響到整個學校檔案管理工作的質(zhì)量。

二、加強學校兼職檔案員隊伍管理與建設(shè)的途徑與方法

1.發(fā)揮學校檔案館檔案管理的專業(yè)優(yōu)勢，加強對兼職檔案員隊伍的管理與建設(shè)，促進學校兼職檔案員隊伍整體素質(zhì)的提高，促進學校檔案管理工作的良性發(fā)展。

學校檔案館是學校檔案管理的專業(yè)機構(gòu)，檔案館管理人員基本上都接受過檔案專業(yè)的正規(guī)培訓(xùn)，具有扎實的專業(yè)理論基礎(chǔ)，有著長期管理檔案的豐富實踐經(jīng)歷，清楚檔案工作的特點、規(guī)律，并且經(jīng)常與業(yè)內(nèi)同行進行業(yè)務(wù)交流，清楚檔案專業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展變化，具有檔案管理的專業(yè)優(yōu)勢。

（1）學校檔案館應(yīng)加強對兼職檔案員的專業(yè)教育培訓(xùn)，強化兼職檔案員隊伍的檔案意識，提升兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。適度的檔案意識有助于激發(fā)兼職檔案員對檔案管理工作價值的正確認識，有助于增強兼職檔案員對檔案管理工作的責任心、使命感。加強對兼職檔案員的專業(yè)教育培訓(xùn)，強化他們的檔案意識，讓他們懂得檔案的意義、價值、作用，懂的檔案法和檔案管理條例，明確檔案工作的基本原則、基本要求。加強對兼職檔案員的專業(yè)教育培訓(xùn)，讓他們學習檔案專業(yè)知識、學習檔案管理技能，提升他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。對于新上崗的兼職檔案員，學校檔案館應(yīng)派專業(yè)檔案員對他們進行具體的崗位業(yè)務(wù)指導(dǎo)，讓他們了解檔案和檔案工作的基本知識、概念，了解檔案工作的行政法律、法規(guī)、政策，掌握檔案管理工作中各項實務(wù)工作的操作技能和方法，掌握檔案管理的基本知識，明確檔案管理崗位的工作職責，掌握本部門文書材料的搜集方法和立卷范圍，明確檔案立卷、歸檔的具體要求，讓他們盡快達到上崗要求，盡快適應(yīng)崗位工作。

（2）學校檔案館要加強與兼職檔案員的工作聯(lián)系，加強對各部門檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)管理、業(yè)務(wù)監(jiān)督，以促進學校兼職檔案員隊伍的管理與建設(shè)。學校檔案館要加強對各部門檔案管理工作的管理，科學劃分各部門檔案類目，明確各部門檔案的建檔、存檔和管理職責。明確各部門兼職檔案員的工作職責，明確對兼職檔案員的基本要求，對各單位文書檔案的收集、整理、歸檔做出具體的規(guī)定，讓兼職檔案員把握好本部門文書檔案歸檔的范圍、歸檔的時間、歸檔的要求，避免檔案材料的遺漏，做好立卷工作，保證歸檔材料的完整、準確，以保證案卷的質(zhì)量。加強與兼職檔案員的工作聯(lián)系，及時了解各部門兼職檔案員的在崗情況，及時了解各部門檔案管理工作中存在的問題，以便對各部門檔案管理工作人員進行及時的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。根據(jù)檔案管理工作的需要，及時組織兼職檔案員參加檔案工作會議、活動，參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。定期對各部門的檔案管理工作進行督查，對發(fā)現(xiàn)的問題進行及時處理。做好平時的檔案管理工作檢查記錄，并以此作為各部門檔案管理工作年終考評的依據(jù)。根據(jù)檔案管理工作的特點和規(guī)律，學校檔案館制定出部門檔案管理工作評估和考核細則，每年對兼職檔案員的檔案管理工作做出全面的評估和考核，以充分調(diào)動兼職檔案員的工作主動性、積極性，促進兼職檔案員隊伍的良性發(fā)展，促進學校兼職檔案員隊伍整體素質(zhì)的提高。

2.開展廣泛深入的檔案宣傳，完善學校檔案管理激勵制度，為兼職檔案員隊伍的管理與建設(shè)創(chuàng)造良好的條件與環(huán)境。

學校檔案是學校在各項工作活動過程中所形成的作為原始記錄保存起來以備查看的文字、圖表、聲像以及其他各種形態(tài)載體的文件材料，是學校各項工作活動和工作成效的見證，它能為學校當前和今后各項工作活動的開展提供依據(jù)和借鑒。學校檔案館應(yīng)開展廣泛深入的檔案宣傳，使學校各級領(lǐng)導(dǎo)充分認識到學校檔案管理工作在學校發(fā)展中所起的重要作用，正確認識檔案管理工作的價值，正確認識兼職檔案員隊伍在學校檔案管理工作體系中所處的位置，正確處理檔案管理工作與部門其他各項業(yè)務(wù)工作之間的關(guān)系，重視部門兼職檔案員的配備，對兼職檔案員的人事安排有一個全面長遠的規(guī)劃，穩(wěn)定兼職檔案員隊伍，合理安排兼職檔案員擔當?shù)墓ぷ?，合理安排兼職檔案員的工作量，盡量做到兼職檔案員的固定不變，并為他們創(chuàng)造良好的工作條件與環(huán)境。

完善學校的檔案管理激勵制度，充分調(diào)動學校各部門領(lǐng)導(dǎo)加強檔案管理工作的主動性、積極性，促進兼職檔案員隊伍的良性發(fā)展。完善的管理制度，是各項工作得以有效實施的重要基礎(chǔ)。學校檔案館在加強學校檔案工作重要性宣傳的同時，還要配合學校制定出完善的檔案管理激勵制度，以促進學校兼職檔案員隊伍的管理與建設(shè)。比如建立學校檔案管理工作定期檢查制度。學校檔案館定期開展對各部門檔案管理工作的檢查評比活動，對各部門檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)情況，兼職檔案員的專業(yè)能力，部門的案卷質(zhì)量，兼職檔案員的崗位情況進行評比檢查，并把檢查的結(jié)果記錄同各部門的年終工作考核、部門分管檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)的年終考核、兼職檔案員的年終考核掛鉤；學校實行檔案通報制度。學校檔案館根據(jù)實際情況，適時通報學校各部門歸檔的案卷數(shù)量、案卷的移交時間、案卷質(zhì)量情況，適時通報各單位兼職檔案員參加檔案工作會議和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)情況，并將通報內(nèi)容作為檔案工作檢查評比的內(nèi)容之一。以此加強學校各部門對檔案管理工作的重視，為兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與檔案管理工作提供良好的條件與環(huán)境，促使各單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)加強對本部門檔案管理工作的督促和檢查，以促進學校兼職檔案員隊伍的管理與建設(shè)，使學校兼職檔案員隊伍的整體素質(zhì)得以提升。

[1]莫麗彬.高校兼職檔案員的消極心理探析[J].蘭臺世界,2010,(3).

[2]王輝.淺析兼職檔案人員管理機制的建立與完善[J].黑龍江檔案,2011,(5).

常 磊 山東省泰安市高級技工學校人事處 館員

（責編 楊 欣）