探討高校財務管理中校園一卡通的運用

吳麗君

摘要：近年來，隨著信息技術的迅速發(fā)展和網絡的普及，信息技術在各行各業(yè)迅速得到運用?！靶@一卡通”在高校財務管理中的運用在加快高效財務管理信息化進程的同時，不僅提升了高校財務管理水平，更使高校的信息化系統(tǒng)得到了不斷完善。本文將就“校園一卡通”在高校財務管理中運用存在的問題進行分析，并提出具體的改進措施。

關鍵詞：高校 財務管理 校園一卡通 運用

飛速發(fā)展的信息技術和網絡技術，為我國高校的信息化管理提供了方向。我國高校目前正朝著信息化、數字化的管理模式發(fā)展。“校園一卡通”作為高校信息化、數字化發(fā)展的切入點已逐漸成為校園各項管理中的必然趨勢?！靶@一卡通”作為高校管理與結算的多功能平臺，不僅具有消費與管理功能，更能為高校未來管理信息系統(tǒng)的發(fā)展奠定基礎，還為高校的管理提供了更為完善的服務?！靶@一卡通”在高校的推廣與使用，不僅給高校學生的學習和生活提供了便利，更為高校財務管理水平的提升起到了積極作用。

“校園一卡通”最早是出現在1996年的美國的佛羅里達大學。很快就在西方發(fā)達國家的高校校園信息管理和消費中普遍采用。在我國，最先使用北京大學、中國科技大學、北京第二外國語大學、上海交大等高校實施的。據統(tǒng)計數據顯示，

一、校園一卡通是高校財務管理中應用的必要性

隨著校園一卡通在各高校的普及，一方面：高校師生每學期在高校內部的消費具有多樣性、復雜性的特點。例如：新學年學生繳納的學費、繳納的書費、水電費、購熱水、購買電量、學生及教師的日常餐飲、醫(yī)療、衛(wèi)生、在超市的消費等。消費涉及的領域廣泛并且消費的頻率較高。但是，在高校內部進行消費的師生，其收費要由學校的不同部門來負責收費，而不同部門的收費最終都會上交到高校的財務部門進行統(tǒng)一核算。由于在高校內部消費的師生人數及消費的數量較大，可見每天的消費結算工作量十分繁雜。而采用校園一卡通完成消費的結算不僅能直接將師生的身份進行區(qū)分，而且還能將校內的消費與結算工作系統(tǒng)進行有機的整合，避免了財務人員的大量繁瑣而重復性的工作。

另一方面：為了提高高校的財務管理工作效率、提升財務管理的效能，在高校采用一卡通進行核算處理有利于財務部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和監(jiān)督。采用一卡通前，高校的從財務部門要分別對各部門提交的款項進行核算處理，這就極易出現被動等待費用提交的問題，財務部門也會分散對師生的消費管理工作。因此，在高校內應用一卡通可以對師生在校內的消費進行實施結算管理，資金也會及時到賬，從根本上解決了分散管理的工作狀態(tài)，降低了高校財務風險的發(fā)生，這也是高校財務管理信息化的重要手段。

二、校園一卡通在高校財務管理中存在的問題

校園一卡通在高校的普及，對高校財務管理信息化的提升起到了積極的作用，對信息的整合、財務流程的規(guī)范、財務管理的監(jiān)督等。校園一卡通在使用過程中借助的是統(tǒng)一的信息化平臺與一定的操作標準，因此生成的財務數據是真實的、統(tǒng)一的、可靠的，這為高校財務管理工作的管理提升到一個新的臺階。但是，在校園一卡通為高校財務管理取得一定成果的同時還存在諸多問題。

（一）財務數據的對接問題

高校的財務管理工作包含了多個系統(tǒng)，每個系統(tǒng)都對應著不同的功能。例如：高校的教學部門與后勤部門就屬于不同的兩個系統(tǒng)。校園一卡通的使用將高校各部門、各系統(tǒng)之間進行了橫向連接。但是，由于各系統(tǒng)由于缺乏信息的溝通而無法實現財務數據的對接。很多高校的財務軟件已經使用多年管理系統(tǒng)已經趨于穩(wěn)定，但是由于各系統(tǒng)之間的信息格式不統(tǒng)一、管理方法不同，這就為財務部門實現一卡通帶來了困難。

（二）一卡通的功能還不完善

校園一卡通從開始在各高校使用，功能還不完善。隨著校園一卡通功能的不斷完善，說明高校財務管理中一卡通的應用時逐漸深入的。各種功能的增加給財務管理工作帶來了變化。例如：系統(tǒng)功能的升級、財務管理系統(tǒng)的頻繁變動等。因此，只有保持校園一卡通的相對完善與平穩(wěn)才能保證高校財務管理的相對穩(wěn)定。

（三）一卡通的使用還存在安全問題

隨著校園一卡通在高校的逐步完善與應用，不可避免的給財務管理工作帶來了風險。校園一卡通是憑借網絡進行管理并實現其功能的。但是，網絡的普及與發(fā)展并未給一卡通的使用帶來安全。網絡病毒的存在、黑客的侵襲、服務器的穩(wěn)定等，都對校園一卡通的正常使用帶來了風險。大部分高校的一卡通都由網絡部門、財務部門、后勤部門共同管理，如果沒有嚴格的規(guī)章制度，眾多部門之間缺乏溝通與約束，系統(tǒng)的運行安全將存在風險，也會給財務管理 帶來風險。

（四）一卡通的預充值將帶來財務流失

很多高校為了改善在開學初期、新生報到起期間出現排隊為一卡通充值的現象，很多高校在發(fā)放新生錄取通知書的同時還下發(fā)了一張帶有預充值的校園一卡通。這種預充值卡的發(fā)放雖然避免了新生報到期間擁擠辦卡充值的問題，但是也為高校的財務管理造成了資金流失。

四、校園一卡通在高校財務管理中的科學應用

為了避免一卡通在使用過程中上述問題的出現，為了使一卡通在高校財務管理中的應用更為科學，高校財務部門必須從基礎工作做起，加強對一卡通功能的完善與設計，并為一卡通系統(tǒng)的升級預留空間。同時，還必須在財務管理工作中引入風險管理機制，防止財務風險帶來的損失。

（一）過硬的系統(tǒng)硬件和軟件支持

校園一卡通在高校的順暢流通與使用依賴于過硬的軟件與硬件系統(tǒng)的支持。財務部門一定要站在長遠發(fā)展的高度，對校園一卡通的應用作出長期性的規(guī)劃。因此，硬件與軟件的功能建設就成為一卡通順利應用的基礎工作中。例如：選擇能夠長期合作、信譽較好的銀行，選擇合適的、質量穩(wěn)定的服務器，解決在使用中出現的各部門信息不能順暢對接的問題等。這些基礎工作決定著校園一卡通的順暢應用。對于一卡通在財務管理應用中的軟件設計，一定要注意對未來的調整與改進做出規(guī)劃，為高校財務管理解決后顧之憂。

（二）細化財務管理的功能分析與設計

一卡通在高校財務管理中的應用必須要對其功能進行細化分析，區(qū)分顯性功能與隱性功能。一卡通在高校應用的范圍覆蓋廣泛，因此很多功能在最初設計時并未體現出來。例如：有的高校將一卡通作為學生即教師借閱圖書的登記憑證。但從表面上來看，圖書借閱似乎與財務管理之間不存在什么必然的聯系，但是一旦發(fā)生圖書丟失的現象需要賠償時，就會與財務部門建立聯系。這就是典型的不易識別的隱性功能。因此，財務部門在分析與設計一卡通的功能時，必須立足全局，從不同的角度進行思考，盡可能將高校一卡通使用過程中出現的顯性與隱性功能考慮其中，全面完善一卡通的使用。

（三）完善一卡通使用的風險機制

由于校園一卡通在使用過程中將出現這樣那樣的問題，并給高校的財務管理帶來了風險，這就要求校園一卡通在高校財務管理中應用時一定要加強風險機制的完善，建立風險評估，及時對風險進行控制。例如：網絡病毒及黑客侵襲的防御、結算規(guī)模的確定、對合作銀行的基本評估、硬件系統(tǒng)的穩(wěn)定等。財務部門可以在一定的周期內對一卡通在應用中發(fā)生的風險進行評估，根據評估的結果對風險進行控制。

總之，隨著現代信息技術的發(fā)展，高校財務管理中使用一卡通的前景是值得肯定的。各高校在使用一卡通的同時必須縱向考慮一卡通的功能，科學的應用一卡通。加強財務部門的內部控制，保障一卡通使用中數據的安全與完整，充分發(fā)揮一卡通在高校財務管理中的積極作用，全面提升高校財務管理工作效率。

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