簡析人事檔案在人力資源管理中的作用

李 萍

（陜西省氣象臺，西安 710014）

簡析人事檔案在人力資源管理中的作用

李 萍

（陜西省氣象臺，西安 710014）

簡要介紹了人事檔案與人力資源管理的關系及其在人力資源管理中的作用，結(jié)合氣象部門人力資源信息采集統(tǒng)計系統(tǒng)的應用，分析總結(jié)了人力資源管理中人事檔案資料信息化過程中存在的不足，以期引起關注。

人事檔案；人力資源管理；信息化

人事檔案是員工個人信息的儲存庫，是記述和反映職工個人、家庭情況、工作、經(jīng)歷、才能、品德、工作表現(xiàn)等，并以個人為單位收集、整理后集中保存起來，以備查考的文件材料。是組織人事部門 “識人、選人、用人、留人、育人”的重要依據(jù)。人事檔案的管理和運用是人力資源管理的重要組成部分，兩者相輔相成，不可分離，人力資源管理離不開人事檔案提供的信息。

1 人事檔案與人力資源管理的關系

人事檔案是在人事管理活動中形成的，人事檔案管理是對人事檔案實體的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動，它可以為人力資源管理提供基礎信息。微觀的人力資源管理就是運用現(xiàn)代化的科學方法，對與一定物力相結(jié)合的人力進行合理組織、協(xié)調(diào)、培訓和調(diào)配等工作，使人力、物力經(jīng)常保持最佳比例，同時對人的思想、心理和行為進行恰當?shù)恼T導、控制和監(jiān)督，充分發(fā)揮人的主觀能動性，使人盡其才，事得其人、人事相宜，使組織成長與個人能力發(fā)展相適應。人力資源管理活動包括人力資源規(guī)劃，招聘與配置，培訓與開發(fā)，績效管理，薪酬與福利管理，勞動關系管理等內(nèi)容。因此，人事檔案與人力資源管理的關系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生各種信息的有效載體，人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，互相促進，人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發(fā)展，而人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發(fā)。

2 人事檔案在人力資源管理中的作用

（1）人事檔案為人力資源管理提供真實可靠的信息

人事部門通過查閱人事檔案，可全面了解員工的詳細情況，掌握其現(xiàn)狀，從而預測其發(fā)展?jié)摿?，使各類人才各就其位，揚長避短，達到 “使合適的人在合適的位置上”，最大限度地發(fā)揮人才效力。

（2）人事檔案促進了人才的合理配置

通過查閱職工人事檔案，能夠更具體地了解職工的相關信息，根據(jù)不同人才的能力和特點，進行合理的人才配置，促進部門之間、系統(tǒng)之間、崗位之間人才的有序流動，有效避免人才擠壓和學非所用等現(xiàn)象，提高人才的使用效率和價值，使人力資源得到最佳的配置。

（3）人事檔案有利于避免人力資源需求預測的盲目性

有效利用職工人事檔案，對分析單位人力資源狀況是否適應事業(yè)的變革與發(fā)展要求起著重要作用，脫離人事檔案制做的人力資源需求，難免存在盲目性。

（4）有利于更好的對員工進行職業(yè)生涯規(guī)劃

職工的檔案材料收集了反映職工的受教育水平、專業(yè)特長、職務職稱、工資薪酬、工作表現(xiàn)等方面的情況，人力資源管理部門可根據(jù)這些信息，選其所精，用其所長，為職工設定合理的職業(yè)生涯及發(fā)展方向。

（5）人事檔案有利于采取有效的激勵手段

馬斯洛需求層次理論中提到了人有生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現(xiàn)需求。不同的人在不同階段有不同的需求，滿足不同階段的需求，對職工的激勵程度也是不同的?？梢酝ㄟ^對職工檔案資料的分析，了解職工的切實需要，并采用有針對性的激勵手段。

3 如何提升人事檔案在人力資源管理中的作用

隨著時代的發(fā)展，目前的人事檔案已經(jīng)不能適應人力資源發(fā)展的需求，人力資源管理對人事檔案管理提出了新的要求，只有緊跟時代發(fā)展，不斷提高和完善人事檔案工作，才能為人力資源開發(fā)提供強有力的保障。

3.1 切實提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進高素質(zhì)人才充實到人事檔案管理部門的同時，加強對現(xiàn)有檔案管理人員現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓，以傳統(tǒng)的檔案管理方法為基礎，逐步實現(xiàn)檔案管理信息化、檢索自動化，更好地為人力資源管理服務，為高層決策服務。

3.2 豐富人事檔案內(nèi)容

縱觀人事檔案收集內(nèi)容發(fā)現(xiàn)，每卷檔案內(nèi)所涉及的材料名稱幾乎是雷同的，很少有差異。若能夠增加反映個人綜合能力、素質(zhì)或由權(quán)威部門認定的業(yè)績考核資料以及個人性格特點、專業(yè)能力、興趣愛好等個性化材料，豐富人事檔案內(nèi)容，對提高人事檔案的有效利用率有著重要的作用。

3.3 提升人事檔案的針對性

人事檔案應是對一個人參與社會實踐活動歷程的真實寫照，它全面、歷史、客觀地反映了一個人成長的真實面貌，使考察者在查閱檔案時如見其人。然而，查閱目前的人事檔案時會發(fā)現(xiàn)材料單一，內(nèi)容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，體現(xiàn)不出個性特點，使人事檔案失去了真正意義上的參考價值。要使人事檔案成為人力資源管理的得力助手，就必須在形成檔案材料時改變傳統(tǒng)檔案 “千人一面”，千篇一律的現(xiàn)狀，有效提高人事檔案的針對性。

3.4 增強人事檔案的真實性。

真實性是人事檔案的 “第二靈魂”。檔案材料缺乏真實性，人事檔案就失去了存在的意義。要做到 “檔如其人”、“檔即其人”，就必須做到實事求是，真實有效的檔案材料，才能為人力資源管理提供可靠的依據(jù)。

3.5 增強人事檔案收集的及時性

人事檔案材料的歸檔過程，是一個前后銜接、相互關聯(lián)的有機整體。在長期的檔案管理工作中，經(jīng)常會遇到因工作調(diào)動、崗位變動，學生就業(yè)等情況，使檔案材料分散或缺失現(xiàn)象，有些材料又無法增補，影響了人事檔案的完整性。因此，檔案管理者應及時收集、整理個人檔案資料，做到收集完整、鑒定準確、整理有序、保管安全、利用方便。為組織部門全面掌握每位職工的實際情況創(chuàng)造條件。

3.6 建立健全科學的人事檔案管理制度

科學合理的人事檔案管理規(guī)章，是為人力資源管理提供可靠依據(jù)的重要保證。在檔案材料收集歸檔方面必須做到及時、完整、全面、分類準確；在檔案材料鑒別方面必須做到去偽存真，在確保材料的真實性的同時，體現(xiàn)出個性特點；在查閱、傳閱，遞轉(zhuǎn)檔案過程中，必須做到有章可循，有法必依，確保檔案材料安全可靠。

4 氣象部門人事檔案在人力資源管理中的應用

為了充分發(fā)揮干部人事檔案在氣象部門人力資源管理中的作用，進一步提高人事檔案的利用率，2002年中國氣象局以人事檔案資料為基礎，以現(xiàn)代信息技術(shù)為平臺，研發(fā)了 “中國氣象局人力資源信息采集統(tǒng)計系統(tǒng)”，建立了規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了人事檔案信息傳輸和人事檔案管理信息資源的共享，提高了人事檔案使用價值。中國氣象局人力資源信息采集統(tǒng)計系統(tǒng)主要有職工人事信息的采集、歸類以及采集后信息的反查、根據(jù)需要進行分類查找等功能，其內(nèi)容包括職工的基本情況，學歷及學位，行政 （黨派、社團）職務，專業(yè)技術(shù)職務，工人技術(shù)等級，崗位管理，工作簡歷，政治面貌，新工資變動，語言、計算機等特長，教育培訓，獎勵及懲罰，離休基本情況，考核 （考察），后備干部，專家情況，家庭成員及主要社會關系，社會保險，出國 （出境），專業(yè)技術(shù)工作獲獎，艱苦臺站及邊遠地區(qū)等二十幾個大項，數(shù)百個小項，基本實現(xiàn)了人事檔案資料的信息化。

該系統(tǒng)能快捷地查閱職工人事檔案的基本信息，完成全國氣象部門每位職工人事、勞資等若干人力資源信息管理方面的分析統(tǒng)計數(shù)據(jù)。該系統(tǒng)的啟用，達到了職工檔案資料檢索直觀、利用快速、靈活、方便的目的，為決策層提供了準確有效的人力資源基礎數(shù)據(jù)，在實現(xiàn)全國氣象部門職工人事信息共享的同時，完成了人事檔案從傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息管理方式的轉(zhuǎn)換。

人事檔案管理在人力資源管理中的作用越來越多的體現(xiàn)在檔案資料的價值中，“中國氣象局人力資源信息采集統(tǒng)計系統(tǒng)”推進了氣象部門人事檔案管理現(xiàn)代化水平，使人力資源管理部門能方便快捷的查詢到需要了解的職工的相關信息，但從有效提高檔案資料利用率和組織發(fā)展、準確選人、用人等角度出發(fā)，該系統(tǒng)缺少能夠證明職工綜合技能方面的原始資料，有待進一步完善，為高層決策提供更全面詳盡的人力資源管理信息。

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1006－4354 （2014）04－0041－03

2014－02－25

李萍 （1961—），女，陜西乾縣人，本科，工程師，從事人事、勞資與檔案管理。