信息時(shí)代環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案規(guī)范化管理思考——以四川省環(huán)境監(jiān)測(cè)總站為例

洪 瑤

(四川省環(huán)境監(jiān)測(cè)總站，成都 610091)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，辦公自動(dòng)化在各級(jí)各類國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和企、事業(yè)單位廣泛應(yīng)用，許多機(jī)構(gòu)、組織和部門(mén)的文件都在電子工作環(huán)境中生成、在網(wǎng)絡(luò)上交換處理，電子文件，應(yīng)運(yùn)而生［1］。電子文件的出現(xiàn)，引發(fā)了包括文件、檔案管理在內(nèi)的記錄管理的革命。在當(dāng)今信息時(shí)代，環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理發(fā)生了轉(zhuǎn)變，以紙質(zhì)檔案為核心的傳統(tǒng)檔案管理模式面臨轉(zhuǎn)變，如何規(guī)范化管理環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案，已成為環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作者面臨的新課題。本文試以四川省環(huán)境監(jiān)測(cè)總站為例，就環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案規(guī)范化管理問(wèn)題進(jìn)行探討。

1 環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案概述

1.1 環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的定義及含義

環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案是指在各種環(huán)境監(jiān)測(cè)活動(dòng)中直接形成具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)、文字、圖表、音像、照片等的各種形式和載體的文件材料［2］。

環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案來(lái)源于特定的領(lǐng)域，即環(huán)境監(jiān)測(cè)領(lǐng)域;環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案是環(huán)境監(jiān)測(cè)活動(dòng)中形成的第一手材料，是環(huán)境監(jiān)測(cè)活動(dòng)直接的歷史記錄，具有原始性和可靠性;環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案種類和形式多種多樣。

1.2 環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的特點(diǎn)

(1)完整性

環(huán)境監(jiān)測(cè)活動(dòng)是一個(gè)連續(xù)的過(guò)程，監(jiān)測(cè)工作的各過(guò)程形成的所有文件材料，反映了該項(xiàng)工作的全過(guò)程。環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案材料之間具有的有機(jī)聯(lián)系是固有的聯(lián)系，不能割裂、分散［2］。

(2)專業(yè)性

環(huán)境監(jiān)測(cè)活動(dòng)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其有自身的工作程序和工作內(nèi)容和工作環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)專門(mén)領(lǐng)域［2］。

(3)準(zhǔn)確性

為保證環(huán)境監(jiān)測(cè)工作的順利進(jìn)行，環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案必須準(zhǔn)確，所有歸檔文件材料必須字跡工整，術(shù)語(yǔ)、圖表力求規(guī)范，格式統(tǒng)一，圖樣清晰。同時(shí)，檔案人員嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)測(cè)檔案的更改、補(bǔ)充和流通制度，確保檔案的準(zhǔn)確性［2］。

2 環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的規(guī)范化管理和作用

四川省環(huán)境監(jiān)測(cè)總站 (以下簡(jiǎn)稱四川總站)檔案從1980年建檔，包括了科研項(xiàng)目檔案、驗(yàn)收監(jiān)測(cè)檔案、委托監(jiān)測(cè)檔案、監(jiān)督監(jiān)測(cè)檔案、應(yīng)急監(jiān)測(cè)檔案、污染源檔案、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、會(huì)議檔案、質(zhì)量管理檔案、各類質(zhì)量記錄表格和技術(shù)記錄表格檔案、環(huán)境質(zhì)量報(bào)告書(shū) (年鑒、季報(bào)、月報(bào)、公報(bào))檔案、各類榮譽(yù)證書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)檔案等［3］。截止2013年底，四川省環(huán)境監(jiān)測(cè)總站檔案室現(xiàn)存檔案2580卷，其中:永久1660卷、長(zhǎng)期815卷、短期105卷。站檔案室隸屬于站辦公室，主要的工作是按照國(guó)家檔案管理的制度，結(jié)合環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的特點(diǎn)和本站實(shí)際，制定四川總站檔案歸檔制度和辦法，依法對(duì)各種檔案進(jìn)行分類管理管理。站檔案室設(shè)專職的檔案管理員，各科室有兼職的檔案管理人員，共同完成四川總站的檔案管理工作。

2.1 完善環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案收集歸檔制度并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行

完善環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的歸檔制度并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，是標(biāo)準(zhǔn)化管理的首要環(huán)節(jié)。四川總站按照《檔案法》結(jié)合質(zhì)量管理體系運(yùn)行和實(shí)際工作需要制定了收集、整理、利用、查閱、保密、保管、庫(kù)房管理、鑒定銷毀等各項(xiàng)規(guī)章制度，使環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案有章可循，有據(jù)可依。在工作中認(rèn)真抓好落實(shí)，使環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案工作逐步走向正規(guī)化、制度化。

2.2 規(guī)范環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案收集整理工作流程

檔案材料由各科室檔案管理人員清理后上交檔案室，檔案員集中統(tǒng)一鑒定、分類、整理立卷、編目等工作。按照《中國(guó)環(huán)境保護(hù)檔案管理管理規(guī)范》［2，4］進(jìn)行組卷。

一是清理文件資料。從某項(xiàng)監(jiān)測(cè)工作的全過(guò)程形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表和光盤(pán)等各種載體的文件材料進(jìn)行清理、剔除重復(fù)后，分類組卷。

二是分類整理排序。我站采用的是“年度--問(wèn)題-保管期限”分類法。即先將歸檔材料按年度分類，每個(gè)年度下按問(wèn)題分類，再在問(wèn)題下面按保管期限分類，采用此種分類方法，在庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按問(wèn)題序列依次上架，不必預(yù)先留空，也避免了倒架，庫(kù)房管理非常方便.紙質(zhì)性資料在前，光盤(pán)等資料在后。

三是質(zhì)量要求。原件內(nèi)容真實(shí)、兼職準(zhǔn)確;已破損的文件應(yīng)予修整;移交資料時(shí)與科室兼職檔案管理人員填寫(xiě)檔案移交清冊(cè)并雙方簽字，防止檔案丟失，明確保管責(zé)任。

四是頁(yè)碼編寫(xiě)。按自然頁(yè)數(shù)編寫(xiě)頁(yè)碼，凡有文字的頁(yè)面均要編碼，頁(yè)碼編寫(xiě)位置在裝訂線的另一側(cè)右下角，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫(xiě)，避免空號(hào)和重號(hào)。

五是編寫(xiě)目錄擬寫(xiě)標(biāo)題。按題名編寫(xiě)卷內(nèi)目錄，每份資料要按原文題名編寫(xiě)目錄，沒(méi)有題名的材料要根據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題后再編寫(xiě)目錄。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題時(shí)，將該卷的主要文件內(nèi)容概括提煉，使其綜合反映卷內(nèi)內(nèi)容。

2.3 發(fā)揮環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的作用，提高利用率

檔案管理的最終目的是提供服務(wù)，檔案管理工作者要積極主動(dòng)服務(wù)環(huán)境監(jiān)測(cè)和管理。環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理是質(zhì)量管理體系的有機(jī)組成部分，其好壞也體現(xiàn)了質(zhì)量體系運(yùn)行的水平，直接影響到是否通過(guò)實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定 (計(jì)量認(rèn)證)，四川總站在順利通過(guò)歷次國(guó)家計(jì)量認(rèn)證評(píng)審 (含復(fù)評(píng)審和擴(kuò)大評(píng)審)時(shí)，規(guī)范化的監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮了重要作用。此外，近年來(lái)，在突發(fā)性污染事故應(yīng)急監(jiān)測(cè)中，監(jiān)測(cè)人員根據(jù)歷史環(huán)境監(jiān)測(cè)資料和氣象資料，及時(shí)制定出了最佳的應(yīng)急監(jiān)測(cè)方案，使監(jiān)測(cè)布點(diǎn)更趨合理，更具代表性，為及時(shí)了解和處理污染事故提供了可靠的第一手資料。

3 環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策建議

3.1 環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理存在的問(wèn)題及原因分析

(1)某些科室人員不夠重視，收集歸檔不完善

從目前環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，一些科室負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú);還認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能查檔就行了等認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。由此出現(xiàn)了，輕視檔案工作，對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這已無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代的管理需求。

(2)檔案管理基礎(chǔ)工作不力，保管分散，歸屬不清

個(gè)別科室對(duì)存檔前的檔案保管不力，材料收集內(nèi)容單一，種類不全，漏歸、錯(cuò)歸現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。大部分兼職檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，再加上要承擔(dān)大量的其它工作，投入檔案管理的精力明顯不足，造成日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)清理，嚴(yán)重影響了后續(xù)歸檔的數(shù)量和質(zhì)量。

(3)紙質(zhì)檔案為主的管理模式已不能適應(yīng)信息時(shí)代的需要

目前，四川總站的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案還紙質(zhì)檔案為主。一些部門(mén)在歸檔時(shí)，只提交紙質(zhì)文件，缺乏電子文檔，檔案管理員只錄入了資料、文件目錄，致使后期工作人員查閱、參考這些資料時(shí)，案卷調(diào)度頻繁，造成磨損嚴(yán)重，并且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率底，管理方式落后。

(4)檔案管理軟件落伍

目前我站檔案管理軟件使用的是飛揚(yáng)檔案軟件單機(jī)版，只有站檔案管理員錄入權(quán)限，各科室兼職檔案管理人員無(wú)法對(duì)本科室的檔案進(jìn)行錄入。

3.2 對(duì)策建議［5］

為了進(jìn)一步做好環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案工作，提高為環(huán)境監(jiān)測(cè)中心工作質(zhì)量，本文針對(duì)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理中存在的問(wèn)題提出了若干的對(duì)策和建議。

(1)宣傳檔案管理法律法規(guī)，有效提高法制意識(shí)

《檔案法》是環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作的法律依據(jù)，要以學(xué)習(xí)《檔案法》作為環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作的主線，強(qiáng)調(diào)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案工作在環(huán)境監(jiān)測(cè)管理工作活動(dòng)中的地位和作用，不僅檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)環(huán)境法》、《環(huán)境監(jiān)測(cè)條例》等，而且要在全單位宣講，增強(qiáng)單位內(nèi)全體干部職工的檔案管理意識(shí)，形成“人人關(guān)心檔案、人人支持檔案工作”的良好氛圍。

(2)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案工作者的素質(zhì)

加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷拓展檔案工作人員的知識(shí)面，提高檔案管理工作的能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。對(duì)兼職檔案員，采取集中培訓(xùn)、分類指導(dǎo)等方法，使他們?cè)谂嘤?xùn)操作中熟悉業(yè)務(wù)，提高素質(zhì)。更好的為環(huán)境監(jiān)測(cè)管理服務(wù)。

(3)建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保檔案管理安全

做好環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案工作，必須健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮專兼職檔案員的作用。從檔案工作實(shí)際出發(fā)，建立網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，按需應(yīng)配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)等設(shè)備，建立電子文件、電子影像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)形成紙質(zhì)和電子兩套檔案數(shù)據(jù)。在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)安全保密的規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全。

通過(guò)多年來(lái)的檔案管理工作，深深感到在環(huán)境監(jiān)測(cè)發(fā)展的新時(shí)期，檔案工作必須要堅(jiān)持信息化發(fā)展方向，規(guī)范化的管理模式，現(xiàn)代化的管理手段，才能更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。

總之，檔案是社會(huì)的財(cái)富、歷史的記憶。檔案室不單純是保管檔案的場(chǎng)所，也是組織檔案信息交流的中心，是保證檔案能夠得以安全保管和傳延下去的組織形式，是環(huán)境保護(hù)工作和社會(huì)各方面獲取環(huán)境保護(hù)信息的寶庫(kù)。

［1］馮惠玲.電子文件管理教程［M］.北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.

［2］HJ/T 78.1-8.5-1994，環(huán)境保護(hù)部環(huán)境保護(hù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范》［S］.

［3］實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則［EB/OL］.http://baike.so.com/doc/5414501.html，2006-07-27.

［4］HJ/T 7—1994，環(huán)境保護(hù)部環(huán)境保護(hù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《中國(guó)檔案法——環(huán)境保護(hù)檔案分類表》［S］.

［5］中國(guó)環(huán)境監(jiān)測(cè)總站.2012年全國(guó)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理培訓(xùn)教材［Z］.