談?wù)袠?biāo)代理機(jī)構(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)管理

靳 攀

(山西中量工程招標(biāo)代理有限公司，山西 太原 030002)

談?wù)袠?biāo)代理機(jī)構(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)管理

靳 攀

(山西中量工程招標(biāo)代理有限公司，山西 太原 030002)

分析了招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在政策變化、招標(biāo)形式改變、工程招標(biāo)流程等方面存在的主要風(fēng)險(xiǎn)，并提出了深入研究相關(guān)法規(guī)、規(guī)范作業(yè)流程、有效控制財(cái)務(wù)管理等完善管理體系的相關(guān)措施，以提高招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)防御風(fēng)險(xiǎn)的能力。

招標(biāo)市場，風(fēng)險(xiǎn)管理，工程管理，競爭

0 引言

現(xiàn)如今，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的數(shù)量呈現(xiàn)逐年增加的趨勢，面對日益激烈化的市場競爭，相關(guān)政策也在不斷的變化。要想在市場中立于不敗之地，就要加強(qiáng)機(jī)構(gòu)自身的風(fēng)險(xiǎn)防范意識，提高自身競爭力，只有這樣才能在如此激烈的競爭中站穩(wěn)腳跟。

1 招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)中的主要風(fēng)險(xiǎn)

1.1 外部風(fēng)險(xiǎn)

1)政策的變化所導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。

在以往，招標(biāo)人選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)采用的是自主選擇的辦法來進(jìn)行的。招標(biāo)人從招標(biāo)市場中選出一些優(yōu)秀的代理機(jī)構(gòu)，將它們列入名冊。招標(biāo)人根據(jù)各企業(yè)的綜合能力，從名冊里確定有類似業(yè)績及服務(wù)能力的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)作為特有項(xiàng)目招標(biāo)的代理機(jī)構(gòu)。但由于政策的變化，國家出臺了一些相關(guān)管理辦法，這樣一來原有的招標(biāo)機(jī)制在一定程度上發(fā)生了很大的變化。使原有的自主選擇確定代理機(jī)構(gòu)變?yōu)榫C合比選選擇代理機(jī)構(gòu)，使得代理機(jī)構(gòu)競爭更加激烈，導(dǎo)致部分招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)下滑。

2)招標(biāo)形式的改變。

隨著科技日新月異的發(fā)展，很多招標(biāo)單位采用了電子招投標(biāo)的方式來進(jìn)行招標(biāo)。相關(guān)部門對該種形式的招標(biāo)表現(xiàn)出了前所未有的重視，單從這一方面來講，在很大程度上電子招標(biāo)得以推廣。該招標(biāo)方式不但在一定程度上完善了社會監(jiān)督機(jī)制，還在規(guī)范相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)方面發(fā)揮了極其重要的作用。隨著這種招標(biāo)方式的實(shí)施，傳統(tǒng)工程招標(biāo)方式逐漸被取代，這直接導(dǎo)致了招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)業(yè)績減少。

1.2 內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)

1)在工程招標(biāo)的流程上存在風(fēng)險(xiǎn)。

按照國家招投標(biāo)的相關(guān)規(guī)定，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行工程招標(biāo)的時(shí)候，要遵循一套科學(xué)系統(tǒng)的招標(biāo)流程。一般來講，相關(guān)流程是這樣的：簽訂招標(biāo)代理委托合同→根據(jù)業(yè)主的實(shí)際需要為業(yè)主制定出一套完整的招標(biāo)方案→編制招標(biāo)文件→發(fā)布招標(biāo)公告→發(fā)售招標(biāo)文件→組織現(xiàn)場踏勘(根據(jù)項(xiàng)目需要)→投標(biāo)預(yù)備會→編制遞交投標(biāo)文件→組建評標(biāo)委員會→組織開標(biāo)、評標(biāo)→確定中標(biāo)人、發(fā)放中標(biāo)通知書→簽訂項(xiàng)目合同。但從實(shí)際情況來看，在招標(biāo)流程中的任何環(huán)節(jié)都可能發(fā)生突發(fā)狀況。例如業(yè)主與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)簽訂了合同以后，由于類別不同的原因，部分業(yè)主對招標(biāo)的詳細(xì)流程不甚了解，有的雖然說具有一定的理論知識，但是對實(shí)際工作缺乏了解。一些業(yè)主甚至還提出了諸如減少招標(biāo)公告時(shí)間這種問題。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)如果在處理這種問題的時(shí)候不夠謹(jǐn)慎就很有可能給業(yè)主帶來困擾。

2)工程項(xiàng)目招標(biāo)中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

由于種種原因，相關(guān)工作人員和業(yè)主的溝通較多，但在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)中，部門之間的溝通卻越來越少。進(jìn)而導(dǎo)致了工程相關(guān)資料丟失的現(xiàn)象發(fā)生。由于資料的丟失，單位的資金回收和財(cái)務(wù)上，不能得到很好的銜接，造成了收入減少的現(xiàn)象出現(xiàn)。

3)服務(wù)質(zhì)量帶來的招標(biāo)代理風(fēng)險(xiǎn)。

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是有著較強(qiáng)專業(yè)屬性的第三方中介服務(wù)組織，需要具體的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有較高的綜合素質(zhì)，首先是要對整個(gè)招標(biāo)工作的專業(yè)知識有系統(tǒng)的了解，這包括專業(yè)的知識和與此相關(guān)的各項(xiàng)法律法規(guī)；其次還要對目標(biāo)任務(wù)盡可能詳細(xì)的了解，并可以和業(yè)主進(jìn)行有效的溝通。招標(biāo)代理的業(yè)務(wù)范圍往往涉及房屋建筑、市政道路、化工能源等各種各樣的工作類別，在工程中的任務(wù)類型包括勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、設(shè)備采購等等各個(gè)環(huán)節(jié)。相關(guān)工作人員要對于各個(gè)環(huán)節(jié)的情況有一個(gè)基本的把握，除了國家規(guī)定的法規(guī)，對于一些地方政府的法規(guī)文獻(xiàn)，招標(biāo)代理從業(yè)人員也要及時(shí)學(xué)習(xí)，提高對異議的處理能力。招標(biāo)代理作為工程招標(biāo)過程中的中介服務(wù)組織，在整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)程中具有承上啟下的作用，一方面要盡量在整個(gè)招標(biāo)過程中維護(hù)好業(yè)主的利益，找到最合適的投標(biāo)人。另一方面，還要處理好和投標(biāo)人之間的關(guān)系，投標(biāo)人作為工程的另一個(gè)主體，需要招標(biāo)代理在招標(biāo)過程中對投標(biāo)方的疑問進(jìn)行詳細(xì)的解釋。招標(biāo)人和投標(biāo)人之間是否能夠順利的進(jìn)行合作，與代理的工作密不可分，招標(biāo)代理要盡量處理好關(guān)系，避免引起合作過程中的糾紛。

4)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)人員違背道德的風(fēng)險(xiǎn)。

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在招標(biāo)過程中起到承上啟下的作用，既需要和業(yè)主接觸，還需要和投標(biāo)方接觸，因此難免在過程中會掌握雙方的商業(yè)機(jī)密，這對于招標(biāo)代理工作人員的道德水準(zhǔn)提出了考驗(yàn)。許多招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)經(jīng)受不住利益的誘惑，與投標(biāo)人進(jìn)行私下里的暗箱操作，通過對于投標(biāo)人的推薦和評委的指定使得整個(gè)招標(biāo)過程向著某一個(gè)固定的投標(biāo)方傾斜，招標(biāo)代理經(jīng)常會面臨這種道德的考驗(yàn)。

2 在工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)中建立與完善管理體系的相關(guān)措施

1)抵御外部風(fēng)險(xiǎn)。

a.招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行工程招標(biāo)的時(shí)候，要將業(yè)務(wù)來源于收入單一的情況加以避免。除了要發(fā)展招標(biāo)代理，還要將自身的工程招標(biāo)業(yè)務(wù)范圍加以擴(kuò)大，實(shí)現(xiàn)與促進(jìn)行業(yè)的良性發(fā)展，將自身的抗風(fēng)險(xiǎn)能力加以提高。

b.招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的工作人員要將和工程招標(biāo)相關(guān)的法規(guī)加以深入的研究。和工程招標(biāo)相關(guān)的法律法規(guī)異常龐雜，因此，對于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)來講，不但要將原有的法律進(jìn)行深入的了解，還要時(shí)時(shí)刻刻關(guān)注新出臺的法律，將法律中對代理機(jī)構(gòu)不利的因素加以深入的分析，并加以改革。這樣做是為了面對突發(fā)危機(jī)所做的準(zhǔn)備。從另一個(gè)角度來講還能將代理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量從根本上加以提高。當(dāng)國家出臺一些重大規(guī)定的時(shí)候，代理機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員要和招標(biāo)單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，使得整個(gè)項(xiàng)目能夠順利進(jìn)展；另外還要側(cè)重于自身業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，在掌握了理論知識的基礎(chǔ)上，對理論進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用，機(jī)構(gòu)內(nèi)的相關(guān)工作人員，要有為業(yè)主服務(wù)的精神，將程序工作加以完善，最終給業(yè)主一個(gè)滿意的答案。

2)在防范內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)方面。

a.規(guī)范代理機(jī)構(gòu)內(nèi)的相關(guān)作業(yè)流程，對工作環(huán)節(jié)的每一個(gè)細(xì)微之處進(jìn)行嚴(yán)密的管理。對相關(guān)工作人員在工作上制定出更為嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，使得工作中每個(gè)環(huán)節(jié)都做到完美。另外還要將流程的審查批示的程序加以規(guī)范。代理機(jī)構(gòu)可以參照先進(jìn)的管理思想，在工程招標(biāo)中進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用。將國際質(zhì)量管理體系引入企業(yè)管理之中，最終將企業(yè)流程加以理順。這是提高代理機(jī)構(gòu)管理水平的重要舉措之一。除此之外，代理機(jī)構(gòu)還可以引入信息化技術(shù)對自身施行科學(xué)化管理，結(jié)合相關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行“閉環(huán)管理”，最終實(shí)現(xiàn)和電子招標(biāo)銜接的目標(biāo)。

b.對企業(yè)自身的財(cái)務(wù)管理進(jìn)行有效控制。代理機(jī)構(gòu)要將財(cái)務(wù)相關(guān)部門的管理放于最重要的位置，目的是為了避免在招標(biāo)過程中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。代理機(jī)構(gòu)可以通過專業(yè)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，對項(xiàng)目的收支進(jìn)行大概的了解，將業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容落實(shí)在工程招標(biāo)的每個(gè)細(xì)節(jié)之中，為工程招標(biāo)的各個(gè)環(huán)節(jié)提供基礎(chǔ)，為相關(guān)單位負(fù)責(zé)人的決策提供可靠依據(jù)。

c.代理機(jī)構(gòu)對從事招標(biāo)代理服務(wù)的相關(guān)人員開展定期業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動，從根本上將業(yè)務(wù)的服務(wù)質(zhì)量加以提高，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)需要的是綜合性人才，因此，從事該項(xiàng)工作的相關(guān)服務(wù)人員要具備優(yōu)秀的自身素質(zhì)，才能在真正意義上將該項(xiàng)工作做好，從根本上做到令業(yè)主滿意。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)涉及面非常廣，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)只有在真正意義上將自己的工作做好，才能做出優(yōu)秀的代理作品。這就要求相關(guān)工作人員必須有熟練的業(yè)務(wù)技巧作為基礎(chǔ)，不單在招標(biāo)方面要具備很強(qiáng)的業(yè)務(wù)知識，在造價(jià)、合同等方面的知識也要進(jìn)行掌握。

3 結(jié)語

風(fēng)險(xiǎn)對于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)來講，是不可避免的。代理機(jī)構(gòu)在實(shí)際工作中要對風(fēng)險(xiǎn)加以必要的重視，并通過一切手段，把風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率降到最低，在機(jī)構(gòu)中對原有的風(fēng)險(xiǎn)管理體系加以綜合完善，風(fēng)險(xiǎn)也可以變成一種機(jī)遇。

[1] 盧 謙.建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)與合同管理[M].北京：中國水利水電出版社，2011：12-15.

[2] 何伯森.工程招標(biāo)承包與監(jiān)理[M].北京：人民交通出版社，2009：15-18.

[3] 姚曉寧.招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)管理探討[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2011(7)：35-38.

Discussionontheriskmanagementofbiddingagency

JINPan

(ShanxiZhongliangProjectBiddingAgencyLimitedCompany,Taiyuan030002,China)

This paper analyzed the main risks of bidding agency existed in policy change, bidding forms change, project bidding process and other aspects, and put forward the research of relevant laws and regulations, standardize the work flow, effective control financial management and other related measures to improve the management system, to improve the bidding agent defense of risk ability.

bidding market, risk management, project management, competition

1009-6825(2014)33-0283-02

2014-09-17

靳 攀(1983- )，男，助理工程師

TU723.2

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