革什扎河流域水電開發(fā)的檔案管理

蔡 靜

(四川革什扎水電開發(fā)有限責(zé)任公司，四川 丹巴 626300)

1 概 述

革什扎河是大渡河上游右岸的一級(jí)支流，四川革什扎水電開發(fā)有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱“革什扎公司”)負(fù)責(zé)該流域四級(jí)水電站的開發(fā)、建設(shè)及運(yùn)行管理。根據(jù)規(guī)劃，革什扎河梯級(jí)開發(fā)方案為“一庫(kù)四級(jí)”，從上至下分別為：兩河口(8.2萬(wàn)kW)、二瓦槽(9萬(wàn)kW)、大桑(5.2萬(wàn)kW)、吉牛(24萬(wàn)kW)。4級(jí)電站總裝機(jī)容量為46.4萬(wàn)kW。根據(jù)開發(fā)時(shí)序，吉牛水電站于2013年12月建成投產(chǎn)，二瓦槽水電站于2013年12月核準(zhǔn)建設(shè)，大桑水電站已完成可行性研究，兩河口水電站已完成預(yù)可行性研究。至此，革什扎公司形成了運(yùn)行24萬(wàn)kW、即將開工建設(shè)9萬(wàn)kW、負(fù)責(zé)前期核準(zhǔn)17.2萬(wàn)kW的運(yùn)行、在建、前期綜合流域開發(fā)的管理格局。根據(jù)吉牛水電站建設(shè)進(jìn)程，要求于2014年6月完成竣工達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核和各單位工程完工驗(yàn)收、2014年10月完成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、2014年年底完成工程竣工驗(yàn)收。至此，革什扎公司檔案管理完成了從項(xiàng)目前期到項(xiàng)目核準(zhǔn)、再到生產(chǎn)運(yùn)行的全覆蓋，形成了系統(tǒng)的檔案管理。

2 檔案管理目標(biāo)

2.1 竣工驗(yàn)收目標(biāo)

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和上級(jí)主管單位建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法，對(duì)于未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。吉牛水電站屬四川省核準(zhǔn)項(xiàng)目，其檔案驗(yàn)收由省檔案行政管理部門組織實(shí)施，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組由省檔案行政管理部門、集團(tuán)公司等單位組成。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)前必須完成項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程文件材料的收集、整理與歸檔并基本完成項(xiàng)目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收采用質(zhì)詢、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、抽查案卷的方式。抽查的重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、監(jiān)理文件、重要合同、協(xié)議、竣工圖、旁證材料等。對(duì)于檔案的基礎(chǔ)管理工作：如項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量，檔案的種類、數(shù)量，檔案的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性及安全性等檔案管理情況評(píng)價(jià)后作出結(jié)論性意見(jiàn)。為保證工程竣工驗(yàn)收的順利實(shí)現(xiàn)，務(wù)必實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)驗(yàn)收合格。

2.2 達(dá)標(biāo)投產(chǎn)目標(biāo)

根據(jù)上級(jí)主管單位要求，吉牛水電站需在2014年完成竣工達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核?！端娝こ踢_(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收規(guī)程》(DL5278-2012)之“4.7工程綜合管理與檔案”，“表4.7.1工程綜合管理與檔案檢查驗(yàn)收表”對(duì)檔案管理提出了從“機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)施、設(shè)備”、“管理職責(zé)”、“項(xiàng)目文件收集”、“項(xiàng)目文件質(zhì)量”、“項(xiàng)目文件整理”、“照片收集與整理”、“電子文件歸檔與整理”、“實(shí)物檔案收集與整理”、“項(xiàng)目檔案移交”、“檔案專項(xiàng)驗(yàn)收與評(píng)價(jià)”10個(gè)方面進(jìn)行檢查驗(yàn)收，共計(jì)設(shè)置了14個(gè)主控驗(yàn)收項(xiàng)目、38個(gè)一般驗(yàn)收項(xiàng)目。達(dá)標(biāo)投產(chǎn)初驗(yàn)的驗(yàn)收項(xiàng)目不得有“不符合”項(xiàng)目，且主控驗(yàn)收項(xiàng)目中“基本符合”不能多于2個(gè)、一般驗(yàn)收項(xiàng)目中“基本符合”不能多于6個(gè)；達(dá)標(biāo)投產(chǎn)復(fù)驗(yàn)的驗(yàn)收項(xiàng)目不得有“不符合”項(xiàng)目，且主控驗(yàn)收項(xiàng)目無(wú)“基本符合”項(xiàng)目、一般驗(yàn)收項(xiàng)目中“基本符合”項(xiàng)目不能多于3個(gè)。

2.3 價(jià)值利用目標(biāo)

水電工程建設(shè)檔案在工程建設(shè)過(guò)程中涉及工程“進(jìn)度、質(zhì)量、安全、投資”四控制等，在完工階段涉及質(zhì)量評(píng)定、階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收等，在運(yùn)行過(guò)程中涉及運(yùn)行維護(hù)管理等，在后續(xù)事件中涉及事故原因分析、索賠與反索賠等，是水電工程各階段長(zhǎng)期管理中不可缺少的參考資料。為此，必須要求建設(shè)單位在整個(gè)過(guò)程管理中起關(guān)鍵性作用，監(jiān)理單位對(duì)竣工檔案資料質(zhì)量控制起決定性作用，確保歸檔范圍、案卷質(zhì)量、文件材料系統(tǒng)性審查到位，并通過(guò)檔案資源共享和提高檔案利用率以實(shí)現(xiàn)檔案管理的利用價(jià)值。

3 檔案管理的特性

3.1 水電的公共特性

革什扎公司屬水電開發(fā)公司，其檔案管理具有水電企業(yè)檔案管理的公共特性，主要體現(xiàn)在數(shù)量大、種類多、綜合性強(qiáng)、周期長(zhǎng)、構(gòu)成復(fù)雜、參與單位多、人員變更頻繁、建設(shè)程序多、多學(xué)科跨專業(yè)性及成套性等。如按板塊分涉及專項(xiàng)評(píng)價(jià)檔案、設(shè)計(jì)成果檔案、招標(biāo)投標(biāo)及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設(shè)備儀器檔案、工程財(cái)務(wù)檔案、往來(lái)文件以及其他檔案等；按時(shí)間分可分為可行性研究階段、工程建設(shè)階段、工程投產(chǎn)運(yùn)行管理階段等，工程建設(shè)階段又可按單位分建設(shè)單位管理文件、設(shè)計(jì)單位文件、監(jiān)理單位文件、施工單位文件及廠家設(shè)備文件等。

3.2 流域開發(fā)的特性

革什扎公司屬流域水電開發(fā)公司，其檔案管理具有統(tǒng)一性、綜合性、長(zhǎng)期性和階段性等流域水電開發(fā)檔案管理的特性。主要體現(xiàn)在檔案管理中要考慮項(xiàng)目前期的規(guī)劃和核準(zhǔn)，在建期的招投標(biāo)、施工圖設(shè)計(jì)階段、施工階段和階段驗(yàn)收，運(yùn)行期的生產(chǎn)準(zhǔn)備文件、企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)組整套啟動(dòng)及試生產(chǎn)期間的文件材料、設(shè)備命名、主系統(tǒng)啟動(dòng)及倒送廠用電方案、繼電保護(hù)整定單和自建220 kV送出工程檔案等。

3.3 股權(quán)變更特性

革什扎公司于2005年4月27日在甘孜州丹巴縣工商局注冊(cè)成立，2010年10月獲四川省發(fā)展和改革委員會(huì)批復(fù)同意完成股權(quán)變更。由于股權(quán)變更，導(dǎo)致革什扎公司檔案管理出現(xiàn)了薄弱環(huán)節(jié)。主要體現(xiàn)在前期檔案管理體系不健全、管理制度不規(guī)范、對(duì)檔案管理重視程度不夠、硬件設(shè)施投入不足、檔案管理人員欠缺且無(wú)專職管理人員、檔案管理未與工程建設(shè)同步、檔案管理時(shí)段出現(xiàn)中斷、檔案資料未及時(shí)歸檔或存在丟失等。

3.4 建管合一所具有的特性

革什扎公司實(shí)行“建管合一”管理，即革什扎河流域梯級(jí)水電開發(fā)建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理為一個(gè)單位、一套班子、一班人馬。建設(shè)期的機(jī)電物資處和運(yùn)行期的生產(chǎn)技術(shù)處合署“大機(jī)電”辦公，綜合辦公室、財(cái)務(wù)管理處、計(jì)劃合同處、安全監(jiān)察處統(tǒng)管在建項(xiàng)目和運(yùn)行項(xiàng)目，建設(shè)項(xiàng)目不實(shí)行移交生產(chǎn)，檔案管理也不進(jìn)行移交生產(chǎn)單位的流程，即一次性歸檔、一次性驗(yàn)收、統(tǒng)一使用。因此，檔案管理缺少了移交環(huán)節(jié)，即缺少一次驗(yàn)收檢查過(guò)程，從而導(dǎo)致建設(shè)期的檔案過(guò)程管理尤為重要。

4 吉牛水電站檔案管理存在的問(wèn)題

4.1 重視程度不夠

由于吉牛水電站建設(shè)的特殊歷程，前期對(duì)檔案管理不夠重視，造成參建各方檔案管理意識(shí)淡薄，重工程建設(shè)、輕檔案管理且組織和措施不到位。建設(shè)單位的組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)作用未發(fā)揮，監(jiān)理單位監(jiān)督項(xiàng)目文件的完整性、準(zhǔn)確性審核把關(guān)不嚴(yán)，設(shè)計(jì)單位提交整理立卷的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料和設(shè)計(jì)文件未實(shí)施或不及時(shí)，施工單位未及時(shí)提交經(jīng)整理立卷的竣工文件。

4.2 資源投入不足

在硬件投入上設(shè)施不齊全，不具備現(xiàn)代化、信息化檔案管理?xiàng)l件，大多數(shù)檔案管理工作還停留在繁雜、低效的手工操作狀態(tài)；檔案管理人員在配置上嚴(yán)重不足，參建單位配置的檔案管理人員多為從事行政事務(wù)的人員或?yàn)槲拿丶媛?，其工作穩(wěn)定性差并缺乏檔案管理的知識(shí)和意識(shí)，對(duì)水電工程知識(shí)欠缺，對(duì)檔案收集、整編、管理及資源共享等要求不熟悉。如建設(shè)單位在股權(quán)變更后由一名原從事行政事務(wù)管理的人員管理檔案，至2013年上半年調(diào)整為由兩名部門文秘負(fù)責(zé)兼管檔案工作，且其中僅有一名所學(xué)專業(yè)為電氣運(yùn)行而與水電工程相關(guān)，另一名所學(xué)專業(yè)為會(huì)計(jì)電算化。同時(shí)，工程管理人員無(wú)檔案知識(shí)背景，也未進(jìn)行過(guò)任何形式的檔案知識(shí)培訓(xùn)。

4.3 未與工程同步

吉牛水電站自2005年開始前期工作，2009年11月主體工程開工，整個(gè)工程建設(shè)歷時(shí)長(zhǎng)達(dá)8年，但檔案管理工作未能實(shí)現(xiàn)與工程建設(shè)同步。工程開工時(shí)檔案工作未啟動(dòng)，資源投入及制度建設(shè)未到位；工程建設(shè)過(guò)程中檔案資料的形成積累、收集、整理、檢查不到位，與“檔案工作與工程建設(shè)同步管理、同步驗(yàn)收”的超前介入、程序化和制度化管理的要求相去甚遠(yuǎn)。如吉牛水電站建設(shè)直至2013年5月才完成檔案管理工作機(jī)構(gòu)及管理職責(zé)、檔案庫(kù)房管理制度、電子文件歸檔管理辦法等10個(gè)管理文件的制定。

5 吉牛水電站實(shí)施的檔案管理措施

5.1 宣貫規(guī)范規(guī)程

一是宣貫《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)和國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)；二是宣貫《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894)、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28)、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42)等國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)范規(guī)程或規(guī)定；三是宣貫股東及控股單位、上級(jí)主管單位有關(guān)檔案管理及檔案驗(yàn)收辦法。對(duì)廣大工程建設(shè)者全面普及檔案知識(shí)，增強(qiáng)其檔案管理意識(shí)，特別是提高檔案管理從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平。

5.2 落實(shí)管理剛性

一是明確責(zé)任主體。建設(shè)單位總體負(fù)責(zé)，組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)本單位和參建各方檔案的收集整理工作，充分發(fā)揮監(jiān)理的監(jiān)督作用，形成由施工單位自檢、監(jiān)理單位審查、建設(shè)單位工程技術(shù)和檔案人員審批的檔案工作流程，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)令其整改；二是劃清工作職責(zé)。施工單位是檔案歸檔的責(zé)任主體，工程技術(shù)管理人員是工程檔案管理的質(zhì)量主體，檔案管理人員對(duì)檔案的完整性、及時(shí)性和保存等負(fù)責(zé)；三是要求各參建單位執(zhí)行建設(shè)單位建立的各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度和辦法的剛性，獎(jiǎng)罰分明、獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)，確保檔案管理工作制度化；四是堅(jiān)持工程的結(jié)算支付與工程檔案管理掛鉤，特別是對(duì)于未按要求完成檔案歸檔的項(xiàng)目堅(jiān)決不完成完工結(jié)算。

5.3 強(qiáng)化質(zhì)量控制

一是加強(qiáng)檢查。重點(diǎn)檢查檔案管理體系、檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)、資源投入、日常管理記錄、檔案收集的可靠性和完整性、檢查案卷質(zhì)量、工程檔案管理是否滿足竣工驗(yàn)收和達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收要求，確保工程檔案事前介入、事中控制、事后把關(guān)；二是加強(qiáng)指導(dǎo)。建設(shè)單位在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)后指導(dǎo)各參建單位檔案人員立卷、竣工圖制作、案卷和卷內(nèi)目錄的填寫、圖紙折疊、裝訂等；三是加強(qiáng)審核。重點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目歸檔范圍、文件材料是否齊全、編制的案卷質(zhì)量(包括文件材料內(nèi)容、案卷編目、文件材料的系統(tǒng)性和成套性、分類的科學(xué)性等)、竣工圖的審核。特別是對(duì)于竣工圖，要重點(diǎn)審核圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，能準(zhǔn)確反映施工的真實(shí)狀況、隱蔽工程的真實(shí)結(jié)構(gòu)狀況及工程特征、設(shè)計(jì)變更、材料變更等。包括采用新藍(lán)圖、圖面清晰、標(biāo)識(shí)按規(guī)范進(jìn)行、逐張加蓋和簽署竣工章、 整理符合檔案管理要求等。

5.4 重精細(xì)化管理

根據(jù)“精細(xì)化、信息化、數(shù)字化、專業(yè)化”工程管理要求，工程檔案管理必須采取精細(xì)化管理。一是檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范規(guī)程和制度，抓好檔案管理的每一個(gè)細(xì)節(jié)；二是建設(shè)單位必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并定期對(duì)各簽審環(huán)節(jié)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，嚴(yán)格規(guī)范施工、監(jiān)理人員的檔案工作行為，確保各參建單位整理組卷一次成功；三是檔案管理人員通過(guò)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)與現(xiàn)場(chǎng)參觀，掌握單位工程、分部工程組成、單元工程工序及每項(xiàng)工序應(yīng)該形成的文字材料，能辨別監(jiān)理工程師、施工技術(shù)人員等簽名的字跡真?zhèn)?，使?xiàng)目檔案收集及時(shí)、內(nèi)容準(zhǔn)確、整理規(guī)范、編制完整。

6 結(jié) 語(yǔ)

水電工程檔案管理工作只要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，超前謀劃與介入，工程檔案與項(xiàng)目進(jìn)展同步，按科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理要求確保硬件投入，建立健全管理體系，明確責(zé)任主體，強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)項(xiàng)目管理人員的檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)工程管理人員管工程既管檔案的“一崗雙責(zé)”制，加強(qiáng)檔案管理的過(guò)程監(jiān)管，通過(guò)精細(xì)化管理，及時(shí)、完整、規(guī)范、系統(tǒng)地做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，嚴(yán)把各級(jí)審核關(guān)，就能一次性通過(guò)專項(xiàng)驗(yàn)收、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收，實(shí)現(xiàn)工程檔案的高效利用價(jià)值。