現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化創(chuàng)新研究

馬俊英 沙 潔

（邯鄲市第二醫(yī)院，河北邯鄲 056001）

一、檔案管理信息化創(chuàng)新的背景和意義

現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異，中國企業(yè)檔案信息化不斷發(fā)展，眾多企業(yè)對(duì)于檔案信息化的理解和認(rèn)識(shí)不斷深入，企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨眾多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。但是隨著新技術(shù)及相關(guān)學(xué)科理論的不斷滲透，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，不斷出現(xiàn)新情況、新問題。思想觀念的落后，開放和創(chuàng)新意識(shí)缺乏，信息資源開發(fā)不足等現(xiàn)象，成為制約檔案信息化建設(shè)的重要因素。這就要求檔案工作者積極探索，勇于創(chuàng)新，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展，開創(chuàng)檔案工作的新局面。

檔案信息化是一種全新的檔案管理模式，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息為主要形式，以向社會(huì)提供服務(wù)為重心，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代化的新時(shí)代，檔案信息化是信息化建設(shè)的一部分，是檔案事業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的必由之路。檔案資源只有通過信息化，提升檔案工作的公共服務(wù)能力，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的使用價(jià)值。服務(wù)是檔案工作的本質(zhì)屬性和根本目標(biāo)，新時(shí)期，只有創(chuàng)新和服務(wù)，以服務(wù)謀發(fā)展，把檔案工作廣泛地融入企業(yè)，才能實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

可見，檔案信息化是歷史發(fā)展趨勢，然而，在檔案管理部門，檔案信息化管理和服務(wù)手段守舊，嚴(yán)重影響著檔案信息資源的開發(fā)和有效利用，難以滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案服務(wù)的多種需求，亟待尋找檔案管理工作創(chuàng)新的方向。因此，檔案管理工作的最迫切的任務(wù)，就是利用信息技術(shù)，不斷創(chuàng)新，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，更好地發(fā)揮檔案信息資源的服務(wù)價(jià)值，為和諧社會(huì)建設(shè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新研究在理論和實(shí)踐上都有重大意義。

二、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的概念和面臨的問題

（一）檔案管理創(chuàng)新的概念

1912年，美籍奧地利經(jīng)濟(jì)學(xué)家熊彼特出版了《經(jīng)濟(jì)發(fā)展理論》，從此誕生了管理創(chuàng)新的概念。在國內(nèi)，著名的管理學(xué)者認(rèn)為管理創(chuàng)新就是創(chuàng)造一種新的或更有效的資源整合范式。

檔案管理創(chuàng)新是指用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為企業(yè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)的工作，其基本內(nèi)容包括檔案的收集、保管、利用以及信息化背景下的信息加工和信息輸出。管理創(chuàng)新能激發(fā)創(chuàng)造力，可以不斷地開發(fā)出做事的新方式以及解決問題的新辦法。檔案管理信息化創(chuàng)新，即不斷根據(jù)市場和社會(huì)的變化和發(fā)展，在知識(shí)創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，滿足檔案服務(wù)需求，達(dá)到檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)責(zé)任的目標(biāo)。

（二）檔案管理面臨的新問題

現(xiàn)代科技的廣泛應(yīng)用，既為檔案管理工作帶來了方便，也產(chǎn)生了一些新問題。

首先，網(wǎng)絡(luò)流通使檔案管理的保密性和安全性不強(qiáng)。主要原因有:人為因素和技術(shù)因素。檔案部門工作人員的安全和保密意識(shí)淡薄，對(duì)發(fā)布的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理;再有當(dāng)前電腦病毒橫行，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

其次，電子檔案的大量存在。電子檔案是一種新型檔案載體，它的存在，使我們必須對(duì)電子檔案的概念、數(shù)據(jù)處理和網(wǎng)絡(luò)安全等諸多方面認(rèn)真研究，整合利用，擴(kuò)大審視視角，逐步形成一套科學(xué)的電子檔案管理方法，確保檔案管理信息化建設(shè)健康、有序的發(fā)展。

第三，競爭、協(xié)作理念。當(dāng)今社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域既存在競爭也存在協(xié)作，檔案管理工作也不例外。只有引進(jìn)競爭機(jī)制和團(tuán)隊(duì)精神，加強(qiáng)部門間的交流和協(xié)作，普及檔案信息自動(dòng)化處理和管理技術(shù)，檔案信息資源才能實(shí)現(xiàn)有效開發(fā)和利用，才能更好地服務(wù)于企業(yè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

三、檔案管理信息化創(chuàng)新的內(nèi)容

在當(dāng)今這個(gè)信息時(shí)代，檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，以便更好地適應(yīng)信息化時(shí)代快速發(fā)展。檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)容很多，本文著重探討管理理念、管理技術(shù)管理機(jī)制和管理服務(wù)四個(gè)方面的信息化創(chuàng)新。

（一）檔案管理信息化理念創(chuàng)新

檔案管理信息化工作的創(chuàng)新，首先是信息化管理理念的創(chuàng)新，要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案管理信息化意識(shí)。

一是服務(wù)大局的理念。服務(wù)先行、以人為本是做好檔案工作的重要理念。在新時(shí)期，我國的主要任務(wù)依然是加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)工作亦應(yīng)以經(jīng)濟(jì)發(fā)展為中心，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立服務(wù)大局的意識(shí)，使檔案管理有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用，全方位地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

二是改革、開放理念。在信息化的新形勢下，檔案管理工作要加大改革力度，以開放和服務(wù)為基本思路，克服因循守舊的思想意識(shí)，樹立改革創(chuàng)新意識(shí)，采用社會(huì)化開放式管理模式，充分發(fā)揮檔案信息化的社會(huì)化服務(wù)功能。

（二）檔案管理信息化技術(shù)創(chuàng)新

信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展是一把雙刃劍，既是檔案管理工作的發(fā)展機(jī)遇，也是一種新的挑戰(zhàn)。檔案信息化建設(shè)應(yīng)該運(yùn)用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢和手段，充分整合信息資源，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。

第一，建立科學(xué)、完善的電子檔案管理制度。技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，檔案管理工作應(yīng)抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，在檔案載體、收集和利用等方面進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)質(zhì)量，使信息技術(shù)在檔案管理信息化創(chuàng)新中發(fā)揮有效技術(shù)支撐作用。在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，利用電子檔案信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的深度開發(fā)和廣泛應(yīng)用，建立科學(xué)、完善的電子檔案管理制度。這樣會(huì)增強(qiáng)服務(wù)手段，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容，以整體優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享。

第二，建立開放式、交互性的檔案服務(wù)平臺(tái)。隨著電子計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)和現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新中起著重要作用。檔案管理信息化技術(shù)創(chuàng)新，就是要運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，積極推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為企業(yè)和社會(huì)提供一個(gè)開放式、交互性的檔案服務(wù)平臺(tái)。通過這個(gè)服務(wù)平臺(tái)，完善電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的使用效率和信息輸出量，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理與利用方式，推行檔案資源信息化建設(shè)。

（三）檔案管理信息化機(jī)制創(chuàng)新

在新形勢下，檔案管理機(jī)制需要?jiǎng)?chuàng)新，創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制，有利于調(diào)動(dòng)檔案工作者積極性和創(chuàng)造性，有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。

第一，加強(qiáng)檔案信息安全保障體系的建設(shè)。檔案信息安全保障體系是關(guān)系到檔案實(shí)體與信息安全的重要保證。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該逐步完善檔案信息安全管理體制，落實(shí)信息安全責(zé)任制度，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件、軟件的管理，明確安全防范重點(diǎn)，打造切實(shí)可行的檔案信息安全保障體系，確保數(shù)據(jù)的安全及檔案信息系統(tǒng)安全。

第二，建立高效的獎(jiǎng)懲機(jī)制和科學(xué)的崗位責(zé)任制。為了形成積極的工作氛圍，檔案管理部門應(yīng)該建立高效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，按照崗位責(zé)任制，制定詳細(xì)的考核和獎(jiǎng)懲辦法，做到獎(jiǎng)罰分明，激發(fā)檔案工作者積極性和責(zé)任心。同時(shí)，還要建立科學(xué)的崗位責(zé)任制，即依據(jù)檔案管理工作的規(guī)律和要求，把各項(xiàng)檔案工作任務(wù)細(xì)化，合理分配，確保每個(gè)部門和每個(gè)工作者責(zé)任清晰、目標(biāo)明確，并與獎(jiǎng)懲機(jī)制緊密結(jié)合，提高工作效率和質(zhì)量。

（四）檔案管理信息化服務(wù)創(chuàng)新

根據(jù)檔案發(fā)展的形勢和服務(wù)需求，檔案管理工作應(yīng)更新服務(wù)觀念，完善檔案管理服務(wù)內(nèi)容。

第一，檔案信息化服務(wù)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。信息化時(shí)代，發(fā)展迅速，檔案信息化服務(wù)應(yīng)突顯與時(shí)俱進(jìn)，通過檔案信息的網(wǎng)上檢索，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，是檔案工作得以可持續(xù)發(fā)展的必由之路。

企業(yè)信息量的急劇增長，檔案部門不可能獨(dú)自完成知識(shí)和信息的收集、整理、保存和利用等工作，企業(yè)間應(yīng)該協(xié)作競爭，結(jié)盟雙贏?？梢猿浞掷眯畔⒒侄?，建立電子文檔中心，實(shí)現(xiàn)電子文檔的自動(dòng)上傳，這樣信息覆蓋面廣，檔案內(nèi)容豐富。通過電子文檔中心的檔案網(wǎng)站，向客戶提供有限制性的電子文件查詢、利用服務(wù)。同時(shí)，企業(yè)各部門也可以通過建立自己的網(wǎng)站，提供檔案查詢和資信服務(wù)，讓利用者與檔案部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息交流。

第二，檔案信息化服務(wù)內(nèi)容要?jiǎng)?chuàng)新。一是服務(wù)職能的創(chuàng)新，由單純的保管型轉(zhuǎn)變?yōu)槔眯?。信息系統(tǒng)用戶越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，檔案工作人員必需樹立信息服務(wù)的理念，變被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，變封閉式服務(wù)為開放式服務(wù)，使檔案管理工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

二是服務(wù)主體的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)社會(huì)化服務(wù)。服務(wù)主體的變化要求加強(qiáng)服務(wù)合作的創(chuàng)新，通過協(xié)作和交流，實(shí)現(xiàn)館際互補(bǔ)和聯(lián)機(jī)檢索，達(dá)到服務(wù)主體多元化。同時(shí)也可以為有遠(yuǎn)程信息需求的用戶，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。

三是服務(wù)方式的創(chuàng)新，由實(shí)體型轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑿停瑢?shí)現(xiàn)深層次開發(fā)，高層次利用。一方面要充分考慮用戶利用信息的需求，提供面向用戶的信息利用平臺(tái)，保護(hù)用戶信息利用的效果;另一方面，服務(wù)要做到主動(dòng)熱情、準(zhǔn)確快速，提高服務(wù)質(zhì)量，縮短用戶與檔案工作的距離，體現(xiàn)檔案服務(wù)工作人性化特點(diǎn)。

四是服務(wù)手段的創(chuàng)新，信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源，因此，檔案服務(wù)手段也由手工型轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)型，信息技術(shù)的廣泛利用已經(jīng)把人工收集、整理、檢索和存貯等工作，用計(jì)算機(jī)工具實(shí)現(xiàn)了一條龍服務(wù)。

總之，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)大工程，是一項(xiàng)長期而又具體的工作，檔案工作者應(yīng)樹立創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)觀念，克服困難，適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作理論與實(shí)踐的不斷深化和進(jìn)步，更好地服務(wù)社會(huì)。

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