簡(jiǎn)析海外水電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題及解決的對(duì)策

夏巧榮

(四川圣達(dá)水電開(kāi)發(fā)有限公司，四川樂(lè)山 614900)

1 概述

隨著中國(guó)電建集團(tuán)堅(jiān)定不移地推進(jìn)國(guó)際業(yè)務(wù)優(yōu)先發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)落地，集團(tuán)國(guó)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)已經(jīng)成為集團(tuán)持續(xù)發(fā)展的重要支柱，集團(tuán)投資建設(shè)運(yùn)營(yíng)的海外水電站項(xiàng)目相繼投產(chǎn)運(yùn)營(yíng)。為確保海外項(xiàng)目建設(shè)規(guī)范、完整，集團(tuán)組織了首個(gè)海外項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，旨在保證將工程建設(shè)過(guò)程中大量的、與工程相關(guān)并具有保存價(jià)值的資料收集完整、整理系統(tǒng)準(zhǔn)確，為今后海外項(xiàng)目提供管理模板。筆者作為海外一水電項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組成員，在參與驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了工程存在的一些問(wèn)題，根據(jù)國(guó)家檔案局對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合海外工程檔案管理實(shí)際，就存在的問(wèn)題及對(duì)策簡(jiǎn)要論述如下。

2 海外項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱，難以保證工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性

水電建設(shè)工程具有保存價(jià)值的竣工檔案資料是電站基本建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集和編制工程檔案是全面鑒定該項(xiàng)目工程質(zhì)量、正確使用和維護(hù)水電站設(shè)施的重要依據(jù)。特別是海外BOT水電站建設(shè)項(xiàng)目涉及到幾十年后移交給當(dāng)?shù)卣\(yùn)營(yíng)，所記載的建設(shè)過(guò)程的技術(shù)資料就顯得更為重要。但目前一些海外水電項(xiàng)目由于檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱，隨著工程的完成，其產(chǎn)生的資料、檔案也隨之散失，從而造成很多工程檔案資料收集歸檔難。筆者認(rèn)為主要存在以下幾方面問(wèn)題。

2．1 檔案工作人員配置與機(jī)構(gòu)設(shè)置不到位

在海外工程建設(shè)中，建設(shè)單位由于人員編制緊張，建設(shè)任務(wù)繁重，領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理重要性意識(shí)，普遍存在以下幾種現(xiàn)象:一是不設(shè)檔案管理工作崗位，而是委托監(jiān)理單位履行檔案管理主體責(zé)任;而監(jiān)理單位也只能負(fù)責(zé)收集整理施工過(guò)程文件，對(duì)于項(xiàng)目前期文件、階段驗(yàn)收文件、設(shè)備等文件監(jiān)理單位因權(quán)限問(wèn)題無(wú)法收集，因此而造成竣工檔案不完整;二是對(duì)于設(shè)有兼職檔案管理崗位的，由于其專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)不到位，人員素質(zhì)和能力無(wú)法保證工作需要，不能切實(shí)履行建設(shè)單位檔案管理、監(jiān)督的職責(zé)，無(wú)法指導(dǎo)參建單位規(guī)范收集整理檔案，監(jiān)理和施工單位的工程技術(shù)人員全憑個(gè)人在國(guó)內(nèi)項(xiàng)目工程積累的經(jīng)驗(yàn)完成，從而造成案卷質(zhì)量無(wú)法保證。

2．2 檔案管理制度與項(xiàng)目適配度不夠

由于海外工程項(xiàng)目與國(guó)內(nèi)主管單位相隔較遠(yuǎn)，信息交流不便，項(xiàng)目公司未制定一套建立在本單位實(shí)際基礎(chǔ)之上的檔案管理制度，而是直接套用總部檔案管理制度，因此而未能形成具有本項(xiàng)目特點(diǎn)的檔案管理辦法及分類(lèi)方法，從而使項(xiàng)目部和參建單位無(wú)章可循，其結(jié)果必然是造成海外工程項(xiàng)目文件資料的收集、歸檔工作難以開(kāi)展，如將竣工文件納入合同管理;監(jiān)督處罰機(jī)制不健全;沒(méi)有明確的檔案工作管理界面;建設(shè)期未實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，導(dǎo)致部門(mén)和有關(guān)人員檔案工作責(zé)任不太明確等。最終結(jié)果將導(dǎo)致一些檔案資料在項(xiàng)目發(fā)電幾年后竣工驗(yàn)收時(shí)從國(guó)內(nèi)召回大量人員整改完善，既造成人力物力的浪費(fèi)，又增大了投資成本。

2．3 海外項(xiàng)目檔案的保管和利用水平有待進(jìn)一步提高

集團(tuán)公司近幾年來(lái)對(duì)海外項(xiàng)目檔案工作非常重視，及時(shí)添置了檔案庫(kù)房等硬件設(shè)備，但仍與檔案規(guī)范保管工作存在差距。由于大部分項(xiàng)目所在國(guó)家氣候潮濕、氣溫較高，對(duì)項(xiàng)目檔案的保管未采取有效的防潮濕、防高溫、防有害生物措施，有些紙質(zhì)檔案在很短的時(shí)間內(nèi)已出現(xiàn)字跡暈染等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確度降低。

在檔案利用方面，項(xiàng)目檔案未使用計(jì)算機(jī)管理，也沒(méi)有形成紙質(zhì)臺(tái)賬，從而給利用者帶來(lái)不便，體現(xiàn)不了檔案為經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)的價(jià)值。

3 加強(qiáng)海外水電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策

根據(jù)國(guó)家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見(jiàn)》中對(duì)檔案管理的基本要求“歸檔材料齊全完整、整理科學(xué)合理、保管相對(duì)集中、利用方便安全”。針對(duì)上述存在的問(wèn)題，筆者建議采取以下對(duì)策加強(qiáng)對(duì)海外水電建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理。

3．1 加強(qiáng)海外水電建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)章制度的建設(shè)

針對(duì)日趨增多的海外工程項(xiàng)目，面對(duì)與國(guó)內(nèi)不同政治、經(jīng)濟(jì)與文化環(huán)境等特殊性，檔案工作制度必須做一些適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。國(guó)內(nèi)總部既要建立健全一套統(tǒng)一、完整、高效、覆蓋國(guó)內(nèi)外工程檔案的工作制度并在全公司推行，同時(shí)又要考慮到海外工程的特殊性，不能對(duì)其檔案工作搞“一刀切”，而應(yīng)結(jié)合國(guó)內(nèi)外及項(xiàng)目自身特點(diǎn)制定既具有特色、又有可操作性的項(xiàng)目檔案管理及分類(lèi)辦法。

一是要明確建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主體責(zé)任是業(yè)主。將勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位形成的檔案集中匯集到業(yè)主單位統(tǒng)一保管，形成一個(gè)完整的項(xiàng)目檔案;明確歸檔文件內(nèi)容、歸檔工作管理、歸檔文件材料整理方法等。

二是業(yè)主要在承包合同中明確竣工檔案完整和規(guī)范的移交條款，并采取有效措施與竣工結(jié)算密切掛鉤，如采取結(jié)算支付需要檔案人員簽字等手段，以保證其單位移交的檔案符合歸檔要求。

三是要嚴(yán)格執(zhí)行工程竣工檔案“三納入”、“四同步”制度，即將檔案工作納入工程計(jì)劃中，納入工程規(guī)章制度中，納入項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和工作人員崗位職責(zé)中;檔案工作與工程建設(shè)立項(xiàng)同步，與工程建設(shè)進(jìn)度同步，與工程工作檢查同步，與工程竣工驗(yàn)收同步，避免海外項(xiàng)目人員因流動(dòng)性大而造成“人走檔案走、人走檔案無(wú)人管”的現(xiàn)象，進(jìn)而保證項(xiàng)目檔案的完整性。

四是建立業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位等參建單位領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)、兼職檔案人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和檔案人員工作責(zé)任，履行參建各方檔案工作職責(zé)，業(yè)主重點(diǎn)抓好指導(dǎo)、督導(dǎo)、考核工作。如明確監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理活動(dòng)中形成的文件進(jìn)行收集、整理，對(duì)有關(guān)單位形成的文件進(jìn)行審核并按要求簽署意見(jiàn)，向建設(shè)單位移交;明確施工、安裝、調(diào)試單位收集、整理施工、安裝及調(diào)試項(xiàng)目文件，按有關(guān)規(guī)定和合同約定編制竣工圖及竣工圖編制說(shuō)明，經(jīng)監(jiān)理人員審核后向建設(shè)單位移交等職責(zé)。

3．2 提高檔案人員素質(zhì)，不斷提升海外水電項(xiàng)目檔案管理水平

根據(jù)目前公司在海外投資項(xiàng)目的檔案管理現(xiàn)狀，特別是在經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后的國(guó)家，檔案人員素質(zhì)的提高已迫在眉睫。提高檔案人員素質(zhì)的有效途徑有以下幾個(gè):一是提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，這是提高檔案人員素質(zhì)的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)具有較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)力和號(hào)召力，起著帶頭垂范的作用，領(lǐng)導(dǎo)如果重視檔案工作，在企業(yè)中就會(huì)形成一種支持和熱愛(ài)檔案事業(yè)的氛圍，對(duì)檔案意識(shí)和作用就會(huì)進(jìn)一步強(qiáng)化，檔案人員學(xué)習(xí)、培訓(xùn)機(jī)會(huì)就會(huì)增多，從而有助于提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平;二是加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)、完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)。海外檔案人員不僅要學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，還要學(xué)習(xí)工程技術(shù)知識(shí)，還要懂外語(yǔ)，同時(shí)還應(yīng)做到勤思考、勤探索、勤總結(jié)，才能使自己的綜合能力得到提高，才能滿足海外項(xiàng)目檔案管理的需要。

3．3 建立高效的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，發(fā)揮項(xiàng)目檔案為國(guó)際化經(jīng)營(yíng)服務(wù)的作用

在具有國(guó)際化形象和謀求國(guó)際合作業(yè)務(wù)的企業(yè)，檔案管理已成為企業(yè)管理的基礎(chǔ)和內(nèi)在管理水平的標(biāo)識(shí)，成為項(xiàng)目能否順利合作的重要細(xì)節(jié)。一個(gè)具有國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的企業(yè)，檔案資源共享勢(shì)在必行。一是可以通過(guò)全集團(tuán)的廣域網(wǎng)，在平臺(tái)上建立“檔案專(zhuān)欄”，既可以將有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度、管理標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容編輯發(fā)布在網(wǎng)上，使境內(nèi)外的檔案人員、工程技術(shù)人員了解集團(tuán)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);又可以通過(guò)專(zhuān)欄與境外人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交流。二是采用統(tǒng)一平臺(tái)，由業(yè)務(wù)部門(mén)及檔案部門(mén)共同對(duì)分散在各地的項(xiàng)目檔案、信息資源進(jìn)行編輯整理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)。三是因地制宜保管檔案，建議將項(xiàng)目前期、商務(wù)、重要的文件在總部保管并電子化，形成檢索目錄，海外項(xiàng)目部留存。逐步使公司檔案室由檔案資料保管中心向信息中心轉(zhuǎn)變，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，充分體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，目前公司海外水電項(xiàng)目檔案管理存在的歸檔難、竣工檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性欠缺等問(wèn)題并非頑疾。只要檔案工作管理到位、制度健全，管理手段及措施有效，海外項(xiàng)目檔案定能為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供最有價(jià)值的服務(wù)，為集團(tuán)成為質(zhì)量效益型跨國(guó)公司奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。