沙灣水電站工程檔案管理的幾點體會

鄭明慧

(四川圣達水電開發(fā)有限公司，四川樂山 614900)

四川大渡河沙灣水電站從2010年投產(chǎn)至今已經(jīng)四個年頭，作為工程建設和管理工作的重要組成部分，至項目竣工驗收時已收集整理文書檔案和技術檔案達幾千卷，記錄了從工程前期準備到項目實施、直至竣工驗收等各個階段的過程，為電站運行管理，設備、設施檢修維護提供了真實可靠的技術依據(jù)。電站投入運行后，隨著各類運行、維護和管理資料不斷充實，一整套記錄電站建設和運行過程的史實性檔案管理體系正在逐步建立起來。作為電站建設單位的一名基層檔案管理工作者，在對各參建單位竣工資料收集、整理過程中形成了幾點體會和認識，希望能夠對自己、電站運行期及其它項目今后的檔案管理工作起到借鑒作用。

1 檔案管理體系建設要隨工程管理體系建設同步展開

作為電力建設投資單位，檔案管理工作包括工程建設期和電力運行期兩部分，其中工程建設期檔案記錄的是工程從策劃、評估、決策、設計、施工到竣工驗收、投入生產(chǎn)或交付使用的整個過程，是工程建設過程的縮影，從某種程度上可以說，工程建設期檔案質量的好壞直接反映的是工程質量和工程建設管理質量的好壞?！督ㄔO項目質量管理條例》規(guī)定:建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門或其他有關部門移交建設項目檔案。

作為建設單位，伴隨工程建設組織機構的建立，及時建立檔案管理體系，能夠有效地收集和分析各類與工程建設有關的政策、法律法規(guī)和技術依據(jù)，增強投資和管理者科學、正確的決策能力，隨時掌握工程進展和投資控制情況，為工程竣工驗收和后期審計工作提供重要的技術性支持。建設單位在工程建設之初就依據(jù)國家相關規(guī)定制定檔案管理驗收大綱，有助于督促和監(jiān)督各參建單位及時建立工程檔案管理體系，促進其對檔案管理工作的投入，規(guī)范檔案收集和管理程序，明確相關技術要求，使工程建設過程中的每一份檔案資料都能夠做到收集及時、真實有效、內(nèi)容規(guī)范。真正做到統(tǒng)一領導、統(tǒng)一標準、分級管理，從源頭開始將項目檔案工作納入到工程建設管控范圍之中。

2 要加強對工程建設期各級檔案管理工作的監(jiān)督和檢查

電站建設是一個系統(tǒng)工程，實行“兵團作戰(zhàn)”，參建單位較多，存在檔案管理體系不盡相同、相關人員素質有所差別、人員流動性大的特點。工程建設單位作為項目實施的“指揮者”，在加強自身檔案管理體系建設的同時，要對各參建單位的檔案管理工作實行實時監(jiān)督，有效管理，避免過程中走彎路、走錯路。結合工程進度管理，建設單位應定期組織各參建單位召開檔案管理工作分析會，會議可以對檔案管理工作中存在的問題，各單位檔案管理工作進度，檔案管理工作中具體的技術細節(jié)進行討論，以便隨時掌握各參建單位檔案管理機構的執(zhí)行力度和執(zhí)行能力，適時加以鞭策。在強化檔案管理的同時，更加科學、有效的促進工程檔案管理工作的建設。堅持早介入，早指導，早動手，緊緊跟蹤項目檔案工作的進展。

要充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用。監(jiān)理單位代表工程建設單位進行現(xiàn)場工程管理，在有效的對工程質量、進度、成本進行管控的同時，應要求監(jiān)理單位對施工單位的工程檔案編制進度、質量進行管控。工程建設檔案是隨著工程建設長年累積下來的，數(shù)量巨大。因此，結合工程各階段的驗收，工程檔案的審查和驗收工作也應提前、分階段、有計劃的進行。在工程項目劃分的基礎上，針對不同標段的特點，對已完成的分部、分項工程及時進行檢查、整改，有助于提高工程檔案質量，有效應對參建單位人員流動性大的特點，減少后期工作量。

3 依托標準化建設，加快檔案信息化建設

實行企業(yè)標準化管理是目前國內(nèi)電力企業(yè)普遍實施的一種促進管理提升的科學手段，其目的是“為在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、管理范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對實際的或潛在的問題制定共同的和重復使用的規(guī)則的活動”。依托企業(yè)開展的標準化建設和管理提升工作，沙灣水電站在工程建設和運行期間通過一系列的自查和評審活動，檔案管理制度和體制得到了進一步完善，對存在的問題進行了必要的整改和落實，其中最為關鍵的是逐步認識和建立起了工程檔案信息化系統(tǒng)，將工程檔案管理工作從傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代管理模式進行了轉變。

在企業(yè)標準化和管理提升工作的帶動下，沙灣水電站編制了《檔案管理標準》和《檔案管理工作標準》并制定了一系列檔案管理制度，在嚴格規(guī)范參建單位竣工檔案質量的同時，增加了檔案管理設備、設施的投入，依托計算機和網(wǎng)絡系統(tǒng)建立起完善的檔案管理軟件，實現(xiàn)了檔案登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用的全部數(shù)字化，極大地減輕了檔案管理人員的勞動強度，方便了電站運行期相關資料的查、借閱，使檔案管理工作更加規(guī)范化和科學化。

4 結語

工程檔案是建設過程中的一項重要組成部分，是工程建設及竣工驗收的必備條件，檔案管理工作是一個不斷完善、不斷創(chuàng)新的過程，在檔案管理體系建設的同時，也為企業(yè)培養(yǎng)和鍛煉了一大批優(yōu)秀的檔案管理人才。隨著科學技術的發(fā)展和進步，更多先進的檔案管理方法必將不斷出現(xiàn)，管理技術將由單一的資料整理向著計算機技術、信息技術和網(wǎng)絡技術等多方面發(fā)展，同時要求檔案管理人員必須不斷加強自身業(yè)務水平的提升，與時俱進，成為一名復合型人才。