基于服務(wù)意識下的高校檔案管理工作探究

吳 珊

（湖南財政經(jīng)濟(jì)學(xué)院 繼續(xù)教育部，湖南 長沙 410205）

檔案管理工作，是我國檔案事業(yè)中最基本的工作內(nèi)容，一般是由檔案室對檔案實(shí)體、檔案信息等進(jìn)行管理，并為需要檔案內(nèi)容的個體、團(tuán)體提供利用服務(wù)。因此，從檔案管理工作的性質(zhì)來看，高校的檔案管理工作必須要充分認(rèn)識到服務(wù)意識的重要性，在加強(qiáng)檔案收集與整理工作的同時，也要完善相應(yīng)的服務(wù)設(shè)施與轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，為需求者提供更加好的工作服務(wù)。但是，目前我國高校檔案管理工作開展的實(shí)際效果并不樂觀，服務(wù)意識的落后導(dǎo)致高校師生對檔案管理工作普遍不滿意；服務(wù)設(shè)施的不齊全，導(dǎo)致師生對檔案的利用效率普遍較低。出現(xiàn)這些問題的原因，具有多面性，首先應(yīng)該從理論研究上針對這一問題來詳細(xì)討論與制定解決思路，其次便是要通過實(shí)踐檢驗(yàn)來落實(shí)高校檔案管理工作，以理論與實(shí)踐相結(jié)合的方式，改善我國高校檔案管理工作的服務(wù)理念、服務(wù)水平。

一、我國高校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

高校檔案管理工作的形成，通常是受到了教學(xué)工作、黨政管理工作、各類教學(xué)活動等因素的作用后，將這些工作中所創(chuàng)造、出現(xiàn)的具有保存價值的圖標(biāo)內(nèi)容、文字內(nèi)容、聲音內(nèi)容、視頻內(nèi)容等進(jìn)行記錄和檔案封存，從而成為一種見證高校歷史發(fā)展、便于師生參考利用的高校信息資源。結(jié)合我國高校檔案管理工作開展的實(shí)際情況，筆者認(rèn)為其現(xiàn)狀可以概括為以下四點(diǎn)：第一，高校檔案管理工作是高校成立、發(fā)展過程中，必不可少的工作內(nèi)容，但是檔案管理工作在高校中的實(shí)際地位卻并不明顯，與教學(xué)工作、學(xué)生管理工作、教師管理工作等相比，高校檔案管理工作無疑是被忽視的工作內(nèi)容，這就導(dǎo)致了我國絕大部分高校的檔案管理工作，當(dāng)前仍然只是以檔案信息整理與利用的方式而存在，加之師生對檔案利用的時間與內(nèi)容相對局限，檔案管理工作自然就被忽視了。第二，高校檔案管理工作在近年來也取得了一定的突破，比如隨著電子計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進(jìn)步，高校檔案管理工作在遵循實(shí)體檔案管理保存的同時，也開始嘗試將實(shí)體檔案的信息通過計算機(jī)編輯進(jìn)行儲存，并將部分可公開的信息上傳到網(wǎng)上，以便他人閱讀。計算機(jī)的存儲空間可以說是無限大的，實(shí)體檔案保存必然會占據(jù)一定的空間，隨著時間的日積月累，高校在發(fā)展過程中所留下的檔案信息等不斷擴(kuò)展，占據(jù)的檔案室空間也就越大，師生對實(shí)體檔案的查詢也就更加的麻煩，從這一點(diǎn)上講，計算機(jī)技術(shù)無疑可以有效解決這一問題，不過由于檔案管理工作被忽視，對實(shí)體檔案的信息輸入也需要人員操作，所以導(dǎo)致高校檔案的虛擬化保存始終是以緩慢的速度在開展中。第三，目前高校分配到檔案管理工作人員的數(shù)量與專業(yè)性，非常的不合理，往往高校安排的檔案室管理工作人員就只有一個人，而且相關(guān)工作人員的管理意識與工作思路并不清晰，對檔案室的管理就是防止檔案遺失、上檔下檔這些工作，并沒有對檔案室內(nèi)的檔案信息進(jìn)行有效的整理，也沒有對高?，F(xiàn)階段各方面的檔案信息主動的進(jìn)行收集與整理，導(dǎo)致檔案管理工作成為可有可無的工作內(nèi)容，就更加被師生、高校高層所忽視。

二、高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的問題和不足之處

（一）高校檔案管理工作的服務(wù)意識不足

在服務(wù)意識上，大部分高校的檔案管理工作，仍然停留在“自己上門，自找自查”的方式上，即需要檔案信息查閱與使用的師生，必須自己跑到學(xué)校的檔案室，然后自己在檔案室眾多的文件中進(jìn)信息查找，根本就沒有體現(xiàn)出檔案管理工作人員的工作價值與崗位責(zé)任。出現(xiàn)這一問題的原因，筆者認(rèn)為主要受到了三個方面的影響：一是高校檔案管理工作人員自身工作意識、責(zé)任意識、服務(wù)意識的不足，沒有想到為需求者提供什么服務(wù)；二是高校管理層對高校檔案管理工作的服務(wù)要求不明確，導(dǎo)致檔案室工作人員在服務(wù)上不知道從何下手；三是高校師生對檔案管理工作的服務(wù)沒有積極的提出個人建議，助長了檔案室管理人員不作為的氣焰。

（二）高校檔案管理工作的服務(wù)管理不到位

服務(wù)管理主要指的是對高校檔案管理工作人員為檔案信息需求者提供的服務(wù)效率與服務(wù)質(zhì)量的管理，由于高校領(lǐng)導(dǎo)對高校檔案管理工作的不重視，高校管理層對檔案管理工作的服務(wù)管理也就不到位，具體體現(xiàn)在三個方面：一是沒有有針對性的對高校檔案管理工作的服務(wù)方式、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行管理；二是對高校檔案管理工作的服務(wù)管理過于形式化，通常就是走個過場式的看一下，只有在領(lǐng)導(dǎo)明確要求檢查的時候，才對檔案室管理人員作出要求，然后“表演“一下；三是在培訓(xùn)檔案管理工作人員的服務(wù)思路方面的工作不落實(shí)，沒有具體的對檔案管理工作的服務(wù)管理作出正確的指導(dǎo)。因此，上述三個原因?qū)е铝烁咝n案管理工作的服務(wù)管理不到位，導(dǎo)致檔案管理人員不能夠?yàn)閹熒峁└哔|(zhì)量的服務(wù)。

（三）高校檔案管理工作的服務(wù)方式單一

以目前高校檔案管理工作的服務(wù)方式來看，主要還是以人工服務(wù)為主，一定的計算機(jī)信息查詢服務(wù)為輔，當(dāng)然，這一情況還是針對某些已經(jīng)進(jìn)行了檔案信息電腦輸入、檢索服務(wù)的高校而言，一部分根本就沒有用上計算機(jī)技術(shù)的檔案管理工作，就只有檔案管理人員的單一指導(dǎo)服務(wù)。檔案管理人員的服務(wù)能力是有限的，由于實(shí)體檔案數(shù)量多，檔案信息量大，所以檔案室管理人員所提供的服務(wù)也比較局限，只能給檔案信息需求者指出一個大概的查詢范圍，然后由需求者自己去查找；有些將檔案信息輸入到電腦中的高校，在信息的輸入量上也比較有限，主要是重要的檔案文件，且應(yīng)用到的計算機(jī)技術(shù)，通常只是簡單的信息輸入、編輯、目錄制定、內(nèi)容檢索的服務(wù)，對需求者的幫助不大。

（四）高校檔案管理工作的服務(wù)研究工作未開展

高校檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率始終不能得以提升，在很大程度上，是由于高校檔案管理工作的服務(wù)研究工作沒有具體落實(shí)，而導(dǎo)致這一情況出現(xiàn)的原因，則是高校管理層對檔案管理工作不重視，對檔案管理工作的服務(wù)管理不到位，且檔案管理人員對服務(wù)存在懶惰心理，自身的工作意識與責(zé)任意識不高，不對師生主動積極的提供檔案查閱服務(wù)。高校檔案管理工作的服務(wù)研究，應(yīng)當(dāng)由高校管理層、檔案管理人員、相關(guān)專家共同努力，致力于對高校檔案管理工作的服務(wù)理念與服務(wù)方式完善，不僅要研究如何提升檔案管理人員的服務(wù)意識，同時也要研究如何更好的將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合到高校檔案管理工作中，為師生提供更加便捷、高效的檔案信息查詢功能。

三、提升服務(wù)意識，加強(qiáng)高校檔案管理工作的合理策略

（一）加強(qiáng)高校檔案管理工作人員的工作意識與責(zé)任意識教育

高校檔案管理工作效率的提升，首先應(yīng)該強(qiáng)化的，就是高校檔案管理工作人員的工作意識與責(zé)任意識，只有檔案管理工作人員明確了自身工作任務(wù)的重要性，清晰的認(rèn)識到了自身所肩負(fù)的責(zé)任，才會使檔案管理人員在工作上轉(zhuǎn)變懶惰的服務(wù)意識，積極主動的為師生提供檔案管理服務(wù)，并通過多種手段來提高檔案管理工作的效率，不斷的縮短師生查閱檔案信息所需要的時間，提高師生查閱檔案的效率，在自身工作崗位上發(fā)光發(fā)熱。

（二）完善高校檔案管理工作制度與加強(qiáng)監(jiān)管力度

高校檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)建立起一套完善的工作制度，主要包括檔案的收集模式、檔案的質(zhì)量考評模式、檔案信息提供的服務(wù)模式，以及檔案管理人員的監(jiān)管模式。通過高校檔案管理工作制度的不同模式，形成有層次、有順序的檔案管理工作的管理，進(jìn)而提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。另外，還要對檔案管理工作的監(jiān)管力度進(jìn)行加強(qiáng)，糾正以往高校管理人員對檔案管理工作的忽視問題，采取正確、合理的管理措施來推動那檔案管理工作的進(jìn)步。

（三）創(chuàng)新高校檔案管理工作的服務(wù)思路與服務(wù)方式

高校檔案管理工作的服務(wù)思路也應(yīng)該不斷完善與創(chuàng)新，一是要加強(qiáng)的檔案管理工作人員對服務(wù)的理解，二是向檔案管理工作人員展示部分高校先進(jìn)的服務(wù)形式，三是明確提出檔案管理工作人員在服務(wù)方面的改進(jìn)要求，促使檔案管理人員的服務(wù)思路得以完善。其次是要對檔案管理工作的服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，要擺脫單一的人工查找服務(wù)，多利用計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，并設(shè)計與提供檔案資料共享、宣傳教育等服務(wù)，在服務(wù)方式上獲得師生的認(rèn)可和喜愛。

（四）加深國內(nèi)外高校的檔案管理工作的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流與學(xué)習(xí)

國外高校的檔案管理工作與國內(nèi)這方面的工作相比，要遠(yuǎn)遠(yuǎn)領(lǐng)先于國內(nèi)高校，這主要是國外高校對檔案管理工作十分看重，因?yàn)樗麄儗W(xué)校的發(fā)展和檔案作為一種榮譽(yù)，鼓勵師生進(jìn)行檔案查閱與收集提供，不斷豐富了館藏；并且，國外高校還有充足的管理人員進(jìn)行檔案管理、分類排列、指引查閱，以及信息輸入與資源共享服務(wù)等，這是我國高校尚無法達(dá)到的。因此，要加深國內(nèi)外高校的檔案管理工作的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流與學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，不斷完善我國高校的檔案管理工作的服務(wù)思路與創(chuàng)新服務(wù)形式，在人力資源與信息資源上保障檔案信息管理工作的正常有序開展。

（五）加大資金投入，提高高校檔案管理工作的硬件水平

當(dāng)然，如果只從理論上談高校檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的提升，沒有實(shí)際工作的開展與對應(yīng)服務(wù)設(shè)施的完善，就只會是紙上談兵，根本就不會對高校檔案管理工作效率與工作質(zhì)量的提升帶來有效的動力。因此，筆者認(rèn)為應(yīng)該結(jié)合高校自身發(fā)展的實(shí)際情況，合理的加大這方面的資金投入，提高高校檔案管理工作的硬件水平，比如檔案庫房的建設(shè)與對檔案資料的消毒保存、檔案室的空氣流通設(shè)施與計算機(jī)設(shè)備等，只有在硬件條件上得以滿足，才能將理論化的服務(wù)思路加以運(yùn)用出來，從而為師生提供更好的檔案管理工作服務(wù)。

四、總結(jié)

高校檔案管理工作的提高，需要重點(diǎn)關(guān)注服務(wù)意識這一方面，通過對當(dāng)前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀和服務(wù)方面的問題進(jìn)行深入分析，積極采取改進(jìn)措施，加強(qiáng)高校檔案管理工作人員的工作意識與責(zé)任意識教育，完善高校檔案管理工作制度與加強(qiáng)監(jiān)管力度，創(chuàng)新高校檔案管理工作的服務(wù)思路與服務(wù)方式，加深國內(nèi)外高校的檔案管理工作的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流與學(xué)習(xí)，加大資金投入，提高高校檔案管理工作的硬件水平，從而實(shí)現(xiàn)我國高校檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的提升。

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