談城建執(zhí)法檔案的管理

薛潔瓊

(呂梁市城建管理綜合執(zhí)法支隊，山西呂梁 033000)

城建行政執(zhí)法是縣級以上建設(shè)行政主管部門或受委托的執(zhí)法部門把國家法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件的規(guī)定適用于具體對象或案件的活動。一般指對從事城市建設(shè)、園林綠化、市容市貌、市政公用事業(yè)、風(fēng)景名勝事業(yè)等方面活動進(jìn)行監(jiān)督檢查并對違法行為進(jìn)行糾正、查處的行政行為。而城建執(zhí)法檔案是在執(zhí)法過程中形成的有保存價值的執(zhí)法文書，是行政執(zhí)法的重要組成部分。執(zhí)法檔案的歸檔和管理，有利于監(jiān)督執(zhí)法，推進(jìn)和完善監(jiān)督機(jī)制，維護(hù)有關(guān)人員的合法權(quán)益，有利于通過案卷分析、總結(jié)，用于業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高執(zhí)法隊員素質(zhì)和執(zhí)法水平，有利于通過檔案資料的分析、比較、論證，為決策提供依據(jù)，有利于促進(jìn)城建行政執(zhí)法進(jìn)一步規(guī)范化。

城建監(jiān)察行政執(zhí)法檔案是城建監(jiān)察部門在城建監(jiān)察行政執(zhí)法檢查活動中對違反有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的案件的處罰過程中形成的文字、數(shù)據(jù)、圖表、照片、音像等各種法律文書和材料，是城建監(jiān)察執(zhí)法活動的真實記錄，是城建行政執(zhí)法活動的重要依據(jù)和憑證。

1 城建執(zhí)法檔案的收集和整理

執(zhí)法人員要將執(zhí)法過程中形成的材料立卷歸檔，做到“材料齊全、排列有序、裝訂整齊、便于查閱”。城建執(zhí)法檔案分為兩類:一般執(zhí)法檢查記錄文書和行政處罰案卷。

1.1 一般執(zhí)法檢查文書的收集整理

1)卷內(nèi)目錄;2)檢(巡)查記錄;3)調(diào)查或詢問筆錄;4)與案件有關(guān)的書證;5)視聽資料;6)證人證言;7)勘驗筆錄或現(xiàn)場筆錄;8)調(diào)查報告;9)被查對象整改情況。

1.2 行政處罰案卷包括的材料

1)卷內(nèi)目錄;2)檢(巡)查記錄;3)案件立案審批表、行政處罰審批表;4)詢問筆錄、調(diào)查筆錄;5)與案件有關(guān)的書證;6)視聽資料;7)證人證言;8)勘驗筆錄和現(xiàn)場筆錄;9)鑒定結(jié)論;10)行政處罰事先告知書、聽證告知書;11)責(zé)令改正通知書、停工通知書;12)當(dāng)事人陳述、申辯和聽證材料;13)城建監(jiān)察行政處罰通知書;14)復(fù)議材料;15)訴訟材料;16)調(diào)查或監(jiān)審工作報告;17)結(jié)案審批表。城建監(jiān)察執(zhí)法人員要及時收集、整理各類法律文書材料，認(rèn)真檢查行政執(zhí)法全過程的文書材料是否齊全，以便及時采取措施補(bǔ)救，再開展整理、立卷工作。城建監(jiān)察檔案管理人員負(fù)責(zé)案卷的歸檔和管理。

2 城建行政執(zhí)法檔案的裝訂

執(zhí)法檔案專業(yè)性強(qiáng)、數(shù)量龐雜，歸檔時按照形成的先后順序以一定的方法裝訂和保管，防止各種不利因素對檔案的損毀，保證執(zhí)法檔案的完整和安全機(jī)密性。

1)城建監(jiān)察行政執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)根據(jù)要求將各種材料按照一定的程序裝訂好后，在規(guī)定的期限內(nèi)，編寫好歸檔清冊再向檔案管理員移交歸檔。移交時由檔案管理員清點無誤后，雙方要在歸檔清冊上簽字并登記交接時間。2)未作出城建監(jiān)察行政處罰的，制作一般卷宗，可以案卷的多少，按月、季度或年度順序裝訂成冊。保存期一般不少于3年。3)城建監(jiān)察行政處罰案件要一案一卷，將有關(guān)材料裝訂成冊立卷，并按年份的立案時間順序各編流水號，作永久保存。4)不能隨文書裝訂立卷的照片、音像等證據(jù)，要放入證物袋中隨卷歸檔，標(biāo)明名稱、攝制時間、地點、數(shù)量和主要內(nèi)容。音像證據(jù)要在備考表上注明有關(guān)詳細(xì)情況。5)文書檔案按一定程序排列后，要立卷，編制目錄并逐頁編號。

3 城建行政執(zhí)法檔案的管理

1)城建執(zhí)法文書檔案由單位集中管理，不得丟失破損。2)行政執(zhí)法檔案不得被任何人占有，也不得拒絕受歸檔。按照有關(guān)規(guī)定，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字同意并辦理登記手續(xù)后，可以借閱或摘抄。檔案一經(jīng)歸檔，不得涂畫或抽取、添加材料。3)對超過保存期限或無保存價值的檔案，按規(guī)定辦理銷毀手續(xù)后可銷毀處理。

4 城建行政執(zhí)法檔案管理中存在的問題

1)對執(zhí)法檔案不夠重視。在城建管理檔案中行政執(zhí)法文書檔案是非常重要的一塊，但往往相關(guān)人員對文書檔案的管理很重視，對執(zhí)法檔案的管理卻不夠規(guī)范，沒有專人管理行政執(zhí)法文書檔案。2)行政許可文書的統(tǒng)一規(guī)范及歸檔管理辦法不健全，行政許可審批文書多樣、程序簡單，歸檔案卷目錄不清晰、材料無順序。另外，行政許可檔案整理存在申請材料多，不好裝訂;規(guī)劃類“一書三證”辦理時間跨度大，不好及時整理、歸檔。3)由于行政相對人法律意識淡薄、行政執(zhí)法人員業(yè)務(wù)水平不高等原因，存在行政處罰案卷詢問筆錄不夠具體、全面，內(nèi)容表達(dá)不夠規(guī)范、準(zhǔn)確，現(xiàn)場勘察記錄、現(xiàn)場繪圖存在隨意性，部分重大行政處罰行為缺少聽證記錄等。4)由于行政強(qiáng)制法出臺后，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的行政強(qiáng)制程序文書，行政強(qiáng)制無法實施。5)檔案沒有集中存放。有些文書檔案沒有檔案編號，有些資料是袋裝，有些是夾子夾的，還有放在執(zhí)法人員抽屜內(nèi)的。6)在行政執(zhí)法檔案材料的收集過程中，收集文字材料較多，對照片、聲像等的新技術(shù)資料收集不多。即使有時有收集到的電子、聲像等資料，也沒有存檔，有時可能造成流失。

5 做好城建行政執(zhí)法檔案管理的幾點意見

5.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識

搞好城建行政執(zhí)法檔案的管理，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)。各行政執(zhí)法單位要提高對行政執(zhí)法檔案管理工作，主要領(lǐng)導(dǎo)親自安排，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，明確責(zé)任專人管，把加強(qiáng)檔案管理工作列入議事日程，逐步推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

5.2 嚴(yán)格執(zhí)行執(zhí)法程序，明確責(zé)任

根據(jù)《行政處罰法》《行政許可法》《行政強(qiáng)制法》及相關(guān)的法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，制定完善行政執(zhí)法案卷檔案管理辦法、檔案管理人員責(zé)任制、報管制度、保密制度等，強(qiáng)化檔案管理人員的履職意識、責(zé)任意識。修訂《行政處罰文書》，規(guī)范《行政許可文書》《行政強(qiáng)制文書》，嚴(yán)格執(zhí)行執(zhí)法程序，依法送達(dá)法律文書，正確使用法律法規(guī)。

5.3 加強(qiáng)法制培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

要加強(qiáng)城建行政執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高行政執(zhí)法人員對法律、法規(guī)和規(guī)章條文的理解能力，強(qiáng)化責(zé)任意識，強(qiáng)化行政執(zhí)法檔案收集、整理、立卷、歸檔業(yè)務(wù)能力，提高執(zhí)法人員對行政違法行為的調(diào)查取證和分析判斷能力，對行政執(zhí)法文書的制作運(yùn)用能力。

5.4 推進(jìn)行政審批“兩集中、兩到位”改革

加強(qiáng)行政審批改革，將所有行政審批和服務(wù)類項目全部集中到行政審批大廳統(tǒng)一辦理，抽調(diào)業(yè)務(wù)和技術(shù)骨干，進(jìn)駐政務(wù)審批大廳集中辦公，真正做到“一站式”審批，使行政許可事項從受理、審查、決定、送達(dá)文書的整個程序更加規(guī)范、合法，案卷歸檔更加及時、統(tǒng)一、有序，打造規(guī)范、便捷、高效的行政執(zhí)法環(huán)境。

6 結(jié)語

通過規(guī)范執(zhí)法文書，加強(qiáng)行政執(zhí)法文書檔案的管理，可推動城建行政執(zhí)法工作更加規(guī)范、快捷，促進(jìn)依法行政工作，更好地為城建事業(yè)快速發(fā)展服務(wù)。