NoteExpress參考文獻(xiàn)管理軟件的培訓(xùn)設(shè)計與探索

鄭勇++馬花如

〔摘 要〕NoteExpress（NE）參考文獻(xiàn)管理軟件，是當(dāng)前比較流行的一種綜合性文獻(xiàn)管理軟件，利用此軟件可以科學(xué)高效管理檢索到的文獻(xiàn)，提高科技論文特別是學(xué)位論文寫作效率。北京林業(yè)大學(xué)圖書館對NE的利用培訓(xùn)進(jìn)行了全新的嘗試與探索，在構(gòu)建NE培訓(xùn)模式的基礎(chǔ)上，本論文以北京林業(yè)大學(xué)研究生為例，從培訓(xùn)計劃分析入手，展開培訓(xùn)組織方式、推介NE培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)計、最后對培訓(xùn)效果予以評價等，從而提高圖書館電子資源培訓(xùn)質(zhì)量和信息服務(wù)水平。

〔關(guān)鍵詞〕NoteExpress軟件；培訓(xùn)模式；培訓(xùn)計劃；培訓(xùn)評價

DOI：10.3969/j.issn.1008-0821.2014.02.031

〔中圖分類號〕G252.7 〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕B 〔文章編號〕1008-0821（2014）02-0154-04

1 NE軟件培訓(xùn)的必要性讀者培訓(xùn)是高校圖書館的一項重要工作內(nèi)容，2002年《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程（修訂）》第三條中規(guī)定，高等學(xué)校圖書館五項主要任務(wù)之一是“開展信息素養(yǎng)教育，培養(yǎng)讀者的信息意識和獲取、利用文獻(xiàn)信息的能力”[1]。而現(xiàn)在的讀者培訓(xùn)，單純的數(shù)據(jù)庫已不是重點，個人信息管理工具漸成熱點[2]。市場上國外參考文獻(xiàn)管理軟件起步較早，如由美國湯姆森公司（Thomson，ISIWeb of Knowledge的開發(fā)者）出品的EndNote[3]；美國劍橋科學(xué)文摘社推出的“個人圖書館”管理軟件RdWorks等，是幫助用戶建立和管理個人文獻(xiàn)書目資料[4]。以上兩款軟件都是在數(shù)據(jù)庫中附帶的，而且中文兼容性不強(qiáng)，為了解決以上缺點，愛琴海公司專門研究開發(fā)出NoteExpress（簡稱NE）參考文獻(xiàn)管理工具軟件，它以完全支持中文，方便、快捷的特點而被科研者、高校學(xué)生所喜愛。其核心功能是幫助讀者在整個科研流程中高效利用電子資源：檢索并管理得到的文獻(xiàn)摘要、全文；在撰寫學(xué)術(shù)論文、學(xué)位論文、專著或報告時，可在正文中的指定位置方便地添加文中注釋，然后按照不同的期刊，學(xué)位論文格式要求自動生成參考文獻(xiàn)[5]。正因為以上特點，NE可以讓科研人員特別是研究生的學(xué)位論文寫作更加高效，所以對于研究生來說，NE的培訓(xùn)講座尤其重要。

2 NE軟件利用培訓(xùn)基本模式構(gòu)建每一次有效果的培訓(xùn)，都離不開培訓(xùn)館員根據(jù)需要設(shè)計科學(xué)、系統(tǒng)的培訓(xùn)內(nèi)容和方案以及方案執(zhí)行和效果評價。論文在參考相關(guān)培訓(xùn)模式的基礎(chǔ)上，構(gòu)建了NE資源利用培訓(xùn)的基本模式。如圖1所示。

圖1 NE資源利用培訓(xùn)基本模式

2.1 培訓(xùn)計劃制定培訓(xùn)計劃的制定要綜合考慮讀者的課外時間，是否有大型公共活動；參與教師的時間，是否有重要會議；教室的軟硬件環(huán)境，是否能放映PPT課件；培訓(xùn)宣傳的措施，是否利用現(xiàn)代通訊設(shè)備等各個方面，以保證計劃的有序?qū)嵤?。在實施計劃的過程中，要有明確的、針對不同服務(wù)角色的規(guī)范，責(zé)任到人。良好的服務(wù)規(guī)范可以使培訓(xùn)服務(wù)從整體上統(tǒng)一、協(xié)調(diào)，為讀者提供高質(zhì)量的服務(wù)[6]。

2.2 培訓(xùn)組織形式培訓(xùn)的組織形式多種多樣，針對NE的培訓(xùn)有預(yù)約登記制，可以在相關(guān)網(wǎng)站（主要以圖書館網(wǎng)站為主），填制預(yù)約培訓(xùn)登記表，可以根據(jù)預(yù)約登記的人數(shù)，確定培訓(xùn)地點；其次有嵌入式培訓(xùn)，可以和相關(guān)學(xué)院的教師聯(lián)系，走進(jìn)大學(xué)生課堂。也可以和重要院系教授聯(lián)系，通知培訓(xùn)內(nèi)容，請教授組織其研究生，找出公共時間，進(jìn)行培訓(xùn)，方便研究生的文獻(xiàn)管理和論文寫作。

培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)計NE培訓(xùn)內(nèi)容的設(shè)計，主要是通過本次培訓(xùn)，讓參加培訓(xùn)者能夠在較短的時間里基本掌握NE的使用方法和技巧，在以后的文獻(xiàn)管理和論文寫作中能利用NE提高論文寫作效率。主要內(nèi)容包括NE的下載安裝，根據(jù)研究課題建立相應(yīng)文件夾，分5種方式把所需文獻(xiàn)導(dǎo)入NE進(jìn)行管理，最后是利用管理的文獻(xiàn)寫作論文，自動生成符合相應(yīng)格式要求的參考文獻(xiàn)。

2.4 培訓(xùn)效果評價在對NE資源利用培訓(xùn)進(jìn)行探索和實踐的基礎(chǔ)上，需要對其實施效果進(jìn)行評價。一方面可以從前來參加培訓(xùn)講座的人數(shù)以及參加培訓(xùn)者地課堂反應(yīng)、課后調(diào)查表等來評價效果；另一方面也可以通過NE軟件使用量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)來觀察和評價[7]。

3 北京林業(yè)大學(xué)研究生NE培訓(xùn)的開展目前北京林業(yè)大學(xué)圖書館的讀者培訓(xùn)主要有新生入學(xué)教育、全校公選課文獻(xiàn)檢索課、館藏資源專題講座、結(jié)合讀書日開展的資源宣傳培訓(xùn)活動，深入院系的針對性培訓(xùn)等。涉及NE培訓(xùn)的有文獻(xiàn)檢索課、數(shù)據(jù)庫專題講座、深入院系的針對性培訓(xùn)等。以下結(jié)合NE資源利用培訓(xùn)的基本模式及北京林業(yè)大學(xué)開展的實踐，以北京林業(yè)大學(xué)研究生為例，嘗試結(jié)合其學(xué)科特色和圖書館相關(guān)資源進(jìn)行培訓(xùn)方案的設(shè)計，探索NE資源培訓(xùn)的新思路，以期為此類培訓(xùn)項目的開展和實施提供一定的參考和借鑒，從而提高圖書館電子資源培訓(xùn)質(zhì)量和信息服務(wù)水平。

3.1 培訓(xùn)計劃和組織形式

3.1.1 計劃型的不定期培訓(xùn)講座綜合多年培訓(xùn)時間安排的實踐效果，無論從參與人數(shù)還是培訓(xùn)效果晚上比白天更能達(dá)到培訓(xùn)預(yù)期，因此，每學(xué)期期初根據(jù)研究生課程表安排排除晚上公共必修課時間，將在NE培訓(xùn)安排晚上，這種不定期培訓(xùn)講座主要安排在能容納50人左右且配有多媒體設(shè)備的圖書館三層會議室，其實質(zhì)上是圖書館的培訓(xùn)計劃中的不定期形式之一。

3.1.2 需求型的預(yù)約登記培訓(xùn)在圖書館主頁上設(shè)計電子資源的培訓(xùn)需求登記系統(tǒng)，讀者可以在該系統(tǒng)上進(jìn)行預(yù)約登記。另一方面，將NE培訓(xùn)預(yù)約登記系統(tǒng)與研究生課系統(tǒng)有機(jī)銜接，在選課時即可預(yù)約登記培訓(xùn)需求。進(jìn)入預(yù)約登記系統(tǒng)，每位研究生根據(jù)自己的空余時間進(jìn)行網(wǎng)上登記，圖書館培訓(xùn)館員根據(jù)登記人數(shù)的多少，確定培訓(xùn)的地點。如果5～10人，可以在圖書館一層容納10人左右并具有多媒體設(shè)備的研討小屋進(jìn)行培訓(xùn)；如果10人以上，可以在三層會議室進(jìn)行培訓(xùn)。50人以上，即定于可容納300人左右并具有多媒體設(shè)備的五層報告廳。另外，讀者也可以根據(jù)需要，自行電話、網(wǎng)絡(luò)或辦公室現(xiàn)場預(yù)約等，如果達(dá)到一定人數(shù)即可開課。endprint

3.1.3 強(qiáng)化型的嵌入式培訓(xùn)主要深入北京林業(yè)大學(xué)各院系，與各院系教師聯(lián)系和溝通，把NE功能和培訓(xùn)內(nèi)容推介給教師并請教師協(xié)助組織其研究生開展預(yù)約登記式培訓(xùn)。另一方面，根據(jù)院系教師的課程，把NE培訓(xùn)嵌入研究生課堂，使研究生“足不出戶”便可接受培訓(xùn)。這種培訓(xùn)針對性強(qiáng)，影響面廣，效果比較好。

3.2 培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)計NE系統(tǒng)功能強(qiáng)大、內(nèi)容豐富，針對研究生培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)計，主要以掌握NE的使用方法和技巧，滿足研究生管理文獻(xiàn)和論文寫作需要為核心，時長在1小時左右。

3.2.1 下載、安裝和建庫NE軟件是圖書館購買的資源，在北京林業(yè)大學(xué)圖書館主頁即可可免費下載使用。步驟如下：打開圖書館主頁——電子資源——中文資源——點擊NE軟件——下載安裝北京林業(yè)大學(xué)圖書館版。安裝完成后打開NE，在一定的路徑下建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫（見圖2），然后在題錄下根據(jù)文獻(xiàn)類型，分門別類地建立期刊、學(xué)位論文、圖書、外文文獻(xiàn)、網(wǎng)上資料等文件夾形成存儲結(jié)構(gòu)（如圖3），以方便把以后檢索到的文獻(xiàn)導(dǎo)入NE進(jìn)行管理。

圖2 在NE中建立數(shù)據(jù)庫

3.2.2 文獻(xiàn)導(dǎo)入NE提供了以下5種方式的文獻(xiàn)導(dǎo)入方式。（1）聯(lián)機(jī)在線檢索。即通過NE菜單中檢索項下的在線檢索來完成。（2）內(nèi)嵌瀏覽器檢索。即在NE中內(nèi)置了各種電子數(shù)據(jù)庫的瀏覽器，直接點擊便可檢索相關(guān)資源。（3）網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入。即通過NE以外的圖書館購買的電子數(shù)據(jù)庫檢索文獻(xiàn)。（4）全文導(dǎo)入。即把安裝NE以前存在電腦里的全文或全文文件夾導(dǎo)入NE。（5）手工導(dǎo)入。通過NE中新建題錄功能，把一些零散文獻(xiàn)或者古籍文獻(xiàn)手工導(dǎo)入NE進(jìn)行管理。以上前3種導(dǎo)入方式，需要通過NE檢索菜單中，下載全文功能批量下載全文；而第4種導(dǎo)入方式，需要通過NE檢索菜單中在線更新功能，來完整題錄信息。不管通過何種方式檢索到的文獻(xiàn)，最終都要導(dǎo)入NE，而導(dǎo)入NE最

圖3 分門別類建立文件夾形成存儲結(jié)構(gòu)

重要的就是選擇相應(yīng)的導(dǎo)出樣式和過濾器。以CNKI中文資源為例，說明從檢索文獻(xiàn)到導(dǎo)入NE的全過程。如圖4所示：第一，檢索。以篇名“林木種苗培育”進(jìn)行檢索，勾選所需要的文獻(xiàn)點擊右上方的“存盤按鈕”；第二，導(dǎo)出。點擊選擇NoteExpress格式輸出，以記事本形式下載保存桌面文件（注意在下載保存時請使用“使用IE下載”，不支持迅雷下載）（如圖4）；第三，導(dǎo)入。打開NE，在林木種苗培育數(shù)據(jù)庫中，選擇期刊文章文件夾，點擊右鍵選擇導(dǎo)入題錄——來自文件——桌面.nel文件——選擇NoteExpress過濾器，點擊開始導(dǎo)入，即把在CNKI數(shù)據(jù)庫中選擇的文獻(xiàn)導(dǎo)入到NE，以題錄為核心管理文獻(xiàn)（如圖5）。圖4 輸出格式選擇

圖5 把保存到桌面的文件導(dǎo)入NE

以下根據(jù)北京林業(yè)大學(xué)圖書館購買資源中研究生常用的各種電子資源，以網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫檢索的方式，給出各種數(shù)據(jù)庫的從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出時的導(dǎo)出格式和相應(yīng)的向NE導(dǎo)入題錄時所用過濾器（見表1）。

表1 各個數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出格式和導(dǎo)入過濾器選擇表

3.2.3 論文撰寫、投稿凡安裝NE的電腦，打開Word時，都會有一個MS Word小插件，來實現(xiàn)NE和Word之間的轉(zhuǎn)換。選擇NE中相應(yīng)的文獻(xiàn)后回到Word寫作，點擊“插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)”按鈕，自動插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)，并且根據(jù)論文的刪減或段落調(diào)換而自動更新文后的參考文獻(xiàn)。NE中已內(nèi)置了北京林業(yè)大學(xué)學(xué)位論文格式，只要點擊“格式化”按鈕，選擇“北京林業(yè)大學(xué)學(xué)位論文”樣式，就能自動生成北京林業(yè)大學(xué)學(xué)位論文要求的參考文獻(xiàn)格式。如果投稿，只要點擊相應(yīng)的期刊，就會自動生成該期刊要求的參考文獻(xiàn)格式。

4 培訓(xùn)效果評價在對NE資源利用培訓(xùn)進(jìn)行探索和實踐的基礎(chǔ)上，需要對其實施效果進(jìn)行評價。一方面可以從前來參加培訓(xùn)講座的人數(shù)以及現(xiàn)場反映來評價培訓(xùn)效果；另一方面以調(diào)查問卷的形式獲取讀者的信息反饋情況等。通過培訓(xùn)后對過NE資源的瀏覽量、下載量等統(tǒng)計數(shù)據(jù)也是一種評價方式，再者還可以通過畢業(yè)論文參考文獻(xiàn)軟件的使用和質(zhì)量體現(xiàn)。我們一般通過對以上各方面信息進(jìn)行收集、調(diào)查和統(tǒng)計，對培訓(xùn)效果進(jìn)行綜合評價，總體效果反映甚好。任何一項培訓(xùn)工作都應(yīng)以培訓(xùn)效果為出發(fā)點和著力點，NE培訓(xùn)也不例外。針對NE參考管理文獻(xiàn)的培訓(xùn)，創(chuàng)新地將其融入讀者的學(xué)術(shù)研究之中，突破了傳統(tǒng)的、單一電子資源的推廣利用培訓(xùn)模式，使之與讀者的實際需求密切相連，從而提高其關(guān)注度與參與熱情，進(jìn)而使培訓(xùn)效果得以明顯提升。

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（本文責(zé)任編輯：孫國雷）endprint