淺談土地登記檔案的管理

徐躍英 韓 英

（蘇州市吳江區(qū)國(guó)土資源局，江蘇蘇州，215200）

土地登記檔案是土地管理部門(mén)代表政府依據(jù)國(guó)家的法律、法規(guī)，遵循有關(guān)法定程序所建立的反映有關(guān)土地位置、面積、用途、使用條件等情況的圖紙、簿冊(cè)等文件材料。它具有區(qū)域性、政策性、公正性、可變性等不同于其它專(zhuān)業(yè)性檔案的特性。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，土地登記檔案發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。作為土地檔案管理工作者，筆者就加強(qiáng)土地登記檔案的管理談些粗淺認(rèn)識(shí)。

一、加強(qiáng)規(guī)范化統(tǒng)一管理

隨著土地出讓數(shù)量增多和房地產(chǎn)業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，以土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓、出租、抵押為主要內(nèi)容的變更土地登記數(shù)目逐年增加，如果不盡快對(duì)土地登記檔案實(shí)行規(guī)范統(tǒng)一管理，十幾年所建立起來(lái)的地籍調(diào)查成果將失去意義和價(jià)值，后果將是不堪設(shè)想。因此，規(guī)范、統(tǒng)一管理是當(dāng)務(wù)之急。

1.國(guó)家土地管理明文規(guī)定，土地檔案的業(yè)務(wù)管理，由市（縣）級(jí)以上檔案局、館進(jìn)行直接的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)。

2.土地登記文件資料管理，由負(fù)責(zé)土地登記工作的業(yè)務(wù)部門(mén)完成。在進(jìn)行土地登記文件資料更新時(shí)，由負(fù)責(zé)土地登記工作的業(yè)務(wù)主管部門(mén)向檔案室辦理借閱手續(xù)，然后根據(jù)變更土地申請(qǐng)和調(diào)查，核實(shí)的結(jié)果在有關(guān)的登記文件資料上作相應(yīng)的更新。待更新工作結(jié)束后，將整理的卷宗移交檔案室存檔。土地登記文件資料更新工作是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，必須建立和健全檔案更新制度，履行更新審批手續(xù)。

3.專(zhuān)業(yè)技術(shù)資料的更新，按照《地籍調(diào)查規(guī)程》技術(shù)要求，以行政轄區(qū)為單位，按街道、街坊、宗地進(jìn)行編號(hào)，建立檔案檢索臺(tái)賬，使轄區(qū)內(nèi)每一宗地均有戶頭，每一次交易就辦理一次登記。對(duì)其變更的宗地，按變更地籍調(diào)查要求編號(hào)。此方法對(duì)于初始土地登記檔案及變更（包括權(quán)利人多次變更）均可在一個(gè)地號(hào)內(nèi)檢索到，對(duì)每變更一個(gè)土地權(quán)利人，在變更前案卷上加蓋注銷(xiāo)印章，并在相應(yīng)的卡、冊(cè)及檢索臺(tái)賬中注明宗地的去向、編號(hào)。這樣能夠及時(shí)準(zhǔn)確地反映一塊土地的歷史演變過(guò)程。政府通過(guò)辦理土地登記，審核房地產(chǎn)交易的合法性、規(guī)范性，依法辦理土地登記手續(xù)等，對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)實(shí)施有效的監(jiān)督、管理，并使之規(guī)范化。

吳江區(qū)土地登記材料在2012年12月份之前都放在各國(guó)土資源分局（所）管理，由吳江市國(guó)土局檔案科檔案人員對(duì)下屬國(guó)土資源分局（所）進(jìn)行指導(dǎo)。為了在整理中便于規(guī)范操作，檔案人員深入科室了解土地登記業(yè)務(wù)流程，設(shè)計(jì)了土地登記卷內(nèi)目錄。為了更加科學(xué)合理地進(jìn)行保管，局里組織下屬國(guó)土分局（所）到太倉(cāng)、張家港等國(guó)土局參觀學(xué)習(xí)，多次組織培訓(xùn)和指導(dǎo)。在2009年之前局檔案室?guī)旆棵娣e小，土地登記檔案量又多，只能暫時(shí)放在國(guó)土分局（所）進(jìn)行管理。因靠慮到土地登記檔案將來(lái)要移交到局里，所以土地登記檔案的目錄由局里給，還統(tǒng)一刻了檔案用章分發(fā)給下屬單位，這樣使土地登記檔案規(guī)范、美觀、統(tǒng)一。吳江國(guó)土局辦公樓擴(kuò)建后，庫(kù)房得到了很大的改善，就要求分局（所）將土地登記檔案全部移交到局檔案室進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。在2012年11月份成立了土地登記中心，土地登記材料都在局里產(chǎn)生。由于局里人手少，土地登記材料借助社會(huì)力量強(qiáng)化管理，合作單位根據(jù)我們的要求進(jìn)行整理歸檔，掃描后移交給檔案室，檔案人員驗(yàn)收合格、清點(diǎn)后填寫(xiě)好移交清單，結(jié)束一個(gè)目錄號(hào)移交一次。到目前為止，我局土地登記室藏檔案有150762卷。

二、注重現(xiàn)代化管理手段

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制及房地產(chǎn)交易市場(chǎng)的良好發(fā)展，更為全面、科學(xué)、快捷、準(zhǔn)確的土地檔案資料將為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，不斷增強(qiáng)全民依法使用土地的自覺(jué)性，提高土地資料的合法性、權(quán)威性。

首先要建立和完善檔案管理現(xiàn)代化制度，制定相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)。其次要改善檔案管理設(shè)施，增加經(jīng)濟(jì)投入，改變過(guò)去管理人員簡(jiǎn)單機(jī)械提取、存放檔案，以減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。三要積極開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件，我局應(yīng)用了土地檔案管理專(zhuān)用軟件，已將土地登記檔案目錄全部輸入電腦，并進(jìn)行掃描。共輸入目錄187234條，掃描4096457幅。使信息化、網(wǎng)絡(luò)化在基層檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，使土地檔案管理真正適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，將地籍檔案的價(jià)值和管理功能充分發(fā)揮出來(lái)，做到取之于社會(huì)，服務(wù)于社會(huì)。

三、提高管理者綜合素質(zhì)

第一，更新觀念加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。我國(guó)加入世貿(mào)組織以后，經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展。作為一種資產(chǎn)的土地，自然也隨著卷入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中，其流動(dòng)性不斷加大。如：土地的轉(zhuǎn)讓、出租、抵押及二、三級(jí)市場(chǎng)的活躍，這些都借助于土地登記檔案的記載，并作為法律依據(jù)。為此，檔案管理者既要看護(hù)好已有的檔案，又要懂得土地管理各項(xiàng)政策、法規(guī)，對(duì)土地變更檔案要了解它變更的來(lái)龍去脈及依據(jù)是否合法有效，變更前土地權(quán)利人的登記是否按一定程序申請(qǐng)注銷(xiāo)，各項(xiàng)變更資料圖、表、卡、冊(cè)是否做了相對(duì)應(yīng)的變更等。管理者要在“臺(tái)后”看管好國(guó)家土地家底，做一名既懂專(zhuān)業(yè)技術(shù)，又懂政策法規(guī)的復(fù)合型管理者。

第二，運(yùn)用信息技術(shù)。根據(jù)土地登記檔案的形成特點(diǎn)，借助信息技術(shù)，編制圖、表、卡、卷的檢索方法。因土地資料種類(lèi)繁雜，部分可借鑒圖書(shū)館的檢索方法。

第三，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。管理的最終目的是提供利用，隨著人們對(duì)土地越來(lái)越重視，土地權(quán)屬糾紛日益突出，土地檔案為法院的裁決提供了有力證據(jù)。作為依據(jù)、憑證的土地檔案，其利用率逐日增多，所以檔案管理者要發(fā)揚(yáng)甘于寂寞、甘于奉獻(xiàn)的優(yōu)良傳統(tǒng)，銳意進(jìn)取，不斷創(chuàng)新，為國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。