構(gòu)建發(fā)展性檔案工作評價機(jī)制的思考*

吳加琪徐祥豐

（1.南京信息工程大學(xué)檔案館,江蘇南京,210044；2.揚州市高郵地方稅務(wù)局檔案中心，江蘇高郵，225600）

為促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，檔案行政管理機(jī)構(gòu)出臺了諸多檔案工作評價標(biāo)準(zhǔn)，對包括地區(qū)、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等檔案工作進(jìn)行評價，上述評價活動在促進(jìn)檔案工作規(guī)范發(fā)展的同時，我們也應(yīng)意識到其存在的不足，現(xiàn)有檔案工作評價更多地體現(xiàn)為一種“選拔性評價或水平性評價”，評價對檔案工作發(fā)展的促進(jìn)作用受到了一定的制約。近年來，發(fā)展性評價理論引起了眾多學(xué)者的關(guān)注，筆者嘗試從這一角度對現(xiàn)有的檔案工作評價進(jìn)行分析，并提出完善檔案工作評價機(jī)制的思路。

1 發(fā)展性檔案工作評價的內(nèi)涵

吳建華認(rèn)為，檔案事業(yè)評價是指“依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)地度量檔案事業(yè)的各項工作過程和結(jié)果，判定其是否達(dá)到預(yù)期的工作目標(biāo)的過程”［1］。鄔志輝提出，發(fā)展性評價是“為了發(fā)展的評價、關(guān)于發(fā)展的評價、在發(fā)展中的評價”［2］。據(jù)此，我們可以將發(fā)展性檔案工作評價界定為：為了促進(jìn)檔案工作的不斷發(fā)展，以檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)為評價起點，以檔案工作的發(fā)展為評價內(nèi)容，在檔案工作發(fā)展的整個過程中開展的評價，即為了檔案工作的發(fā)展，基于檔案工作的發(fā)展，關(guān)于檔案工作的發(fā)展，在檔案工作發(fā)展中進(jìn)行的評價活動。

2 傳統(tǒng)檔案工作評價的不足

2.1 評價重鑒定而非促進(jìn)

評價工作可分為注重過程的形成性評價和注重結(jié)論的鑒定性評價，前者是依據(jù)評價對象發(fā)展過程對評價對象進(jìn)行動態(tài)的評判，實現(xiàn)的是評價的指導(dǎo)和促進(jìn)功能，后者是依據(jù)評價對象在截止某一時間點工作所處的狀態(tài)進(jìn)行靜態(tài)衡量，主要實現(xiàn)的是驗收和等級劃定的功能。我國現(xiàn)有的各類檔案工作評價以鑒定性評價為主，“檢查監(jiān)督、管理控制、評比導(dǎo)向”［3］是檔案工作評價的重要目的，主要工作程序是制定評價方案、對被評價檔案部門進(jìn)行信息的搜集、形成評價結(jié)論，缺少對被評價對象前期工作的了解，同時對評價工作后續(xù)監(jiān)督基本缺失。同時檔案行政管理機(jī)構(gòu)更多地關(guān)注那些業(yè)務(wù)基礎(chǔ)好、評價等級高的檔案部門的建設(shè)，這使得那些基礎(chǔ)條件好的檔案部門無需太多的努力即可成為各方關(guān)注的中心，而對那些工作基礎(chǔ)薄弱、評價等級低的檔案部門則缺少關(guān)注和投入，其工作積極性受到了挫傷，評價并未發(fā)揮對各層次檔案部門應(yīng)有的促進(jìn)作用，這種結(jié)果顯然是有背于檔案工作評價的初衷。

2.2 評價主體單一

長期以來，我國各類檔案工作評價中，基本上由各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)組織，從評價方案的選擇、評價指標(biāo)的制定、評價過程的實施及評價結(jié)果的判定等具體工作都由檔案行政管理機(jī)構(gòu)操作。然而對檔案工作最了解的不僅僅只有檔案行政管理機(jī)構(gòu)和專家學(xué)者，還包括社會部門、檔案工作同行、檔案用戶等都對檔案工作的發(fā)展方向、價值取向等具有足夠的發(fā)言權(quán)，但上述成員并未有效納入到評價主體中，其他主體參與仍處于一種萌芽狀態(tài)，且隨意性較大。評價主體的單一性造成了現(xiàn)有檔案工作評價難以準(zhǔn)確反映社會各個方面的價值觀，難以反映各相關(guān)主體對檔案工作的要求。此外，單一的檔案行政管理機(jī)構(gòu)對基層檔案部門的評價，帶有明顯的上級主管部門檢查性質(zhì)，因此評價工作也就成了被評價檔案部門在緊張壓力下的最佳表演而非被評價檔案部門常態(tài)性的工作展示，這種在被評價檔案部門緊張的焦慮狀態(tài)下的結(jié)果顯然不能反映被評價檔案部門真實的工作狀況，也難以真正起到促進(jìn)檔案工作發(fā)展的效果。

2.3 評價指標(biāo)不盡完善

現(xiàn)有的檔案工作評價的出發(fā)點是約束和規(guī)范檔案部門的工作行為，“通過比較才能發(fā)現(xiàn)檔案館（室）之間的差距”［4］，基于此，檔案行政管理機(jī)構(gòu)制定了標(biāo)準(zhǔn)化的評價指標(biāo)體系對各評價檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一的評價，這種評價模式的核心理念是工業(yè)時代對標(biāo)準(zhǔn)化追求的體現(xiàn)。但由于歷史、制度和政策等多方面因素的影響，各級各類檔案部門開展工作的條件和環(huán)境差異較大，而這也是導(dǎo)致檔案工作水平差異的重要原因，然而橫向比較的統(tǒng)一評價指標(biāo)卻無視這一客觀事實，把歷史、制度和政策等原因造成的檔案工作結(jié)果的差異進(jìn)行簡單的判定，這對部分檔案部門而言是有失公平的；同時，社會活動的內(nèi)容是豐富多彩的，作為保管和服務(wù)社會活動的檔案工作的內(nèi)容和形式也必然充滿個性和特色，而目前檔案評價工作固定化、程式化、重量化的指標(biāo)體系顯然難以觸及檔案工作最本質(zhì)的靈魂，其結(jié)果還有可能壓抑基層檔案部門工作的主動性的創(chuàng)造性，制約了其發(fā)展步伐。

2.4 評價環(huán)境制約了示范效應(yīng)的有效發(fā)揮

在檔案工作評價中，評價等級較高的檔案部門無疑是其他檔案部門學(xué)習(xí)的對象，而且在現(xiàn)有一些檔案評價工作中，也出現(xiàn)了諸如規(guī)范化管理示范檔案館、檔案工作示范基地、示范數(shù)字檔案館、示范城建檔案館等等名稱不一的評價形式，他們對其他檔案部門的未來發(fā)展具有一定的引領(lǐng)作用，但在實際工作中示范檔案部門未能發(fā)揮出應(yīng)有的示范效應(yīng)。首先，示范機(jī)制尚未建立和完善，對于示范檔案部門應(yīng)承擔(dān)什么樣的責(zé)任，對其他檔案部門應(yīng)盡怎樣的義務(wù)等等，檔案工作評價管理部門并未進(jìn)行具體的規(guī)定；同時，檔案工作評價中被評價對象關(guān)注的重點是評價工作本身，而對自己將來評為示范部門后能否起到示范作用，如何發(fā)揮示范作用等也存在著困惑；此外，示范檔案部門要想有效發(fā)揮示范作用也面臨著實際的困難，因為示范工作必然會在本部門常規(guī)工作之外增加額外的任務(wù)，勢必占用本部門時間、人力、物力、財力等有限的資源，這些都是他們面臨的非?，F(xiàn)實的問題，因此，他們在幫助和支持其他檔案部門發(fā)展工作中也處于有心無力的狀態(tài)。

3 構(gòu)建發(fā)展性檔案工作評價機(jī)制的措施

3.1 重視評價工作對檔案事業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用

近年來，隨著社會各領(lǐng)域評價工作的深入開展，人們逐漸形成這樣一種共識，即評價的目的不是為了把被評價對象分成三六九等或是進(jìn)行懲罰，而應(yīng)該是向被評價者提供必要的工具，督促他們對自己的工作進(jìn)行反思，幫助他們認(rèn)識到自身的不足，引導(dǎo)被評價者對將來的發(fā)展形成清晰的規(guī)劃，發(fā)展性評價也成為學(xué)習(xí)型組織成長的重要途徑。

具體到檔案工作評價中，要實現(xiàn)評價重促進(jìn)而非鑒定的轉(zhuǎn)變涉及到評價工作的方方面面，包括評價理念、評價內(nèi)容、評價過程、評價形式等等都需要改變。如：評價目的要以發(fā)展為導(dǎo)向，將評價工作和檔案部門發(fā)展過程緊密結(jié)合，以促進(jìn)被評價對象的發(fā)展為目標(biāo)；評價內(nèi)容的選擇由橫向轉(zhuǎn)為縱向，著重評價其發(fā)展變化情況，使每一次評價都成為檔案部門將來發(fā)展的基礎(chǔ)和目標(biāo)，成為促進(jìn)檔案部門發(fā)展的動力；評價過程管理中，加強(qiáng)評價前、評價中、評價后的全過程規(guī)范管理，做到以評促建，推動檔案部門自主性發(fā)展；評價結(jié)論的形式，既提供總結(jié)性評價，同時形成發(fā)展評價報告，等等。從而促進(jìn)被評價對象形成自我監(jiān)督、自我完善的長效發(fā)展機(jī)制，實現(xiàn)被評價對象的可持續(xù)發(fā)展。

在實際檔案工作評價中，可嘗試引入“增量評價”這種評價方法，“增量評價”方案的核心是“承認(rèn)差異、以入口定出口、從起點看變化”，因此在工作中要把握好兩個關(guān)鍵點：一是對被評價對象的基礎(chǔ)差異進(jìn)行評價，二是對發(fā)展過程進(jìn)行量化描述。具體評價過程可在某時間點上對被評價對象的工作基礎(chǔ)進(jìn)行評價，并確定其在所有被評價對象中的相對位置，經(jīng)過一段時期后再對被評價對象進(jìn)行考核，以被評價者的位置變化為衡量標(biāo)準(zhǔn)反映發(fā)展情況，并將評價結(jié)果同時分成具體不同的等和級，如可分為A等（發(fā)展快）、B等（發(fā)展較快）、C等（發(fā)展一般）；一星級、二星級、三星級、四星級、五星級等，同時建立各評價對象檔案工作狀況的起始目標(biāo)動態(tài)數(shù)據(jù)庫，形成長效評價機(jī)制。

3.2 建立開放多元的檔案工作評價主體體系

傳統(tǒng)的自上而下式行政督導(dǎo)的評價工作模式下，單一評價主體的缺陷部分制約了檔案工作的發(fā)展，建立開放多元的檔案工作評價主體體系，將對今后我國檔案工作的發(fā)展具有重要意義。筆者認(rèn)為，今后一段時間在繼續(xù)充分發(fā)揮傳統(tǒng)各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)積極作用的同時，應(yīng)注重以下評價主體作用發(fā)揮：

3.2.1 檔案行業(yè)協(xié)會

檔案行業(yè)協(xié)會在評價工作中的主要職能是統(tǒng)籌掌握各檔案部門的總體發(fā)展情況，對檔案部門之間進(jìn)行縱橫向比較與分析評價，找出基層檔案部門工作中存在的問題，為檔案部門的自我評價提供指導(dǎo)，主要體現(xiàn)為一種引導(dǎo)性的評價。在評價過程中還可承擔(dān)一部分具體工作，如提供檔案工作評價的培訓(xùn)、咨詢；推廣科學(xué)的評價技術(shù)和方法；協(xié)助各檔案部門設(shè)計自我評價體系；研究檔案工作評價的相關(guān)政策、標(biāo)準(zhǔn)；引導(dǎo)檔案部門設(shè)定科學(xué)的發(fā)展目標(biāo)，等等。

3.2.2 檔案館（室）同行

檔案館（室）相互之間擁有類似的工作環(huán)境，對檔案具體工作業(yè)務(wù)有著較深的理解和把握，與其他評價主體相比較，同行的評價是一種平級、同類的關(guān)系，評價的目的也不是簡單的“審查”，其評價的過程更體現(xiàn)為一種民主氛圍下的相互學(xué)習(xí)、取長補(bǔ)短的交流，在評價的過程中，可以實現(xiàn)評價雙方共同發(fā)展。

3.2.3 第三方評價機(jī)構(gòu)

近年來，在傳統(tǒng)的政府評價之外，組建第三方評價機(jī)構(gòu)對相關(guān)部門進(jìn)行評價正成為很多國家和地區(qū)評價工作的新趨勢，檔案工作評價的第三方評價主體包括各種非營利性咨詢評價組織、檔案中介、高校檔案研究院（所）、檔案領(lǐng)域各類專家委員會等，隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，作為第三方的評價機(jī)構(gòu)將成為檔案工作評價的新生力量和主體。

3.2.4 社會部門和公眾

作為社會服務(wù)部門，檔案工作的質(zhì)量需要社會部門和公眾的評價，因此他們也應(yīng)當(dāng)被納入到檔案工作評價主體中，并應(yīng)當(dāng)成為檔案工作評價的中心和最終受益者。

3.2.5 被評價檔案部門

對被評價檔案部門工作的認(rèn)識莫過于其自身，因此，檔案部門應(yīng)將自我評價作為自我管理、自我提高的重要手段，主動制定發(fā)展目標(biāo)，爭取其他評價主體的支持、監(jiān)督和評估，在達(dá)到地區(qū)、行業(yè)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，集中精力對本部門優(yōu)勢和薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行改進(jìn)和提高，實現(xiàn)自我發(fā)展。

由于不同評價主體的評價視角、內(nèi)容、方法和思路的不同，評價過程及結(jié)果也必然存有差異，在建立檔案工作多元評價主體工作中，應(yīng)引導(dǎo)和促進(jìn)各評價主體間的交流互動，實現(xiàn)不同評價的互補(bǔ)，依靠各方力量共同推進(jìn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

3.3 建立完善發(fā)展性評價指標(biāo)體系

評價指標(biāo)是開展檔案工作評價的直接依據(jù)，在目標(biāo)導(dǎo)向和績效責(zé)任評價思潮的影響下，現(xiàn)有的檔案工作評價指標(biāo)是一種“輸入—輸出”模式，呈現(xiàn)的是檔案工作較為靜態(tài)的特征，對檔案工作發(fā)展的過程無法體現(xiàn)。宋琦發(fā)現(xiàn)，“國家檔案局、中央檔案館評估中心推行的《檔案事業(yè)發(fā)展綜合評估指標(biāo)體系及評分細(xì)則》中的5個一級指標(biāo)、13個二級指標(biāo)和29個主要考查點基本是處在檔案管理行為之后，處在檔案管理行為中的為數(shù)不多，處于該行為之前的幾乎沒有”［5］。他提出檔案工作評價指標(biāo)應(yīng)向前延伸、向后持續(xù)，檔案管理硬性指標(biāo)的匯總和軟性指標(biāo)的檢驗并重，還應(yīng)把檔案工作的縱向發(fā)展指標(biāo)也納入評價范圍，重視檔案工作的發(fā)展過程。在實際工作來看，部分領(lǐng)域的評價指標(biāo)的構(gòu)建開始由過去單一從政府管理角度建立評價指標(biāo)體系轉(zhuǎn)為促進(jìn)被評價對象發(fā)展的指標(biāo)體系，如上海市教育評價指標(biāo)中基礎(chǔ)性指標(biāo)占60分，發(fā)展性指標(biāo)占40分，這時即使過去基礎(chǔ)較弱的部門如果在發(fā)展性指標(biāo)得分較多，一樣可以升級［6］。因此，今后檔案評價工作中，應(yīng)以促進(jìn)檔案工作的發(fā)展為目標(biāo)，合理把握評價的“同一性”與“差異性”，將檔案工作發(fā)展的內(nèi)涵具體化為可促進(jìn)檔案工作發(fā)展的指標(biāo)體系，這也是發(fā)展性檔案工作評價活動中的關(guān)鍵。

以《檔案事業(yè)發(fā)展綜合評估指標(biāo)體系及評分細(xì)則》為例，可嘗試將相關(guān)指標(biāo)進(jìn)一步細(xì)分為基礎(chǔ)性指標(biāo)和發(fā)展性指標(biāo)，可將原指標(biāo)體系中的“發(fā)展規(guī)劃”二級指標(biāo)調(diào)整為發(fā)展性指標(biāo)的同時，酌情在發(fā)展性指標(biāo)體系中增加下述內(nèi)容：如管理創(chuàng)新（目標(biāo)管理、方法創(chuàng)新、績效評價）；文化建設(shè)（工作環(huán)境、文化活動、檔案文化）；信息技術(shù)（網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)字檔案館）；用戶發(fā)展（培養(yǎng)舉措、素質(zhì)提高、工作參與）；隊伍發(fā)展（專業(yè)成長、骨干培養(yǎng)）；社會資源（社會合作、資金提供、技術(shù)支持）；特色發(fā)展（特色建設(shè)、優(yōu)勢項目）；發(fā)展成效（目標(biāo)達(dá)成、社會評價）；等等。

3.4 創(chuàng)造各方重視的發(fā)展性檔案工作評價環(huán)境

3.4.1 爭取檔案行政管理機(jī)構(gòu)的支持

發(fā)展性檔案工作評價與傳統(tǒng)的檔案工作評價雖然都是為了促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，但兩者的評價理念、方法、手段等仍然具有一定的差異，為了促進(jìn)發(fā)展性檔案工作評價的順利推進(jìn)必須得到檔案行政管理機(jī)構(gòu)的理解和支持，檔案行政管理機(jī)構(gòu)的支持可以是全方位的。例如：出臺指導(dǎo)性的管理辦法，給發(fā)展性檔案工作評價提供寬松的政策；對發(fā)展性檔案評價工作中表現(xiàn)突出的單位頒發(fā)證書，給予政策的支持，同時對其的責(zé)任義務(wù)進(jìn)行明確；為發(fā)展性檔案工作評價工作提供必要的幫助，包括提供資金支持、為實施發(fā)展性檔案工作評價的基層檔案部門提供互相學(xué)習(xí)交流的機(jī)會，組織發(fā)展性檔案工作評價的研討會等。

3.4.2 加強(qiáng)各檔案部門之間的交流

在發(fā)展性檔案工作評價模式下，由于基層檔案管理部門可以自主地規(guī)劃自己的發(fā)展，各檔案部門之間的信息交流就顯得非常有意義，各檔案部門可以就工作的經(jīng)驗、疑問等共同關(guān)心的問題進(jìn)行探討，實現(xiàn)共同進(jìn)步?？紤]到現(xiàn)實中諸多條件的限制，交流學(xué)習(xí)的形式可以是多種多樣的。如，為促進(jìn)江蘇省內(nèi)高校檔案工作的發(fā)展，1984年成立了江蘇省高校檔案研究會，截止2013年底，江蘇省內(nèi)所有119所各類高校檔案部門中有98個高校檔案部門成為其成員單位，為促進(jìn)區(qū)域內(nèi)高校檔案工作發(fā)展，研究會定期召開全省高校檔案工作交流會，同時組建了高校檔案工作交流QQ群，成員包括省檔案局和省教育廳具體業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)專家、省內(nèi)各高校檔案管理部門業(yè)務(wù)骨干等，對檔案工作中的問題進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)、開展業(yè)務(wù)研究探討，促進(jìn)了省內(nèi)各高校檔案工作的共同發(fā)展。

3.4.3 爭取社會的支持

檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，是整個社會管理大系統(tǒng)中不可缺少的重要組成部分，發(fā)展性檔案工作評價的順利實施也需要檔案專業(yè)管理系統(tǒng)外部力量的支持，在評價方案的設(shè)計、實施過程中，檔案管理領(lǐng)域的專家學(xué)者及具有豐富經(jīng)驗的社會評價專業(yè)人士可以給檔案部門專業(yè)的支持，解答檔案部門在發(fā)展過程中存在的困惑。同時，社會的參與也可以從檔案圈外對檔案工作發(fā)展的價值取向、具體工作優(yōu)劣勢進(jìn)行理性的審視，發(fā)現(xiàn)檔案工作發(fā)展過程中亟待解決的問題，并協(xié)同檔案部門制定改進(jìn)的計劃和策略。

注：*本文系國家社會科學(xué)基金青年項目“面向社會的檔案信息資源規(guī)劃研究”（11CTQ032）、江蘇省社科研究學(xué)會專項課題“發(fā)展性檔案工作評價機(jī)制研究”（13SXH-037）、江蘇省教育廳高校哲社項目“面向社會突發(fā)事件的檔案工作機(jī)制創(chuàng)新研究”（2013SJD870003）、江蘇省高校檔案研究會項目“檔案信息資源共建共享理論與實踐研究”（jsgdz2013-09）研究成果。

［1］［3］吳建華，楊金平.檔案事業(yè)評估理論初探.北京檔案［J］.1994(1):7-9.

［2］鄔志輝.發(fā)展性評價與普通高中的轉(zhuǎn)型性變革.教育研究［J］，2004(10):69-75.

［4］潘連根.關(guān)于檔案工作評價若干問題的思考.檔案［J］.1995(5):30-32.

［5］宋琦.基于檔案事業(yè)發(fā)展的檔案事業(yè)綜合評價的訴求分析.檔案學(xué)通訊［J］.2011(6):84-88.

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