深入貫徹實(shí)施8號(hào)令 切實(shí)強(qiáng)化檔案資源建設(shè)

歐陽(yáng)旭明

（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008）

近年來(lái)，各地各單位以貫徹實(shí)施國(guó)家檔案局第8號(hào)令為契機(jī)，普遍結(jié)合本地本單位實(shí)際，編制了本機(jī)關(guān)單位的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，并經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審核批準(zhǔn)實(shí)施。這是新中國(guó)成立以來(lái)，首次以令的形式，規(guī)定了機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍，同時(shí)要求按照單位職能“以我為主、以人為本”編制歸檔范圍和保管期限，這是新時(shí)期加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案資源建設(shè)的重大舉措。

1 實(shí)施狀況

根據(jù)筆者近年來(lái)所了解的實(shí)施情況看，就《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的編制和審核批準(zhǔn)環(huán)節(jié)而言，大部分地區(qū)檔案行政管理部門(mén)審核把關(guān)較嚴(yán)，介入編制指導(dǎo)和審核把關(guān)的全過(guò)程。很多單位在編制過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)重視，部門(mén)配合，檔案人員善于分析并歸納提煉，緊貼本單位實(shí)際，歸檔范圍較詳細(xì)，有較強(qiáng)的可操作性。但也有不少單位在編制時(shí)照搬照抄，過(guò)于宏觀原則，結(jié)合本單位的實(shí)際不緊密，審批時(shí)沒(méi)有把好關(guān)，編制和審批只是流于形式和過(guò)場(chǎng)。從近年來(lái)的歸檔情況看，歸檔文件材料的數(shù)量有了明顯增長(zhǎng)，不少賬外文件歸檔了，部分單位能夠切實(shí)按照新制定的歸檔范圍認(rèn)真實(shí)施，部門(mén)對(duì)照歸檔范圍將自身職能活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔文件材料歸檔，檔案部門(mén)檔案人員積極主動(dòng)上門(mén)提醒啟發(fā)，較好地保證了歸檔文件材料的齊全完整。也有一些單位存在著“兩張皮”現(xiàn)象，新制定的歸檔范圍形同虛設(shè)，實(shí)際歸檔文件材料依然如故，交什么收什么，交多少收多少，與之前相比，差別不大。

2 存在的主要問(wèn)題及其原因

2.1 歸檔范圍原則籠統(tǒng)

一些單位在編制文件材料歸檔范圍時(shí)，基本上按照國(guó)家檔案局8號(hào)令所確定的歸檔范圍照搬照套，沒(méi)有根據(jù)單位內(nèi)部部門(mén)職能實(shí)際，或者根本就沒(méi)有讓職能部門(mén)參與一起編制，對(duì)職能部門(mén)的職責(zé)范圍，應(yīng)該或可能會(huì)形成哪些方面的文件材料不清楚；有些單位則是將共性的應(yīng)歸檔文件材料羅列在一起，覺(jué)得分設(shè)在各部門(mén)會(huì)造成重復(fù)。在歸檔時(shí)，不清楚各部門(mén)應(yīng)歸檔的文件材料是否完整齊全。

2.2 賬內(nèi)文件全賬外文件缺失

單位各部門(mén)所從事的職能活動(dòng)，通過(guò)單位正式行文的文件歸檔比較齊全，但部門(mén)活動(dòng)的過(guò)程性文件缺的比較多。諸如召開(kāi)某某會(huì)議的通知，后面缺少會(huì)議材料的歸檔；關(guān)于開(kāi)展某某專項(xiàng)檢查的通知，后面缺少檢查的過(guò)程性匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告、總結(jié)通報(bào)等材料；關(guān)于開(kāi)展評(píng)比表彰活動(dòng)的通知，后面缺少先進(jìn)典型的推薦材料和審批材料等等。各部門(mén)的計(jì)劃總結(jié)等材料嚴(yán)重缺乏；一些單位的黨組會(huì)議記錄長(zhǎng)期沒(méi)有歸檔，人事調(diào)整后也無(wú)正常交接；有的單位基本建設(shè)檔案殘缺不全。實(shí)際上是制度不健全或有制度未落實(shí)到位。

2.3 專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件仍由業(yè)務(wù)部門(mén)保管

所謂的集中統(tǒng)一管理，僅僅是綜合管理性文件、紅頭文件等由檔案室統(tǒng)一管理，而一些專項(xiàng)業(yè)務(wù)性文件仍分散在相關(guān)部門(mén)保管，如行政許可的審批、登記等報(bào)批性材料，其理由是專業(yè)性強(qiáng)，在部門(mén)保管使用方便。實(shí)際上造成了各部門(mén)大量的專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件材料到處堆放，無(wú)專人整理保管，管理混亂，檔案資源和行政資源均未得到有效整合。

2.4 未按歸檔范圍進(jìn)行有效收集

有些單位的文件材料歸檔范圍編制科學(xué)合理，按部門(mén)職能確定的工作范圍應(yīng)形成哪些方面的文件材料都已系統(tǒng)列出明細(xì)，但由于檔案人員缺乏經(jīng)驗(yàn)或責(zé)任心，致使一些應(yīng)該歸檔的文件材料未歸到位。

3 強(qiáng)化文件材料收集歸檔的重點(diǎn)措施

3.1 修訂完善《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》

這是一個(gè)單位文件材料歸檔能否齊全完整的基礎(chǔ)文件。文件材料歸檔范圍應(yīng)按單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)逐一編制，可根據(jù)各部門(mén)職責(zé)和近幾年部門(mén)工作計(jì)劃及年度總結(jié)，分析各個(gè)部門(mén)有哪些方面的工作，應(yīng)產(chǎn)生哪些方面的文件，一一列出條目，進(jìn)行系統(tǒng)梳理，最后形成整個(gè)單位的歸檔范圍。在編制時(shí)，不要怕部門(mén)之間出現(xiàn)重復(fù)的歸檔條目，如工作計(jì)劃、總結(jié)等，雖然條目名稱相同，但實(shí)際內(nèi)容并不一樣。保管期限應(yīng)突出“以我為主、以人為本”，單位自身形成的文件和涉及人的切身利益的文件材料從長(zhǎng)。《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》經(jīng)同級(jí)檔案行政主管部門(mén)審核批準(zhǔn)后，由單位正式行文發(fā)各部門(mén)實(shí)施。單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職能調(diào)整或機(jī)構(gòu)增減，應(yīng)及時(shí)相應(yīng)調(diào)整歸檔范圍。

3.2 切實(shí)推進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案實(shí)體的集中統(tǒng)一管理

檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理是檔案法確定的基本原則，也是各單位實(shí)行集約化管理、系統(tǒng)整合檔案資源和整合行政資源的有效途徑。單位檔案資源實(shí)行整合，既有利于檔案的安全保管和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)利用，使單位員工共享檔案成果，提升單位整體管理水平和工作效能，同時(shí)又節(jié)約了單位的管理成本和行政資源。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

提供檔案信息資源的快捷便利服務(wù)，是推進(jìn)機(jī)關(guān)單位文件材料歸檔齊全完整的重要途徑。一些部門(mén)和人員之所以不愿意將文件材料主動(dòng)歸檔，其重要因素是歸檔后利用不方便，一是要層層審批，二是管理手段落后，查一份檔案需要很長(zhǎng)時(shí)間。“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、方便利用”是新世紀(jì)以來(lái)國(guó)家對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案工作的一項(xiàng)重大改革，將檔案人員從繁瑣的檔案組卷中解放出來(lái)，極大地方便了檔案的整理與利用，但是必須要強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)。機(jī)關(guān)單位要將檔案信息化建設(shè)與機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)同步規(guī)劃、同步建設(shè)，使單位員工能夠根據(jù)自己的權(quán)限，在自己的電腦上用上可用的檔案材料，真正做到為利用者所想，實(shí)現(xiàn)資源共享，讓大家感受到用檔的方便。我想，文件材料歸檔不全的困惑將會(huì)迎刃而解。

3.4 確保文件材料收集歸檔齊全完整

確保文件材料歸檔齊全完整，檔案人員必須把好關(guān)?？梢栽谝韵聨讉€(gè)方面著手把關(guān)：一是黨組會(huì)議、辦公會(huì)議記錄，有些單位會(huì)議記錄人員認(rèn)為要保密，不宜當(dāng)年歸檔，解決的辦法可以將會(huì)議記錄列入年度歸檔文件目錄首號(hào)，讓記錄員辦理借檔手續(xù)。二是有關(guān)通知方面的文件，有些單位歸檔文件目錄中，只有通知，如部門(mén)召開(kāi)的專項(xiàng)會(huì)議通知、檢查通知、統(tǒng)計(jì)通知、評(píng)選表彰通知等等，沒(méi)有后續(xù)性文件，檔案人員應(yīng)主動(dòng)提醒相關(guān)部門(mén)，追繳相關(guān)材料。三是檢查部門(mén)年度總結(jié)，了解部門(mén)開(kāi)展了哪些方面的工作，哪些方面工作應(yīng)該形成文件材料而沒(méi)有歸檔的，應(yīng)提醒及時(shí)歸檔。四是查閱單位年度大事記，尋求線索，看哪些大事應(yīng)該形成文件材料沒(méi)有歸檔的，然后找相關(guān)部門(mén)或當(dāng)事人索取歸檔。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案是機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是機(jī)關(guān)單位的一項(xiàng)記憶工程，也是機(jī)關(guān)單位文化建設(shè)的重要組成部分，從中可以總結(jié)成敗經(jīng)驗(yàn)，探索規(guī)律。我們每個(gè)單位或多或少都有因?yàn)檫^(guò)去的記憶缺失給現(xiàn)行工作帶來(lái)遺憾的教訓(xùn)，我們不能再將這種教訓(xùn)給后來(lái)留下遺憾。因此，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)應(yīng)該成為一個(gè)有歷史責(zé)任心單位的自覺(jué)行動(dòng)。檔案資源是檔案工作的根本，缺少檔案資源這一環(huán)節(jié)，就失去了檔案工作的重心。作為檔案工作者，無(wú)論是機(jī)關(guān)單位檔案工作者，還是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作者，都應(yīng)該將檔案資源建設(shè)作為我們開(kāi)展工作的首要任務(wù)，這是歷史賦予我們的神圣職責(zé)！