鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理問題探析

李吉陽

(大慶市紅崗區(qū)信息產業(yè)中心，黑龍江 大慶 163000)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案是反映政府履行行政職能情況的第一手史料和證據(jù)，它應作為縣區(qū)政府檔案的重點，是衡量政府行政管理水平的重要標志，優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理對于提升政府行政能力水平、完善行政管理具有十分重要的意義。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理工作意識不強

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府從行政領導到一般工作人員對檔案管理工作的意識普遍比較薄弱，對檔案管理工作的價值認識不到位，主要體現(xiàn)在兩個方面:一是他們認為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府主要圍繞經(jīng)濟、社會保障等工作，檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府附帶工作，與主體工作的關系不大，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府只需負責配合上級檔案管理部門的工作，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)甚至把檔案管理工作作為一種負擔，不予重視，應付交差;二是他們把鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作等同于行政材料收集、整理和存放，是一項無需專業(yè)知識和技能的簡單工作，從而只需指定工作能力一般的員工負責即可，有些甚至沒有指派專人負責，而是采取臨時負責的形式。

1.2 檔案收集工作不到位

正是由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對檔案工作的管理意識較為薄弱，因此在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案材料收集過程中存在一系列問題，集中體現(xiàn)為缺乏系統(tǒng)性、科學性和完整性。缺乏系統(tǒng)性，主要表現(xiàn)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作雜亂無章，管理者憑主觀想象決策，未能形成一套完整的體系。缺乏科學性，主要表現(xiàn)在檔案管理制度不健全甚至缺失，管理人員缺乏檔案管理領域的專業(yè)知識和技能，在管理過程中經(jīng)驗管理占據(jù)主導地位。缺乏完整性，主要表現(xiàn)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料的殘缺和遺失現(xiàn)象較為普遍，這是由多種原因造成的，一方面是因為鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政領導和一般工作人員的檔案意識較薄弱，對于個人和集體的檔案資料歸檔和存檔意識不強，另一方面是由于部分工作人員擔心自己的行政管理記錄歸檔后會被別人利用，在歸檔時僅提交部分材料;此外，是由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府秘書等工作人員平時工作疏忽，造成一些重要工作完成后卻沒有留下聲像、圖表、文字等材料，從而導致歸檔困難，破壞了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案材料的完整性。

1.3 檔案管理制度不健全

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府主要職能是服務于地方經(jīng)濟，因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理往往被認為是處于次要地位的“后勤工作”，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府往往缺乏一套長期、規(guī)范的檔案管理制度，檔案管理往往具有很大的隨意性。一般表現(xiàn)為人員配備不齊，管理制度空白，獎懲機制缺失，檔案管理工作效率低下，即使部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)有相應的檔案管理制度，但這些制度也更多地注重外部層面的指示和要求，忽視了對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的實際需求，從而降低了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的服務功能。

1.4 檔案管理人員業(yè)務素質有待提高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理人員一般是由黨政辦公室秘書兼任，或者為了應付檢查而臨時指定的，不管是哪一類，他們都是兼職性質的，他們的主要工作不是檔案管理，因此，在工作中普遍存在缺乏檔案管理專業(yè)知識，缺少檔案管理工作熱情，不熟悉檔案管理業(yè)務，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集、歸類與整理等較為隨意。即使有部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員是專職的，一般情況下也是由年齡較大、文化技術水平較低的人員擔任，這部分人員一方面思想保守，對現(xiàn)代化的檔案管理模式無法適應，另一方面，他們接受新理念、新技術的能力較弱，在工作中不能熟練地運用現(xiàn)代化的信息技術手段對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資料進行加工、管理和查詢，從而制約了新的管理手段和技術在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作中的推廣和普及。

2 優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的措施

2.1 強化檔案工作意識

檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府日常管理工作的重要內容，涵蓋 黨群、社會事務、綜合治安、人口與計劃生育、環(huán)境衛(wèi)生、文化教育、社會保障等諸多方面，涉及的人員和范圍較為廣泛，必須調動廣大相關工作人員的積極性和主動性，形成廣泛參與、多方協(xié)作、齊抓共管的良好局面。這就要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導首先要高度重視鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作，及時轉變觀念，加強對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案建設和檔案管理的領導，把檔案工作同行政管理工作放在一起抓，統(tǒng)一尺度，嚴格標準。其次要把檔案管理工作作為常規(guī)工作抓，將其納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作計劃之中，列入領導的議事日程，并在在人力、物力和財力上加大投入，為做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作提供保障［1］。同時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要把檔案管理工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府各部門的整體考核之中，根據(jù)工作需要，設置合適的考核權重，以考核評價促進檔案管理。此外，還要不斷強化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作意識，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員既是創(chuàng)造鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的主體，又是使用鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的主體，他們檔案意識的強弱，直接影響到鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的形成和檔案的完整性、系統(tǒng)性。因此，要想方設法強化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員的檔案意識，增強他們對檔案管理工作的主動性和自覺性，使他們清楚地認識到檔案管理工作與自身利益息息相關，與集體發(fā)展關系密切。唯有如此，才能克服鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員對檔案管理工作的偏見和誤解，促使他們關心和參與到檔案管理工作中來。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府可以通過會議、宣傳欄、通知、專題研討等多種形式宣傳檔案管理工作，使全體鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員充分認識檔案工作的重要意義，為優(yōu)化檔案管理工作打下堅實的思想基礎。

2.2 健全檔案管理制度

制度是開展工作的準則和依據(jù)，沒有一套科學合理的檔案管理制度，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府就不可能有系統(tǒng)、完整的檔案資料。許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理者由于檔案工作意識較薄弱，在制度設計上大多也是一片空白，他們通常按照個人經(jīng)驗來組織鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理，缺乏系統(tǒng)科學的依據(jù)。檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理工作系統(tǒng)中的一個重要組成部分，應在遵循《中華人民共和國檔案法》的前提下，結合鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作實際，盡快建立起一套適應鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府自身發(fā)展要求的檔案管理制度，以制度約束促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作走向規(guī)范，以制度保障提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作效率，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展提供服務。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要根據(jù)當?shù)卣谓?jīng)濟發(fā)展規(guī)模、目標和方案的差異有針對性地制定出科學、合理、完善的檔案規(guī)章制度，明確鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的歸檔范圍、歸檔期限、歸檔要求和移交手續(xù)等。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資料涉及面廣，在制定檔案管理規(guī)章制度時要做到具體、明確、細致，使全體鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員明確資料歸檔的范圍和明細。

2.3 創(chuàng)新檔案管理模式

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理沒有固定的模式，應根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作目標和上級政府對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的考評要求來具體設計。總的來說，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理上要摒棄以往的資料堆砌式的管理方法，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理者要統(tǒng)籌考慮，系統(tǒng)規(guī)劃，設計適應鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展要求的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理模式。首先，要建立模塊化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理模式。模塊化設計要在政府檔案大系統(tǒng)下根據(jù)不同內容按照檔案類別劃分一級模塊，然后再把一級模塊劃分為若干個二級模塊，以此類推建立不同等級的檔案模塊系統(tǒng)。其次，要全面使用現(xiàn)代信息技術，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化水平。全面應用現(xiàn)代信息技術，不僅有利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資料的收集、保存和查詢，而且便于以后對百姓提供相關服務。要實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化，就要圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的收集、整理、儲存、使用等環(huán)節(jié)，設計開發(fā)或購買一套集掃描錄入、資源管理、檔案查詢等為一體的軟件系統(tǒng)。鑒于許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府辦公經(jīng)費較為緊張，加上領導重視程度參差不齊，要實現(xiàn)完全的信息化管理還有待一段時間。因此，當下鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理可采取以紙質歸檔與信息化歸檔并存運轉的方式，實行“五同步”，即“同步鑒定、同步歸檔、同步著錄、同步整理、同步利用”管理模式。

2.4 提高檔案管理人員的業(yè)務素質

管理人員業(yè)務素質的高低決定著鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的水平和效果。要做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作，需要一支業(yè)務素質過硬的檔案管理隊伍，這既是人員保障，又是管理保障。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的重要性不僅要求檔案管理人員應具有較高的思想素質，同時也應具備相應的專業(yè)素養(yǎng)，只有精通工作中的專業(yè)原理和技巧，才能在工作中做到有的放矢、事半功倍。提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員的業(yè)務素質，首要途徑是加強學習和培訓。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應根據(jù)工作實際和人員特點，有計劃地組織鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員進行專業(yè)學習與技能培訓，尤其要注重對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員進行檔案工作理念的傳導、信息技術的應用和管理方法的培訓。針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員兼職化和流動化的特點，特別要強化以“短、勤、快”為主的定期培訓。通過系統(tǒng)的學習和培訓，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的專兼職檔案管理者掌握檔案管理的專業(yè)知識和技能，熟悉鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的性質、特點和規(guī)律，增強鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理者的工作責任心。其次要廣泛交流。要針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員專門組織跨部門甚至各鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府之間的經(jīng)驗交流活動，目前這項工作在大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府開展的較少。通過部門間和鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府際間的交流，學習鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理先進單位和個人的經(jīng)驗，達到取長補短、博采眾長的目的。［2］再次，要建立健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案檢查、評比和考核制度。通過上級政府層面的檢查、評比和考核，激勵鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理者自發(fā)地提升自我素養(yǎng)，督促鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作向規(guī)范化、優(yōu)質化發(fā)展。

3 結語

我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作還處于發(fā)展階段，檔案工作意識的薄弱、制度的缺失和人員隊伍的落后在很大程度上制約著鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的開展。隨著一系列改革措施的提出與實施，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作必將逐步實現(xiàn)科學化和規(guī)范化，推動政府檔案管理工作又好又快地發(fā)展，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的政治經(jīng)濟事業(yè)提供服務。

［1］曹玉蘭.政府檔案管理困惑與出路［J］.蘭臺世界，2013(9).

［2］童燕，張桂霞.對政府檔案管理的思考［J］.中國西部科技，2011(11).